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会話をスヌーズする

保留中の会話をスヌーズして、フォローアップのリマインダーを設定します。

対応者:Eric Fitzgerald

あなたとチームメイトは、まだアクティブだが一時的に保留中の会話をスヌーズするべきです。例えば、顧客や他のチームメイトからの追加情報を待っている場合、返信があるまで会話をスヌーズできます。

会話をスヌーズすると、設定した期間の間、オープン会話リストから一時的に削除されます。スヌーズ期間が終了するか(または誰かが返信すると)、会話が再度開かれ、フォローアップを促します。

スヌーズ機能はワークフローを効率化し、優先すべき問題に集中できるようにします。


会話をスヌーズする方法

1. 会話をスヌーズするには、 Z または 右上の月のアイコンをクリックします。

2. 次に、会話をスヌーズする期間を選択します。

特定の日付まで会話をスヌーズしたい場合は、'カスタム'をクリックし、カレンダーから日時を選択してください。

注意:「明日までスヌーズ」オプションは常にワークスペースのタイムゾーンで午前9時に設定されます。営業時間設定で変更できません。別の時間までスヌーズしたい場合は、カスタムオプションを選択してください。

スヌーズされた会話はいつ自動的に再開されますか?

スヌーズされた会話は以下の場合に自動的に再開されます:

  • 指定したスヌーズ期間が終了したとき。 — 会話が再開されると、スヌーズされた日時と再開された時間を表示します。時間はローカルタイムゾーンで表示されるため、チームメイトによって異なる場合があります。

  • 顧客またはチームメイトが会話に返信したとき。

  • 担当チームメイト以外の誰かが属性を更新したとき。

  • 未割り当ての会話またはticketの属性が更新されたとき。

注意:あなたに割り当てられた'スヌーズ中'の会話で返信メッセージを送っても、自動的に'unsnooze'/再開されません。

他の誰かがあなたに割り当てられた'スヌーズ中'の会話に返信、メモ追加、属性更新を行うと、自動的に'unsnooze'/再開されます。

会話を再開したい場合は、手動で行うこともできます。

さらに、ticketが会話にリンクされている場合、ticketのアクティビティによって会話が'unsnooze'されます。

会話はスヌーズすべきか、それともクローズすべきか?

会話が完全に解決されるまで、送信する各メッセージの後にスヌーズするべきです。例えば、顧客やチームメイトの回答を待っている場合にスヌーズします。

会話は顧客にとって完全に解決された場合のみクローズしてください。

注意:適切なタイミングで会話をクローズすることで、チームのConversations closed率がinboxレポートに正確に表示されます。


macroからスヌーズ

macroにスヌーズアクションを追加すると、チームメイトが実行したときに会話が自動的にスヌーズされます。追加の手順は不要です。

macroにスヌーズアクションを追加する方法

  1. macroエディターを開き、スヌーズアクションを追加します。

  2. 期間を設定します。例:3日6時間。

  3. macroを保存します。

注意:期間はmacroが実行された時点から計算されます。作成時ではありません。macroは期間ベースのスヌーズのみ対応しており、固定日時の設定はできません。


複数の会話を一括スヌーズ

inboxのリストビュー、テーブルビュー、検索結果から複数の会話を一度にスヌーズできます。

複数会話を一括スヌーズする方法

  1. スヌーズしたい会話をチェックボックスで選択します。現在の検索やフィルターに一致するすべての会話(最大10,000件)を選択するには、Command-K( ⌘K / Ctrl-K )メニューのすべて選択を使います。

  2. 一括アクションバーでスヌーズをクリックします。あるいは、 ⌘K / Ctrl-K のクイックアクションメニューからスヌーズを選択します。

  3. プリセットの期間を選ぶか、特定の日時を設定して選択したすべての会話に適用します。

注意:一括スヌーズは、一括アクションバーと ⌘K / Ctrl-K クイックアクションメニューのクローズ、割り当て、タグと並んで表示されます。


スヌーズ時間で並べ替え

新しい並べ替えオプションで、スヌーズされた会話が戻る予定の時間でinboxを並べ替えられます。

  • inboxの並べ替えをクリックし、スヌーズ時間を選択します。テーブルビューでは、スヌーズ時間の列ヘッダーをクリックしても並べ替え可能です。

  • スヌーズされていない会話はリストの下部に並びます。


スヌーズされた会話を管理する

スヌーズされた会話を見るには、メッセージ左側のドロップダウン矢印をクリックし、スヌーズされた会話を選択します。

移動中に会話をスヌーズ

Intercom Conversations appがあれば、移動中でも簡単に会話をスヌーズできます。

  • 画面右上の情報アイコンをタップし、会話をスヌーズを選択します。

  • 会話を手動で再開するには、情報アイコンを選択し、会話を再開を選びます。

注意:あなたに割り当てられた'スヌーズ中'の会話にメモを追加しても、自動的に'unsnooze'/再開されません。

他の誰かに割り当てられた'スヌーズ中'の会話に返信、メモ追加、属性更新を行うと、自動的に'unsnooze'/再開されます。


会話をスヌーズする際のベストプラクティス

透明性を保つ

チームメイトの回答を待っている場合や自分で問題を調査している場合は、スヌーズする前に顧客にいつ返答するかを伝えましょう。

ワークフローを効率化する

  • 会話をクローズする前に、顧客に問題が解決したか確認し、解決したらできるだけ早くクローズしましょう。時間短縮のためにTextExpanderで繰り返し使える「サインオフスニペット」を作成すると便利です。「他にお手伝いできることがあれば教えてください」といった温かく親しみやすい言葉を添えましょう。

  • 顧客の返信を待っている場合は、会話を翌日までスヌーズするのが最適です。翌日に会話が再開され、フォローアップを思い出させてくれます。顧客は必要なサポートを受けられるように配慮していることを感謝するでしょう。

  • スヌーズされた会話は1日1回確認し、まだ返信がない顧客にフォローアップしましょう。時間短縮のためにmacroを作成し、顧客ごとにパーソナライズしてください。

会話をクローズすべきタイミングを知る

顧客が1週間スヌーズされた会話に返信しなければ、問題を既に解決している可能性があります。その場合は会話をクローズしても構いません。顧客が返信すると自動的に再開されます。


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