Les inbox à fort volume traitent souvent des réponses automatiques « hors du bureau » ou des messages de spam provenant de canaux sociaux comme WhatsApp, Instagram et Facebook. Trier manuellement ces messages réduit la productivité des collègues et fausse vos indicateurs de temps de réponse.
En utilisant Workflows, vous pouvez détecter ces messages dès leur arrivée. Cela vous permet de les diriger automatiquement vers un dossier dédié ou de les fermer complètement avant qu'ils n'atteignent votre inbox principale.
Configurez un Workflow pour gérer le spam
Si vous souhaitez fermer automatiquement les réponses automatiques ou les messages de spam que vous pourriez recevoir via les canaux WhatsApp, Instagram ou Facebook, vous pouvez le faire en configurant un Workflow.
1. Créez votre déclencheur
Pour commencer, allez dans Workflows et créez un nouveau workflow à partir de zéro.
Sélectionnez le déclencheur Lorsque le client envoie son premier message.
Choisissez les canaux que vous souhaitez protéger (par exemple, WhatsApp, Facebook ou Web).
2. Définissez les critères de spam avec Branches
Ensuite, ajoutez une étape Branches pour identifier quels messages doivent être traités comme spam.
Dans la condition si, sélectionnez Contenu du message et utilisez le contient auto-reply.
Ajoutez des mots-clés couramment trouvés dans le spam que vous recevez (par exemple, « auto-reply », « prix » ou des domaines spécifiques).
Utilisez la règle OU pour enchaîner plusieurs conditions afin que le workflow se déclenche si l'un de ces mots-clés apparaît.
3. Assignez et fermez automatiquement
Pour la branche que vous avez identifiée comme spam, vous devez configurer une action en deux étapes pour garantir que votre inbox reste organisée :
Assigner à un dossier Spam : Ajoutez une action pour Assigner à une équipe ou inbox spécifique nommée « Spam ». Cela garde votre inbox principale propre tout en vous permettant de revoir les messages filtrés si nécessaire.
Fermer la conversation : Suivez immédiatement l'assignation par une action Fermer la conversation.
Conseil : Assurez-vous toujours que le chemin SINON de votre branche redirige vers votre équipe de support standard ou un Workflow réutilisable pour un tri supplémentaire. Cela garantit que les clients légitimes qui ne correspondent pas à vos critères de spam ne sont pas ignorés.
Bonnes pratiques de mitigation stratégique
Utilisez une inbox « Spam »
Plutôt que de simplement fermer une conversation, l'assigner d'abord à une équipe « Spam » dédiée est une bonne pratique. Cela vous permet d'auditer l'efficacité du workflow et garantit que vous pouvez récupérer une conversation si un vrai client est accidentellement filtré.
Comprenez les limites
Bien que Workflows soient une première ligne de défense puissante, ils ne sont pas une panacée totale contre les attaques sévères.
Changement de tactique : Les spammeurs persistants peuvent changer leurs adresses e-mail, adresses IP ou contenu des messages pour contourner vos filtres.
Mises à jour régulières : Vous devriez périodiquement revoir les messages dans votre dossier « Spam » et mettre à jour vos mots-clés Branches pour refléter les nouveaux schémas.
Note : Si vous subissez une campagne de harcèlement ciblée et sévère qui persiste malgré ces paramètres de Workflow, veuillez contacter Fin Support pour explorer des options de sécurité supplémentaires.