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Inboxの検索とフィルター

Intercom Inbox内の会話やticketsを検索・フィルターする方法。フィルターの適用、該当結果への一括操作、会話のタグ付け、ID・メール・会社名での検索を含みます。

対応者:Beth-Ann Sher

注意:React Inboxを使用している場合、検索方法が異なります。記事React Inboxでの会話の検索とフィルターをご参照ください。。

Inboxの検索は簡単で、クエリを入力するだけで結果が得られます。いくつかのコツを使えば、上級ユーザーになり、より速く目的のものを見つけられます!


Inboxでキーワードを検索する方法

すべてのinboxで会話やticketsを完全検索するには、Inboxメインメニューの上部にある検索アイコンをクリックします。

検索バーアイコンが上部にハイライトされたIntercom Inboxのメインメニュー

キーワードの入力を開始すると、検索に一致する会話やticketsが自動的に表示されます。結果上部のセレクターですべて、会話、またはticketsでフィルターできます。

検索バーに入力したキーワードに一致する会話を表示するInboxの検索結果ビュー

Inboxのキーワード検索の仕組み

検索すると、Intercomはクエリに一致する会話やticketsを返します。

  • クエリ内のほとんどの単語を含む会話やticketsのみが、順不同で返されます。

  • 検索クエリ内の句読点は通常無視されます。

  • a、an、theのような一般的な単語は、ほぼすべての会話に含まれており、一致の関連性に寄与しないため除外されます。

  • キーワード検索は大文字・小文字を区別しません。例えば、pdfとPDFは同じ結果を返します。

  • ANDやORで用語を組み合わせるブール論理検索はサポートされていません。ただし、タグや日付などのフィルターとキーワードを組み合わせることは可能です。例えば、タグでフィルターしつつキーワード検索を行うことができます。

  • 検索はクエリ内の単語に正確に一致しますが、類似語を含む会話も返します。例えば、runningで検索するとrunを含む会話も返されることがあります。

ヒント:類似語の一致が不要で、クエリに完全一致する会話やticketsのみを返したい場合は、クエリを二重引用符(例:"I enjoy running")で囲んでください。完全一致の結果のみが返されます。

検索結果は関連性の高い会話が上位に表示されます。最も古いまたは新しい会話を先に表示するには、右側のドロップダウンを使用してください。

関連性、新しいアクティビティ、古いアクティビティの3つのオプションが表示されたInbox検索結果ビューの並べ替えドロップダウンが開いている状態

注意:キーワード検索は現在英語に最適化されています。他言語のサポート向上をご希望の場合はMessengerでお知らせください。

inboxビューおよびテーブルビュー内でのキーワード検索

inboxビュー内で直接会話やticketsを検索できます。リストビューとテーブルビューで検索インターフェースは若干異なりますが、どちらも同じ範囲の検索機能を提供します。現在のビューやinboxを離れずに結果を絞り込みたい場合に便利です。

リストビューの場合:

  • リストビューでは、ビューのタイトル横にある検索ボタンをクリックすると、検索入力フィールドが表示されます。

  • 入力すると、リストが自動的に更新され、一致する結果が表示されます。

ビュータイトル横の検索ボタンがハイライトされ、その下に検索入力フィールドが表示されたinbox内のリストビュー

テーブルビューの場合:

  • テーブルビューでは、検索入力フィールドがテーブルの上部に常に表示されています。

  • 入力すると、テーブルが自動的に更新され、一致する結果が表示されます。

テーブルの上部に検索入力フィールドが常に表示されているinbox内のテーブルビュー

注意:

  • この検索は現在のビューに限定され、そのビューに適用されたすべてのフィルターが含まれます。

  • この検索は会話やticketのテキスト(メッセージ内容)のみを対象としており、追加の検索フィルターはサポートしていません。

  • 検索の動作(キーワード一致)は、リストレイアウトでもテーブルビューでも同じです。


検索でフィルターを使う方法

メインInbox検索で利用可能なフィルターは以下の通りです:

  • 担当者(Teammate assigned)

  • 担当チーム(Team assigned)

  • タグ(Tag)

  • User(会話を開始した特定の顧客(leadまたはuser)を検索可能)

  • 会社(Company)

  • 作成日(Created)

  • ステータス(Status)

  • トピック(Topic)

  • AIトピック(Finが会話の主題に基づいて自動的に割り当てるラベル)

  • AIサブトピック(AIトピックカテゴリ内のより具体的なラベル)

  • ブランド(Brand)

  • 作成者(Created by)

  • 会話データ属性(チームが会話に追加したカスタムフィールド)

  • Tickets と Ticket 属性

注意: Inbox 検索およびすべての検索フィルター(Created 日付フィルターを含む)は、Lite シートのチームメイトには利用できません。Lite シートのチームメイトは、直接の会話または ticket リンクを持っている必要があります。フルシートのチームメイトは、特定の会社や顧客からの会話を探す場合、検索フィルターの代わりに Contacts → Conversations から閲覧することもできます。

注意: フィルターの動作はフィルターの種類によって異なります。

  • テキストフィルター(例:自由入力フィールド)は大文字と小文字を区別し、完全一致が必要です(あいまい検索や部分一致はありません)。フィルターを使う際は正確な値を使用してください。

  • AI Topic と AI Subtopic フィルター は現在あいまい検索をサポートしていません。正確な AI Topic または AI Subtopic 名を選択または入力する必要があります。

  • その他のフィルタータイプ(例:teammate、tag、status)はリストから選択された構造化された値を使用するため、完全一致を気にする必要はありません。

特定の日付範囲内のトピックの言及や特定のタグが付いたすべての会話など、より具体的なものを見つけるには、検索にフィルターを追加できます。例えば、新しいレポート機能への関心を測るために、「Report」というキーワードと「Feature Requests」というタグが付いたすべての会話を検索できます。

キーワードなしでフィルターだけを使って関連する会話を検索することもできます。

例:「Tag: Beta feature, Date: Last 30 days」。

検索にフィルターを追加するには、含めたいキーワードを入力し、検索バーの下にある Tag などのフィルターを選択します。

Inbox 検索バーが開き、下にフィルターオプションパネルが表示され、Tag、Status、Created などの利用可能なフィルターが示されています。

注意: フィルターを選択した後にキーワードを追加することもできます。

次に、フィルターに使いたいタグ名を入力し、適切なものを選択します。

Inbox 検索バーで Tag フィルターが選択され、タグオプションのドロップダウンが表示されています。

これにより、そのキーワードを含み、そのタグが適用されたすべての会話が返されます。

さらに検索を絞り込みたい場合は、上記と同様に Created 日付などのフィルターを追加できます。

Inbox 検索バーに Tag フィルターと Created 日付フィルターの両方が適用され、検索結果が絞り込まれています。

次に、フィルターに使いたい値を選択します。

データ属性を検索するためのフィルターの使用

すべての inbox を検索し、会話の Data Attributes または ticket Attributes でフィルターをかけることもできます。検索語に必要なフィルターを選ぶには、+ filters ボタンを使ってください。

Inbox 検索フィルターパネルが開き、+ filters ボタンが表示され、会話の Data Attribute フィルターが選択されています。

注意:

  • すべてのフィルターは And 論理で組み合わされています。すべてのフィルターとキーワードに一致する会話のみが返されます。現在、Or 論理でのフィルターはできません。

  • リスト属性でフィルターをかける際は、is や is not のような演算子を使って特定の結果を除外できます(例:Tag is not "Beta feature")。

  • 複数の users でフィルターをかけると、すべての users が参加者であるグループ会話のみが表示されます。個別の users との会話は表示されません。

より広範な検索のためにフィルターを削除するには、フィルターをクリックしてから Remove を押します。

Inbox 検索バーのフィルターピルがクリックされ、フィルターをクリアするための Remove オプションが表示されています。

ヒント: “contains” フィルター や複数のカスタムデータフィルターに依存する検索や inbox ビューは読み込みが遅くなることがあります。頻繁に使う値には、tags やより 具体的なフィルター を使って結果を速く信頼できるものにしましょう。inbox ビューの読み込みエラーのトラブルシューティングについて詳しくはこちら。


検索およびフィルター結果に対する一括操作

Inbox で検索またはフィルター結果が得られたら、手動で選択したものだけでなく、すべての一致する会話に対して操作できます。

現在の検索またはフィルターに一致するすべての会話(最大10,000件)を選択するには、⌘K(Mac)または Ctrl-K(Windows)を押して、検索またはフィルター結果ビューで Command-K キーボードショートカットメニューを開き、Select all matching を選択します。

そこから、マッチしたすべてのセットに対して以下の操作を適用できます。

  • 閉じる

  • 再開する

  • チームまたは teammate に割り当てる

  • 優先度を設定する

  • ticket 状態を変更する

  • ワークフローをトリガーする

  • トラッカー ticket にリンクする

注意: 1,000件を超える会話のジョブはバックグラウンドで実行されます。ジョブ開始時に「開始」通知がすぐに表示され、完了時に「完了」通知が表示されます。結果リストは完了時に自動で更新され、アクティブなフィルターに一致しなくなった会話は手動でリロードしなくても削除されます。選択した操作を実行できない会話(例えば、すでに対象の状態にある場合)は静かにスキップされます。


会話と連絡先へのタグ付け方法

タグは Intercom の会話と人(users と leads)の両方に適用できます。この違いを理解することで Inbox の整理とフィルターがより効果的になります。

Person タグと conversation タグの違い

  • Person タグ は user または lead のプロフィールに適用され、すべての会話にわたって持続します。これは特定のやり取りではなく、その人自体を分類します。

  • Conversation タグ は特定の会話に適用され、そのやり取りを分類またはラベル付けします。これらは Inbox 検索の Tag フィルターで使用されるタグです。

会話にタグを追加する

Inbox から直接会話にタグを追加するには:

  1. 会話内の任意のメッセージにカーソルを合わせてアクションツールバーを表示します。

  2. ツールバーに表示される tag アイコン をクリックします。

  3. タグを検索して入力し、リストから選択して会話に適用します。

注意:この方法で追加されたタグは会話タグです。人物タグを追加するには、顧客の連絡先プロフィールに移動し、詳細パネルのTagsセクションからタグを追加してください。


会話IDを検索しています

番号を検索すると、そのIDに一致する特定の会話が結果に表示されます。検索には、その番号がテキスト内に含まれる会話も含まれます。

ヒント:Inboxで会話を表示するときのURLの末尾(例:.../conversations/215472322478539)を見ると、一意の会話IDを確認できます。

数値の会話IDで一致した会話を表示するInboxの検索結果

注意:この検索機能はInbox内のチームメイトのみ利用可能です。エンドユーザー(顧客)は標準のMessengerウィジェット内でIDによる会話検索はできません。


ticket IDを検索しています

番号を検索し、Ticketsでフィルターすると、そのIDに一致する特定のticketが結果に表示されます。検索には、その番号がコンテンツ内に含まれるticketも含まれます。

数値のticket IDで一致した特定のticketを表示するTicketsでフィルターされたInboxの検索結果


メールアドレスで検索しています

usersはメールアドレスを入力するだけで検索できます。最初にUser filterオプションを選択する必要はありません。

bob@example.comと入力すると、そのメールアドレスのusersとのすべての会話が見つかります。会話のテキスト内でメールを検索したい場合は、メールを引用符で囲むこともできます。例:"bob@example.com"

以下の表はInbox検索での異なるメール検索形式の動作を示しています:

検索語句

結果

そのメールアドレスのusersとのすべての会話を検索します。

その文字列を含むメッセージを検索します。


会社で検索しています

会話とticketは会社と異なる方法で関連付けられています:


会話

会話は2つの方法で会社と関連付けられます:

  • 明示的な関連付け:ユーザーが正確に1つの会社に所属している場合、会社は自動的に会話に直接リンクされます。またはInboxやMessengerから手動で設定できます。

  • ユーザーに基づく関連付け:明示的な会社が設定されていない場合(例:ユーザーが複数の会社に所属している場合)、会話は参加者に基づいて視覚的に会社とリンクされます。

注意:メール会話で複数の参加者がCCされている場合、主要ユーザーが1つの会社にのみ所属していても、会社の関連付けは自動的には設定されません。

会社で検索またはフィルターすると、検索結果は以下を返します:

  • 選択した会社と明示的に関連付けられた会話。

  • 明示的な関連付けがない場合、その会社の少なくとも1人の参加者を含む会話。

注意:非常に多くのusers(数万人)がいる会社の場合、会社フィルターは会社と明示的に関連付けられた会話を確実に返します。会社のメンバーが参加しただけの会話(明示的な関連付けなし)は含まれない場合があります。会話を常に表示させたい場合は、InboxやMessengerから会社と明示的に関連付けてください。

テーブルモードでは、ユーザーに基づく(暗黙の)関連付けのある会話に、関連付けがユーザーから推測されたことを示すツールチップが表示されます。
​

Tickets

Ticketsは一度に1つの会社にのみ関連付けられます。

  • ticket作成時にどの会社に関連付けるか選択できます。

  • この関連付けは後でInboxから更新できます。

会社で検索すると、その会社と明示的に関連付けられたすべてのTicketsが返されます。


検索結果の並べ替え方法

一致した会話とticketを3つの方法で並べ替えます:

  1. 関連性(デフォルト)

  2. 最新のアクティビティ

  3. 最古のアクティビティ

検索時、Intercomはさまざまな要素を考慮し、最も関連性の高い会話とticketを最初に返します。考慮される要素の一部は以下の通りです:

  • 検索語句が会話やticketにどれだけ一致しているか?

  • 検索語句が会話やticketに何回出現するか?

  • 完全一致がありますか?

  • 一致した会話やticketはどれくらい最近のものですか?

関連性の並べ替えはデフォルトで使用されます。これは、探している会話やticketを最初に表示する可能性が高いためです。しかし、この前提が時に失敗することもあります。

例えば、クエリに一致する最新の会話を探している場合でも、他により良い一致があることがあります。そのような場合は、最後に更新された日時に基づいて一致する会話を返す最新のアクティビティの並べ替えを使用することをお勧めします。

デフォルトの関連性の並べ替えを上書きし、最新のアクティビティが選択された状態でソートドロップダウンが開いているInboxの検索結果


会話をより速く見つけるためのヒント

一般的な検索のコツ

特定の会話やticketを探している場合は、その会話やticketに含まれているが一般的にはあまり使われない単語で検索してみてください。例えば、Hey, help needed! How do I make cookie dough?という会話を探している場合、help neededで検索すると助けを求めている他の会話も見つかるかもしれません。ここではcookie doughの方が良い検索です。

探している会話やticketに含まれる単語を増やすと、より早く目的の会話を見つけられます。前の例では、cookie help neededで検索する方がhelp neededより効果的です。

正確なフレーズがわかっている場合は、ダブルクォーテーションを使ってください。例えば、"make cookie dough"で検索すると、この3語が同じ順序で含まれる会話のみが返されます。

特定のチームメンバーが参加した会話を見つける

Inbox検索では、現在特定のチームメンバーに割り当てられているすべての会話を検索でき、会話の状態でも検索できます:
​

Inbox検索バーにチームメンバー割り当てフィルターが適用され、会話状態がOpenに設定されてフィルター結果が表示されている

これらの会話に簡単にアクセスできるように、Inbox Viewを作成することもできます。

ただし、これらのオプションでは、チームメンバーに現在割り当てられていない会話は表示されません。すべての参加した会話を見つけたい場合は、Custom Reportを作成し、「Chart drill-in」オプションを使用する必要があります。

特定のチームメンバーが参加したすべての会話を見つけるために使用される、Chart drill-inオプションが強調表示されたIntercomのCustom Report


あなたが作成した会話とticketsを見つける

Created by you inboxは、ログインしているチームメンバーが作成したアイテムを表示するため、たとえ他の人に割り当てられていても、あなたが作成した会話やticketsを素早く見つけることができます。
​
これには以下が含まれます:

  • アウトバウンド会話

  • Tracker tickets

  • バックオフィスtickets

  • カスタマーtickets

左側ナビゲーションのCreated by you inboxに、ログインしているチームメンバーが作成したアウトバウンド会話とticketsのリストが表示されている

注意:カスタマーが作成した会話やticketsは含まれません。アウトバウンド会話からカスタマーticketが作成された場合、「作成者」はアウトバウンド会話を作成したチームメンバーのままです。

inboxカウンターは、ログインしているチームメンバーが作成したオープンアイテムの数を表示します。新しいアイテムが作成されたり、アイテムの状態が変わったりすると(例:会話を閉じるとカウンターが減ります)、自動的に更新されます。

左側ナビゲーションのinboxカウンターに、ログインしているチームメンバーが作成したオープンアイテムの数が表示され、新規作成やクローズに応じて自動更新されている

会話やticketの作成者を確認する

  • テーブルレイアウトの使用 – テーブルビューには「Created by」列もあります。テーブルの右端までスクロールし、テーブルヘッダーの+アイコンをクリックして「Created by」を選択してください。

  • 詳細サイドバーの使用 – アウトバウンド会話やカスタマーticketの作成者は、Detailsサイドバーの「conversation attributes」セクションで確認できます。

作成者でフィルターする

検索内で – Inbox検索結果を「Created by」フィルターで絞り込めます。検索ページを開き、+フィルターをクリックして「Created by」を選択してください。追加後、チームメンバーを選択できます。

Inbox検索ページで+フィルターパネルが開き、リストからCreated byフィルターが選択されている

ビュー内で – ビューを作成するときに「Created By」フィルターを使えます。ビューの編集または作成でモーダルを開き、+フィルター追加をクリックして「Created by」を選択してください。追加後、「is」「is not」「is unknown」「has any value」を選べます。チームメンバーを検索して選択できます。

ビュー作成モーダルにCreated byフィルターが追加され、ドロップダウンからチームメンバーが選択されている

Inboxにアクセスできませんか?

Inboxが含まれるサブスクリプションを持っていない場合でも、すべてのインバウンド会話はContacts > conversationsセクションで見つけられます。そのページからこれらの会話に返信できます。

Inboxサブスクリプションがないワークスペースでも利用可能なインバウンド会話を表示しているIntercomのContacts > Conversationsセクション

こちらの回答で解決しましたか?