Si un client ne répond pas à un coéquipier dans un délai défini, vous pouvez automatiquement lui demander une réponse et fermer la conversation si nécessaire. Ce modèle de workflow simple mais puissant aidera à garder une inbox claire, améliorer l'efficacité de votre équipe et garantir des métriques de résolution plus précises.
Rendez-vous simplement sur la page Fin AI Agent> Workflows, sélectionnez + Nouveau workflow et choisissez Créer à partir d'un modèle puis sélectionnez le modèle Efficacité des coéquipiers : Envoyer un rappel amical aux clients inactifs .
Sélectionnez Utiliser ce modèle puis définissez la durée d'attente pour la réponse d'un client avant de lancer le workflow.
La période d'attente par défaut est de 3 jours, mais un délai plus long ou plus court peut être plus adapté à votre entreprise et à vos clients.
Ensuite, définissez le(s) canal(aux) sur lequel(s) vous souhaitez que votre workflow fonctionne.
Vous pouvez choisir parmi la large gamme de canaux d'Intercom, y compris Web (Messenger), votre application iOS ou Android, email, SMS et réseaux sociaux, garantissant une excellente expérience quel que soit le moyen de contact de vos clients.
Il est conseillé de commencer petit (par exemple sur Web) et d'étendre à d'autres canaux une fois que vous êtes sûr que votre workflow fonctionne efficacement. Vous pouvez toujours ajuster les paramètres des canaux plus tard en sélectionnant le déclencheur du workflow.
Certaines étapes du workflow peuvent ne pas être disponibles sur tous les canaux ou peuvent se comporter différemment.
Vous pouvez toujours ajuster la période d'attente ou les paramètres des canaux plus tard en sélectionnant le déclencheur dans votre workflow une fois que vous l'avez créé.
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer et fermer, votre brouillon de workflow est prêt à être personnalisé.
Si un client ne répond pas à un message d'un coéquipier après la période que vous avez définie, il recevra le premier message par défaut, Just checking if you are still there. Let us know if you need any help! Vous pouvez modifier ce message pour refléter le ton unique de votre entreprise.
Ensuite, le modèle inclut une action pour ajouter un tag de conversation, utile pour retrouver et faire des rapports sur les conversations qui seront bientôt fermées automatiquement.
Puis le workflow mettra la conversation en pause pendant un jour pour laisser au client le temps de répondre au message s'il le souhaite. Vous pouvez ajuster la durée de la pause si nécessaire.
Lorsque la période de pause expire, un message final (que vous pouvez personnaliser) sera envoyé, informant le client que la conversation sera fermée. Un autre tag de conversation peut être appliqué ici à des fins de rapport, afin que nous puissions suivre précisément combien de conversations sont fermées par ce workflow. Ensuite, l'action pour finalement clôturer la conversation a lieu.
Ce modèle inclut à ce stade une enquête CSAT, donnant au client l'opportunité de fournir un retour s'il revient à la conversation fermée. Vous pouvez choisir de retirer l'enquête de ce workflow afin que cette métrique reflète uniquement les conversations fermées manuellement.
Lorsque vous êtes satisfait de vos ajustements à ce workflow, n'oubliez pas de le mettre en ligne.
C'est un jeu d'enfant. Automatiser des tâches simples mais chronophages comme celles-ci est ce que Workflows fait de mieux, libérant votre équipe pour se concentrer sur ce qu'ils font de mieux – résoudre des problèmes complexes et offrir un excellent service client.
Utilisez ce modèle pour votre entreprise dès maintenant :
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