Los inboxes de alto volumen a menudo manejan respuestas automáticas de "fuera de la oficina" o mensajes de spam de canales sociales como WhatsApp, Instagram y Facebook. Clasificar manualmente estos mensajes reduce la productividad del equipo y puede distorsionar tus métricas de tiempo de respuesta.
Al usar Workflows, puedes detectar estos mensajes en el momento en que llegan. Esto te permite redirigirlos automáticamente a una carpeta dedicada o cerrarlos completamente antes de que lleguen a tu inbox principal.
Configura un Workflow para manejar el spam
Si deseas cerrar automáticamente respuestas automáticas o mensajes de spam que puedas recibir vía canales como WhatsApp, Instagram o Facebook, puedes hacerlo configurando un Workflow.
1. Crea tu disparador
Para comenzar, navega a Workflows y crea un nuevo workflow desde cero.
Selecciona el disparador Cuando el cliente envía su primer mensaje.
Elige los canales que deseas proteger (por ejemplo, WhatsApp, Facebook o Web).
2. Define los criterios de spam con Branches
Luego, añade un paso de Branches para identificar qué mensajes deben tratarse como spam.
En la condición if, selecciona Contenido del mensaje y usa el contiene auto-reply.
Agrega palabras clave comúnmente encontradas en el spam que recibes (por ejemplo, "auto-reply", "premio" o dominios específicos).
Usa la regla OR para encadenar múltiples condiciones y que el workflow se active si aparece alguna de esas palabras clave.
3. Asignar y cerrar automáticamente
Para la rama que has identificado como spam, debes configurar una acción de dos pasos para asegurar que tu inbox permanezca organizado:
Asignar a una carpeta de Spam: Añade una acción para Asignar a un equipo o inbox específico llamado "Spam". Esto mantiene limpio tu inbox principal y te permite revisar los mensajes filtrados si es necesario.
Cerrar la conversación: Sigue inmediatamente la asignación con una acción de Cerrar conversación.
Consejo: Siempre asegúrate de que la ruta ELSE de tu rama dirija a tu equipo de soporte estándar o a un Reusable workflow para un triage adicional. Esto garantiza que los clientes legítimos que no coincidan con tus criterios de spam no sean ignorados.
Mejores prácticas para mitigación estratégica
Usa un inbox "Spam"
En lugar de solo cerrar una conversación, asignarla primero a un equipo dedicado de "Spam" es una mejor práctica. Esto te permite auditar la efectividad del workflow y asegura que puedas recuperar una conversación si un cliente real es atrapado accidentalmente por tus filtros.
Entiende las limitaciones
Aunque Workflows son una poderosa primera línea de defensa, no son una solución total para ataques severos.
Cambio de tácticas: Los spammers persistentes pueden cambiar sus direcciones de correo, IP o contenido de mensajes para evadir tus filtros.
Actualizaciones regulares: Debes revisar periódicamente los mensajes en tu carpeta "Spam" y actualizar las palabras clave de tus Branches para reflejar nuevos patrones.
Nota: Si estás experimentando una campaña de acoso severa y dirigida que persiste a pesar de estas configuraciones de Workflow, contacta al soporte de Fin para explorar opciones de seguridad adicionales.