Beim Senden von E-Mail-Antworten aus dem Inbox kommt es manchmal vor, dass E-Mails aufgrund eines Problems mit dem E-Mail-Konto oder Anbieter des Empfängers nicht zugestellt werden. In solchen Fällen zeigen wir die Fehlermeldung an, die uns der E-Mail-Anbieter zurückgesendet hat, als wir versucht haben, die E-Mail zuzustellen.
Wenn der E-Mail-Anbieter des Kunden den Fehler zurücksendet, fügen wir der Konversation eine Notiz hinzu, um die Fehlermeldung zusammen mit der E-Mail-Adresse anzuzeigen, die Ihre Antwort nicht empfangen konnte.
Dies sind Fehler, auf die Intercom keinen Einfluss hat. Sie weisen auf ein Problem mit dem E-Mail-Konto oder dem E-Mail-Anbieter des Empfängers hin, nicht auf ein Problem mit Intercom. Zum Beispiel, wenn das Postfach des Empfängers voll ist oder er seine E-Mail-Adresse geändert hat.
Bei solchen Fehlern können Sie entweder später erneut versuchen zu senden oder den Kunden über eine andere Adresse oder einen anderen Kanal kontaktieren, falls verfügbar.
Fehlerhinweise zur Nachrichtenübermittlung öffnen geschlossene Konversationen nicht erneut.
Häufige Zustellfehler
Dies sind einige Fehlercodes, die häufig auftreten, wenn der Versuch, eine E-Mail zuzustellen, fehlschlägt, zusammen mit Beschreibungen, was sie normalerweise bedeuten, und Schritten zur Behebung.
Fehlercode | Bedeutung |
421-4.7.28 | Dies ist eine vorübergehende Verzögerung aufgrund eines Ratenlimits von Gmail, wenn Gmail eine „ungewöhnliche Mailrate von Ihrem SPF domain“ erkennt. Gmail kann die Zustellung Ihrer Nachricht mit diesem Code verzögern, wenn seine Spam-Schutzsysteme ein untypisches Versandmuster feststellen – zum Beispiel einen plötzlichen Anstieg des Versandvolumens von einer neuen oder wenig genutzten Domain. Dies wird von den Richtlinien von Gmail gesteuert und nicht von Intercom. Sie können es später erneut versuchen, und die Authentifizierung (SPF/DKIM) sowie das Aufwärmen Ihrer sendenden Domain können diese Ratenlimits im Laufe der Zeit reduzieren.
Wenn die Antwortadresse Ihres Workspace auf „Workspace email address“ eingestellt ist, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre eigene E-Mail hinzufügen und Ihre Antwortadresse auf die verifizierte E-Mail setzen. |
550 Email Blocked | Dieser Fehler tritt auf, wenn der Server des Empfängers die Nachricht aufgrund einer Drittanbieter-Blockliste blockiert. Versuchen Sie nach kurzer Wartezeit erneut zu senden, da temporäre Blockaden oft automatisch aufgehoben werden. Bei Dringlichkeit nutzen Sie einen alternativen Kommunikationskanal, um den Empfänger zu erreichen. |
550 5.4.1 | Der Mailserver des Empfängers erkennt die Adresse nicht. Dies ist bei Microsoft 365-Empfängern häufig. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts in Intercom auf Tippfehler und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Wenn die Adresse korrekt ist, kontaktieren Sie den Empfänger über einen anderen Kanal und bitten Sie ihn, mit seinem IT-Team zu bestätigen, dass das Postfach existiert und die Mailweiterleitung der Domain korrekt eingerichtet ist. |
550-5.1.1 | Die E-Mail-Adresse des Empfängers existiert nicht. Sie könnte einen Tippfehler enthalten oder das Konto wurde geschlossen. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts in Intercom und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Wenn die Adresse korrekt ist, kontaktieren Sie den Empfänger über einen anderen Kanal, um eine alternative Adresse zu erhalten. |
550 5.1.10 | Dies ist Microsoft 365s Version des Fehlers „Adresse existiert nicht“ – der Empfänger wurde bei der SMTP-Adresssuche nicht gefunden. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts in Intercom und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Wenn die Adresse korrekt ist, kontaktieren Sie den Empfänger über einen anderen Kanal, um eine alternative Adresse zu erhalten. |
550-5.7.1 | Der Mailserver des Empfängers hat die Nachricht abgelehnt, meist wegen einer Authentifizierungs- oder Spam-Richtlinie. Stellen Sie sicher, dass Ihre sendende Domain mit Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) und Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) authentifiziert ist. Wenn die Authentifizierung korrekt eingerichtet ist, bitten Sie den Empfänger, mit seinem IT-Team zu klären, welche Regel Ihre E-Mails blockiert, und Ihre sendende Domain gegebenenfalls auf die Positivliste zu setzen. |
552-5.2.2 | Dies zeigt an, dass das Postfach des Empfängers voll ist und keine weiteren Nachrichten akzeptiert, bis Platz geschaffen wird. |
554-5.4.4 | Dies bedeutet typischerweise, dass der Mailserver des Empfängers keinen Weg gefunden hat, Ihre E-Mail zuzustellen. DNS kann auf deren Mailserver falsch konfiguriert sein, es können Richtlinienbeschränkungen vorliegen, die bestimmte E-Mail-Typen blockieren, oder es gibt ein temporäres Problem mit dem Server oder Netzwerk. |
554-5.4.7 | Dies bedeutet typischerweise, dass der Mailserver des Empfängers keinen Weg gefunden hat, Ihre E-Mail zuzustellen. DNS kann auf deren Mailserver falsch konfiguriert sein, es können Richtlinienbeschränkungen vorliegen, die bestimmte E-Mail-Typen blockieren, oder es gibt ein temporäres Problem mit dem Server oder Netzwerk. |
Postfach voll Fehler
Ein „Postfach voll“-Fehler ist eine vorübergehende Zustellungsstörung, die vom E-Mail-Server des Empfängers gemeldet wird – er bedeutet, dass das Inbox des Empfängers keinen Platz für neue Nachrichten hat. Intercom versucht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters erneut zuzustellen. Bleibt das Postfach während dieses Zeitfensters voll, kann die Adresse schließlich dauerhaft abgewiesen werden.
Intercom unterdrückt Adressen mit einem „Postfach voll“-Fehler nicht automatisch. Der Empfänger muss Platz in seinem Inbox schaffen, um weitere E-Mails zu empfangen. Sobald dies geschieht, kann die Zustellung erneut versucht werden.
Hinweis: Wenn ein „Postfach voll“-Fehler bestehen bleibt und die Adresse schließlich dauerhaft abgewiesen wird, wird sie auf die Bounce-Liste gesetzt. Kontaktieren Sie unser Support-Team, um sie entfernen zu lassen, sobald der Empfänger Platz in seinem Inbox geschaffen hat.
Kontakt hat E-Mail als Spam markiert
Wenn ein Kontakt eine E-Mail als Spam markiert, meldet Intercom ihn automatisch ab und blockiert alle zukünftigen ausgehenden E-Mails an diese Adresse. Diese Einschränkung wird innerhalb von Intercom angewendet und kann irreführende Fehlermeldungen erzeugen – zum Beispiel kann der Fehler als „Postfach voll“ angezeigt werden, obwohl die tatsächliche Ursache die Spam-Meldung ist.
Um die E-Mail-Zustellung wiederherzustellen, muss der Kontakt zuerst ausdrücklich die Erlaubnis zur erneuten Anmeldung geben. Sobald Sie deren schriftliche oder mündliche Zustimmung haben, können Sie die Blockierung im Profil in Intercom durch erneute Anmeldung aufheben.
Hinweis: Diese Blockierung ist spezifisch für Intercom und auf der Seite des E-Mail-Anbieters des Empfängers nicht sichtbar. Die irreführende Fehlermeldung resultiert daraus, wie die Blockierung angezeigt wird, nicht aus einem Problem mit deren Inbox.
Hinweis: Eine Spam-Blockierung und die Bounce-Liste sind zwei separate Einschränkungen. Eine Adresse kann wegen Spam markiert und blockiert sein, während sie nicht auf der Bounce-Liste steht (oder umgekehrt). Prüfen Sie beides, wenn Sie untersuchen, warum E-Mails einen Kontakt nicht erreichen.
E-Mail-Bounce-Liste
Nach wiederholten dauerhaften Zustellfehlern können E-Mail-Adressen auf eine Bounce-Liste gesetzt werden, um den Versandruf von Intercom zu schützen.
Was ist die Bounce-Liste?
Wenn eine E-Mail-Adresse einen Hard Bounce (dauerhaften Fehler) erfährt, fügt Intercom sie automatisch einer Bounce-Liste hinzu. Dies wird typischerweise durch eine ungültige oder nicht existierende Adresse verursacht. Eine gültige Adresse kann jedoch auch hard bouncen, wenn das E-Mail-Konto des Empfängers zum Zeitpunkt des Zustellversuchs nicht richtig eingerichtet war – dies führt dazu, dass die Adresse auf der Bounce-Liste landet, obwohl sie normalerweise E-Mails empfangen kann. Die Aufnahme in die Bounce-Liste verhindert zukünftige E-Mail-Zustellungen an diese Adresse, da fortgesetzte Zustellversuche an ungültige Adressen den Versandruf schädigen können.
Entfernen von Adressen aus der Bounce-Liste
Sie können E-Mail-Adressen nicht selbst von der Bounce-Liste entfernen – nur das Support-Team von Intercom kann dies tun. Wenn die Adresse eines Empfängers auf der Bounce-Liste steht, werden E-Mails an diese Adresse nicht zugestellt, bis sie entfernt wird. Um die Entfernung zu beantragen, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Messenger mit folgenden Angaben: - Die zu entfernende E-Mail-Adresse - Bestätigung, dass das zugrunde liegende Problem behoben ist (z. B. Adresse ist gültig, Postfach hat Platz, Serverprobleme sind behoben) Wir prüfen und entfernen die Adresse, wenn angemessen. Sobald der Eintrag gelöscht ist, gelingen weitere Zustellversuche, sofern die Adresse korrekt ist und E-Mails empfangen kann. Die Entfernung erfolgt in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen.
Wichtig: Bevor Sie die Entfernung beantragen, stellen Sie sicher, dass das zugrunde liegende Problem behoben ist (z. B. die E-Mail-Adresse ist jetzt gültig, das Postfach ist nicht mehr voll oder Serverprobleme sind behoben). Wenn der Bounce-Code anzeigt, dass das Konto nicht existiert, können wir die Adresse ohne Bestätigung der Gültigkeit nicht entfernen. Ist die Adresse nicht mehr gültig, empfehlen wir, den Kontakt zu löschen, anstatt die Entfernung zu beantragen, da Zustellversuche an nicht existierende Adressen Ihren Versandruf schädigen können.
Fehler beim Senden der Nachricht
Wenn Sie die Fehlermeldung „Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Klicken Sie zum erneuten Senden.“ beim Senden einer E-Mail- oder Chat-Antwort sehen, kann dies daran liegen, dass der Benutzer/Lead archiviert wurde.
Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich bitte an den Support.
Ignorierte Adressen
Wenn Empfänger unerwartet von E-Mail-Antwort-Threads ausgeschlossen werden, überprüfen Sie Ihre Einstellungen für Ignorierte Adressen. Gehen Sie zu Einstellungen > Inbox > Ignorierte Adressen und entfernen Sie alle Adressen, die nicht von Threads ausgeschlossen werden sollten. Testen Sie anschließend E-Mail-Antworten, um sicherzustellen, dass sie korrekt einbezogen werden.
Wann IT-Teams der Empfänger kontaktieren
Wenn das Problem weiterhin besteht, geben Sie dem IT-Team des Empfängers folgende Informationen:
Die betroffene E-Mail-Adresse.
Den genauen SMTP-Ablehnungstext.
Bestätigung, dass die Ablehnung von deren Server stammt.
FAQs
Warum kann ich keine E-Mail an eine Adresse senden?
Stellen Sie sicher, dass für diese E-Mail-Adresse ein Kontakt in Intercom existiert. Falls nicht, erstellen Sie den Kontakt und versuchen Sie es erneut.
Warum wird eine gültige E-Mail-Adresse als abgewiesen angezeigt?
Dies kann durch einen vorherigen dauerhaften Zustellfehler oder ein nicht initialisiertes Postfach zum Zeitpunkt des Sendens verursacht werden. Zur Behebung: 1. Bestätigen Sie, dass die Adresse gültig ist und das zugrunde liegende Problem behoben wurde. 2. Kontaktieren Sie unser Support-Team über den Messenger mit der E-Mail-Adresse und der Bestätigung, dass das Problem behoben ist. 3. Wir entfernen die Adresse in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen von der Bounce-Liste.
Wie lange dauert die Entfernung von der Bounce-Liste?
Entfernungen werden in der Regel innerhalb von 1–3 Werktagen nach Ihrer Support-Anfrage bearbeitet. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald die Adresse entfernt wurde. Testen Sie nach der Entfernung die Zustellung, indem Sie eine Nachricht aus dem Inbox senden, um sicherzustellen, dass E-Mails den Empfänger erreichen.