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会話とticketsのSLAを設定する

この記事を使ってSLAを作成、編集、管理し、inboxでのSLAタイマーの動作を理解し、SLAのパフォーマンスを報告します。

対応者:Beth-Ann Sher

SLA(サービスレベルアグリーメント)は、チームが一貫した高品質な顧客体験を提供するための目標設定に役立ちます。Workflowsを使ってSLAを設定することで、各顧客に最適なサポートを提供できます。

SLAでできること:

  • チームが緊急の会話やticketsを優先するようにします。

  • VIP顧客に対して、合意した応答時間に基づくサポートを提供します。

  • 営業チームが高価値のleadsに返信するための時間ベースの目標を設定します。

  • サポートチームの内部パフォーマンス目標を設定します。

SLAは設定 > Inbox > SLAから管理でき、ここで作成、編集、複製、各SLAに依存するworkflowsの確認が可能です。SLAはWorkflowsビルダーからもインラインで作成できます。

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SLAの作成方法

設定ページから:

  1. 設定 > Inbox > SLAに移動します。

  2. 新しいSLAをクリックします。

  3. サイドドロワーに入力します:SLAに名前を付け、目標を設定します。各指標の説明は下記のSLA目標の設定方法を参照してください。

  4. 保存をクリックします。

Workflowsビルダーから:

トリガーに基づいてWorkflowを作成します。会話やticketが作成されたときにSLAを追加したい場合は、次のトリガーを選択してください:

  • 「顧客がMessengerで新しい会話を開く」、または

  • 「ticketが作成される」

Workflowビルダーのスクリーンショット。顧客がMessengerで新しい会話を開くか、ticketが作成されたときにSLAを適用するトリガー選択ステップの表示。

同じトリガーと対象にマッチする複数のWorkflowsのSLAは互いに上書きされます。Intercomは会話ごとに1つのアクティブなSLAのみをサポートしているため、後からWorkflowが新しいSLAを適用すると既存のSLAは自動的に削除されます。これを防ぐには、1つのWorkflowだけが会話にSLAを適用するようにしてください。

その後、条件分岐を作成して、作成したルールに基づいてSLAを適用できます。これは最も重要な顧客に対してより速いSLAを適用するのに役立ちます。

Workflowビルダーのスクリーンショット。And/Orフィルタールールに基づき異なる顧客対象に異なるSLAを適用する条件分岐の表示。

条件分岐の下でAnd / Orフィルターを組み合わせて、より具体的なターゲティングが可能です。

SLA目標の設定方法

WorkflowビルダーでSLAを設定する際、SLA適用ステップをクリックして以下の目標を設定します:

  • チームの最初の応答時間(FRT)を設定 - これはルールにマッチする会話の最初のメッセージにチームメンバーが返信するまでの時間です。

  • 次の応答時間(NRT)の目標を設定 - これはSLAルールにマッチする顧客からの各返信にチームメンバーが返信するまでの時間です。

  • クローズまでの時間を追加(TTC)指標 - これは会話やticketsをクローズするまでの合計時間です。

SLAはSLAがトリガーされた時点の最新メッセージに適用されます。

例えば:

  1. ユーザーメッセージ

  2. ユーザーメッセージ 応答時間の測定にSLAが使用

  3. SLAがトリガーされた

  4. ユーザーメッセージ 応答時間の測定にSLAが使用されない

FRT、NRT、TTCに加えて、以下も設定可能です:

  • 解決までの時間を追加(TTR)指標 - ticketに特有の指標で、ticketを解決するまでの合計時間を測定します。

WorkflowビルダーのSLA適用ステップのスクリーンショット。最初の応答時間(FRT)、次の応答時間(NRT)、クローズまでの時間(TTC)、解決までの時間(TTR)の入力欄と一時停止ルールの切り替え表示。

Back-officeおよびTracker ticketsでのSLAの使用:

Back-officeやTracker ticketsは顧客の関与がないため、FRTとNRTはサポートされず、これらのticketカテゴリではTTCとTTRのみ利用可能です。

SLAの一時停止方法

会話やticketが「スヌーズ」または「顧客待ち」の状態のときにSLAを一時停止できる時間調整設定もあります。

WorkflowビルダーのSLA一時停止設定のスクリーンショット。会話やticketがスヌーズまたは顧客待ちのときにSLAタイマーを一時停止するチェックボックス表示。

対応するオブジェクトと指標は以下の通りです:

  • 会話: TTRを除くすべての指標が利用可能です。

  • 顧客tickets: すべての指標が利用可能です。

  • Back-office tickets: TTCとTTRのみ利用可能です。

  • Tracker tickets: TTCとTTRのみ利用可能です。

SLAルールは営業時間を考慮します。例えば、営業時間が9時から18時に設定されていて、SLAの最初の応答時間が15分の場合、17時50分に受信したメッセージの応答予定時間は翌営業日の9時5分になります。

注意:会話がスヌーズ中にSLAが達成されなかった場合、会話は自動的にスヌーズ解除され再オープンされます。これはSLA目標が達成されなかった際にチームに会話の見直しを促すためのものです。

SLAを上書きする方法

Workflowsを設定して、会話の現在のSLAを上書きし、新しいSLAを適用できます。これは、会話をticketに変換して異なるSLAを適用する場合など、階層化されたサポートチームに特に役立ちます。

すべてのWorkflow設定を追加したら、保存してライブ設定をクリックするだけです。

SLA Workflowはいつでも一時停止または削除できます。そうすると、新しい会話にはSLA Workflowが適用されなくなりますが、一時停止または削除前にルールに一致した会話には引き続き適用されます。

SLAを削除する方法

会話の横にある三点リーダーを選択し(inboxの会話リスト内)、SLAを削除をクリックして手動でSLAを削除できます。

Intercomのinbox会話リストのスクリーンショット。三点リーダーメニューが会話で展開され、SLAを削除オプションが表示されています。

SLAを編集する方法

アクティブなSLAは設定 > Inbox > SLAsから直接編集できます。アーカイブして再作成する必要はありません。

  1. 設定 > Inbox > SLAsに移動してください。

  2. アクティブなSLAの行の鉛筆アイコンをクリックすると、現在の設定が事前入力された編集ドロワーが開きます。

  3. 目標期間(初回返信、次の返信、クローズまでの時間、解決までの時間)、一時停止ルール(スヌーズ時や顧客待ち時の一時停止)、およびリンクされた営業時間スケジュールの任意の組み合わせを調整できます。

    設定 > Inbox > SLAsの編集SLAサイドドロワーのスクリーンショット。SLA名、目標期間、一時停止ルール、リンクされた営業時間スケジュールの事前入力フィールドが表示されています。
  4. 保存をクリックすると、新しい会話はすべて即座に更新された定義を使用します。

SLAを複製する方法

設定 → Inbox → SLAsのライブタブで、任意のSLA行にカーソルを合わせるとアクションボタンが表示されます。編集とアーカイブの間にある複製をクリックしてください。サイドドロワーが開き、元のSLAの設定が事前入力されます。必要に応じて調整して保存します。

設定 > Inbox > SLAsのライブタブのスクリーンショット。SLA行にカーソルを合わせると編集、複製、アーカイブのアクションボタンが表示されます。

どのworkflowsがSLAを使用しているかを見る方法

ライブタブには、各SLAを参照しているworkflowsの数を示す「使用中」列があります。数値にカーソルを合わせると依存しているworkflowsのリストが表示され、名前をクリックするとそのworkflowのエディターに直接ジャンプします。

設定 > Inbox > SLAsのライブタブのスクリーンショット。使用中列に各SLA行のworkflow数が表示され、カーソルを合わせると依存workflowリストが表示され、クリックで各workflowのエディターが開きます。

電話SLA(応答速度)

電話は応答速度を使ってSLAをサポートします。これは、通話が接続されてからチームメンバーが応答するまでの時間です。電話workflowビルダーから直接設定できます。

電話workflowにSLAを追加する方法:

  1. Fin AI Agent > Workflowsに移動し、電話workflow(トリガー:顧客が電話をかけたとき)を開くか作成します。

  2. workflowにSLAを適用ステップを追加します。

  3. ドロップダウンから既存のSLAを選択するか、workflowビルダーを離れずに新しいSLAを作成できます。

    電話workflowのSLAを適用ステップを示すWorkflowビルダーのスクリーンショット。既存のSLAを選択するか新規作成のドロップダウンがあります。
  4. workflowを保存してライブ設定すると、そのworkflowに一致する着信通話に自動的にSLAが適用されます。

    Workflowビルダーで応答速度を追跡するSLAを適用ステップに設定したライブ電話workflowのスクリーンショット。

注意:

  • 応答速度タイマーは通話が接続されたときに開始します。workflowが実行されたときや通話がキューに入ったときではありません。電話SLAは応答速度を測定し、初回応答時間ではありません。

  • SLAは電話通話に自動的には適用されません。電話workflowにSLAを適用ステップを追加する必要があります。このステップがないとタイマーは開始しません。この機能はExpertプランが必要です。


inboxでのSLAの表示方法

会話がSLAルールに一致すると、inboxで最も近いSLA目標が表示されます。

さらに、右サイドバーの詳細にカーソルを合わせると、会話に関連する他のSLA指標も確認できます。

Intercomのinboxのスクリーンショット。会話カードにSLAカウントダウンタイマーバッジが表示され、右サイドバーの詳細パネルにカーソルを合わせると追加のSLA指標が見えます。

顧客が次のメッセージに返信すると、SLA目標は「次の応答時間」目標に変わります。設定している場合

SLA目標はあなたが返信するまでカウントダウンを続けます。SLA目標内に返信しなかった場合、ステータスは赤に変わります。各SLAインジケーターの意味は以下の通りです。

  • :期限超過。

  • オレンジ:タイマー残り5分未満。

  • グレー:タイマー残り5分以上。

inboxを「次のSLA目標」で並べ替えることで、最も緊急のSLA目標に簡単に返信できます。

ヒント:電話会話はチャットやticket会話と同じSLAインジケーターを表示します。電話workflow経由でSLAが適用されると、inboxの電話会話カードにバッジが表示され、リアルタイムで更新されます。

Intercomのinboxのスクリーンショット。会話カードにSLAタイマーバッジが表示され、色分けされたステータスインジケーター(赤は期限超過、オレンジは5分未満、グレーは5分以上)が示されています。

SLAの一時停止オプションに応じて、「スヌーズ」や「顧客待ち」ticketステータスでSLAが一時停止するのがわかります。

Intercomのinboxのスクリーンショット。スヌーズまたは顧客待ちに設定された会話で一時停止状態のSLAバッジが表示されています。

会話をticketに変換するときのSLAの上書き

以前にticket作成時にSLAを適用するWorkflowを設定していて、inboxで会話をticketに変換すると、新しいSLAがticketに適用されます。

Intercomのinboxのスクリーンショット。会話がticketに変換された後、新しいSLAが適用され、以前のSLAが置き換えられています。

新しいSLAが既存のものに上書きされると、解決およびクローズのタイミングは会話の開始時からカウントされ続けます。

オーバーライドのロジックはどのように機能しますか?

以下の表は、SLAがオーバーライドされた場合や会話が新しいSLAでチケットに変換された場合に、各SLAタイマーがどのように動作するかを示しています。FRT = 初回返信時間、NRT = 次回返信時間、TTC = クローズまでの時間、TTR = 解決までの時間。

例のシナリオ

FRT

NRT

TTC

TTR

SLA 1の会話がSLA 2でオーバーライドされます。

再スタート

再スタート

再開

SLA 1の会話がチケットに変換され、SLA 2が適用されます。

再スタート

再スタート

再開

初回適用

SLA 1のチケットがSLA 2でオーバーライドされます。

再スタート

再スタート

再開

再開

Workflowがマッチし、会話にSLAを適用しようとする場合:

  • 会話にすでにチームメイトのメッセージがある場合、初回返信タイマーは開始されません。次の返信タイマーは次の顧客の返信からのみ開始されます。

  • チームメイトは会話イベントで[SLA名]が[Workflow名]によって適用されたことを確認できますが、初回返信タイマーが開始されていないため、会話カード上にタイマーは表示されません。


SLAパフォーマンスの報告方法

SLAsレポートにアクセスすると、チケットと会話の統合レポートがすぐに利用可能です。これにより、SLAが適用され達成または未達成(オーバーライドされたSLAを含む)かどうかが表示されます。

注:電話の応答速度データは、電話のWorkflowにApply SLAステップが追加されると自動的にSLAレポートに表示されます。電話データはチャットおよびチケットのSLA指標と一緒に表示され、別のレポートや追加設定は不要です。

IntercomのSLAsレポートのスクリーンショット。会話とチケットのSLA達成率、未達成率、修正率をSLA名とチームでフィルター可能。

特定のSLAやチームでフィルターして、以下を含むデータを絞り込めます:

  • 初回返信時間

  • 次回返信時間

  • クローズまでの時間

  • 解決までの時間(チケットのみ)

IntercomのSLAsレポートのフィルターパネルのスクリーンショット。SLA名、チーム、指標タイプ(初回返信時間、次回返信時間、クローズまでの時間、解決までの時間)でデータをセグメント可能。


カスタムレポートを作成し、SLA指標&属性を使って、より詳細なSLA報告の内訳を作成できます。


よくある質問

自分のSLAと期待される応答時間はどこで確認できますか?

ワークスペース内のすべてのSLAを表示および管理するには、設定 > Inbox > SLAsに移動してください。

会話の解決時間はどのように測定しますか?

クローズまでの時間指標は、運用効率をより良く管理・測定したい場合に役立ち、会話の全体的な処理時間の理解と合意設定に必要なデータを提供します。

クローズまでの時間指標は、チケットのエンドツーエンドの処理時間指標も提供します。

チケットの解決時間はどのように測定しますか?

チケットの解決までの時間は、VIP顧客とのコンプライアンス要件や合意を考慮する際に、顧客への解決提供にかける時間を評価するのに適しています。

カレンダー時間と営業時間はどのように機能しますか?

すべてのSLA指標はカレンダー時間で設定され、設定した営業時間で割り算されます。つまり:

  • 営業時間が午前9時から午後5時の場合、デフォルトの営業時間は8時間です。

    • 8時間=1営業日です。

  • 会話のクローズまでの時間を24時間または1日に設定した場合、営業時間で割り算され、この場合チームメイトは3営業日以内に会話をクローズする必要があります。

SLAと営業時間について詳しく学んでください。

なぜ月単位で入力するとSLAの期間が予期しない表示になるのですか?

SLAの目標は時間単位で入力する必要があります(月、週、日単位ではありません)。複数月の目標を設定する場合は、まず期間を時間に換算してください。

例えば、営業時間が月曜から金曜の午前9時から午後5時まで(1日8時間、週5日=週40時間)の場合:

  • 1か月(約4週間)=40 × 4 = 160稼働時間

  • 2か月(約8週間)=40 × 8 = 320稼働時間

ヒント:常にSLAの目標は時間単位で入力してください。Intercomは設定された営業時間を適用して実際の期限を算出します。例えば、8時間労働日の160時間SLAは約20稼働日となります。計算方法はSLAs and office hoursをご覧ください。

チケットを「解決済み」状態から「進行中」に戻した場合、解決時間はどうなりますか?

チケットが「解決済み」から「進行中」に戻され、解決時間SLAが適用されている場合、タイマーは再開され、チケット状態が再び「解決済み」に戻るまでカウントを続けます。

一度閉じたチケットや会話を再度開いた場合はどうなりますか?

チケットや会話が「閉じた」状態から「開いた」状態に戻され、クローズ時間SLAが適用されている場合、タイマーは再開され、再び「閉じた」状態になるまでカウントを続けます。

チケットを閉じた後も解決時間のカウントダウンが続いているのはなぜですか?

チケットにリンクされた会話が解決されずに閉じられた場合、チケット状態が「解決済み」に変更されるまで解決時間のカウントは続きます。

チケットのステータスが「顧客待ち」から「進行中」に変わったが、チケットはまだ「スヌーズ」状態の場合はどうなりますか?

「顧客待ち」と「スヌーズ」の両方でSLAを一時停止する設定を選択している場合、どちらの状態も適用されている限りSLAは一時停止のままです。例えば、チケットが「顧客待ち」から「進行中」に移動しても、チケットがスヌーズ解除されるまでSLAは一時停止のままです。

営業時間外にSLAを一時停止するとinboxではどうなりますか?

SLAを一時停止すると、営業時間内外に関わらずinboxではSLAが「一時停止中」と表示され続けます。営業時間の設定をご覧ください。

同じ会話に複数のSLAを同時に適用できますか?

いいえ、同じ会話に複数のSLAを同時に適用することはできません。ただし、バックオフィスのticketにリンクして、メインのオブジェクト(conversation / ticket)用とバックオフィスticket用の並行SLAを同時に実行することは可能です。

会話ごとに適用されたすべてのSLAの内訳を取得できますか?

いいえ、会話ごとに適用されたすべてのSLAの内訳は現在サポートされていません。

以前のSLAを上書きして新しいSLAを適用した場合、カウントダウンタイマーはどうなりますか?

既に適用されているSLAと異なる新しいSLA(例:SLA 1とSLA 2)は、SLA 1を完全に上書きします。SLA 1の経過時間をSLA 2に加算せず、最新のユーザーメッセージ(SLA 1のトリガーメッセージとは異なる場合があります)からカウントを開始します。

例えば:

  • 19:07: ユーザーメッセージ送信 SLA 1 トリガー

  • 20:30: ユーザーメッセージ送信 SLA 2 適用

SLAタイマーは20:30の2番目のユーザーメッセージから再スタートし、応答時間の測定に使用されます。

ただし、同じSLAが適用された場合(例:最初にSLA 1が適用され、その後ルールで再度SLA 1が適用される)、カウントダウンは再スタートせず、前のSLAの経過時間を現在のSLAに加算します。

例えば:

  • 19:07: ユーザーメッセージ送信 SLA 1 トリガー

  • 20:30: ユーザーメッセージ送信 SLA 1 再適用

SLAタイマーは19:07に最初のユーザーメッセージでSLA 1がトリガーされた時からの経過時間を加算し、応答時間の測定に使用されます。

「顧客待ち」状態でチームメンバーがメッセージを送信した場合、カウントダウンタイマーはどうなりますか?まだ一時停止のままですか?

はい、チームメンバーがチケット状態が「顧客待ち」のときにメッセージを送信しても、顧客が返信するまでカウントダウンは一時停止のままです。

IntercomでSLAを編集するには?

設定 > Inbox > SLAsから、任意のアクティブなSLAを直接編集できます。アクティブなSLA行の鉛筆アイコンをクリックすると、目標期間(初回返信、次回返信、クローズ時間、解決時間)、一時停止ルール、リンクされた営業時間スケジュールを調整できる編集ドロワーが開きます。変更はすべての新しい会話に即時反映され、ワークスペースのアクティビティログ(設定 > アクティビティログ)にConversationSlaChangeイベントとして記録されます。

注意:現在のバージョンでは、目標の増減や追加は可能ですが、既存の目標の削除やアーカイブされたSLAの編集はまだサポートされていません。

「固定」SLAとは何ですか?

SLAメトリクスを使ったレポートを見ると、SLA状態が「固定」と表示されることがあります。これはSLAが未達成だったが、未達成のアクションが最終的に完了したことを意味します。新しいSLAが適用されているかどうかは関係ありません。

SLA状態は発生したSLAイベントによって決まります:

  • 達成:SLAが適用され、目標を達成した。

  • 未達成:SLAが適用され、目標を達成できなかった。

  • 固定:SLAは未達成だったが、未達成のアクション(返信、クローズ、解決)が最終的に完了した。

複数の「顧客待ち」ticketタイプがある場合、SLAの一時停止はどうなりますか?

チケットが「顧客待ち」状態のときにPause SLAs設定が有効になっている場合、「顧客待ち」カテゴリに該当するすべてのチケット状態でSLAが一時停止します。

注意:Inboxでは、会話の早い段階にSLAが適用されているように見え、正しいタイミングで追加されていないように見えることがあります。これは仕様で、IntercomはSLAを適用するとき、会話内のユーザーの最後のやり取りの「開始時間」を設定します。場合によってはユーザーの最初のメッセージまで遡ることもあります。

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