Une signature email est un texte, comme vos coordonnées et le logo de l'entreprise ou la photo de profil, qui est automatiquement ajouté à la fin des messages email en tant que pied de page. Vous pouvez personnaliser la signature email pour votre entreprise et l'appliquer à tous les emails de support rédigés par votre équipe, y compris les réponses.
Vous devez avoir la permission "can manage workspace data" pour pouvoir personnaliser la signature email.
Commencer
Allez dans Paramètres > Canaux > Email > Paramètres email et descendez jusqu'à "Signatures email". Puis sélectionnez Personnaliser la signature par défaut.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la marque pour laquelle cette signature sera utilisée.
Puis sélectionnez Modifier pour commencer à personnaliser le logo, la position, la taille et le texte de la signature email de cette marque.
Ajouter un logo
Commencez par ajouter un JPEG, PNG ou GIF pour votre logo (la taille maximale du fichier est de 1 Mo). Il peut être positionné au-dessus, en dessous, à gauche ou à droite du corps du texte de la signature, ou redimensionné en utilisant les options ci-dessous.
Note :
La taille d'image par défaut est fixée à une hauteur de 40 pixels (les proportions de l'image sont verrouillées).
Le texte commence à se répartir après 240 pixels.
Il est seulement possible d'avoir un seul logo.
Pour remplacer ou supprimer une image existante, survolez-la simplement et téléchargez un nouveau fichier ou supprimez-la.
Ajouter le corps du texte
Utilisez maintenant l'éditeur de texte pour ajouter des attributs de l'expéditeur, et d'autres informations telles que le nom de votre équipe, le site web de l'entreprise, des liens, etc.
Choisissez parmi les attributs suivants lorsque vous cliquez sur le symbole {..} :
Nom de l'auteur
Nom complet de l'auteur
Titre du poste de l'auteur
Numéro de téléphone de l'auteur
Département de l'auteur
Email de l'auteurNom de l'application
Note :
Il n'est pas possible de modifier la police utilisée dans la signature.
Une signature email est automatiquement créée pour votre workspace ; si vous ne souhaitez pas de signature, supprimez simplement tout le texte associé à la signature.
Si vous devez modifier votre nom, titre de poste, numéro de téléphone, email ou département, vous pouvez le faire depuis votre profil public. Cela s'accède en cliquant sur votre avatar dans le menu, en sélectionnant votre nom, puis en cliquant sur Modifier sous la section du profil public.
Note : Il n'est actuellement pas possible de personnaliser le nom de l'expéditeur pour les réponses aux emails. Ce sera toujours " Teammate name from Company/Brand name ". Par exemple, un email ne peut pas être envoyé de "Team Compliance at Examply".
Ensuite, utilisez l'icône “+” pour ajouter un bouton, un code, une liste à puces, une liste numérotée ou du HTML.
Vous pouvez aussi surligner et formater le texte pour le mettre en gras ou ajouter des liens.
Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur Enregistrer.
Note :
Il est actuellement seulement possible de créer une signature d'entreprise, pas une signature individuelle de teammate. Une solution consiste à ce que vos teammates créent leur propre macro personnelle avec leur nom et leur signature, qu'ils peuvent utiliser à la fin d'un email qu'ils envoient depuis l'Inbox.
Les signatures email ne sont appliquées que lors des réponses aux conversations email et ne sont pas incluses lorsqu'un teammate répond à un ticket. Lorsque les teammates répondent à un ticket, une notification email est déclenchée, contrairement à une réponse email directe. C'est pourquoi une signature n'est pas incluse à côté du logo de l'entreprise.
Les signatures email ne sont pas non plus ajoutées aux emails envoyés via Outbound.