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お客様がticketsについて通知を受ける方法

ticketsの通知方法とタイミング、制限事項について詳しく解説します。

対応者:Patrick Andrews

この記事では、お客様がticketsについていつどのように通知を受けるか(ticketが提出された時、チームメイトが返信した時、ステータスが変わった時)と、通知メールのブランド設定や件名のカスタマイズ方法を説明します。これはticketsが有効なすべてのワークスペースに適用されます。通知メールテンプレートのカスタマイズにはメッセージ設定の管理権限が必要です。

Intercomは3つのticketカテゴリを提供しています。各カテゴリは主要なticketsのユースケースに最適化されており、顧客の可視性と通知に関する事前設定があります。

  • Customer tickets - 長期的な問い合わせをキャプチャし追跡するためのもの。

    • 常にお客様と共有されます。

  • Back-office tickets - バックオフィスチームと協力するためのもの。

    • デフォルトでは内部用ですが、オプションでお客様と共有可能です。

  • Tracker tickets - 多くのusersに影響する問題を効率化するためのもの。

    • 内部用のみで、お客様とは決して共有されません。

要するに、お客様は常にCustomer ticketsを見ますが、時にはBack-office ticketsも見ますが、Tracker ticketsは決して見ません。Inboxでのチームメイトの操作体験はticketカテゴリごとに異なりますが、お客様の体験は一貫性を保つため常に同じです。


お客様がticketを提出したときに何が起こるか?

ticketがInboxのチームメイトによって作成された場合でも、お客様がMessengerで作成した場合でも、API経由でも、お客様の体験は同じです。

お客様と共有されるticketが提出された場合:

  • Messengerが折りたたまれている場合でも、お客様に通知が届くようにIntercomの通知バッジが表示されます。

  • ticketはMessengerホームのRecent ticketsセクションに表示されます。

Messengerホーム画面に新しいticket「Insurance claim (Hospital fees)」がRecent ticketsリストで強調表示されています。

ticketが提出された後、お客様はMessengerスレッド(お客様が使用するアプリ内チャットウィジェット)にイベントが投稿され、ticketピル(会話内にFinがインライン表示するコンパクトなステータスカード)が上部に表示されます。

Messengerの会話スレッドに「Insurance claim」ticket提出イベントが表示され、ticketピルが展開されてステータス、理由、添付書類が見えています。

お客様はメールでも通知を受けます。これらのticket更新メールは設定 > チャンネル > メール > メール設定の「メール通知」セクションで有効/無効にできます。

設定 > チャンネル > メールページにあるメール通知セクションで、会話更新の下にあるTicket updatesトグルが有効になっています。

また、Workspace > Security > Dataに移動し、「通知メールに会話内容を含める」を有効にする必要があります。設定はSettings > Workspace > Security > Dataで行います。

Workspace > Security > Dataページにある通知メール設定で「通知メールに会話内容を含める」がオンになっています。

お客様はフォローアップが必要な場合、メールに直接返信できます。

GmailのInboxに「Insurance claim (hospital fees)」ticket通知メールが表示されており、お客様がメールに直接返信できることを示すメモがあります。


チームメイトがticketに返信したときに何が起こるか?

チームメイトがcustomerと共有されているticketに返信すると、お客様にはticket提出時と同じ方法で通知されます:

  • Messengerが折りたたまれている場合でも、お客様に通知が届くようにIntercomの通知バッジが表示されます。

  • ticketはMessengerホームのRecent ticketsセクションに表示されます。

  • お客様はメールでも通知を受け、Messengerに戻らずに直接返信できます。メールにはticket番号と「View your ticket」リンクが含まれており、お客様はticketポータルを直接開けます。

GmailのInboxにチームメイトの「Insurance claim (hospital fees)」ticket返信通知メールが表示されており、返信箇所を示すメモがあります。

チームメイトの返信は、お客様が返信をMessengerで3分以内に見ていない場合のみ、メールで送信されます。


ticketのステータスが変わったときに何が起こるか?

さらに、お客様がticketの状況を把握できるように、ticketの状態変更について通知されます。

  • Messengerが折りたたまれている場合でも、お客様に通知が届くようにIntercomの通知バッジが表示されます。

  • ticketはMessengerホームのRecent ticketsセクションに表示されます。

  • お客様はメールでも通知を受け、Messengerに戻らずに直接返信できます。メールにはticket番号と「View your ticket」リンクが含まれており、お客様はticketポータルを直接開けます。

GmailのInboxに「Insurance claim」ticketの状態変更通知メールが表示され、「Waiting on you」に移動したことを示すメモがあります。

注意:お客様通知がオフの状態変更でも、Messengerやcustomer portalでは状態変更が表示されますが、メールやプッシュ通知、WhatsAppやSMSなどのチャネルフォローアップは送信されません。

ticketが解決されずに閉じられた場合、お客様には通知されません。


ticket通知メールのカスタマイズ

ticket通知メールをブランドに合わせてスタイル設定できます。設定 > チャンネル > メール > 通知メールに移動し、セットアップをクリックして通知テンプレートエディタを開きます。編集内容は自動保存され、次回送信される通知メールに反映されます。既に送信されたメールは変更されません。

注意:通知メールテンプレートのカスタマイズは、ワークスペースが通知メールベータに参加している場合のみ利用可能です。通知メールタブが表示されない場合は、ベータに参加していないか、メッセージ設定の管理権限がありません。アクセスを希望する場合はIntercom担当者にお問い合わせください。

ticket通知メールの件名は自由に作成できます。サイドバーの通知メールセクションで、Ticket email subjectフィールドに自由文とTicket ID、Ticket type name、Company nameのトークン(フィールド内のチップとして表示)を組み合わせて入力します。件名は最大255文字で、メールプレビューのヘッダーでリアルタイムに確認でき、テストメールを送って実際のInboxで確認も可能です。

設定 > チャンネル > メール > 通知メールページに通知メールテンプレート行とセットアップボタンが表示されています。

カスタマイズ可能な要素には以下が含まれます:

  • 背景色とカードの境界線色

  • ロゴ(削除や再追加可能)

  • ヘッダーとフッター

  • 署名

  • テキストスタイル(見出しと本文のフォントサイズと色)

  • ライブ会話コンテンツの周囲の本文フレーム

変更は保存後に送信されるすべてのticket通知メールに適用されます。ライブ会話コンテンツ自体は常に含まれ、削除できません。

各ブランドは独自の件名を持てます。カスタム件名が設定されていないブランドはワークスペースのデフォルトに戻ります。ticketの最初の通知メールが送信されると、そのメールの件名はticketスレッドの残り期間固定されます。件名テンプレートの後の編集やticketタイプ名の変更は、お客様が既に見ている件名には影響しません。そのため、ワークスペースで「件名変更時にスレッド分割」がオンでも、お客様の返信は同じ会話に届き続けます。

注意:通知メールのカスタマイズはワークスペース全体に適用されます。マルチブランドワークスペースは現在、単一の通知テンプレートを共有しています。


よくある質問

メール通知の件名はどのように決まりますか?

通知メールテンプレートでカスタム件名を設定している場合、その件名が使用されます(自由文とTicket ID、Ticket type name、Company nameトークンで構成)。そうでなければ、ticket通知メールの件名はticketタイプか会話の最初のメッセージに基づいて自動決定されます。ticketがワークスペースUIから作成された場合はticketタイプ名が件名になりますが、Messengerの会話から発生した場合はエンドユーザーがMessengerで送信した最初のメッセージが件名になります。いずれの場合も、ticketは最初の通知メールの件名をスレッドの残り期間保持し、テンプレートやticketタイプ名が後で変わっても件名は変わりません。

ticket通知メールのテンプレートを編集できますか?

はい、ワークスペースが通知メールベータに参加している場合は可能です。設定 > チャンネル > メール > 通知メールに移動し、通知メール行のセットアップ(または既にカスタマイズ済みなら編集)を選択します。テンプレートエディタが開き、そこで保存を選ぶと以降送信されるすべての通知メールに変更が適用されます。

ロゴ、背景色と境界線色、フォント、テキスト色、セクション間隔、メッセージ周囲の文言を変更できます。テキスト、見出し、リスト、画像、ボタン、表、スペーサー、区切り線も追加可能です。

以下の部分は固定です:メッセージ自体(チームメイトの返信、ステータス更新、引用された会話履歴)、チームメイト署名、「Powered by Intercom」フッター、件名。会話評価(CSAT、顧客満足度)リクエストメールは常に標準テンプレートを使用します。

変更は保存後に送信されるすべての通知メールに適用されます。既に送信済みのメールは変更されません。

通知メールタブが表示されない場合は、ワークスペースがベータに参加していないか、メッセージ設定の管理権限がありません。完全なガイドは通知メールのカスタマイズをご覧ください。

ticket通知メールのロゴはどうやって変更しますか?

会話がブランドに属している場合、そのブランドのロゴを使用します。設定 > Workspace > Brandsでブランドを選択し、Logoカードで画像をアップロードまたは置き換えます(PNG、JPG、GIF、2MB以下)。これにより、そのブランドのメール署名のロゴも変更されます。

会話にブランドがない場合(ほとんどの単一ブランドワークスペース)、Messengerロゴを使用します。Messenger設定のStyle Messenger Homeで更新します。Messengerロゴが設定されていない場合は、設定 > Workspace > BrandsのデフォルトブランドのLogoカードにアップロードされたロゴを使用します。

ブランドにロゴが設定されていない場合、通知メールはロゴなしで送信されます。ワークスペースやデフォルトブランドのロゴにフォールバックしないため、送信するすべてのブランドにロゴを設定してください。

通知メールテンプレートをカスタマイズしている場合、ロゴの表示有無も制御できます。ヘッダーにはlogoプレースホルダーがあり、移動や削除が可能で、代わりに独自の画像ブロックを追加できます。プレースホルダーは固定高さで表示されるため、透明背景の横長画像が最適です。

なぜticket通知メールに「View your ticket」ボタンが表示されないのですか?

ticket通知メールの「View your ticket」ボタンは、ticketのメインコンタクトがお客様ポータルにアクセスできる場合のみ表示されます。アクセスはお客様のユーザーロールとポータル設定で構成されたカスタムデータ属性ベースのアクセスルールによって決まります。

ボタンが表示されない場合は、お客様ポータル設定でアクセス条件を満たしているか確認してください。設定 > Inbox > Tickets > Customer portalで確認・更新できます。

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