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Ticketsライフサイクルレポート

Ticketsライフサイクルの事前作成レポートで、各チームやメンバーがチケットを保持する時間、引き継ぎ回数、チケットの経路を可視化します。

対応者:Dawn Perrott

この記事では、Ticketsライフサイクルレポートの開き方、Ticket引き継ぎサンキー図の理解、チーム・メンバーごとの時間測定、ticket引き継ぎ回数のカウント、Ticket割り当てデータセットからの独自チャート作成方法を説明します。TicketsライフサイクルレポートはVBPプラン限定です。


Ticketsライフサイクルレポート

Ticketsライフサイクルレポートの機能

以前は、ticketの時間は現在保持しているチームにのみカウントされていました。ticketがSupportからTechnical Support、Billingへ移動すると、前のチームの時間はレポートから消えていました。Ticketsライフサイクルレポート(VBPプラン限定)は、各割り当て訪問を個別に追跡し、ticketに関わったすべてのチームとメンバーが保持時間のクレジットを得られるように修正しました。

Ticketsライフサイクルレポートでできること

  • ticketが各チームおよび各メンバーのもとにどれだけの時間滞在しているかを、営業時間または実時間で測定する

  • 引き継ぎ回数をカウントし、どのチームペアが作業を行き来させているかを確認する

  • Ticket引き継ぎサンキー図でチケットの経路を端から端まで可視化する

  • 事前作成されたTicketsライフサイクルレポートで、すべてを一か所で確認可能。設定不要


Ticketsライフサイクルレポートの使い方

ステップ1:事前作成レポートを開く

  1. レポートに移動します。

  2. 新しいレポートをクリックします。

  3. Ticketsライフサイクルテンプレートを選択します。

Ticketsライフサイクルレポートは7つのチャートで開きます:Ticket引き継ぎサンキー(上部全幅)と、チームごとの時間、メンバーごとの時間、引き継ぎ回数などの6つの棒グラフ・表チャートが下に並びます。

ステップ2:Ticket引き継ぎサンキーを読む

Ticket引き継ぎサンキー図はTicketsライフサイクルレポートのトップにある主要チャートです。チケットがチーム間で辿ったすべての経路を全幅で描きます。各列は1回の引き継ぎを示し、左から右へticketの最初の割り当てから最終チームまでの旅路を追えます。サンキーはticketごとに最大8回の再割り当てをカバーし、各列はボリューム上位6チームを表示、少数チームは「その他のチーム」ノードにまとめられます。

注意:同じチーム内で別のメンバーに再割り当てしても、チームが変わらなくても8回の再割り当て制限にカウントされます。サンキーは編集不可です。レポート内の他のチャートで同じデータを切り分けてください。スナップショット、スケジュールレポート、外部共有、エクスポートでは表示されませんが、棒グラフ、縦棒グラフ、表チャートは表示されます。

ステップ3:チームごとの時間を見つける

TicketsライフサイクルレポートのTicket time per assignmentチャートを使い、Assigned teamで分解してどのチームがticketを最長保持しているかを確認します。Assigned teammateに切り替えると個人ごとの同データが見られ、Assignment order(最初の担当、2回目のバウンス、3回目の引き継ぎなど)に切り替えるとticketの旅路で時間がどこに蓄積しているかが分かります。

ヒント:平均値ではなく中央値集計を使いましょう。長時間の未割り当て訪問が平均を大きく歪めることがあります。

ステップ4:チーム間のピンポンを特定する

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoffs by previous team and assigned team表を開きます。View byをPrevious teamに、Segment byをAssigned teamに設定します。同じ表からSupport → BillingとBilling → Supportを読み取れます。2つ目の数字は作業が何回戻ったかを示します。

ステップ5:独自のチャートを作成する

レポート > 新しいレポート > 独自作成 > チャート追加に進みます。Ticket assignmentsデータセット(Ticketsライフサイクルレポートの元データ)からメトリクスを選び、必要に応じてView byとSegment byを設定します。サンキーテンプレートはチャートテンプレートピッカーのTicketsにあります。


Ticket assignmentsデータセットのメトリクス

Ticket assignmentsデータセットはTicketsライフサイクルレポートの元データで、4つのメトリクスを含みます。データセットの各行は1回の割り当て訪問であり、1つのticketではありません。以下の表は各メトリクスの測定内容と使用タイミングを示します。

メトリクス

タイプ

何を答えるか

Ticket time per assignment

期間

各チームまたはメンバーがticketを保持した時間

Ticket time per assignment (team office hours)

期間

同じく、割り当てチームの営業時間内のみで測定

Ticket handoffs

カウント

合計移動回数(同じチーム内のメンバー変更も含む)

Tickets handed off

ユニークカウント

少なくとも1回引き継がれた異なるticketの数

注意:Ticket assignmentsデータセットの1行は1回の割り当て訪問であり、1つのticketではありません。Support → Technical Support → Billingに移動したticketは3行になります。ticketではなく割り当て訪問を数えたい場合はTickets handed offを使ってください。


よくある質問

Ticketsライフサイクルレポートで1つの割り当てとは何ですか?

Ticketsライフサイクルレポートでの1つの割り当ては、同じチームかつ同じメンバーが連続してticketを保持していた期間を指します。割り当てはticketがチームまたはメンバーに割り当てられた時に始まり、チームまたはメンバーが変わるかticketが解決されると終わります。Support/AliceからSupport/Bobへの変更は新しい割り当てです。チームは変わらなくてもメンバーが変わったためです。

Ticketsライフサイクルレポートは会話にも使えますか、それともticketのみですか?

Ticketsライフサイクルレポートはticketのみ対応で、単なる会話には対応していません。会話がticketになるのはメンバーがticketタイプを適用した時です。ticketタイプが適用されていない会話はTicketsライフサイクルレポートにデータを生成しません。

Ticketsライフサイクルレポートは未解決のticketも含みますか?

はい、Ticketsライフサイクルレポートは未解決のticketも含みます。未解決ticketはこれまでに完了した割り当てごとに行を生成し、現在進行中の割り当ては終了時間がまだ記録されていません。

なぜTicketsライフサイクルレポートのデータが空、または最近の日付からしか始まらないのですか?

Ticketsライフサイクルレポートのデータは、ワークスペースでこの機能が有効になった日から始まります。有効化前に閉じられたticketにはデータがありません。チャートが空の場合は、バグと判断する前にワークスペースの有効化日を確認してください。

なぜTicketsライフサイクルレポートの行数がticket数より多いのですか?

Ticketsライフサイクルレポートの行数がticket数より多いのは、Ticket assignmentsデータセットが割り当て訪問ごとに1行を生成し、ticketごとではないためです。Support → Technical Support → Billingに移動したticketは3行になります。割り当て訪問ではなく異なるticket数を数えたい場合はTickets handed offメトリクスを使ってください。

なぜTicket handoffsメトリクスが、チームに割り当てられたticketでゼロを示すのですか?

Ticket handoffsメトリクスが、一度割り当てられて移動しなかったticketでゼロを示すのは、最初の割り当ては引き継ぎとしてカウントされないためです。ticketが1つのチームに割り当てられ、そこで解決された場合、引き継ぎはゼロです。これは期待される動作です。

なぜTicket handoffsのカウントが予想より多いのですか?

Ticket handoffsのカウントが予想より多いのは、同じチーム内でのメンバー変更も引き継ぎとしてカウントされるためです。チーム間の移動だけでなく、チーム内の再割り当てを区別するには、Previous teamとAssigned teamでメトリクスを分解してください。

Ticket handoffsとTickets handed offの違いは何ですか?

Ticket handoffsはticketが行うすべての個別の移動をカウントします(例:3回移動したticketは3回の引き継ぎとしてカウント)。Tickets handed offは移動回数に関係なく各ticketを1回だけカウントします(例:同じticketは1回としてカウント)。両方を併用すると、Ticket handoffsが多くTickets handed offが少ない場合、少数のticketがチーム間で繰り返し行き来していることを示します。

なぜTicket引き継ぎサンキー図に「Unassigned」がチームとして表示されるのですか?

Ticket引き継ぎサンキー図に「Unassigned」がノードとして表示されるのは、ticketが存在していたがどのチームにも保持されていなかった実際の時間を表しているためです。「Unassigned」ノードを非表示にすると、実際には間に空白があったのにSupport → Billingのような誤解を招く直線ができてしまいます。

なぜTicket引き継ぎサンキー図は長いticketの途中で止まるのですか?

Ticket引き継ぎサンキー図はticketの最初の8回の再割り当て後に停止します。これは表示制限で、図の下に注記があります。同じチーム内の別メンバーへの再割り当ても8回の制限にカウントされます。

なぜTicket引き継ぎサンキー図がスケジュールレポート、スナップショット、エクスポートに表示されないのですか?

Ticket引き継ぎサンキー図はスナップショット、スケジュールレポート、外部共有、エクスポートでは表示されません。これは既知の制限です。Ticketsライフサイクルレポートの他のチャート(棒グラフ、縦棒グラフ、表チャート)はこれらの形式で正しく表示されます。

Ticketsライフサイクルレポートはticketが別のチームに移動したときにSLAに影響しますか?

いいえ、TicketsライフサイクルレポートはSLAに影響しません。これはレポート機能のみで、各チームがticketを保持した時間を歴史的に示すだけで、ticket移動時にチームごとのSLAを作成、再開、または強制しません。

Ticketsライフサイクルレポートでticketの割り当て解除は引き継ぎとしてカウントされますか?

いいえ、ticketの割り当て解除はTicketsライフサイクルレポートで引き継ぎとしてカウントされません。引き継ぎは割り当て解除後に次のチームまたはメンバーが割り当てられた場合にのみ記録されます。ticketが割り当て解除されている期間はTicket引き継ぎサンキー図のUnassignedノードで表されます。

TicketsライフサイクルレポートはTicket time to resolve (team office hours)とどう違いますか?

TicketsライフサイクルレポートとTicket time to resolve (team office hours)は異なるものを測定します。Ticket time to resolve (team office hours)は提出から解決までのticket全体を1つの期間として測定し、1ticketあたり1つの数値を営業時間内で示します。Ticketsライフサイクルレポートは各割り当てを個別に測定し、3チームが保持したticketは3行になり、各チームが保持した時間を示します。合計時間ではありません。

Ticket handoffsメトリクスはReassignments per conversationとどう違いますか?

TicketsライフサイクルレポートのTicket handoffsメトリクスは、最初のメンバー返信前の移動も含めてすべての移動をカウントします。古いReassignments per conversationメトリクスは返信前の移動をカウントしません。このため、同じticketで2つの数値は一致しませんが、異なる開始条件で同じイベントを測定しているため、これは期待される動作です。

TicketsライフサイクルレポートでticketがSupport → Billing → Supportと移動したのにSupportの行が1つしか表示されないのはなぜですか?

Ticket assignmentsデータセットにはSupportの両方の訪問が存在しますが、Assigned teamのみでグループ化するとTicketsライフサイクルレポートは両方のSupport訪問を1つにまとめます。各訪問を別行で見るには、Assignment orderを分解に追加してください。これで最初のSupport訪問と戻ってきたSupport訪問が個別に表示されます。

TicketsライフサイクルレポートのTicket引き継ぎサンキー図が画面より幅広いのはなぜですか?

TicketsライフサイクルレポートのTicket引き継ぎサンキー図は、ticketのライフサイクルが長い場合に横スクロールします。各引き継ぎで列が追加され、多数の再割り当てがあるticketは画面に収まらない列数になります。チャート内を横にスクロールして全経路を確認してください。

TicketsライフサイクルレポートのTicket引き継ぎサンキー図に「No tickets were handed off」と表示されるのはなぜですか?

Ticket引き継ぎサンキー図に「No tickets were handed off」と表示されるのは、選択した期間内のすべてのticketが最初から最後まで同じチームとメンバーに保持されていたためです。これを解決するには、期間を延長してticket活動が多い期間を含めるか、レポートのフィルターが結果を狭めすぎていないか確認してください。

TicketsライフサイクルレポートでDeleted teamとは何ですか?

Deleted teamは、以前ticketを保持していたチームがIntercomから削除された場合に表示されます。そのチームがticketを保持していた時間は実際のものでTicket assignmentsデータセットに含まれていますが、チーム名が表示できないためDeleted teamと表示されます。

Ticketsライフサイクルレポートはticketの状態履歴(提出、進行中、解決)を表示しますか?

いいえ、Ticketsライフサイクルレポートはticketの状態履歴を表示しません。誰がticketをどれだけ保持したかを示すもので、ticketの状態は含みません。ticketが各状態にどれだけいたかを報告するにはTicket time in stateデータセットを使ってください。Ticketsライフサイクルレポートは現在のticket状態カテゴリでフィルター可能ですが、これは現在の状態のみを反映し、全履歴ではありません。

Ticketsライフサイクルレポートで最も一般的な端から端までのticket経路を見られますか?

Ticketsライフサイクルレポートは現在、3チーム以上にまたがる全経路の行をエクスポートデータとして提供していません。Ticket handoffsメトリクスをPrevious teamとAssigned teamで分解すると最も一般的な単一の移動が見られ、Ticket引き継ぎサンキー図はすべてのticket経路を視覚的に端から端まで描きます。全経路の行はこのリリースではエクスポートできません。

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