Verifica que hayas cumplido con estos prerrequisitos antes de configurar el portal para clientes.
Habilita el portal para clientes en Help Center
Una vez que hayas habilitado todos los ajustes prerrequisito, puedes activar el portal para clientes en tu Help Center navegando a Configuración > Tickets > Customer portal.
Luego desplázate hacia abajo y activa "Habilitar el portal para clientes".
Se mostrará un mensaje de error si intentas activar esto antes de habilitar los prerrequisitos del portal para clientes.
Configura los permisos de acceso
Agrega permisos de acceso estableciendo reglas de audiencia para definir qué users pueden acceder al portal. Haz clic en + Agregar nuevo y segmenta users seleccionando atributos de Persona o Empresa.
Por ejemplo, podrías segmentar por "Email contiene examply.com" para todos los users con esa dirección de correo de empresa. La vista previa muestra qué users coinciden con esta regla de audiencia.
La vista previa es dinámica y depende de las reglas que seleccionaste. Solo los users incluidos en las reglas de audiencia seleccionadas podrán acceder al portal mediante los tres métodos.
Visibilidad
Puedes controlar si los clientes ven todos los tickets vinculados a su empresa o solo los tickets que crearon personalmente. Para gestionar esto, navega a Inbox > Tickets > Customer Portal y localiza la sección de visibilidad.
Activar | Condiciones | Lo que ven los clientes |
Desactivado | Cualquiera (preservado pero inactivo) | Todos ven todos los tickets de la empresa |
Activado | Ninguno | Todos están restringidos solo a sus propios tickets |
Activado | Condiciones establecidas | Users que cumplen las condiciones ven solo sus propios tickets; todos los demás ven todos los tickets de la empresa |
Notas:
Esta configuración solo se aplica al Customer Portal. No tiene efecto en el Messenger ni en los tickets mostrados dentro del espacio Messenger.
Cuando el interruptor está activado con condiciones establecidas, solo los users que cumplen esas condiciones están restringidos. Todos los demás users continúan viendo todos los tickets de la empresa.
Establecer condiciones de visibilidad
Cuando el interruptor está activado, agrega condiciones basadas en atributos para definir qué users están restringidos a ver solo sus propios tickets.
Navega a Configuración > Helpdesk > Tickets > Customer Portal y localiza la tarjeta de visibilidad de Ticket.
Activa la visibilidad.
Haz clic en + Agregar condición y selecciona un atributo (como correo electrónico, nombre o un atributo personalizado).
Establece el valor de la condición. Los users que cumplan esta condición solo verán los tickets que crearon.
Haz clic en Vista previa N users para confirmar qué users coinciden actualmente con tus condiciones.
Guarda tus cambios.
Importante: Las condiciones definen quién está restringido, no quién tiene acceso. Esto es lo opuesto a cómo funcionan los Permisos de Acceso en la misma página. Un user que cumple una condición ve solo sus propios tickets; un user que no cumple continúa viendo todos los tickets de la empresa.
Nota: Desactivar la visibilidad preserva tus condiciones guardadas — se vuelven inactivas pero no se eliminan. Volver a activar reaplica las mismas condiciones.
Experiencia del cliente
Lo que los clientes ven en el portal depende de si cumplen las condiciones de visibilidad:
Users sin restricciones ven tanto una pestaña Todos (todos los tickets de la empresa) como una pestaña Creado por mí.
Users restringidos (los que cumplen las condiciones) ven solo una pestaña Creado por mí.
Columna de vista previa
Cuando los clientes buscan en el portal, aparece una columna de Vista previa en la lista de tickets que muestra el fragmento que mejor coincide de cada resultado, con el término de búsqueda resaltado en contexto, además del nombre del autor y una marca de tiempo relativa (por ejemplo, "3d" o "ahora"). Esto está activado por defecto.
Para desactivarlo, ve a Configuración > Help Center > Ticket Portal y desactiva la columna de vista previa.
Configura el descubrimiento del portal
Ahora estás listo para compartir el Customer Portal con tus users predefinidos.
Comparte la URL del Customer Portal
Habilitar el Customer Portal genera automáticamente una URL del portal para clientes que puedes compartir directamente con tus empresas y users.
Agrega la tarjeta del Customer Portal a Help Center
Una vez que el Customer Portal está activado, la tarjeta del Customer Portal se agrega a la página principal de tu Help Center.
Esto puede habilitarse o deshabilitarse desde Configuración > Help Center > Configurar. Haz clic en la pestaña Estilo y desplázate hasta Diseño y secciones, luego activa o desactiva la "sección del portal para clientes".
Nota: Esta sección no puede editarse — solo mostrarse/ocultarse y moverse hacia arriba/abajo en la lista de Espacios.
Esta tarjeta puede reordenarse en la página principal usando la herramienta de arrastrar y soltar junto a cada sección.
Haz clic en Guardar y publicar para guardar estos cambios y agregar la tarjeta del portal para clientes a tu Help Center.
Habilita el espacio de tickets
Si has habilitado el espacio de tickets en la configuración de tu Messenger, los users verán automáticamente un banner que enlaza de vuelta al Customer Portal desde la parte superior del espacio de tickets.
Prueba / verifica que el Customer Portal esté configurado correctamente
Paso 1: Identifica un user
Selecciona un user que tenga una cuenta en tu aplicación web.
Asegúrate de que las credenciales de inicio de sesión de ese user estén disponibles, ya que será necesario iniciar sesión como ese user.
Paso 2: Verifica las asociaciones de datos
Paso 3: Verifica las condiciones de acceso
Asegúrate de que el user seleccionado tenga acceso.
Paso 4: Inicia sesión y prueba
Inicia sesión en tu aplicación web con las credenciales del user seleccionado.
Navega al Help Center.
Si está habilitado, haz clic en la tarjeta del Customer Portal en el Help Center para acceder al portal como ese user.
O, si no has habilitado la tarjeta del Customer Portal, visita la URL del Customer Portal mientras inicias sesión como ese user.
Importante:
El Customer Portal está diseñado para mostrar solo Customer tickets que se comparten con el cliente.
Actualmente, el Customer Portal no es compatible con dispositivos móviles.