Intercom の Email workflows では、メールの処理、タグ付け、割り当てを自動化できます。明確なルールとアクションを設定することで、手作業を減らし、応答時間を改善し、適切なチームメイトや inbox が各メッセージを処理するようにできます。
workflows でできること：
メールを特定のチームメイトや inbox にルーティング。
送信者、件名、内容に基づいて会話に自動タグ付け。
マーケティングスレッドや自動返信などの無関係なメールをフィルタリングまたはクローズ。
特定の送信者や domain を正確に処理（例：
noreply@やsupport@アドレス）。
メール自動化 workflows の設定
1. 受信会話のタグ付けを自動化
会話に自動タグ付けすることで、メールの分類と追跡が速くなります。
タグ付け workflows を作成するには：
Fin AI Agent > Workflows に移動します。
ワークフローを開き、トリガーを 顧客がメッセージを送信したとき に設定します。
条件に メールは を追加し、送信者のアドレスや domain を指定します。
タグを適用 アクションを追加して、これらのメールを自動的に分類します。
ヒント：タグ付け workflows はシンプルに保ちましょう。タグ付けルールを複雑なルーティングや分岐ロジックと組み合わせるのは避けてください。明確でメンテナンスしやすいように、専用のタグ付け workflows を使いましょう。
2. 転送メールのフィルタリングと処理
チームが Gmail や Outlook などの外部クライアントからメールを転送する場合：
一般的な自動転送を無効化して、不要なメッセージが Intercom に入るのを防ぎます。
外部メールクライアントで 特定のフィルター を設定し、対応が必要なメールのみを転送します。
ワークフローで 送信元メール や メール件名に含まれる などの条件を使い、不要な送信者（例：
noreply@）を除外します。
ヒント：対応不要の送信者を除外することで、チームメイトや Fin が自動メッセージに応答するのを防げます。
ルーティングと割り当てルール
1. メールを正しい inbox にルーティング
workflows は受信者アドレス、件名、内容に基づいてメッセージを自動的にルーティングできます。
ルーティングを設定するには：
メール受信者 や メール domain のような条件を追加して、メールを送るべき inbox を特定します。
メッセージ内容に含まれる を使って、「priority」や「urgent」などのキーワードを検出します。
ルーティングアクションを定義します：
メールに「priority」が含まれていれば、高優先度 inbox にルーティングします。
それ以外は、標準処理のために デフォルト inbox に送ります。
プロのヒント：内容ベースと domain ベースの条件を組み合わせて、チームや製品ラインごとにルーティングを微調整しましょう。
2. 特定の送信者や domain をチームに割り当てる
特定の会社やパートナーを専用チームに振り分けるには：
メール domain に [companyname.com] を含む を使って受信メッセージを特定します。
ワークフローアクションを チームに割り当て または チームメイトに割り当て に設定します。
メール宛先 フィルターを使い、ワークフローが対象アドレス宛のメッセージにのみ適用されるようにします（送信者には適用されません）。
高度な設定とトラブルシューティング
高優先度メールの転送
重要なシステムがアラートを送信する場合（例：info@vip-support.com）：
外部メールプロバイダーで転送ルールを設定します。
転送されたメッセージが Intercom と互換性があるか（プレーンテキストまたは対応フォーマット）を確認します。
ワークフローが受信後に正しくルーティングやタグ付けを行うかテストします。
ワークフローの誤作動防止
email workflows が期待通りに動作しない場合：
ワークフローに 受信者特定フィルター（メール宛先 や メール受信者）が含まれているか確認します。
同じ会話に複数回ルーティングやタグ付けを行う重複 workflows がないか確認します。
条件を簡素化し、安定したターゲティングのために 「で始まる」 や 完全一致 演算子を使います。
email workflows の制限事項
外部メールアドレスへの直接送信不可： workflows は顧客データの収集や会話のルーティングはできますが、外部メールアドレスへ直接データを送信できません。Intercom 以外にデータを転送するには、Data connector または webhook 経由のサードパーティ統合を使用してください。
PIN や ID の入力検証なし： Messenger と workflows は PIN や ID などのフィールドの文字数や桁数の検証をサポートしていません。入力検証は外部で行う必要があります。例えば、独自のバックエンドや Data connector を通じて行います。
email workflows 管理のベストプラクティス
workflows をモジュール化して管理： タグ付け、ルーティング、フィルタリングは別々の workflows を使いましょう。
定期的に見直す： チーム構成、inbox、domain の変更に合わせて workflows を更新します。
重複を避ける： 同じトリガーに複数の workflows が作用しないようにします。
公開前にテスト： テストメールを送信し、ルーティングとタグ付けの正確さを確認します。