Une signature email est un texte, comme vos coordonnées et le logo de votre entreprise ou une photo de profil, qui est automatiquement ajouté à la fin des messages email en tant que pied de page. Vous pouvez personnaliser la signature email pour votre entreprise et l'appliquer à tous les emails de support rédigés par votre équipe, y compris les réponses.
Vous devez avoir la permission "can manage workspace data" pour pouvoir personnaliser la signature email.
Commencer
Allez dans Paramètres > Canaux > Email > Paramètres email et faites défiler jusqu'à "Signatures email". Puis sélectionnez Personnaliser la signature par défaut.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la marque pour laquelle cette signature sera utilisée.
Puis sélectionnez Modifier pour commencer à personnaliser le logo, la position, la taille et le texte de la signature email de cette marque.
Ajouter un logo
Commencez par ajouter un JPEG, PNG ou GIF pour votre logo (la taille maximale du fichier est de 1 Mo). Celui-ci peut être positionné au-dessus, en dessous, à gauche ou à droite du corps du texte de la signature, ou redimensionné à l'aide des options ci-dessous.
Note :
La taille d'image par défaut est fixée à 40 pixels de hauteur (les proportions de l'image sont verrouillées).
Le texte commence à se répartir après 240 pixels.
Il n'est possible d'avoir qu'un seul logo.
Pour remplacer ou supprimer une image existante, survolez-la simplement et téléchargez un nouveau fichier ou supprimez-la.
Ajouter le corps du texte
Utilisez maintenant l'éditeur de texte pour ajouter des attributs de l'expéditeur, et d'autres informations telles que le nom de votre équipe, le site web de l'entreprise, des liens, etc.
Choisissez parmi les attributs suivants en cliquant sur le symbole {..} :
Nom de l'auteur
Nom complet de l'auteur
Titre du poste de l'auteur
Numéro de téléphone de l'auteur
Département de l'auteur
Email de l'auteurNom de l'application
Note :
Il n'est pas possible de modifier la police utilisée dans la signature.
Une signature email est automatiquement créée pour votre workspace ; si vous ne souhaitez pas de signature, supprimez simplement tout le texte associé à la signature.
Si vous devez modifier votre nom, titre de poste, numéro de téléphone, email ou département, vous pouvez le faire depuis votre profil public. Celui-ci est accessible en cliquant sur votre avatar dans le menu, en sélectionnant votre nom, puis en cliquant sur Modifier sous la section du profil public.
Note : Il n'est actuellement pas possible de personnaliser le nom de l'expéditeur pour les réponses aux emails. Ce sera toujours " Nom du collègue de Nom de l'entreprise/marque ". Par exemple, un email ne peut pas être envoyé de "Team Compliance at Examply".
Ensuite, utilisez l'icône “+” pour ajouter un bouton, un code, une liste à puces, une liste numérotée ou du HTML.
Vous pouvez également surligner et formater le texte pour le mettre en gras ou ajouter des liens.
Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur Enregistrer.
Note :
Il est actuellement seulement possible de créer une signature d'entreprise, pas une signature individuelle de collègue. Une solution consiste à ce que vos collègues créent leur propre macro personnelle avec leur nom et leur signature, qu'ils peuvent utiliser à la fin d'un email qu'ils envoient depuis l'Inbox.
Les signatures email ne sont appliquées que lors des réponses aux conversations email et ne sont pas incluses lorsqu'un collègue répond à un ticket. Lorsque les collègues répondent à un ticket, une notification email est déclenchée, contrairement à une réponse email directe. C'est pourquoi une signature n'est pas incluse à côté du logo de l'entreprise.
Les signatures email ne sont pas non plus ajoutées aux emails envoyés via Outbound.
Quelles sont les limites de la conception et des tests de signature email ?
La conception de la signature email dans Intercom présente ces limites :
L'éditeur de signature email ne prend pas en charge une couleur de fond, vous ne pouvez donc pas en définir une pour la signature.
Les barres d'aperçu dans l'éditeur de signature email sont des espaces réservés, donc l'aperçu ne montre pas exactement comment la signature s'affiche dans le client email du destinataire.
La seule façon de tester l'apparence d'une signature email est d'envoyer une vraie réponse à une conversation email et de vérifier le résultat dans l'inbox du destinataire.