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Inboxでticketsを見つけて表示する方法

WorkflowsとInbox Viewsでticketsが正しいチームにルーティングされるようにします。

対応者:Patrick Andrews

ticketsはデフォルトのInbox Viewsに表示されます:

  • すべて - チームや担当者に関係なく、ワークスペース内のすべての会話とticketsを一覧表示します。

  • 未割り当て - チームや担当者が割り当てられていないすべての会話とticketsを一覧表示します。

  • あなたのinbox - あなた(ログイン中の担当者)に割り当てられたすべての会話とticketsを一覧表示します。

  • あなたが作成したもの - あなた(ログイン中の担当者)が作成したすべてのticketsを一覧表示します。

ほとんどの場合、ticketsをさらに細分化する必要があります。チームに最適な設定を構成する主な方法は2つあります:


特定のチームinboxにticketsをルーティングする

例えば、以下のようなチームinboxを作成できます:

  • フロントラインサポート:保険請求、住所変更、一般的な質問など。

  • バックオフィスチーム:技術的な質問、財務、法務など。

  • さらに、多くの顧客に影響を与える問題のために、Tracker ticketsをルーティングするチームinboxを設定できます:Bugレポート、機能リクエストなど。

チームinboxを設定したら、Workflowsで条件に基づいてticketsを適切なチームinboxにルーティングする自動化を作成できます。

Workflowsに移動し、以下の設定を行います:

  • トリガー - ticketが作成される

  • 分岐条件 - Ticketタイプが{X}である

  • アクション - チーム{Y}に割り当てる


特定のticketsを一覧表示するInbox Viewsの作成

Inbox Viewsは保存されたフィルターのようなものです。複数のチームinboxにまたがるticketsを一覧表示したい場合に特に便利です。監視目的に非常に役立ちます。

注意:担当者はInbox > Can manage views 権限が必要です。

開始するには、InboxのViews横の3点をホバーしてクリックし、ビューを追加を選択します。

次に、ビューに名前を付けてフィルター条件を指定します。以下の例では、多くの顧客に影響を与えている未解決の問題を素早く把握するために、すべてのTracker ticketsを一覧表示するビューを作成しています。

ticketsをタイプ別にフィルターすることもできます:

  • バックオフィスticket

  • カスタマーticket

  • Tracker ticket

そして、Tracker ticketsをCustomer reportsの数でフィルターして、複数の顧客報告があるすべてのTracker ticketsを素早く表示できます。

特定のticket属性でフィルターするには、各ticketタイプの属性が下にリストされています。例えば、特定の航空会社コードで始まるFlight numberでフィルターできます。

注意:各ticket属性の比較方法はその形式によって異なり、Conversation Custom Data Attributesと同じパターンに従います。例えば、リスト形式は「〜である」か「〜でない」の比較のみです。

ビューから特定のticketタイプを除外するには(例えば、MessengerビューにバックオフィスやTracker ticketsを表示させないようにする場合)、Ticket type is not Back-officeやTicket type is not Trackerのようなフィルターを追加し、すべて一致を選択して両方の除外条件を適用します。AndとOrの論理を同じビューで混在させたい場合は、フィルターをグループ化できます:グループ内でAnd / Orを切り替え、グループの結合方法をすべて一致またはいずれか一致で決定します。

フィルターの追加が完了したら、保存をクリックして新しいInbox Viewとして保存します。

ヒント:ほぼ同じ複数のticketビューが必要な場合(例:ticketタイプごとに1つ)、左サイドバーの複製アイコンで既存のビューを複製し、フィルターを調整してから保存してください。

これでチームはこのビューをピン留めして、これらの会話とticketsだけを素早く確認できます。

ヒント:担当者はInboxの上部にある検索アイコンで任意のinboxビュー内の特定のticketsを検索できます。これはテキスト検索のみで、キーワードに基づく結果を見つけます。

注意:すべてのオープン、クローズド、およびスヌーズされたticketsのinboxビューを作成することはできません。ビュー内でinbox上部のドロップダウンでオープン/クローズド/スヌーズを切り替えられます。

これらのスナップショットビューを確認できる唯一の場所は、リアルタイムダッシュボードで、Expertプランが必要です。

会社または会話状態でフィルターする

特定の会社のクローズドticketsを表示するには、フィルターCompany associated isを使用し、リストから会社を選択します。信頼性のために名前のテキストベースのフィルターは避けてください。

注意:会話状態(オープン、スヌーズ、クローズド)はビューのフィルターとして保存できません。チームやタグなどの他の属性でビューを定義し、必要に応じてinbox上部の状態ドロップダウンを切り替えてください。

ticketsへのタグ付け

フィルターのもう一つの良い方法はticketsにタグを付けることです。メッセージ横のタグアイコンを選択し、適切なタグを選んで保存することでticketsにタグ付けできます。

これにより、規制や苦情の種類など、特定の基準に基づいてticketsを分類できます。

カスタマーポータル

割り当てられたticketsを状態別に一箇所で確認したい場合は、設定 > Inbox > tickets > カスタマーポータルで設定できます。

チームメンバーに同様の機能を提供するには、ワークスペースのInboxでViewsを設定し、フィルター「Ticket state is X」を使用します。

inboxビューをテーブルレイアウトに切り替える

テーブルレイアウトはticketsの概要を把握するのに最適で、表示したいデータの列だけを表示するように設定できます。

テーブルレイアウトに切り替えるには、ショートカットキー L またはInboxリストの左下のボタンを使用します。

上部のタブを使って、重要なデータを簡単にカスタマイズできます:

行をクリックすると、右側のサイドバーにticketの詳細がプレビュー表示されます。

注意:顧客が送信したticketフォームデータ(例:ticket作成時に入力したフィールド)は会話スレッドには表示されません。ticketをInboxで開いたときのticket詳細パネル(右側のサイドバー)にのみ表示されます。リンクされた会話スレッドでフォーム送信データが見つからない場合は、ticket自体を開いて右側の詳細パネルを確認してください。

テーブルビューの上部でもticketsを検索できます。これはテキスト検索のみで、キーワードに基づいて関連するticketsを見つけます。

注意:カスタムステートのリリース以降、テーブルレイアウトでticket状態によるフィルターは現在できません。将来的に実装予定ですが、現時点でのタイムラインはありません。


ticketの可視性とアクセス制御

顧客との会話にバックオフィスticketの詳細が表示されるのを防ぐ

顧客向け会話にバックオフィスticketの詳細が表示されないようにするには:

  1. API経由で更新を投稿する際は、公開返信の代わりに内部メモを使用してください。

  2. API経由で作成されたバックオフィスticketsはis_sharedをfalseに設定してください。

ボット会話の分離

ボットinboxを有効にして、ボットが処理する会話を別のinboxにルーティングし、未割り当てinboxをクリアに保ちます:

  1. 設定 > AI & Automation > Automationに移動します。

  2. ボットinboxをオンにするを切り替えます。

ボット管理の会話は未割り当てinboxに表示されなくなります。

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