A menudo, un mensaje necesita ser visto por otro compañero o equipo. Tal vez estén mejor capacitados para responderlo, o necesites su opinión antes de responder. Puedes agregar una nota interna y @mencionar a cualquiera de tus compañeros o equipos para que reciban la notificación de inmediato y se dirijan a esa conversación.

Selecciona Nota en el compositor del inbox y luego escribe @ para buscar y mencionar a tu compañero.

Usa los atajos N y R cuando estés fuera del compositor para saltar rápidamente entre mencionar a un compañero en una nota y enviar una respuesta a un cliente. También puedes hacer doble clic para cambiar entre los modos Responder y Nota:

También puedes editar una nota después de publicarla. Pasa el cursor sobre la nota y haz clic en el ícono de lápiz, o selecciona Editar Nota en el menú de tres puntos para hacer tus cambios en línea. El contenido de la nota se carga en el compositor (si ya tienes contenido sin guardar, se te pedirá confirmación antes de continuar).

Si agregaste una nota por error, puedes eliminarla fácilmente haciendo clic en los tres puntos junto a la nota en una conversación y luego seleccionando Eliminar mensaje.

Para reconocimientos rápidos que no requieren una respuesta completa, los compañeros pueden reaccionar a las notas de admin con emoji. Pasa el cursor sobre cualquier nota de admin y haz clic en el ícono de cara sonriente en la barra de acciones para abrir el selector de emoji.

Si necesitas notificar a un grupo de personas con frecuencia, puedes ahorrar tiempo mencionando a todo un equipo a la vez. Simplemente crea equipos usando Team Inboxes, luego puedes escribir @ en una nota de conversación para ver una lista de equipos.

Buscar el nombre de un equipo te permitirá encontrarlo y seleccionarlo, insertando una mención de equipo en el compositor. Una vez enviado, esto creará una mención para cada compañero en su inbox de Mentions.

¿Necesitas reducir el ruido de notificaciones? Los administradores pueden desactivar las menciones de equipo a nivel de espacio de trabajo mientras mantienen activas las menciones individuales a @compañeros. Esto te da control granular sobre quién recibe notificaciones y cuándo, ayudando a tu equipo a mantenerse enfocado en lo que importa.

Esto es perfecto para organizaciones con grandes equipos de soporte donde las notificaciones amplias a todo el equipo suelen crear más ruido que señal.

Cómo activar: Navega a Configuración del espacio de trabajo > General para encontrar el interruptor para menciones a compañeros.

Cualquier conversación en la que tú o tu equipo sean mencionados aparecerá en tu inbox bajo Menciones.

Para mantenerte organizado y asegurarte de que los mensajes importantes no se pasen por alto o se olviden, puedes marcar las menciones como "no leídas". Simplemente haz clic en los tres puntos junto a una conversación en tu lista de Menciones y selecciona Marcar como no leída.

Para borrar menciones no leídas, selecciona Menciones no leídas en el menú desplegable y entra en cualquier conversación que esté sin abrir.

Aquí hay solo algunos ejemplos de cuándo deberías discutir una conversación entre bastidores:

A veces un problema es tan urgente que necesitas resolverlo de inmediato. Pero no siempre tendrás la solución completa. Puede que necesites involucrar a tu gerente para obtener consejos sobre cómo responder. De manera similar, si hay un bug, puedes involucrar a un compañero técnico o al equipo de ingeniería para obtener su consejo. O, si un cliente VIP está a punto de cancelar, definitivamente deberías involucrar a su gerente de cuenta para informarle.

Como gerente, puedes notar que una conversación está a punto de violar un SLA y querer que alguien de tu equipo intervenga rápidamente. Sin necesidad de verificar quién está disponible, puedes @mencionar a tu equipo y todos en el equipo recibirán una notificación para que cualquier compañero pueda responder a la conversación. Involucrar a todo el equipo asegura responsabilidad y puede impulsar una acción más rápida para evitar la insatisfacción del cliente o violaciones.

Si se detecta un bug o incidente crítico en una conversación con un cliente que podría estar afectando a muchos users, simplemente etiqueta a tu equipo(s) de soporte para que todos estén al tanto a la vez, compartan actualizaciones y ayuden con consultas generalizadas de clientes mientras mantienen a todos alineados y capaces de dar respuestas consistentes a los clientes.

Cuando una conversación en particular puede servir como oportunidad de aprendizaje para miembros nuevos del equipo o introduce una situación única en la que te gustaría que los compañeros reciban capacitación, mencionar a tu equipo puede promover el intercambio de conocimientos y ayudar a otros a mejorar sus respuestas en situaciones similares.

Tus clientes tendrán muchas preguntas sobre cómo funciona tu producto y cómo pueden usarlo. Pero habrá momentos en que recibas una pregunta particularmente compleja que no sabes cómo responder. Involucra a un ingeniero para que te ayude con la pregunta difícil, o pide a un gerente de producto que explique la función que acaban de lanzar.

A menudo, una conversación con un cliente puede inspirar un momento de inspiración. Tendrán muchas ideas sobre cómo usar tu producto y qué funciones les gustaría ver a continuación. A veces incluso tendrán preguntas que te harán pensar, "Esto sería un gran caso de estudio para nuestro blog". Puedes involucrar a tu redactor de contenido y compartir la idea con él ahí mismo.

Sueles darte cuenta cuando un cliente debería ser dirigido a tu equipo de Sales. Rara vez es tan sencillo como que un user pida “hablar con alguien de ventas.” Usualmente significa captar pistas de que necesitan ayuda para identificar el nivel de suscripción correcto, conjunto de funciones o plan personalizado para resolver su problema. Puedes involucrar a tu mejor vendedor en una conversación prometedora y preguntar si quieren que se les asigne el mensaje.

A todos les encanta recibir comentarios positivos. Es bueno mencionar a tu compañero si un cliente lo elogia en un mensaje, por ejemplo. Y puedes involucrar a tu diseñador de producto en conversaciones donde los clientes están felicitando una nueva función que acaban de lanzar. También es útil compartir citas positivas de clientes que pueden usarse en materiales de marketing.