Cómo funciona la sincronización de datos entre Salesforce e Intercom
Puedes sincronizar datos entre accounts en Salesforce y companies en Intercom. También puedes definir la dirección de sincronización para cada atributo específico (de Salesforce a Intercom o de Intercom a Salesforce).
Para quién es esto: administradores del workspace de Intercom que configuran la integración con Salesforce. También necesitarás acceso de administrador en Salesforce para gestionar los campos de Account; coordínate con tu administrador de Salesforce antes de cambiar campos identificadores como Account Number.
Con la sincronización de companies y accounts configurada, podrás:
Ver los detalles más actualizados de la company.
Usar datos de accounts de Salesforce dentro de Intercom para dirigir mensajes salientes, segmentar a tus clientes y más.
Actualizar Salesforce con datos de company enviados desde Intercom.
Sincronizando accounts en Salesforce con companies en Intercom
Similar a cómo sincronizamos leads y contactos, puedes sincronizar accounts en Salesforce con companies en Intercom.
Nota: Actualmente solo puedes sincronizar business accounts, no person accounts.
Términos clave usados en este artículo
Company ID — un identificador único que asignas a una company al enviarla a Intercom vía JavaScript o la REST API. Tú controlas este valor; Intercom no lo genera automáticamente. (Excepción: Qualification Companies, que son creadas automáticamente por Intercom y no pueden sincronizarse con Salesforce.)
Account Number — un campo estándar en los registros de Account de Salesforce usado como identificador para la coincidencia. Para establecer una coincidencia, este campo debe contener el mismo valor que el Company ID en Intercom.
Identity mapping — el enlace interno que crea la integración entre una company de Intercom y un account de Salesforce que coinciden. La integración sincroniza datos a través de este enlace pero nunca crea los objetos company o account por sí misma.
¿Cómo se mapean las companies y los accounts?
Se establece un mapeo cuando se encuentran objetos (accounts en Salesforce, companies en Intercom) con el mismo identificador (un campo como Account Number) tanto en Intercom como en Salesforce.
Por ejemplo, una company en Intercom con el Company ID 'abc123' se emparejará con un account en Salesforce con el Account Number 'abc123'.
Nota: Intercom no soporta la sincronización de companies creadas automáticamente durante la calificación. Para sincronizar una company con Salesforce, créala con un Company ID definido vía REST API o el fragmento de JavaScript en su lugar.
Un mapeo entre una company en Intercom y un account en Salesforce es único y persistente (relación “uno a uno”). En caso de que dos o más accounts tengan el mismo ID, se emparejará el account actualizado más recientemente.
¿Cómo funciona el mapeo de atributos?
Después de mapear accounts con companies, puedes mapear y sincronizar sus atributos (campos). Puedes determinar en qué dirección se enviará el atributo durante el proceso de sincronización (de Intercom a Salesforce o viceversa). También puedes especificar si no quieres sincronizar valores vacíos o sobrescribir los existentes.
Nota: Los datos sincronizados a través de estos mapeos se aplican directamente a los objetos account o company en Salesforce o Intercom. Para una vista simple de datos en vivo de Salesforce en Intercom, usa la app Inbox.
Para sincronizar atributos entre Intercom y Salesforce, sus tipos de datos deben ser compatibles entre ambos sistemas. Consulta aquí qué tipos de campo son compatibles.
Qué necesitas antes de sincronizar datos de accounts
Para sincronizar datos de companies y accounts entre Intercom y Salesforce, necesitas:
1. Activa “enable company related features” en Settings > Workspace > General:
Antes de continuar: La integración solo puede sincronizar objetos company que ya existen en Intercom; no puede crearlos desde accounts de Salesforce. Completa los pasos 2 y 3 a continuación antes de activar la sincronización. Omitir el paso 2 es la razón más común por la que la integración no funciona como se espera.
2. Asegúrate de tener objetos company en Intercom antes de activar la sincronización. La integración empareja registros existentes; no crea companies de Intercom a partir de accounts de Salesforce, ni accounts de Salesforce a partir de companies de Intercom. Los objetos company se envían a Intercom en el fragmento de código JavaScript intercomSettings (como un objeto JSON llamado company) o usando la REST API.
Lee este artículo para aprender más sobre companies en Intercom.
3. Verifica que el company ID que envías a Intercom tenga el mismo valor que el campo que identifica tus accounts en Salesforce. Esto garantiza una coincidencia entre objetos en ambos sistemas:
Puedes usar cualquier campo que identifique un account en Salesforce para emparejarlo con una company en Intercom. Debe ser un identificador único para garantizar una coincidencia correcta.
Recomendamos usar Account Number como identificador. Si existen duplicados, se emparejará el que fue actualizado más recientemente.
Nota: "Los campos de tipo "Text Area" no pueden usarse como identificador en el lado de Salesforce. En este caso, configura tu campo para que sea de tipo "String" en su lugar.
Consejo: Verifica que el Company id en Intercom tenga el mismo formato que el identificador de account (campo) que usas en Salesforce:
Nota: Actualmente no es posible hacer coincidir con el record ID de Salesforce. Usa Account Number u otro campo de texto o entero como identificador en su lugar; consulta el paso 3 en los requisitos previos arriba.
Importante: Para que los registros de Salesforce se sincronicen con Intercom, el campo Intercom Company ID en Salesforce debe coincidir con el Company ID en Intercom. Si este campo no está configurado o no coincide, los campos mapeados no se sincronizarán y no se intentará la sincronización.
Importante: La integración no crea objetos company o account. Solo crea un enlace (identity mapping) entre registros que ya existen tanto en Intercom como en Salesforce. Si una company no existe aún en Intercom, crear un account en Salesforce no la creará; la company debe crearse primero en Intercom vía el fragmento de JavaScript, API o Messenger, con un company ID que coincida con el identificador del account en Salesforce.
Una vez que tengas companies en Intercom que coincidan con companies en Salesforce, estarás listo para comenzar a mapear los campos que quieres sincronizar entre ambos sistemas.
Cómo configurar el mapeo
Ve a la configuración de la app de Salesforce. Abre la pestaña “Sync account data”, donde encontrarás dos secciones:
Mapear companies con accounts
Mapear atributos
Cómo mapear companies de Intercom con accounts de Salesforce
Para mapear companies en Intercom con accounts en Salesforce puedes usar cualquier campo de texto, entero, doble o id que identifique tus objetos account en Salesforce (con Company ID en Intercom). Encuentra más información sobre los tipos de datos primitivos en Salesforce aquí.
Esto requiere que tengas un ID único que esté configurado tanto en Intercom como en Salesforce para cada empresa. Recomendamos usar un identificador único ya que garantiza una coincidencia única entre Intercom y Salesforce.
Selecciona el campo en Salesforce que quieres usar para mapear empresas con cuentas:
🌟 Consejo profesional: Mira este video de Aidan que explica con más detalle cómo crear empresas en Intercom y cómo coincidir registros usando el company ID. 🎥 🎬
Para aplicar tus cambios, guarda tu configuración. 👌
Si cambias el campo usado para mapear empresas con cuentas, cualquier coincidencia establecida entre empresas en Intercom y cuentas en Salesforce se deshará, y se establecerán nuevas de ahora en adelante.
Estos cambios se aplicarán a nuevas coincidencias en el futuro, pero las coincidencias existentes no se actualizarán. Esto significa que algunos datos de Salesforce mostrados en Intercom podrían estar desactualizados hasta que se establezca una nueva coincidencia.
Cómo mapear atributos entre Intercom y Salesforce
En la segunda sección, puedes mapear atributos entre cuentas en Salesforce y empresas en Intercom. Estos son los atributos que se sincronizarán directamente hacia o desde tus empresas en Intercom, no los atributos visibles en la app de inbox (que no se pueden editar).
Esta sección explica exactamente cómo y cuándo se sincronizan los datos entre Salesforce e Intercom. Es buena idea familiarizarse antes de configurar el mapeo de atributos.
Haz clic en ‘+ Map new attribute’ al final de la lista:
Luego, selecciona qué atributo de Intercom y qué campo de Salesforce quieres mapear. Recuerda mapear atributos con campos que tengan un tipo de dato compatible.
Verás el tipo listado junto a cada atributo y campo entre paréntesis, por ejemplo (String):
Si un campo ya está usado en otro mapeo de atributo o ID, estará deshabilitado.
Actualmente no soportamos la sincronización a campos compuestos de Salesforce. Usa los campos componentes individuales en su lugar — por ejemplo, usa BillingStreet y BillingCity en lugar de BillingAddress.
Actualmente no soportamos sincronizar atributos que cambian muy frecuentemente (por ejemplo, last_seen) o campos de fórmula. Para datos en vivo de Salesforce en Intercom sin sincronización de atributos, usa la app Salesforce Inbox en su lugar.
Luego selecciona en qué dirección ocurrirá la sincronización (de Intercom a Salesforce o de Salesforce a Intercom):
Luego, marca la casilla para cualquier situación en la que este atributo no debería sincronizarse. En este ejemplo, como sincronizamos de Salesforce a Intercom, Salesforce es la “Fuente” y Intercom es el “Destino”. Puedes elegir no sincronizar:
Si la fuente está vacía.
Si el destino ya tiene un valor.
Haz clic en ‘Add’ para guardar el mapeo en la lista.
Para editar un mapeo, pasa el cursor sobre él y haz clic en '‘Edit’':
Si ya no quieres sincronizar un atributo específico, pasa el cursor sobre él y haz clic en ‘Remove’:
Eliminar un mapeo detiene la sincronización futura para ese atributo inmediatamente. Los datos ya sincronizados en cualquiera de los sistemas no se eliminan.
Para aplicar tus cambios, haz clic en ‘Guardar configuración’ en la esquina inferior derecha:
Una vez guardados los cambios, verás un mensaje de confirmación:
¿Qué sucede cuando habilitas la sincronización con datos existentes?
Si ya tienes datos de empresa o cuenta en Intercom o Salesforce, habilitar la sincronización puede sobrescribir datos existentes. Para evitar esto, usa la opción "No sincronizar si el destino ya tiene un valor" al configurar cada mapeo de atributos. Aprende más sobre cuándo y cómo se sincronizan los datos.
¿La sincronización de cuentas afecta la sincronización de personas?
No es posible solo sincronizar datos de cuenta/empresa. Con esta app instalada, algunos campos requeridos por Salesforce se envían al crear un lead o se sincronizan cada vez que se actualizan en Intercom o Salesforce. Lee más sobre cómo funciona la sincronización de personas.
¿Puedo actualizar datos existentes en masa?
No — la sincronización comienza desde que guardas tu configuración y solo se aplica a cambios hechos después de ese momento. Los registros históricos no se rellenan automáticamente. Para activar una sincronización para un registro existente sin esperar un cambio natural, haz una pequeña edición en la empresa en Intercom (que se sincroniza con Salesforce inmediatamente) o en la cuenta en Salesforce (que se detecta en 5 minutos).
¿Importar cuentas para marketing basado en cuentas?
La funcionalidad de sincronización de cuentas de esta app mantiene tus datos de cuenta sincronizados entre Salesforce e Intercom.
Importar cuentas para marketing basado en cuentas es una funcionalidad diferente que no está destinada a mantener tus datos de cuenta actualizados entre Salesforce e Intercom.
Recomendaciones clave antes de lanzar
Comunícate con tu administrador de Salesforce sobre asignar el límite correcto de API a Intercom para que todas tus otras integraciones puedan funcionar al mismo tiempo. Lee este artículo para saber cómo gestionar el uso de API en la app de Salesforce en Intercom.
Como con cualquier integración de producto de sincronización de datos, existen algunos riesgos de datos. Para minimizar este riesgo recomendamos hacer una copia de seguridad de tus datos de Salesforce antes. Lee este artículo para saber cómo.
Instala y prueba la app de Salesforce primero en un entorno sandbox. Lee este artículo para saber cómo.
¿Cómo se sincronizan los datos entre Intercom y Salesforce?
Los atributos que mapeas entre Intercom y Salesforce se sincronizan cuando cambian en cualquiera de los dos sistemas. Cuando el cambio ocurre en Intercom, la sincronización a Salesforce se activa inmediatamente, mientras que Salesforce se revisa cada 5 minutos para determinar si hay cambios para sincronizar a Intercom. Consulta las tablas a continuación para detalles sobre cómo se actualizan los datos en diferentes situaciones.
Importante: Debido a que los datos solo se sincronizan cuando hay cambios (o nuevos registros) en Salesforce o Intercom, los datos históricos no siempre están sincronizados. Si no ha habido un cambio que desencadene una actualización, los datos mostrados en Intercom pueden no coincidir con los datos mostrados en la aplicación inbox de Salesforce. No hay una actualización masiva de datos históricos existentes al usar la aplicación de Salesforce.
Cómo se sincronizan los datos de Intercom a Salesforce
Los siguientes desencadenantes en Intercom harán que los datos se actualicen en Salesforce. El comportamiento en cada uno de estos casos es diferente dependiendo de si ya existe una coincidencia entre una cuenta en Salesforce y una empresa en Intercom. Esta coincidencia se llama "identity mapping".
Importante: Un identity mapping es un enlace entre registros que ya existen en ambos sistemas. La integración no crea objetos de empresa en Intercom ni objetos de cuenta en Salesforce; solo sincroniza datos entre registros coincidentes que ya existen en ambos lados.
Cada fila muestra tres resultados: qué sucede cuando los dos registros ya están vinculados (columna 2), y qué sucede cuando comparten un ID coincidente pero aún no tienen enlace (columna 3). Si no existe ninguna cuenta de Salesforce coincidente para una empresa de Intercom, no se crea sincronización ni mapeo sin importar el desencadenante.
Desencadenante | Si ya existe un identity mapping | Si no se encuentra un identity mapping existente |
Empresa actualizada en Intercom | Sincronizar cualquier atributo actualizado a Salesforce. |
|
Empresa creada en Intercom | No aplicable. | Crear un nuevo identity mapping (un enlace entre la empresa existente en Intercom y la cuenta existente en Salesforce).
Sincronizar todos los atributos mapeados a Salesforce. Nota: esto no crea una nueva cuenta de Salesforce; solo sincroniza atributos a una cuenta que ya existe y coincide. |
Empresa eliminada en Intercom | Eliminar identity mapping (elimina el enlace entre la empresa de Intercom y la cuenta de Salesforce; la cuenta de Salesforce no se elimina). | No aplicable. |
Nota: “Atributos mapeados” son cualquier atributo que hayas configurado para sincronizar entre Intercom y Salesforce en tus ajustes.
Cómo se sincronizan los datos de Salesforce a Intercom
Intercom verifica Salesforce para cualquier cambio (cuentas nuevas o actualizadas) cada 5 minutos y, cuando los encuentra, actualiza la información en Intercom.
Importante: La integración solo sincroniza datos entre registros que ya existen en ambos sistemas. No crea nuevas empresas en Intercom a partir de cuentas de Salesforce; si no existe una empresa de Intercom coincidente, no se realizará ninguna sincronización.
Cada fila muestra tres resultados: qué sucede cuando los dos registros ya están vinculados (columna 2), y qué sucede cuando comparten un ID coincidente pero aún no tienen enlace (columna 3). Si no existe ninguna empresa de Intercom coincidente para una cuenta de Salesforce, no se crea sincronización ni mapeo sin importar el desencadenante.
Desencadenante | Si ya existe un identity mapping | Si ya existe un registro coincidente en el otro sistema (aún sin mapeo) |
Cuenta actualizada en Salesforce | Sincronizar todos los atributos mapeados a Intercom. |
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Clave de mapeo actualizada en Salesforce. (Por ejemplo, el ID usado para coincidir un registro en Intercom) |
|
|
Cuenta creada en Salesforce
| No aplicable. |
|
Cuenta eliminada en Salesforce | Eliminar identity mapping (elimina el enlace entre la cuenta de Salesforce y la empresa de Intercom; la empresa de Intercom no se elimina). | No aplicable. |
Si se elimina a una persona de una empresa en Intercom, ¿también se eliminará de la cuenta en Salesforce?
No, la aplicación de Salesforce no sincroniza las asociaciones de empresa/cuenta de una persona entre plataformas. Leads y users en Intercom que se agregan o eliminan de empresas en Intercom no actualizarán las asociaciones de cuenta de un lead/contacto mapeado en Salesforce. Si una persona necesita ser eliminada de una empresa en Intercom y de una cuenta en Salesforce, debes hacer ese cambio en ambas plataformas.