Sobald Sie sicher sind, dass Sie ein Gespräch gelöst haben, können Sie es im Inbox schließen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gespräche sowohl manuell als auch automatisch zu schließen. Wir erklären sie unten.
Wie man ein Gespräch schließt
1. Schließen Sie es innerhalb eines Gesprächs
Verwenden Sie die Tastenkombination ⌘ / Ctrl Shift Y oder klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen oben rechts im Gespräch im Inbox.
Hinweis: Wenn Ihr Workspace ein erforderliches Gesprächsattribut (wie 'Conversation type') eingerichtet hat, können Sie ein Gespräch im Inbox nicht schließen, bis ein Wert ausgewählt wurde. Um dies einzurichten oder mehr zu erfahren, siehe Create and use conversation data attributes (CvDAs) in the Inbox.
Diese Einschränkung gilt nur für Teammitglieder — Fin, Workflows und die API können Gespräche weiterhin schließen, ohne erforderliche Attribute auszufüllen.
2. Senden Sie eine Nachricht und schließen Sie das Gespräch in einem Schritt
Verwenden Sie die Tastenkombination ⌘ / Ctrl Shift Enter oder klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben der Schaltfläche Senden , um Senden und schließen aus der Optionsliste auszuwählen.
3. Schließen Sie Gespräche manuell in großen Mengen über den Inbox 👇
4. Verwenden Sie Workflows, um Gespräche automatisch zu schließen
Sie können auch Workflows erstellen, die Aktionen im Inbox automatisieren, wie z. B. ein Gespräch zu schließen, wenn ein Kunde nach 5 Minuten nicht antwortet.
5. Verwenden Sie Intercoms REST API, um Gespräche automatisch zu schließen.
Sie können ein Gespräch aktualisieren, um die Aktion auszuführen. Schauen Sie sich unsere webhook models für verschiedene Möglichkeiten an, die Aktion automatisch auszulösen.
6. Schließen Sie Gespräche unterwegs
Wenn Sie die Intercom Conversations app haben, können Sie ein Gespräch ganz einfach schließen, während Sie unterwegs sind.
Tippen Sie einfach auf das Info-Symbol oben rechts auf Ihrem Bildschirm und wählen Sie dann Gespräch schließen.
Um ein Gespräch manuell wieder zu öffnen, wählen Sie einfach das Info-Symbol und dann Gespräch wieder öffnen.
Wann man ein Gespräch pausieren oder schließen sollte
Sie sollten ein Gespräch nach jeder gesendeten Nachricht pausieren, bis das Gespräch vollständig gelöst ist. Zum Beispiel, wenn Sie auf eine Antwort von einem Kunden oder einem Teammitglied warten.
Ein Gespräch sollten Sie nur schließen, wenn es für den Kunden vollständig gelöst ist.
Wenn ein Kunde eine pausierte Unterhaltung eine Woche lang nicht beantwortet hat, ist es möglich, dass er bereits eine Lösung für sein Problem gefunden hat. In diesem Fall ist es in Ordnung, das Gespräch zu schließen. Es wird automatisch wieder geöffnet, wenn der Kunde antwortet.
Das rechtzeitige Schließen eines Gesprächs hilft sicherzustellen, dass die Rate der Conversations closed Ihres Teams in Ihren Inbox-Berichten genau angezeigt wird.
Finden Sie Ihre geschlossenen Gespräche
Navigieren Sie zum Abschnitt Inbox in Ihrer Intercom-Oberfläche.
Suchen Sie das Menü mit der Bezeichnung Open (unter Ihrem Namen oder oben in der Gesprächsliste).
Klicken Sie auf das Menü Open, um ein Dropdown mit Status anzuzeigen.
Wählen Sie Closed, um alle gelösten oder geschlossenen Gespräche anzuzeigen, die mit Ihrem Konto verbunden sind.
Erweiterte Filteroptionen
Intercom bietet leistungsstarke Such- und Filteroptionen für eine gezieltere Suche nach geschlossenen Gesprächen:
Benutzerspezifische Suche
Öffnen Sie die Suchleiste mit dem Lupensymbol im Inbox.
Verwenden Sie den User Filter, um den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Kunden einzugeben und geschlossene Chats mit einem bestimmten Benutzer effizient zu finden.
Team-Inbox-Filter
Wenn Sie ein Team verwalten, wenden Sie Filter für teamzugewiesene Gespräche und den Status Closed an, um gelöste tickets anzuzeigen, die von diesem Team bearbeitet werden.
Erstellen benutzerdefinierter Ansichten
Obwohl benutzerdefinierte Ansichten nicht direkt für Gesprächszustände konfiguriert werden können, ermöglicht der Inbox die flexible Nutzung von Filtern für Gesprächsstatus (z. B. Closed) oder Teamzuweisungen, um kategorisierte Daten effektiv zu verwalten.
Tipps:
Historische geschlossene Gespräche können auch über den Abschnitt All im Inbox aufgerufen werden, indem zwischen den Optionen Open und Closed gewechselt wird. So bleiben vergangene Interaktionen leicht auffindbar, wenn Open-Gespräche Ihre Hauptansicht im Inbox dominieren.
Stellen Sie präzise Suchergebnisse sicher, indem Sie Text im Gesprächsverlauf als Suchkriterium über die allgemeine Suchleiste verwenden.
Best Practices zum Schließen von Gesprächen
Seien Sie transparent
Sie sollten einen Kunden informieren, wenn Sie ein Gespräch schließen möchten, und sicherstellen, dass er keine weiteren Fragen hat. Wenn Sie nachgefragt haben, ob der Kunde weitere Unterstützung benötigt, aber keine Antwort erhalten haben, sollten Sie ihn trotzdem darüber informieren, dass Sie das Gespräch schließen und wie er in Zukunft wieder Kontakt aufnehmen kann, falls nötig.
Optimieren Sie Ihren Workflow
Um Zeit zu sparen, können Sie Macros verwenden, um eine ‚Abschiedsnotiz‘ zu erstellen, die Sie immer wieder verwenden können. Sagen Sie etwas Warmes und Freundliches wie: ‚Danke, dass Sie sich gemeldet haben. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!‘ Macros ermöglichen auch das automatische Hinzufügen von Aktionen wie Close conversation , wenn ein Macro gesendet wird.