この記事では、Intercomワークスペースにチームメイトを追加して招待し、削除し、一括で更新し、チームメイトリストをCSVファイルとしてエクスポートする方法を説明します。これらの操作には管理者またはワークスペース所有者の権限が必要です。以下のオプションが見つからない場合は、ワークスペース管理者に役割を確認してください。

チームメイトを追加して招待する方法

新しいチームメイトを招待するには、設定 > ワークスペース > チームメイトに移動します（管理者またはワークスペース所有者の権限が必要です）：

Intercomの設定 > ワークスペース > チームメイトページのスクリーンショット。チームメイトリストと右上の「新規追加」ボタンが表示されています。

右上の+ 新規追加ボタンをクリックし、ドロップダウンから+ 新しいチームメイトを追加を選択します。

チームメイトページの「新規追加」ドロップダウンメニューのスクリーンショット。「新しいチームメイトを追加」と「チームメイトをインポート」などのオプションが表示されています。

1人または数人のチームメイトを追加するには、招待したいチームメイトのメールアドレスをカンマで区切って入力し、続行して権限を設定をクリックします。

注意事項：

新しいチームメイトを招待する際は、入力したメールアドレスが正確で、誤字がないことを確認してください。
保留中のチームメイト招待をキャンセルするには、招待済みリストの行の一番右にある「取り消し」ボタンを使用します。ボタンが見えない場合は、ページのレイアウトで隠れている可能性があるため、横にスクロールしてみてください。

権限設定の詳細についてはこの記事をお読みください。

チームメイトを追加すると、ワークスペースに参加する招待メールが送信されますが、Invitedタブの設定 > ワークスペース > チームメイト > Invitedから招待リンクをコピーして直接共有することもできます。各保留中の招待にはコピーリンクアイコンがあります。

チームメイトページのInvitedタブのスクリーンショット。保留中の招待リストと各エントリの横に「招待リンクをコピー」オプションが表示されています。

この招待リンクを使って、SlackやWhatsAppなどのサイドチャネルでチームメイトの招待を素早く共有できます。

招待送信後の流れ

招待されると、チームメイトはワークスペースに参加するためのリンクが記載されたメールを受け取ります。3日経っても承認されない場合、招待を送ったあなたに保留中の招待とそれぞれの招待リンクが記載されたリマインダーメールが自動で送信されます。

注意：招待リンクは、招待を受け取ったメールアドレスでログインした状態で開いてください。別のメールアドレスで既にサインインしている場合は、ログアウトするか、プライベート/シークレットウィンドウでリンクを開いてください。異なるアカウントで招待リンクを開くとエラーが発生する可能性があります。

チームメイトを一括で追加する

この一括追加機能はExpertプランでのみ利用可能です。

チームメイトを一括で追加する方法は2つあります：

招待画面のメールアドレス欄にメールアドレスのリストを直接貼り付けることができます（上記の1人または数人のチームメイトを追加する方法と同じ欄です）。
または、+ 新規追加ドロップダウンからチームメイトをインポートを選択します。

チームメイト設定ページの「新規追加」ドロップダウンの「チームメイトをインポート」オプションのスクリーンショット。

+ 新規追加ドロップダウンからチームメイトをインポートを選択した後、CSVファイル（カンマ区切り値として保存されたスプレッドシート）をアップロードエリアにドラッグ＆ドロップするか、コンピューターから選択してください。CSVにはチームメイトのメールアドレスが1列含まれている必要があります。

招待は送信先の正確なメールアドレスでのみ利用可能です。チームメイトが異なるメールアドレスでサインインした状態で招待を受け入れようとすると、現在サインインしているアカウントには招待が無効であることを示すエラー画面が表示されます。解決するには、ログアウトして正しいメールアドレスでサインインするか、プライベート/シークレットブラウザウィンドウで招待リンクを開いてください。

異なるメールアドレスでサインインした状態で招待を利用しようとした際にチームメイトが見るエラー画面のスクリーンショット。画面には現在サインインしているアカウントには招待が無効である旨のメッセージが表示され、ログアウトまたは別のブラウザでリンクを開くオプションがあります。

チームメイトのメールアドレスを入力またはインポートした後、権限と役割を設定します。権限は各チームメイトがアクセスできるIntercomの機能を制御します。

権限は機能ごとにグループ化されており、デフォルトで折りたたまれています。各セクションのドロップダウンを使って特定の権限を編集します。

すべて許可またはすべて制限ボタンを使って、チームメイトのすべての権限を許可または制限できます。

各権限セクションを展開して、その中の個別の権限を選択または解除することもできます。セクションヘッダーをクリックして展開し、ドロップダウンで特定の設定を編集してください。

権限を設定したら、招待を送信をクリックして招待メールを送信します。チームメイトはワークスペースに参加するリンクを受け取ります。

招待のフォローアップ

チームメイトが3日以内に招待を承認しない場合、承認されていない招待と各チームメイトのユニークな招待リンクが記載されたメールが送信され、直接共有できます。

このメール通知は新しいチームメイトを招待した人のメールアドレスに送信されます。ワークスペース内のすべてのチームメイトには送信されません。

招待の取り消し

招待を取り消すには、行の一番右にカーソルを合わせて「取り消し」を選択します。取り消すと招待は無効になります。

チームメイトの更新方法

一括チームメイト更新機能を使うと、CSVファイルを使って複数の既存チームメイトを一度に更新できます。役割、チームinboxの割り当て、会話制限、ticket制限、Copilotアクセスを一括で更新可能です。

アクセス方法

設定 > ワークスペース > チームメイトに移動します
右上の新しいチームメイトをクリックします
一括チームメイト更新を選択します

CSVファイルの準備

CSVファイルには以下の列ヘッダーのみを含める必要があります（順不同）：

列	説明
email	チームメイトのメールアドレス — ワークスペースに登録されているものと完全に一致する必要があります。
役割	ワークスペースにおける彼らの役割。
primary_team_inboxes	プライマリーチームのInbox割り当て。複数のチームはカンマで区切ってください。
secondary_team_inboxes (optional)	セカンダリーチームのInbox割り当て。負荷分散が均等である必要があります。複数のチームはカンマで区切ってください。
conversation_assignment_limit	一度に割り当て可能な最大会話数。数字を入力、または制限なしの場合は0を入力してください。
ticket_assignment_limit	一度に割り当て可能な最大tickets数。数字を入力、または制限なしの場合は0を入力してください。
copilot_usage	Copilotアクセスレベル：off、included、またはunlimited。役割にCopilotアクセスがある場合は、「included」または「unlimited」に設定する必要があります。そうでなければ「off」に設定してください。

注意：誤った列ヘッダーのCSVをアップロードすると検証エラーが発生します。余分な列を追加しないでください。

フォーマットのヒント

メールアドレスはワークスペースで設定されているものと完全に一致する必要があります。
役割とチームInbox名はワークスペースで設定されているものと完全に一致する必要があります。
複数のチームInboxはカンマで区切ってください。ただし、カンマはCSVの区切り文字として使われるため、チーム名にカンマを含めるのは避けてください。
Google SheetsからCSVとして直接エクスポートする場合、追加のフォーマットは不要です。

ファイルのアップロード

一括チームメンバー更新を選択すると、ファイルアップロードのモーダルが開きます。
ファイルを選択をクリックするか、CSVファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
保存をクリックして、ファイルの処理が完了するまでお待ちください。
検証エラーがある場合は、問題のある各行の最後に表示されます。エラーを修正してCSVを再アップロードしてください。
検証エラーがなければ、確認をクリックしてください。

注意：確認をクリックした後に処理中にエラーが発生した場合、ページに表示されます。エラーを修正してCSVを再アップロードしてください。

結果の確認

インポート後、変更が適用されたことを確認できます：

役割とCopilotアクセス：設定 > ワークスペース > Teammatesに移動し、Teammatesタブをクリックします。各メンバーのCopilotアクセス、権限（役割）、割り当てられたチーム数が表示されます。

Inboxと割り当て制限：設定 > Inbox > 割り当てに移動し、Teammate割り当て制限タブをクリックします。各メンバーの役割、会話割り当て制限、ticket割り当て制限、プライマリおよびセカンダリーチームInboxが表示されます。

避けるべき一般的な問題

ワークスペースのメンバーのメールアドレスと一致しないメールアドレス。
ワークスペースで設定されている役割またはチームInbox名と完全に一致しないもの。
存在しない役割やチームにメンバーを割り当てること。
無効なcopilot_usage値の使用（「off」、「included」、「unlimited」のみ有効）。
無効な会話またはticket割り当て制限値。
CSVの区切り文字としてカンマが使われるため、カンマを含むチーム名の使用。

メンバーの削除方法

メンバーをワークスペースから削除するには、設定 > ワークスペース > Teammatesに移動してください。GDPR（EUの個人データ保護規則）に準拠するため、削除されたメンバーは完全に削除されず、ワークスペースで表示またはアクティブではなくなります。

メンバーを削除するとアクセスが無効になります。データは保持され（過去の会話での参照も保存）、ワークスペースには表示されません。データを完全に削除する場合は、このセクションの最後の注意を参照してください。

メンバーを削除するには：

設定 > ワークスペース > Teammatesに移動してください。
削除したいメンバーにカーソルを合わせ、名前の右にある編集をクリックします。
メンバーのプロフィールページで、右上のメンバーを削除をクリックします。
ダイアログが表示され、確認と未処理の会話を再割り当てするメンバーの選択を求められます。メンバーを選択するか未割り当てのままにして、削除を確定してください。

Intercomのメンバープロフィールページのスクリーンショット。右上に「メンバーを削除」ボタンが表示されています。

削除したメンバーを復元することはできませんが、同じメールアドレスで再度招待することは可能です。削除時に再割り当てされたメッセージや会話は、再参加時に元のメンバーに戻されません。

チームメンバーは個別に削除する必要があり、一括編集はサポートされていません。

メンバーがIntercomワークスペースから削除されると、通常24時間以内にそのメンバーに割り当てられていたサポート席が利用可能になります。

メンバー削除がレポート指標に与える影響

メンバー削除時の重要ポイント：

会話はレポートに残ります。
削除されたチームメンバーの指標はTeam performanceレポートから削除されます。
現在の担当者は、割り当てられたすべての会話で更新されます。
新しく割り当てられたチームメンバーは、Teammate assignedをフィルターとして使用すると指標が変わります。これはCustom reportsのView byやSegment byにも適用されます。
Teammate assignedは実質的にTeammate currently assignedです。