Répondez automatiquement aux nouvelles conversations email entrantes avec votre propre réponse personnalisée pour confirmer la réception de l'email et définir les attentes de réponse.
Note : Les réponses automatiques par email ne sont pas prises en charge dans les espaces de travail développeur car l'envoi d'emails est désactivé dans ces environnements. Vous devez tester les réponses automatiques dans un espace de travail de production.
Configurez votre réponse automatique par email
Pour activer les réponses automatiques, allez dans Paramètres > Canaux > Email > Paramètres email et activez "Activer les réponses automatiques".
Puis sélectionnez Configurer les réponses automatiques pour personnaliser la réponse pour chaque langue que vous avez activée dans vos paramètres Messenger.
Vous pouvez également ajouter du texte enrichi dans le composeur, comme des images, des boutons et du HTML.
Lorsque vous avez terminé de composer votre réponse, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Désormais, vos clients recevront une réponse automatique lorsqu'ils démarreront une nouvelle conversation email avec vous.
Les coéquipiers pourront voir la réponse automatique dans la conversation comme n'importe quel autre message envoyé par Fin.
Alternativement, si vous souhaitez un contrôle plus précis sur l'envoi d'un email d'absence, vous pouvez créer un message dynamique à cet effet. Vous pouvez choisir de cibler users, leads, et/ou visiteurs selon votre audience cible. Ensuite, définissez la règle d'audience sur 'Dernier contact' après la date de votre absence, et programmez l'arrêt automatique du message le jour de votre retour.
Important :
La réponse est la même que la conversation commence pendant ou en dehors des heures de bureau.
La même réponse sera envoyée à tous les nouveaux emails entrants (par ex. pas de réponses différentes pour support@examply.com vs. sales@examply.com).
Si vous avez plusieurs langues activées, les réponses sont envoyées selon l'attribut langue de l'utilisateur. Si cela n'est pas défini, le client recevra une réponse dans la langue par défaut de votre espace de travail.
L'adresse email de la réponse automatique proviendra d'un domain Intercom. Elle ressemblera à quelque chose comme operator@workspace-name.intercom-mail.com.
Si vous souhaitez que cela provienne de votre propre adresse email, vous devrez mapper l'adresse de l'expéditeur à la même adresse email entrante que celle utilisée par les clients pour vous contacter.
Les adresses de réponse pour les marques sont désormais déterminées par l'adresse email entrante. Chaque marque peut envoyer des réponses depuis sa propre adresse, et ce comportement est basé sur l'email entrant, pas sur une adresse de réponse globale unique. Ce changement s'applique à tous les espaces de travail avec plusieurs marques.
Si vous avez un Workflow actif utilisant l'email comme canal, il remplacera automatiquement la réponse automatique par email — même si le Workflow ne comporte pas d'étape "Envoyer un message" (par exemple, un Workflow qui assigne, oriente, crée un lead, ou convertit en ticket). Si le Workflow inclut un message au client, ce message est envoyé à la place de la réponse automatique. Si le Workflow n'envoie aucun message au client (par exemple, un Workflow Convertir en ticket uniquement), ni la réponse automatique ni un message du Workflow ne seront envoyés, assurez-vous donc que les Workflows uniquement ticket ont leur propre notification client configurée.
Si le même contact envoie un nouvel email entrant dans les 2 minutes, nous n'enverrons pas une autre réponse automatique. Cela évite les boucles potentielles avec les réponses automatiques ou réponses email automatisées similaires.