Usa este artículo para diagnosticar por qué un Workflow no se ejecuta como se espera. Cubre las causas más comunes: configuraciones de Messenger y automatización, desajustes en disparadores y audiencias, conflictos de prioridad de workflow, acciones y tiempos de compañeros, configuración de canales, conflictos con Fin AI Agent y fallos en workflows de cierre automático.
Este artículo es para compañeros que construyen y gestionan Workflows en Intercom. Necesitarás acceso al constructor de Workflows para aplicar cualquiera de las soluciones descritas aquí.
Lista de verificación para solución de problemas
Antes de comenzar, revisa rápidamente estas áreas clave donde comúnmente ocurren problemas:
Configuraciones fundamentales: ¿Está activo el Messenger y están habilitados los Workflows para la audiencia correcta?
Reglas y disparadores: ¿Están las condiciones para tu audiencia, canales y disparadores configuradas exactamente como se pretende?
Prioridad del Workflow: ¿Está corriendo un workflow diferente y más general en lugar del que esperas?
Tiempo y acciones de compañeros: ¿Una respuesta, programación o horario de oficina de un compañero impidió que el workflow se ejecutara?
Condiciones avanzadas: ¿Coinciden perfectamente puntos de datos específicos, como el estado del Ticket?
Herramienta de solución de problemas de Workflow
Usa la Herramienta de solución de problemas de Workflow para identificar condiciones desajustadas. Si la herramienta identifica una condición desajustada, actualiza la regla de disparador relevante, la configuración de audiencia o el atributo de datos en tu workflow para que coincida con el estado esperado, luego vuelve a probar con la misma conversación para confirmar que se resuelve el problema.
Navega a la vista general de Workflows.
Haz clic en “Troubleshoot” y pega la URL de la conversación.
Revisa los resultados para ver qué condiciones coincidieron y cuáles no; la herramienta resalta cualquier regla que esté bloqueando que el workflow se active.
¿Por qué mi Messenger no está activando el workflow?
Antes de revisar el workflow en sí, asegúrate de que las configuraciones de Messenger y automatización estén correctamente configuradas para permitir que las conversaciones comiencen.
Configuraciones de conversación entrante
Controlar el volumen de conversaciones entrantes es una configuración de Messenger que puede limitar quién tiene la capacidad de iniciar una conversación. Debido a esto, los Workflows con un disparador basado en conversación (por ejemplo, “Customer opens a new conversation in the Messenger”, “Customer sends their first message”, “Customer sends any message”) nunca se activarán para estos clientes.
Messenger deshabilitado
Mostrar el lanzador de Messenger es una configuración de Messenger que puede ocultar el Messenger a los clientes. Si el Messenger está oculto para los clientes, cualquier Workflow que implique una interacción con el Messenger (por ejemplo, “When a customer visits your site”, “When a customer clicks on a website element”, “When a customer opens the Messenger”) nunca se activará para estos clientes.
Conceptos básicos de automatización
Si tienes calificaciones de conversación activadas en tus configuraciones de automatizaciones simples para Leads y Users, esto puede interferir con que los disparadores de inactividad funcionen correctamente. Puede interrumpirse de forma no intencionada bloqueando que otros Workflows orientados al cliente se activen.
Para evitar este problema, usa la siguiente solución alternativa:
En lugar de enviar la calificación de la conversación mediante las configuraciones básicas, deberías crear un Workflow para enviar estas calificaciones. Esto evitará el problema en adelante.
¿Por qué no se activa el tipo de disparador correcto?
Desajustes en disparadores de correo electrónico y salientes
Tipos específicos de disparadores, como "Customer sends their first message" o "Customer sends any message," determinan qué workflows se activarán. Por ejemplo, "Customer sends their first message" se activa una vez por conversación, mientras que "Customer sends any message" se activa por cada mensaje posterior. Esta comprensión es esencial para estructurar workflows eficazmente sin solapamientos inesperados. El disparador que elijas para tu workflow y cómo configures sus ajustes decidirán quién o qué puede coincidir con el workflow y si se activa. Por ejemplo, usar un disparador "When a ticket is created" para tickets creados vía la API de Intercom puede no incluir un mensaje iniciado por el cliente, lo que puede impedir que el workflow se active.
Filtros de contenido de mensajes
Si tu workflow no se activa para acciones específicas, verifica desajustes en tus criterios objetivo. Por ejemplo, si un workflow no se activa para un correo electrónico específico, verifica que las condiciones de correo electrónico en la configuración del disparador sean correctas. Para enrutar correos entrantes eficazmente, usa el disparador "Customer Sends First Message" y filtra por atributos de correo electrónico en lugar de usar filtros de correo electrónico. Recuerda también que los workflows salientes como "Customer visits a page" están diseñados para disparadores específicos y normalmente no están ligados al inicio de conversaciones.
Si tu workflow usa filtros de contenido de mensajes, verifica si son demasiado restrictivos. Usar "Message content is" requiere una coincidencia exacta, mientras que "Message content contains" es más flexible y aumenta las tasas de éxito del disparador.
Desajustes en tipos de perfil (Users, Leads y Visitors)
Al configurar disparadores de workflow, verifica que la configuración de tu audiencia coincida con tu intención. Si un workflow está configurado para dirigirse solo a 'Users', no se activará para conversaciones iniciadas por 'Leads'. Para asegurar la activación correcta del workflow para todas las audiencias previstas, amplía tus reglas de audiencia para incluir todos los grupos relevantes.
Al configurar un workflow “Customer sends their first message”, ten en cuenta que si un visitante primerizo abre el Messenger y activa el workflow, luego será considerado un lead pero evaluado como visitante dentro del workflow, ya que usa una instantánea de su perfil.
Si el Workflow solo se dirige a Leads y Users, no se activará para este Visitor. Considera agregar todos los tipos de perfil para asegurar que todos coincidan con el Workflow.
Además, asegúrate de que la dirección de correo electrónico a la que los clientes envían mensajes esté adecuadamente definida dentro de la audiencia objetivo y configuraciones de disparador del workflow, usando filtros como 'Email to' o 'Email recipient' para mayor precisión. Los Workflows destinados a manejar correos reenviados siempre deben verificar que la dirección de destino del reenvío esté correctamente configurada y que el reenvío automático esté habilitado.
Ejemplo:
Configuras un workflow con el disparador "When customer opens a new conversation in the Messenger" y agregas un paso para etiquetar todas estas conversaciones.
Un cliente responde a una publicación que enviaste desde Outbound.
Esta conversación no sería etiquetada porque no iniciaron la conversación en el Messenger (respondieron a un mensaje saliente).
Si quieres que todas las conversaciones sean etiquetadas, deberías usar el disparador "When customer sends any message" en su lugar.
¿Estás dirigiéndote a las personas correctas (Users vs. Leads)?
Si un workflow (por ejemplo, una respuesta fuera de horario) no se activa porque se dirige a "Users" pero la conversación es con un "Lead", tu automatización no funcionará como se espera. Siempre verifica si tu workflow debería incluir tanto Users como Leads en su configuración de disparador. Reglas de audiencia mal configuradas pueden resultar en leads o users sin gestionar.
Las reglas de segmentación de audiencia pueden influir en quién será afectado por un Workflow. Si el cliente no coincide con los criterios de audiencia especificados, el Workflow no se activará. Al probar workflows, ten en cuenta que workflows configurados solo para "users" pueden fallar al probar en modo incógnito o en navegadores donde el usuario no es reconocido (a menudo identificado como visitante o lead). Para pruebas completas, actualiza la configuración de audiencia de tu workflow para incluir todos los tipos de participantes relevantes (visitors, leads y users). Por ejemplo, un workflow dirigido solo a Users no se activará para Leads. De igual forma, si un workflow requiere etiquetas o atributos específicos (por ejemplo, una etiqueta como to_drop_off_detected), no se activará si esas condiciones no se cumplen.
¿Por qué solo se ejecuta un workflow cuando deberían activarse varios?
Workflows orientados al cliente vs Workflows en segundo plano
Los Workflows en Intercom se categorizan como orientados al cliente o en segundo plano. Los workflows orientados al cliente implican interacciones visibles, como enviar mensajes automáticos, mientras que los workflows en segundo plano realizan acciones no visibles para el cliente, como etiquetar conversaciones o cerrar hilos. Es importante que para un solo tipo de disparador, solo se ejecute un workflow orientado al cliente, pero todos los workflows en segundo plano que coincidan pueden ejecutarse. Esta distinción asegura que diferentes workflows puedan coexistir sin conflictos. Solo un workflow orientado al cliente se activa por conversación. Cuando múltiples workflows coinciden con el mismo disparador, Intercom prioriza y activa el workflow con mayor rango en la configuración del workflow.
Solo puedes tener un workflow orientado al cliente ejecutándose en una conversación a la vez. Las acciones que interrumpirían un workflow orientado al cliente y permitirían que otro workflow orientado al cliente se active son acciones de compañeros e incluyen:
Abrir
Abrir y reasignar
Enviar un comentario
Posponer
Nota: Un workflow orientado al cliente mantiene su espacio incluso mientras espera una respuesta del cliente, no solo durante la ejecución activa de pasos. Esto significa que eventos posteriores (como la creación de un ticket o un nuevo mensaje del cliente) no activarán un nuevo workflow orientado al cliente mientras el primero siga activo, incluso si el nuevo evento usa un tipo de disparador completamente diferente. Por ejemplo, si un workflow de Sugerencia de Artículo está activo y esperando entrada en una conversación, un workflow de ‘Cuando se crea un ticket’ no se activará hasta que el primer workflow sea interrumpido o deshabilitado. Para resolver esto, deshabilite o pause el workflow bloqueante, o use una acción de un teammate (abrir, reasignar, comentar o posponer) para interrumpirlo.
Nota: Los workflows en segundo plano están diseñados para ejecutar automatizaciones independientemente de las acciones de los teammates y no se detendrán cuando los teammates respondan o pospongan conversaciones.
Después de que un workflow orientado al cliente ha sido interrumpido, otro workflow orientado al cliente puede intervenir libremente.
Las respuestas a mensajes salientes solo activarán workflows configurados para 'el cliente envía su primer mensaje', no aquellos configurados para 'el cliente abre una nueva conversación'. Esta distinción ayuda a asegurar que los workflows estén configurados correctamente para diferentes tipos de conversación. Por ejemplo, un disparador de "Primer mensaje" no se activará para respuestas a correos electrónicos salientes, ya que se tratan como continuaciones de conversaciones existentes.
¿Por qué mi regla de audiencia no coincide con los clientes correctos?
Las reglas de segmentación de audiencia pueden influir en quién será afectado por un Workflow. Si el cliente no cumple con los criterios de audiencia especificados, el Workflow no se activará.
¿Están funcionando sus reglas AND / OR como se espera?
Si su workflow usa múltiples condiciones unidas por "AND" y los resultados no son satisfactorios, considere cambiar a la lógica "OR" si activar un workflow cumpliendo cualquiera de las condiciones satisface sus necesidades. Para casos que requieren que se cumplan todas las condiciones, asegúrese de que los atributos y valores estén correctamente alineados en la configuración. Al usar "reglas OR" en la segmentación de audiencia, solo una condición necesita ser verdadera para que la regla se aplique. Esto significa que si alguna de las condiciones individuales coincide, el workflow se activará, incluso si otras condiciones no lo hacen.
Ejemplo:
Supongamos que configura una regla de audiencia basada en el atributo Ciudad con la siguiente lógica:
"Ciudad no es Dublín" O "Ciudad no es Londres".
Si un usuario está en Londres, la regla se evaluará de la siguiente manera:
Primero, verifica: Ciudad no es Dublín → Como el usuario está en Londres, esta condición es verdadera.
Porque una regla "OR" solo requiere que una condición sea verdadera, el workflow no verifica la segunda condición (si la ciudad no es Londres). La regla ya está satisfecha y el workflow continúa.
Esto significa que los usuarios en Dublín o Londres aún pueden recibir el mensaje o activar el workflow inesperadamente.
Las reglas OR se activan si cualquier condición se cumple.
Las reglas OR negativas pueden llevar a coincidencias no deseadas porque una vez que una condición es verdadera, las demás se ignoran.
Use reglas AND cuando necesite que se cumplan todas las condiciones antes de activar el workflow.
Asegúrese de que las condiciones de ramificación estén establecidas en las reglas de audiencia y no dentro de pasos específicos del workflow.
Esto asegura que solo las conversaciones elegibles se enruten a través del workflow desde el principio.
Entonces, si desea excluir usuarios en Dublín y Londres, debe cambiar de lógica "OR" a lógica "AND":
"Ciudad no es Dublín" Y "Ciudad no es Londres".
Con esta configuración:
El usuario no debe estar en Dublín y no debe estar en Londres para que el workflow se active.
Si está en cualquiera de las dos ciudades, la regla de audiencia no coincide y el workflow no se activa.
Puntos clave
Al configurar las reglas de audiencia de Workflows en Intercom:
Las reglas OR se activan si cualquier condición se cumple.
Las reglas OR negativas pueden llevar a coincidencias no deseadas porque una vez que una condición es verdadera, las demás se ignoran.
Use reglas AND cuando necesite que se cumplan todas las condiciones antes de activar el workflow.
Datos personales y datos de la empresa
Su Workflow puede tener disparadores específicos basados en datos personales o de la empresa — estos pueden ser cualquiera de los atributos de datos estándar o atributos de datos personalizados disponibles en Intercom. Debe verificar los criterios y condiciones establecidos para estos disparadores y asegurarse de que los datos estén correctamente ingresados y coincidan con las reglas establecidas.
Ejemplo:
Al usar ramas en un workflow, si se verifica:
"El atributo de la empresa no es".
El cliente debe estar asociado a una empresa para cumplir la regla de condición y coincidir. Si no tenemos una empresa para verificar el atributo, no asumiremos que la condición es verdadera, sino que se tomará otro camino.
Cuando una conversación se enruta por la lógica del workflow, el sistema usará la empresa asociada más recientemente actualizada con el usuario si no se establece una empresa específica, y que las condiciones de rama que usan reglas OR negativas pueden resultar en un enrutamiento inesperado si no se ordenan cuidadosamente. Asegúrese de especificar la empresa en la sesión y revisar el orden de las ramas para garantizar un enrutamiento correcto.
Las reglas de audiencia que usan "Última vez escuchado" no coinciden con el contacto que acaba de enviar un mensaje
Si su workflow usa una regla de audiencia como "Última vez escuchado es desconocido" o "Última vez escuchado fue hace más de X días", puede que el workflow nunca se active para el cliente que acaba de enviar un mensaje, incluso si aparece en la vista previa del tamaño de la audiencia.
Este es un comportamiento esperado: cuando llega un mensaje entrante, Intercom actualiza la marca de tiempo "Última vez escuchado" del contacto antes de que se ejecute la coincidencia de audiencia del workflow. Para cuando la coincidencia evalúa la regla, el contacto acaba de ser escuchado, por lo que ambas condiciones se evalúan como falsas y el workflow no se activa para el remitente.
Nota: La vista previa del tamaño de la audiencia (por ejemplo, "980 personas en su audiencia") lee los valores actuales de los atributos y puede ser engañosa. La coincidencia en vivo evalúa el valor después de que el mensaje entrante lo actualiza, por lo que un contacto visible en la vista previa puede no coincidir cuando realmente escribe. Esto se aplica igualmente a todos los canales entrantes: Messenger, email, SMS y otros.
Alternativas recomendadas:
Para responder a cada mensaje entrante sin importar el historial del contacto: elimine completamente la regla "Última vez escuchado" y diríjase a Leads y Users en el canal relevante.
Para dirigirse solo a contactos nuevos: use "Registrado es desconocido." Este atributo no se restablece con los mensajes entrantes, por lo que no hay condición de carrera.
Para reactivar contactos inactivos: use "Último contacto fue hace más de X días." El atributo "Último contacto" registra cuándo envió un mensaje saliente por última vez; no se actualiza cuando un cliente escribe, por lo que se mantiene preciso en el momento de la coincidencia.
¿Podría el tiempo, la programación o una acción de un teammate estar bloqueando el workflow?
Usando la programación puede controlar cuándo y por cuánto tiempo un Workflow está activo. A menudo puede suceder que un Workflow no se active porque no se cumplen los criterios para cuando está programado. Factores externos pueden impedir que un workflow se ejecute, incluso si todas las reglas son correctas.
¿Respondió un teammate o tomó acción primero?
Si un teammate abre, reasigna o envía un comentario en una conversación, puede interrumpir y finalizar cualquier workflow orientado al cliente activo. De manera similar, si un workflow tiene un retraso de tiempo, un teammate que responda antes de que termine el retraso lo cancelará. Además, los workflows que dependen de disparadores no responsivos pueden no activarse si el último mensaje fue enviado por un bot en lugar de un teammate.
Programación de fecha personalizada
El Workflow puede tener un programa de fechas personalizado, por ejemplo, para activarse solo entre la noche del viernes y la mañana del sábado. En este caso, probar el Workflow fuera de estas horas no lo activará, sin importar qué trigger se seleccione. Por ejemplo, si un workflow está configurado para ejecutarse los sábados entre las 00:00 y las 08:00 GMT, no se activará para eventos que ocurran a las 20:01 UTC del mismo día.
Horario de oficina
Puede que haya configurado Office Hours para que su Workflow se active dentro de ese horario, ya sea Durante el horario de oficina o Fuera del horario de oficina. Los Workflows solo usan el horario de oficina predeterminado, no los horarios personalizados establecidos para equipos individuales.
Recomendamos mover las reglas de horario de oficina dentro de sus Workflows como ramas condicionales, en lugar de en la configuración del trigger para un Workflow.
La configuración del trigger se evalúa cuando su cliente interactúa con el Messenger, mientras que las ramas se evalúan en tiempo real durante una conversación, por lo que son mucho mejores para manejar condiciones basadas en el tiempo.
Los Workflows no se aplican retroactivamente
Los Workflows solo se activan en conversaciones que comienzan después de que el workflow fue creado y puesto en vivo. Si una conversación comenzó antes de que existiera un workflow, ese workflow no se aplicará, incluso si la conversación cumple con todas las condiciones del trigger. Para manejar conversaciones preexistentes, adminístrelas manualmente o use un workflow en segundo plano que actúe sobre los atributos existentes de la conversación.
¿Podría la configuración del canal estar impidiendo el workflow?
Si su Workflow está configurado para canales específicos como Email, SMS o redes sociales, asegúrese de que el canal esté correctamente conectado y activo. Un canal desconectado podría ser la razón por la que un Workflow no se activa. Además, asegúrese de que la configuración del canal de su workflow coincida con la forma en que los users interactúan: si un workflow está configurado para activarse solo vía "email" y el user interactúa a través del Messenger, el workflow no se activará. Para workflows de email, asegúrese de que el canal Email esté habilitado en la configuración. Sin este canal activo, las conversaciones por email no activarán los workflows respectivos. Por ejemplo, un workflow dirigido a canales Web, iOS y Android no se activará para conversaciones por email.
Asegúrese de que los workflows que involucran emails tengan el canal de email correctamente configurado y activo en la configuración del trigger. También verifique si Simple Deploy está habilitado, ya que puede anular los workflows de email.
Nota:
Al usar un workflow "Cuando el customer envía su primer mensaje" que contiene elementos visibles para el customer, debe haber un intervalo de más de 2 minutos entre nuevas conversaciones iniciadas por el mismo customer para que el workflow se active nuevamente. Si el intervalo es menor a 2 minutos, el workflow no se activará.
Para conversaciones entrantes por email específicamente, hay un caso especial adicional: cuando múltiples emails del mismo remitente llegan en pocos segundos, solo el primero o los dos primeros emails son capturados por el trigger "Customer sends their first message". Los emails simultáneos posteriores solo coinciden con el trigger "Customer sends any message". Si las conversaciones llegan sin asignar y sin automatización, este comportamiento de ráfaga puede ser la causa. Como solución, active manualmente un workflow reutilizable desde dentro de la conversación afectada usando Cmd/Ctrl + K > Trigger reusable workflow.
¿Cómo evito que el mismo workflow se active varias veces?
Al configurar workflows que responden a mensajes de customers, puede querer evitar que el mismo workflow se active varias veces dentro de una conversación, especialmente cuando los users envían mensajes adicionales con más detalles.
Solución: Use etiquetas de conversación para controlar los triggers del workflow
Agregue una etiqueta específica (por ejemplo, "Pricing") a las conversaciones cuando su workflow se ejecute.
Configure los workflows para verificar la ausencia de esta etiqueta antes de activarse.
Este enfoque asegura que cada workflow se active solo una vez por conversación, evitando respuestas automáticas duplicadas.
Asegúrese de que la etiqueta referenciada en el workflow sea una etiqueta de Conversación, ya que las etiquetas de User no pueden usarse en filtros o workflows a nivel de conversación.
Este sistema de etiquetado es especialmente útil para workflows activados por condiciones como "Customer sends their first message" o "Customer sends any message", donde los mensajes de seguimiento podrían reactivar su automatización. Además, tenga en cuenta que una etiqueta solo puede aplicarse una vez por conversación. Si la etiqueta ya fue añadida antes, el workflow no la volverá a aplicar.
¿Por qué no se activa mi workflow en la URL correcta de la página?
Asegúrese de que el Workflow esté configurado correctamente para activarse en las Page URLs correctas o dentro de las aplicaciones adecuadas en dispositivos iOS y Android. Una mala configuración en estos ajustes puede impedir que el Workflow se active.
Mejores prácticas para segmentación por URL
La segmentación por Current page URL puede añadirse en la sección "Where to send" o en la sección principal de segmentación de Audiencia dentro de la configuración de Trigger rule. Sin embargo, su funcionalidad difiere según la sección en la que se coloque:
Segmentación de Audiencia: Las configuraciones de URL aquí segmentan a los users según la última página que visitaron. Estos datos pueden no estar siempre actualizados, lo que puede llevar a que los Workflows se activen incorrectamente.
Where to send: Ofrece una segmentación más confiable basada en la página real en la que el user se encuentra actualmente. Esto generalmente coincide con el resultado deseado.
Nota: Usar segmentación por URL en la sección Where to send desactivará el bot entrante en iOS y Android, ya que las apps móviles no reconocen URLs. Si la segmentación por URL es crucial, cree un bot específicamente para web Messenger y otro para iOS y Android sin reglas de URL.
URL de página actual en aplicaciones de una sola página (SPAs)
El atributo Current page URL en las condiciones del workflow refleja la URL que se rastreó cuando comenzó la sesión del Messenger, no la página actual real del customer. En aplicaciones de una sola página (SPAs), donde la navegación ocurre sin recargar toda la página, esto significa que la URL puede parecer obsoleta y puede no coincidir con lo que el customer está viendo actualmente.
Nota: Esta es una limitación conocida de cómo las SPAs manejan la navegación. El Messenger JS solo se reinicializa en cargas completas de página, por lo que los cambios dinámicos de URL no se rastrean automáticamente.
Solución: Use la Intercom Messenger JS API para enviar la URL actual como un atributo de datos personalizado cada vez que la ruta cambie en su SPA. Luego puede usar ese atributo de datos personalizado como condición de URL en el workflow en lugar de depender de Current page URL.
Problemas de sincronización con conversaciones creadas por API
Los workflows que dependen de condiciones de 'Current page URL' pueden fallar para conversaciones creadas por API. Puede haber una diferencia de tiempo entre cuando se reporta la URL y cuando la conversación se crea vía API, lo que significa que la condición de URL puede no coincidir a tiempo. Si está creando conversaciones vía API y depende de triggers basados en URL, pruebe cuidadosamente o use condiciones que no dependan de URL.
Condiciones de URL en ramas de workflow
Las condiciones de URL dentro de ramas de workflow se evalúan en el momento de creación de la conversación. Si el customer navega a una URL diferente después de que la conversación comienza, la condición de la rama no se actualizará para reflejar la nueva URL; en su lugar, se seguirá la ruta Else. Diseñe la lógica de ramificación teniendo esto en cuenta y considere usar atributos de datos actualizados vía Messenger JS API para el seguimiento dinámico de URL.
Por qué 'Current page URL' no funciona para conversaciones de Facebook/Instagram
El filtro "Current page URL" solo se aplica a páginas donde Intercom Messenger está instalado. Esto significa que no captura URLs para conversaciones que se originan en plataformas externas como Facebook, porque esas interacciones ocurren fuera de su sitio web.
Para filtrar correctamente conversaciones de diferentes canales (por ejemplo, Facebook e Instagram), debe usar el filtro "Page URL" en su lugar. Este filtro puede rastrear la página de referencia o fuentes externas, permitiéndole segmentar y activar workflows correctamente según dónde comenzó la conversación.
Workflows que no se activan en páginas de artículos
Si un workflow no se activa en páginas de artículos, verifique las reglas de exclusión de audiencia que puedan estar bloqueando las URLs de artículos:
¿Podría otro workflow tener prioridad sobre el mío?
Si una conversación cumple las reglas para múltiples workflows activos, Intercom solo ejecutará el que tenga la prioridad más alta. Solo puede haber un workflow visible para el customer activo en una conversación a la vez.
¿Está corriendo otro Workflow primero?
Los Workflows se priorizan en una lista de arriba hacia abajo en su configuración. Si un workflow general está en la parte superior de la lista, puede activarse y evitar que un workflow más específico más abajo se ejecute. Ajuste la prioridad para asegurar que los workflows importantes tengan precedencia.
Por ejemplo: Un workflow general de "Bienvenida" en la parte superior de su lista anulará un workflow especial de "Clientes VIP" debajo, incluso si el customer es VIP.
Para solucionar esto:
¿Podrían las configuraciones del Fin AI Agent estar bloqueando mi workflow?
El Fin AI Agent a veces puede interactuar con los Workflows de maneras que causan comportamientos inesperados. Aquí le mostramos cómo abordar problemas comunes relacionados con Fin en workflows:
Prioridad de Fin y Workflows con Simple deployment
Cuando tanto Simple deployment de Fin como workflows están habilitados para la misma audiencia, Simple deployment tiene prioridad y solo Fin responderá. Para permitir que los workflows se activen, ajuste la segmentación de la audiencia para que no se superpongan o desactive Simple deployment.
Habilitar CSAT para cierres de Fin Workflow
Los Workflows de Customer Satisfaction Score (CSAT) no se activan automáticamente cuando Fin cierra una conversación. Para asegurar que se envíen las encuestas CSAT, configúrelas dentro del Workflow usando el paso "Let Fin answer". Para instrucciones más detalladas, consulte la documentación de Fin CSAT.
Usuarios que reciben preguntas repetitivas
Los Workflows configurados para "Get context about issue upfront" pueden causar que los usuarios sean solicitados repetidamente por la misma información (por ejemplo, nombre, correo electrónico). Para solucionarlo, desactive esta configuración en Fin AI Agent > Simple Automation > Get context about issue upfront tanto para users como para leads.
Interferencia de Simple deployment para Fin
Si Simple deployment para Fin está activo, puede anular sus workflows personalizados, haciendo que los visitantes vean despliegues de Fin en lugar del workflow configurado en Intercom. Si sus workflows no se activan como se espera y está usando Fin, intente desactivar "Simple Deploy for Fin" para asegurar que sus workflows puedan activarse para users.
Fin Workflow falla al procesar correos electrónicos
Los Workflows basados en correo electrónico pueden fallar si los correos no se reenvían correctamente desde la dirección designada a Intercom. Verifique la configuración de reenvío de correo, ya que los errores aquí suelen impedir el procesamiento de correos. Asegúrese de que los correos reenviados incluyan correctamente la dirección de correo electrónico del destinatario prevista dentro de los filtros del workflow. Además, confirme que el estado de reenvío automático esté en "ON" y que la configuración del workflow de correo electrónico acomode completamente los correos entrantes desde las direcciones de reenvío designadas. Si los correos no activan workflows, verifique que la dirección de correo correcta esté definida en el workflow o mediante la segmentación de audiencia. Agregar el correo de soporte a las condiciones de activación del workflow puede ayudar a resolver estos problemas.
Reenvío de correos y reglas de workflow
Cuando los correos se reenvían a través de listas de distribución, las condiciones de domain pueden no coincidir debido a que el cumplimiento DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) reescribe los encabezados.
Para preservar la información del remitente original:
Reenvíe correos mediante enrutamiento del lado del servidor (por ejemplo, redirección de Google o Microsoft 365), evitando listas de distribución como Google Groups.
Prevención de condiciones de carrera en la evaluación de workflows
Los workflows pueden activarse erróneamente si se procesa una reasignación después de la evaluación.
Minimice estos errores:
Revise el orden de las condiciones para asegurar que las exclusiones se apliquen primero.
Pruebe los workflows extensamente durante escenarios de reasignación.
Evitar la mala clasificación por Fin
Si Fin está clasificando mal las conversaciones en su workflow de Intercom, refine las descripciones de sus atributos para mejorar la coincidencia:
Escriba descripciones claras y contextuales para cada atributo.
Agregue palabras clave específicas del domain comúnmente asociadas con frases de clientes.
Pruebe las descripciones con conversaciones de ejemplo.
¿Por qué no funciona mi workflow de cierre automático como se esperaba?
Los workflows de cierre automático cierran conversaciones automáticamente basándose en disparadores y condiciones específicas, como inactividad del cliente o acciones predefinidas del workflow. Ayudan a mantener su inbox organizado y aseguran la resolución oportuna de conversaciones. Use esta sección si su workflow de cierre automático no se activa, cierra conversaciones demasiado pronto o se interrumpe inesperadamente.
¿Por qué no se activó mi workflow de cierre automático?
Razones comunes por las que un workflow de cierre automático no se activa:
Verifique si hubo interrupciones durante el período relevante; un incidente activo puede haber impedido que el workflow se ejecute.
Asegúrese de que las condiciones de activación coincidan con el estado de la conversación. Por ejemplo, si su audiencia solo incluye 'Users', el workflow no se activará para 'Leads'. Amplíe las reglas de audiencia para incluir todos los tipos de perfil relevantes.
Si su workflow de cierre automático se ejecuta cuando no debería, las causas más comunes son:
Conflicto con Simple deployment: Si Simple deployment de Fin (una configuración de Fin de un solo paso sin lógica completa de workflow) está activo para la misma audiencia, tiene prioridad y puede impedir que los workflows de cierre automático se activen. Para resolverlo, desactive Simple deployment o ajuste la segmentación de audiencia para que no se superpongan.
Acción de un compañero interrumpió el workflow: Las acciones de compañeros — como abrir, reasignar o comentar una conversación — pueden interrumpir un workflow de cierre automático activo y evitar que cierre la conversación. Los workflows que dependen de disparadores de inactividad también pueden fallar si la acción de un compañero reinicia el temporizador de inactividad.
Enfriamiento de 2 minutos: Los workflows con acciones visibles para el cliente (como enviar un mensaje) tienen un enfriamiento de 2 minutos entre activaciones para el mismo cliente. Esto previene bucles con autorespondedores pero puede impedir que el cierre automático se active si una conversación se reabrió dentro de ese período. Para asegurar un cierre automático consistente, cree workflows separados usando solo acciones de fondo no visibles (como cerrar o etiquetar) en lugar de pasos de mensajes visibles para el cliente.
¿Por qué se activó inesperadamente mi workflow de cierre automático?
Si su workflow de cierre automático se ejecuta cuando no debería, las causas más comunes son:
Revise las reglas de audiencia — especialmente las condiciones OR, que solo requieren que se cumpla una condición. Un cliente puede coincidir con el workflow sin querer si alguna condición es verdadera.
Verifique cambios en el estado de la conversación, como tickets marcados como 'waiting_on_customer', que pueden satisfacer condiciones de activación inesperadamente.
¿Por qué las conversaciones se cierran demasiado pronto o no se cierran en absoluto?
Cada bloque Let Fin answer en un workflow tiene su propio temporizador de cierre automático. Si el temporizador está configurado muy corto, las conversaciones pueden cerrarse antes de que el cliente tenga tiempo suficiente para responder. Para solucionarlo, haga clic en el bloque Let Fin answer, abra la configuración de cierre automático y aumente la duración del temporizador.
Si las conversaciones nunca se cierran a pesar de que el workflow está activo, verifique lo siguiente:
Verifique que las reglas de asignación no estén reabriendo conversaciones después de que el workflow las cierre.
Si ha desactivado la opción Set expectation for human support, la casilla Auto-close abandoned workflow conversations también estará deshabilitada — solo está disponible cuando se configura la escalación a un humano. Si su objetivo es el cierre automático sin escalación, ajuste el workflow en consecuencia.
Ajuste las configuraciones de cierre automático al tipo de disparador del workflow para mantener consistencia — por ejemplo, los disparadores basados en inactividad necesitan un temporizador de inactividad configurado en el mismo bloque.
Cierre automático para workflows de correo electrónico
Para workflows basados en correo electrónico, asegúrese de que las configuraciones de cierre automático estén configuradas para acomodar correos reenviados. Verifique que la acción de cierre automático coincida con las condiciones de activación del workflow y que los correos reenviados incluyan la dirección del destinatario prevista para que el workflow pueda coincidir correctamente.
Nota: Agregar un paso de acción Close en un workflow reutilizable es la forma más confiable de asegurar el cierre cuando se usan flujos ramificados complejos — no dependa únicamente de temporizadores de inactividad en workflows reutilizables.
¿Por qué falla mi conector de datos en un workflow activado por visitantes?
Los conectores de datos requieren un contacto identificado y una conversación activa para funcionar. Si un conector de datos se ejecuta inmediatamente cuando un workflow se activa en la visita a una página, fallará para visitantes no identificados. Para usar un conector de datos de forma confiable en un workflow activado por visitantes:
Active el workflow en la visita a la página.
Mostrar un mensaje con un botón.
Ejecute el conector de datos después de que se haga clic en el botón; en este punto existe una conversación y se puede identificar el contacto.
Al revisar estas áreas y confirmar la configuración adecuada, no solo puede identificar la causa potencial de que un Workflow no se active, sino también asegurarse de que esté configurado correctamente para operaciones futuras. 👌
Si aún necesita ayuda para depurar su Workflow, comuníquese con nuestro equipo de Soporte a través del Messenger.
Nota: En Messenger móvil para iOS y Android, las tarjetas de artículos incrustadas agregadas mediante pasos de Workflow no se mostrarán a los usuarios. Para garantizar que los usuarios móviles puedan acceder al contenido del Help Center, use texto con hipervínculo o agregue un botón URL que enlace directamente al artículo.