Envoyez automatiquement des instantanés temporels de vos rapports aux parties prenantes clés par email. Vous pouvez envoyer des rapports aux membres d'Intercom, rôles ou adresses email externes. Les destinataires recevront un lien public unique affichant vos indicateurs et graphiques clés.
Note : Les liens sont actifs pendant 30 jours puis expirent automatiquement.
Comment planifier le partage externe d’un rapport
Pour planifier le partage régulier d’un de vos rapports avec des parties externes :
Allez dans Rapports et ouvrez votre rapport.
Cliquez sur Partager en haut à droite.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Planifier la livraison.
Ajoutez vos destinataires
Ici, vous pouvez partager ce rapport avec des parties internes et externes en les ajoutant dans le champ « Destinataire(s) ».
Vous pouvez ajouter des destinataires de plusieurs façons :
Une adresse email
Leur profil de membre
Nommez votre planification
Donnez un nom clair à votre planification pour la retrouver facilement et pouvoir la modifier plus tard.
Ajoutez un message (optionnel)
Envoyez un message optionnel avec votre rapport planifié pour que vos parties prenantes comprennent le contexte du rapport partagé.
Définissez la fréquence de la planification
Choisissez une fréquence :
Quotidien : le rapport est envoyé chaque jour.
Hebdomadaire : choisissez un ou plusieurs jours de la semaine (ex. lundi, jeudi).
Mensuel : choisissez un jour du mois (ex. 1, 15 ou « Dernier jour »).
Personnalisé : sélectionnez des jours spécifiques de la semaine ou des dates précises du mois.
Pour la fréquence choisie, définissez l'heure d'envoi du rapport.
Dans le panneau latéral, vous verrez aussi les planifications récentes créées pour ce rapport. Cliquez sur Gérer les planifications pour accéder à la page de gestion. 👇
Comment gérer vos planifications de rapport
Gérez les planifications que vous avez créées pour le partage de rapports en allant dans Rapports > Gérer les planifications.
Vous verrez une liste de toutes les planifications créées avec tous les détails pertinents. Cela inclut aussi les exportations programmées de jeux de données.
Cliquez sur le menu à trois points à côté d’un rapport pour modifier ou supprimer la planification :
Modifier ouvre un panneau latéral où vous pouvez mettre à jour tous les détails de la planification. Appliquez vos modifications puis cliquez sur Mettre à jour la planification.
Supprimer ouvre une fenêtre de confirmation. Une fois supprimée, cette planification ne sera plus active (aucun instantané ne sera généré et aucun email envoyé aux destinataires).
Ce que voient les parties prenantes
Les destinataires et le propriétaire du rapport recevront des emails selon la fréquence définie, détaillant le titre de la planification, le nom du propriétaire, un message (si fourni) et un lien vers le rapport fraîchement généré.
Toute personne disposant du lien peut voir votre rapport partagé. L’interface est identique à celle de votre rapport dans Intercom, mais les filtres et plages de dates sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés.
Note :
Fraîcheur des données : Les instantanés reflètent votre rapport au moment du partage et ne sont pas mis à jour en temps réel.
Différences visuelles : Certaines couleurs ou formats d’infobulles peuvent différer légèrement du rapport dans Intercom.
Incohérences d’étiquettes : Des étiquettes comme Inconnu, Non attribué ou Pas de note peuvent apparaître comme Inconnu dans les instantanés partagés.
Expiration des liens : Tous les liens expirent automatiquement 30 jours après leur création.
Destinataires : Peuvent cliquer sur le lien email correspondant pour se désabonner des planifications si nécessaire.
Filtres de date : Si votre rapport utilise un filtre de date relatif comme « Hier », l’email programmé peut afficher une plage de dates différente s’il est généré à partir d’un instantané plus ancien. Pour garantir le bon filtre, enregistrez le rapport avec le filtre de date correct avant de créer ou régénérer le lien programmé.