営業およびサポートチームは、Inboxから会話やticketをトリアージ後に割り当てたり、特定のタグを付けたり、返信してスヌーズしたりといったアクションを繰り返すことがよくあります。Macrosはこれらのアクションをワンクリックで最適化しつつ、個別の調整も可能にします。
マクロの作成方法
Inboxから
作成者で ⌘/Ctrl K を使うか、アクションアイコンをクリックして新しいmacroを作成を検索します。
ここでManage macrosを検索すると、macros設定ページへのショートカットが表示されます。
マクロタイトルを追加
まず、macroにタイトルを付けます。これはチームがmacroを検索、共有、使用する際の最重要ポイントなので、明確で簡潔なものにしてください。
macroタイトルは顧客には表示されません。現在、macroに「件名行」を追加することはできません（メールの会話やticketでの使用を想定）が、必要なら機能リクエストとして提出できます。
マクロ内容を追加
次に、このmacroを使うときに含める内容を入力します。これは顧客への返信時、またはチームメイト向けの内部メモに含めることができます。
内容には記事、絵文字、GIF、画像、添付ファイルを含めることができます。
内容の追加は完全に任意です。Macrosは返信やメモなしでアクションを適用できます。
Macrosは単一参加者の会話でのみユーザーおよび会社属性を自動入力します。グループ会話ではこれらの属性は入力されません。これは設計上の仕様です。
マクロアクションを追加
次に、macroが会話に適用すべきアクションを選択し、+ アクションを追加をクリックします。マクロアクションは会話やticketの割り当てや再割り当てなどの自動フォローアップを可能にします。
注意：このステップは任意で、macroは内容だけでも構いません。
macroに追加できるアクションは以下の通りです：
会話/ticketをチームinboxに割り当てる
会話/ticketをチームメイトに割り当てる
会話にタグを追加 — 最初の会話部分に1つ以上のタグを適用します。
会話/ticketをスヌーズ — 他のアクション実行後（クローズアクションとは併用不可）。
会話/ticketをクローズ — 他のアクション実行後（スヌーズアクションとは併用不可）。
会話を再オープン — クローズまたはスヌーズされた会話を確実に再開きます。すでにオープンの場合は安全にスキップされます。
会話の優先度を変更
ticketのカスタム状態を設定 — マクロからリンクされたticketを任意のカスタム状態に直接遷移させます。macro作成時に対象状態を選択し、実行時に自動適用されます。
データコネクター — APIを使って外部システムからデータ取得やアクション実行
この例では、返信を送り、会話にタグを付け、優先度を設定し、営業チームに割り当てます。
さらに例のmacrosやベストプラクティスのヒントはこちらの記事をご覧ください。
このmacroが会話開始、返信、またはメモ追加に使えるか選択します。
顧客への返信とチームメイト向けの内部メモを同時に行うmacroは作成できません。顧客向け返信用と内部メモ用の2つのmacroを作成する必要があります。
利用可能性を選択
最後に、macroをワークスペースの全員、特定のチーム、または自分だけに利用可能にするか選びます。
重要：特定チームへのmacroの利用可能設定は、AdvancedティアのExpertプランのお客様のみ利用可能です。
注意：
「特定のチーム」を選択すると、そのチームに割り当てられていない会話でもチームメンバーはmacroを使えます。
ワークスペース内の各チームで利用可能なmacro数を制限すると、見つけやすく使いやすくなります。
特定チームに限定しても、macro編集権限がある人はワークスペース設定でこのmacroを閲覧・編集できます。
macroを保存して完了です！
macroを非公開にする
個人用のmacroを作成できます。これらはワークスペース設定やinboxで他の人には見えません。
macro作成時に利用可能な対象で自分のみを選択してください。
「個人macroを使える」権限が無効の場合、個人macroを作成・設定できません。既存の個人macroは表示・管理できませんが、削除されない限り使用可能な場合があります。
管理者向け：個人macroを削除できるのは作成者のみです。削除が必要な場合は、権限を取り消す前にチームメイトに既存の個人macroを削除してもらうよう依頼してください。
設定から
設定ページからのmacro作成は上記と同じ手順ですが、既存macroの検索、フィルター、編集も可能です。
設定 > Inbox > Macrosに移動し、+ 新しいmacroをクリックします。
既存macroを編集するには、左のリストから選択し、直接編集を開始できます。
macroを検索・フィルター
設定 > Inbox > Macrosに移動します。デフォルトで左のリストにワークスペースのすべてのmacroが表示されます。チーム別にフィルター可能です。
タイトルでmacroを検索できます。
検索ではmacro本文の内容は見つかりません。
検索とフィルターを組み合わせることも可能です。この例はSupport Engineeringチームのmacroで、単語「Bug」を含むものを表示しています。
検索は大文字小文字を区別しませんが、完全一致の文字列検索です。複数語の場合は同じ順序で見つかる必要があります。👌
macroの使用頻度を確認
設定 > Inbox > Macrosで、過去30日間の使用回数を既存macroをクリックして確認できます。
これにより、どのmacroが最もよく使われているかがわかり、チームの会話やticketの対応状況の洞察が得られます。
macro使用状況をエクスポート
使用頻度に基づいてmacroを簡単に監査し、チームメイトが正しく使っているかCSVエクスポートで確認できます。
設定 > Inbox > Macrosに行き、右上のエクスポートをクリックします。ドロップダウンに2つのオプションが表示されます。
プリセット — 今日、昨日、過去1週間、月初から、過去4週間、過去12週間、年初から、過去6か月から選択可能。選択すると即座にCSVエクスポートが開始されます。
カスタム — カレンダー日付ピッカーが開き、開始日と終了日を選択します。開始日選択後、6か月以上先の日付は無効範囲としてグレーアウトされます。適用をクリックするとエクスポートが開始されます。
エクスポート開始後、ドロップダウンは閉じ、選択した期間のCSVがメールで送信されます。
注意事項：
macroデータのエクスポートには以下の権限が必要です：共有macroの管理、レポートへのアクセス、CSVのエクスポート。
リード、ユーザー、会社データのエクスポート権限はmacroエクスポートには不要です。以前の一時的なbugによるもので、現在は修正済みです。
CSVにはmacroごとに1行があり、以下のフィールドが含まれます：
名前 - macroのタイトル。
可視性 - Inboxでこのmacroを見られる人。
作成日時 - macroが最初に作成された日時。
所有者 - macroを作成したチームメイト。
更新日時 - macroが最後に更新された日時。
タイプ - このmacroが使われる場所（会話開始、返信、メモ）。
日付 - 選択期間内の各日のmacroの1日あたり使用回数。
CSVはエクスポートボタンをクリックしたチームメイトにメール送信されます。
CSVの生成には数秒かかることがあります（+10K macroで約30秒）。
macroのエクスポート方法
現在、プラットフォームからmacro内容を直接エクスポートする方法はありません。
ただし、以下のURLにアクセスするとワークスペースのすべてのmacroを閲覧できます：https://app.intercom.com/ember/saved_replies.json?app_id=YOUR_APP_ID
（YOUR_APP_IDをワークスペースの適切な値に置き換えてください）。
macroを一時停止できますか？
macroを一時的に停止することはできません。唯一の方法は完全に無効化（削除）することで、再利用時には再作成が必要です。
ヒント：代替策として、macroの利用可能性を特定チームに設定し、メンバーのいないプレースホルダーチームに割り当てて「一時停止」する方法があります。inboxには表示されませんが、保存されていて後で簡単に再割り当て可能です。
マクロのトラブルシューティング
マクロ作成時のエラー
マクロ作成時にエラーが発生した場合、「個人macroを使える」権限が有効か確認してください。権限トグルがない場合は管理者に連絡してください。
役割変更後のmacro消失
チームメイトの役割が変更されると（例：フルからライト席へ）、個人macroは永久に削除されます。元のアクセス権を復元してもmacroは戻りません。誤削除防止のため権限管理を徹底してください。また、チームメイトがワークスペースから削除されると個人macroは永久に削除され、後でアクセス権を復元しても復元できません。重要なmacroは事前に保存することを推奨します。
手順：
最初のタブでhttps://app.intercom.com/ember/saved_replies.json?app_id=YOUR_APP_IDにアクセスし、Command+AでJSONテキストを全選択、Command+Cでコピーします。
別のタブでhttps://www.jsonquerytool.com/にアクセスし、InputセクションのテキストをCommand+Aで全選択、Deleteでクリア、Command+Vで先ほどのJSONテキストを貼り付けます。
クエリセクションで例のクエリを削除し、
$.saved_replies[*].blocks[0].textを貼り付けます。各macroの内容が自動的にOutputに表示されます。
上記クエリはmacro名を含みません。代わりに$.saved_replies[*]を使うと名前や他の属性も含まれ、データの絞り込みが容易になります。
