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Ticketsライフサイクルレポート

Ticketsライフサイクルの事前作成レポートで、各チームやメンバーがチケットを保持する時間、引き継ぎ回数、チケットの経路を追跡・可視化します。

対応者:Dawn

この記事では、Ticketsライフサイクルレポートの開き方、Ticket handoff Sankeyチャートの理解、チームやメンバーごとの時間測定、ticketの引き継ぎ回数のカウント、Ticket assignmentsデータセットからの独自チャート作成方法を説明します。TicketsライフサイクルレポートはVBPプランのみで利用可能です。

Intercomで開いたTicketsライフサイクルレポートは、上部全幅にTicket handoff Sankeyチャートを表示し、各引き継ぎステップの列とSupport、Technical Support、Billing、Unassignedのノードを示します。下部にはチームおよびメンバーごとのTicket時間の棒グラフが並びます。


Ticketsライフサイクルレポート

Ticketsライフサイクルレポートの機能

以前は、ticketの時間は現在保持しているチームにのみカウントされていました。ticketがSupportからTechnical Support、Billingへ移動すると、前のチームの時間はレポートから消えていました。Ticketsライフサイクルレポート(VBPプランで利用可能)は、各割り当て訪問を個別に追跡し、ticketに関わったすべてのチームとメンバーが保持時間のクレジットを得られるように修正しました。

Ticketsライフサイクルレポートでできること

  • ticketが各チームおよび各メンバーでどれくらいの時間保持されているかを、営業時間内または実時間で測定する

  • 引き継ぎ回数をカウントし、どのチームペアが作業を行き来させているかを確認する

  • Ticket handoff Sankeyチャートでチケットの経路を端から端まで可視化する

  • 事前作成されたTicketsライフサイクルレポートで、すべてを一か所で確認可能。設定不要。


Ticketsライフサイクルレポートの使い方

ステップ1:事前作成レポートを開く

  1. レポートに移動します。

  2. 新しいレポートをクリックします。

  3. Ticketsライフサイクルテンプレートを選択します。

Ticketsライフサイクルレポートは7つのチャートで開きます:上部全幅のTicket handoff Sankeyと、その下にチームごとの時間、メンバーごとの時間、引き継ぎ回数などの6つの棒グラフと表チャート。

ステップ2:Ticket handoff Sankeyを読む

Ticket handoff SankeyチャートはTicketsライフサイクルレポートのトップにある主要チャートです。チケットがチーム間で辿ったすべての経路を全幅で描きます。各列は1回の引き継ぎステップで、左から右へチケットの最初の割り当てから最終チームまでの旅路を追えます。Sankeyはチケットごとに最大8回の再割り当てをカバーし、各列はボリューム上位6チームを表示、小規模チームは「Other teams」ノードにまとめられます。

注意:同じチーム内で別のメンバーに再割り当てしても8回の再割り当て制限にカウントされます。Sankeyは編集不可で、同じデータを他のチャートでスライスしてください。スナップショット、スケジュールレポート、外部共有、エクスポートでは表示されませんが、棒グラフ、カラムチャート、表チャートは表示されます。

ステップ3:チームごとの時間を見つける

TicketsライフサイクルレポートのTicket time per assignmentチャートを使い、Assigned teamで分解してどのチームが最も長くticketを保持しているかを確認します。Assigned teammateに切り替えると個人ごとの同じデータが見られ、Assignment order(最初の担当、2回目のバウンス、3回目の引き継ぎなど)に切り替えるとticketの旅路で時間がどこに蓄積されているかがわかります。

ヒント:平均値ではなく中央値集計を使いましょう。長時間の未割り当て訪問が平均を大きく歪めることがあります。

ステップ4:チーム間のピンポンを特定する

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoffs by previous team and assigned team表を開きます。View byPrevious teamに、Segment byAssigned teamに設定します。同じ表でSupport → BillingとBilling → Supportを読み取り、作業が何度往復したかを確認します。

ステップ5:独自のチャートを作成する

レポート > 新しいレポート > 独自作成 > チャート追加に進みます。Ticket assignmentsデータセット(Ticketsライフサイクルレポートの基盤)からメトリックを選び、必要に応じてView bySegment byを設定します。SankeyチャートテンプレートはチャートテンプレートピッカーのTicketsにあります。

Ticket assignmentsデータセットのメトリック

Ticketsライフサイクルレポートの基盤であるTicket assignmentsデータセットには4つのメトリックがあります。データセットの各行は1つの割り当て訪問であり、1つのticketではありません。以下の表は各メトリックの測定内容と使用タイミングを示します。

メトリック

タイプ

何を答えるか

Ticket time per assignment

期間

各チームまたはメンバーがticketを保持した時間

Ticket time per assignment (team office hours)

期間

同じく、割り当てチームの営業時間内のみで測定

Ticket handoffs

カウント

合計移動回数(同じチーム内のメンバー変更も含む)

Tickets handed off

ユニークカウント

少なくとも1回引き継がれた異なるticketの数

注意:Ticket assignmentsデータセットの1行は1つの割り当て訪問であり、1つのticketではありません。Support → Technical Support → Billingに移動したticketは3行を生成します。ticket数を数えたい場合はTickets handed offを使ってください。


よくある質問

Ticketsライフサイクルレポートでの1つの割り当てとは何ですか?

Ticketsライフサイクルレポートでの1つの割り当ては、同じチームかつ同じメンバーが連続してticketを保持した期間を指します。割り当てはticketがチームまたはメンバーに割り当てられた時に始まり、チームまたはメンバーが変わるかticketが解決されると終了します。Support/AliceからSupport/Bobへの変更は新しい割り当てです。チームは変わっていませんがメンバーが変わりました。

Ticketsライフサイクルレポートは会話にも使えますか、それともticketのみですか?

Ticketsライフサイクルレポートはticketのみ対応で、単なる会話には対応していません。会話がticketタイプをメンバーが適用するとticketになります。ticketタイプが適用されていない会話はTicketsライフサイクルレポートにデータを生成しません。

Ticketsライフサイクルレポートは未解決のticketも含みますか?

はい、Ticketsライフサイクルレポートは未解決のticketも含みます。未解決ticketはこれまでに完了したすべての割り当ての行を生成し、現在進行中の割り当てには終了時間がまだ記録されていません。

なぜTicketsライフサイクルレポートのデータが空、または最近の日付からしか始まらないのですか?

Ticketsライフサイクルレポートのデータは、ワークスペースがこの機能を有効にした日からのみ開始されます。有効化前に閉じられたticketにはデータがありません。チャートが空の場合は、バグと判断する前にワークスペースの有効化日を確認してください。

なぜTicketsライフサイクルレポートの行数がticket数より多いのですか?

Ticketsライフサイクルレポートの行数がticket数より多いのは、Ticket assignmentsデータセットが割り当て訪問ごとに1行を生成し、ticketごとではないためです。Support → Technical Support → Billingに移動したticketは3行を生成します。割り当て訪問ではなく異なるticket数を数えたい場合はTickets handed offメトリックを使ってください。

なぜTicket handoffsメトリックが、チームに割り当てられたticketでゼロを示すのですか?

Ticket handoffsメトリックが1回割り当てられたまま移動しなかったticketでゼロを示すのは、最初の割り当ては引き継ぎとしてカウントされないためです。ticketが1つのチームに割り当てられそこで解決された場合、引き継ぎはゼロです。これは期待される動作です。

なぜTicket handoffsのカウントが予想より多いのですか?

Ticket handoffsのカウントが予想より多いのは、同じチーム内でのメンバー変更も引き継ぎとしてカウントされるためです。異なるチーム間の移動と同じチーム内の再割り当てを区別するには、Previous teamAssigned teamでメトリックを分解してください。

Ticket handoffsとTickets handed offの違いは何ですか?

Ticket handoffsはticketが行うすべての個別の移動をカウントします(例:3回移動したticketは3回の引き継ぎとしてカウント)。Tickets handed offは移動回数に関係なく各異なるticketを1回だけカウントします(例:同じticketは1回としてカウント)。両方を併用してください。Ticket handoffsが多く、Tickets handed offが少ない場合は、少数のticketがチーム間で繰り返し行き来していることを意味します。

なぜTicket handoff Sankeyチャートに「Unassigned」がチームとして表示されるのですか?

Ticket handoff Sankeyチャートに「Unassigned」がノードとして表示されるのは、ticketが存在していたがどのチームにも保持されていなかった実際の時間を表しているためです。Unassignedノードを非表示にすると、実際には間に空白があったのにSupport → Billingのような誤解を招く直接の線ができてしまいます。

なぜTicket handoff Sankeyチャートは長いticketの途中で止まるのですか?

Ticket handoff Sankeyチャートはticketの最初の8回の再割り当て後に停止します。これは表示制限であり、チャート下の注記で確認できます。同じチーム内の別メンバーへの再割り当ても8回の制限にカウントされます。

なぜTicket handoff Sankeyチャートがスケジュールレポート、スナップショット、エクスポートに表示されないのですか?

Ticket handoff Sankeyチャートはスナップショット、スケジュールレポート、外部共有、エクスポートでは表示されません。これは既知の制限です。Ticketsライフサイクルレポートの他のチャートタイプ(棒グラフ、カラムチャート、表チャート)はこれらの形式で正しく表示されます。

Ticketsライフサイクルレポートはticketが別のチームに移動したときにSLAに影響しますか?

いいえ、TicketsライフサイクルレポートはSLAに影響しません。これはレポート機能のみで、各チームがticketを保持した時間を歴史的に示すだけで、ticketが移動した際にチームごとのSLAを作成、再起動、または強制しません。

Ticketsライフサイクルレポートでticketの割り当て解除は引き継ぎとしてカウントされますか?

いいえ、ticketの割り当て解除はTicketsライフサイクルレポートで引き継ぎとしてカウントされません。引き継ぎは割り当て解除後に次のチームまたはメンバーが割り当てられた場合のみ記録されます。ticketが割り当て解除されている期間はTicket handoff SankeyチャートのUnassignedノードで表されます。

TicketsライフサイクルレポートはTicket time to resolve (team office hours)とどう違いますか?

TicketsライフサイクルレポートとTicket time to resolve (team office hours)は異なるものを測定します。Ticket time to resolve (team office hours)は提出から解決までのticket全体を単一の期間として測定し、1ticketあたり1つの数値を営業時間内で示します。Ticketsライフサイクルレポートは各割り当てを個別に測定し、3チームが保持したticketは3行を生成し、各チームが保持した時間を示し、合計時間ではありません。

Ticket handoffsメトリックはReassignments per conversationとどう違いますか?

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoffsメトリックは、最初のメンバー返信前に起こる移動も含めてすべての移動をカウントします。古いReassignments per conversationメトリックは返信前の移動をカウントしません。このため、同じticketで2つの数値は一致しませんが、異なる開始条件で同じイベントを測定しているため、これは期待される動作です。

TicketsライフサイクルレポートでticketがSupport → Billing → Supportと移動したのにSupportの行が1つしか表示されないのはなぜですか?

Ticket assignmentsデータセットにはSupportの両方の訪問が存在しますが、Assigned teamのみでグループ化するとTicketsライフサイクルレポートは両方のSupport訪問を1つのバケットにまとめます。各訪問を別の行として見るには、Assignment orderを分解に追加してください。これにより最初のSupport訪問と戻ってきたSupport訪問が個別に表示されます。

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoff Sankeyチャートが画面より幅広いのはなぜですか?

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoff Sankeyチャートは、チケットのライフサイクルが長い場合に横スクロールします。各引き継ぎステップが列を追加し、多数の再割り当てがあるチケットは画面に収まらない列数になります。チャート内を横にスクロールしてチケットの全経路を確認してください。

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoff Sankeyチャートに「No tickets were handed off」と表示されるのはなぜですか?

Ticket handoff Sankeyチャートに「No tickets were handed off」と表示されるのは、選択した日付範囲内のすべてのticketが開始から終了まで同じチームとメンバーに保持されていたためです。Ticketsライフサイクルレポートでこれを解決するには、日付範囲を拡大してより多くのticket活動を含めるか、レポートのフィルターが結果を狭めすぎていないか確認してください。

TicketsライフサイクルレポートでDeleted teamとは何ですか?

Deleted teamは、以前ticketを保持していたチームがIntercomから削除された場合にTicketsライフサイクルレポートに表示されます。そのチームが保持した時間は実際のものでTicket assignmentsデータセットに含まれていますが、チーム名が存在しないためDeleted teamとして表示されます。

Ticketsライフサイクルレポートはticketの状態履歴(提出、進行中、解決)を表示しますか?

いいえ、Ticketsライフサイクルレポートはticketの状態履歴を表示しません。誰がticketをどれだけ保持したかを示すもので、各時点の状態は含みません。ticketが各状態にどれだけ時間を費やしたかを報告するにはTicket time in stateデータセットを使用してください。Ticketsライフサイクルレポートは現在のticket状態カテゴリでフィルター可能ですが、これは現在の状態のみを反映し、全履歴ではありません。

Ticketsライフサイクルレポートで最も一般的な端から端までのticket経路を見られますか?

Ticketsライフサイクルレポートは現在、3チーム以上にまたがる全経路の行をエクスポート可能なデータとして提供していません。Ticket handoffsメトリックをPrevious teamとAssigned teamで分解すると最も一般的な単一の引き継ぎが見られ、Ticket handoff Sankeyチャートはすべてのticket経路を視覚的に端から端まで描きます。全経路の行はこのリリースではデータエクスポートできません。

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