Caixas de entrada de alto volume frequentemente lidam com respostas automáticas de "fora do escritório" ou mensagens de spam de canais sociais como WhatsApp, Instagram e Facebook. Triar manualmente essas mensagens reduz a produtividade da equipe e pode distorcer suas métricas de tempo de resposta.
Usando Workflows, você pode detectar essas mensagens no momento em que chegam. Isso permite roteá-las automaticamente para uma pasta dedicada ou encerrá-las completamente antes que cheguem à sua inbox principal.
Configure um Workflow para lidar com spam
Se você deseja fechar automaticamente respostas automáticas ou mensagens de spam que possa receber via canais WhatsApp, Instagram ou Facebook, pode fazer isso configurando um Workflow.
1. Crie seu gatilho
Para começar, navegue até Workflows e crie um novo workflow do zero.
Selecione o gatilho Quando o cliente enviar sua primeira mensagem.
Escolha os canais que deseja proteger (por exemplo, WhatsApp, Facebook ou Web).
2. Defina critérios de spam com Branches
Em seguida, adicione uma etapa Branches para identificar quais mensagens devem ser tratadas como spam.
Na condição if, selecione Conteúdo da Mensagem e use o contém auto-reply.
Adicione palavras-chave comumente encontradas no spam que você recebe (por exemplo, "auto-reply", "prêmio" ou domínios específicos).
Use a regra OU para encadear múltiplas condições para que o workflow seja acionado se qualquer uma dessas palavras-chave aparecer.
3. Atribua e feche automaticamente
Para o ramo que você identificou como spam, configure uma ação em duas etapas para garantir que sua inbox permaneça organizada:
Atribuir a uma pasta de Spam: Adicione uma ação para Atribuir a uma equipe ou inbox específica chamada "Spam". Isso mantém sua inbox principal limpa enquanto permite revisar mensagens filtradas, se necessário.
Fechar a conversa: Siga imediatamente a atribuição com uma ação de Fechar conversa.
Dica: Sempre garanta que o caminho ELSE do seu ramo direcione para sua equipe de suporte padrão ou um Workflow reutilizável para triagem adicional. Isso garante que clientes legítimos que não correspondem aos seus critérios de spam não sejam ignorados.
Melhores práticas estratégicas de mitigação
Use uma inbox "Spam"
Em vez de apenas fechar uma conversa, atribuí-la primeiro a uma equipe dedicada "Spam" é uma boa prática. Isso permite auditar a eficácia do workflow e garante que você possa recuperar uma conversa se um cliente real for pego acidentalmente pelos seus filtros.
Entenda as limitações
Embora Workflows sejam uma poderosa primeira linha de defesa, eles não são uma solução total para ataques severos.
Mudança de táticas: Spammers persistentes podem mudar seus endereços de e-mail, endereços IP ou conteúdo das mensagens para burlar seus filtros.
Atualizações regulares: Você deve revisar periodicamente as mensagens na sua pasta "Spam" e atualizar suas palavras-chave em Branches para refletir novos padrões.
Nota: Se você estiver enfrentando uma campanha de assédio severa e direcionada que persiste apesar dessas configurações de Workflow, entre em contato com o Suporte Fin para explorar opções adicionais de segurança.