Fin for Sales kann inbound leads qualifizieren und Meetings in ihrem Namen mit Calendly buchen. Wenn Fin einen sales-bereiten lead identifiziert, wird eine Terminplanungsfunktion direkt im Messenger oder über einen Terminplanungslink in E-Mail und SMS angezeigt.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie:
Haben Sie einen kostenpflichtigen Calendly-Plan – erforderlich, um die scheduling API zu nutzen, auf die sich die Fin for Sales-Integration stützt. Es ist nicht möglich zu erkennen, ob ein Konto sich in einer kostenlosen Testphase befindet – sobald die Testphase abläuft, funktioniert die Meeting-Buchung nicht mehr, bis das Konto aktualisiert wird.
Seien Sie ein Calendly-Besitzer oder -Administrator – erforderlich für den Zugriff zur Erstellung eines webhook, der zur Verfolgung von Buchungen verwendet wird.
Haben Sie einen Meeting-Ort in Calendly konfiguriert – das Ortsfeld muss bei Ihren Calendly-Ereignistypen (z. B. Google Meet, Zoom oder Phone) ausgefüllt sein. Die Meeting-Buchung funktioniert nicht, wenn der Ort leer ist. Wenn Phone ausgewählt ist, fragt Fin den lead vor Abschluss der Buchung nach seiner Telefonnummer.
Schritt 1: Verbinden Sie Calendly in Intercom
Um Calendly zu verbinden:
Gehen Sie zu Fin AI Agent > Sales > Train > Integrations.
Klicken Sie auf + Kalender hinzufügen und wählen Sie Calendly.
Verbinden Sie Ihr Calendly-Konto über OAuth (Open Authorization). Dies gewährt Fin die Berechtigung, Meetings im Namen des verbundenen Calendly-Kontos zu planen.
Hinweis: Das OAuth-Token wird sicher gespeichert und automatisch aktualisiert – keine manuelle Wiederverbindung erforderlich.
Schritt 2: Wählen Sie einen Ereignistyp aus
Gehen Sie zu Fin AI Agent > Sales > Playbook > Book a meeting.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Kalender auswählen Calendly aus.
Wählen Sie einen Ereignistyp aus der Liste aus.
Es werden nur kompatible Ereignistypen angezeigt, die einen Ort festgelegt haben müssen. Ereignistypen, die die Anforderungen nicht erfüllen, sind ausgegraut.
Hinweis: Fin ruft die Verfügbarkeit für die nächsten 14 Tage ab. Zeitfenster außerhalb dieses Zeitraums werden in der Kalenderkarte, die den leads angezeigt wird, nicht angezeigt.
Verwalten Sie Ihre Calendly-Integration
Nach der Verbindung erscheint Ihre Integration unter Fin AI Agent > Sales > Train > Integrations unter "Kalender für die Terminbuchung". Sie können die Integration hier erneut authentifizieren oder entfernen.
Wie das Buchungserlebnis für leads funktioniert
Sobald Fin feststellt, dass ein lead sales-bereit ist, präsentiert es ein Calendly-Buchungserlebnis. Alle Terminplanungsaufrufe erfolgen serverseitig von Intercoms Backend direkt an Calendly – es wird kein eingebettetes Widget oder iframe verwendet, und der Browser des Kunden kommuniziert nie direkt mit Calendly. Das Erlebnis hängt vom Kanal ab:
Messenger (Web): Der lead sieht eine native interaktive Kalenderkarte und wählt eine Zeit aus.
E-Mail oder SMS: Fin teilt den Calendly-Terminplanungslink. Der lead öffnet diesen Link und schließt die Buchung auf der von Calendly gehosteten Terminplanungsseite ab – dies ist der einzige Fall, in dem die eigene Oberfläche von Calendly erscheint.
Wenn ein Zeitfenster zwischen der Anzeige für den lead und seiner Auswahl belegt ist, ruft Fin automatisch die Verfügbarkeit erneut ab und zeigt eine aktualisierte Kalenderkarte an. Es wird kein Fehler angezeigt, der lead wird aufgefordert, eine neue Zeit auszuwählen.
Wenn ein Meeting erfolgreich gebucht wurde, wird das ausgewählte Datum und die Uhrzeit im Attribut fin_meeting_booked_at im Gespräch gespeichert.
Fin for Sales unterstützt Calendly Round-Robin-Ereignistypen. Wenn ein Round-Robin-Meetingtyp konfiguriert ist, übernimmt Calendly die Verteilung der Buchungen in Ihrem Team gemäß Ihren Calendly-Einstellungen.
Hinweis: Die Round-Robin-Verteilung von Calendly ist getrennt von Intercoms Round-Robin-Zuweisungsfunktion für Gespräche, die Gespräche an Teammitglieder in einem Team inbox zuweist. Wenn ein lead über ein Fin for Sales-Playbook ein Meeting bucht, verwendet Fin den von Ihnen konfigurierten Calendly-Ereignistyp (es wird nicht die Round-Robin-Zuweisung von Intercom verwendet, um den Kalender eines bestimmten Mitarbeiters anzuzeigen).
Fehlerbehebung
Lead wurde qualifiziert, erhielt aber keinen Buchungslink oder keine Kalenderkarte
Dies ist die wichtigste Unterscheidung, wenn ein lead meldet, keinen Buchungslink erhalten zu haben:
Wenn Fin den lead disqualifiziert oder nicht weitergeleitet hat – es wird keine Buchungsaktion ausgeführt, da der lead nie das Ergebnis erreicht hat, das sie auslöst. Überprüfen Sie das Gesprächsprotokoll und suchen Sie nach der Weiterleitungsentscheidung. Wenn der lead zu Disqualified, Spam oder einem nicht qualifizierten Ergebnis weitergeleitet wurde, liegt das Problem in Ihren Qualifizierungsbedingungen, nicht in der Buchungsintegration.
Wenn Fin den lead zu einem qualifizierten Ergebnis weitergeleitet hat, aber kein Buchungslink erschien – die Weiterleitung war gültig, aber die Aktion "Book a meeting" wurde nicht ausgeführt. Dies ist ein separater Fehler. Öffnen Sie das Gespräch in der Inbox und prüfen Sie die Ereignisübersicht auf eine Buchungsaktion. Wenn trotz gültiger Weiterleitungsentscheidung kein Buchungsereignis vorhanden ist, wenden Sie sich mit der Gesprächs-ID an den Support, damit das interne Aktionsprotokoll überprüft werden kann.
Hinweis: Fin versucht nicht, ein Meeting zu buchen, wenn die Aktion "Book a meeting" im qualifizierenden Ergebnis in Ihrem Playbook nicht konfiguriert ist. Gehen Sie zu Fin AI Agent > Sales > Playbook, öffnen Sie das relevante Ergebnis und bestätigen Sie, dass die Aktion Book a meeting aktiviert ist und Calendly ausgewählt wurde.
Buchungslink funktioniert in einigen Gesprächen, in anderen nicht
Überprüfen Sie Folgendes:
Calendly-Plan abgelaufen oder herabgestuft – Fin kann nicht erkennen, wann eine Calendly-Testphase endet. Sobald dies geschieht, funktioniert die Buchung stillschweigend nicht mehr. Überprüfen Sie, ob das verbundene Konto einen kostenpflichtigen Calendly-Plan hat.
Keine Verfügbarkeit im 14-Tage-Zeitraum – Fin ruft nur die Verfügbarkeit für die nächsten 14 Tage ab. Wenn der verbundene Kalender in diesem Zeitraum keine freien Slots hat, sind keine Zeiten verfügbar und der Buchungsschritt kann nicht abgeschlossen werden. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Mitarbeiters in Calendly.
Ereignistyp-Ort ist nicht festgelegt – Fin schließt eine Buchung nicht ab, wenn der Calendly-Ereignistyp keinen Ort konfiguriert hat. Gehen Sie zu Calendly und bestätigen Sie, dass ein Ort (z. B. Google Meet, Zoom oder Phone) für den im Playbook ausgewählten Ereignistyp festgelegt ist.