Le partage interne de rapports vous permet de gérer l'accès aux rapports que vous créez, facilitant la collaboration entre collègues tout en gardant le contrôle sur l'accès aux données et les modifications des rapports. Cela garantit la protection des informations sensibles et l'intégrité des rapports.
Pour partager des rapports avec vos collègues, ils doivent également disposer de permissions de reporting sur votre espace de travail.
Comment partager un rapport
Cliquez sur le bouton Partager en haut de votre rapport pour le définir comme privé, le partager avec certains collègues/rôles, ou le rendre accessible à tous les collègues disposant des permissions de reporting dans votre espace de travail.
Niveaux d'accès au rapport
Vous pouvez spécifier le niveau d'accès que chaque collègue/rôle a à votre rapport.
Accès complet : Permet aux collègues de modifier, supprimer et partager les rapports avec d'autres, offrant un contrôle total sur le contenu et la diffusion du rapport.
Exploration uniquement : Autorise les collègues à ajuster les filtres, approfondir les données pour une analyse plus poussée et exporter les données, sans pouvoir modifier la structure ou le contenu fondamental du rapport.
Lecture seule : Permet aux collègues de consulter les données du rapport, sans possibilité de modification, d'ajustement des filtres ou d'exportation des données.
Collègues avec accès
L'accès à un rapport peut être accordé à des collègues spécifiques ou à des rôles personnalisés.
Lorsqu'un rôle se voit attribuer un certain niveau d'accès à un rapport, tous les collègues ayant ce rôle recevront automatiquement cet accès. De plus, tout nouveau collègue ajouté à ce rôle bénéficiera automatiquement de l'accès.
Accès à l'espace de travail
Vous pouvez également choisir de modifier le niveau d'accès par défaut à un rapport pour l'ensemble de votre espace de travail :
Avec votre espace de travail sélectionné : Toute personne dans votre espace de travail disposant de permissions de reporting pourra voir ce rapport et vous pouvez ajuster le niveau d'accès que l'ensemble de votre espace de travail peut avoir.
Avec « Restreint » sélectionné : Seuls les « Collègues avec accès » pourront voir votre rapport. Si aucun collègue n'a accès, vous serez le seul à pouvoir voir le rapport.
Une fois que vous avez terminé de mettre à jour l'accès à votre rapport, cliquez sur Confirmer pour enregistrer les modifications. Si un rapport est partagé avec des collègues, ils recevront une notification par e-mail.
Note :
En cas de conflit entre les permissions de l'espace de travail et l'accès au niveau du rapport, l'option la plus restrictive prévaut toujours. Par exemple, si un collègue a la permission « Peut créer et modifier des rapports » sur votre espace de travail, mais reçoit un accès « Lecture seule » à un rapport spécifique, il devra respecter la restriction de lecture seule pour ce rapport.
Lorsque vous ajoutez un rapport à un dossier de l'espace de travail, seuls les collègues ayant accès à ce rapport spécifique le verront dans leur navigation Rapports.
Le créateur du rapport devient le propriétaire désigné du rapport qui ne peut pas être supprimé. Si ce collègue est retiré d'un espace de travail, un nouveau collègue doit être assigné comme propriétaire de ses rapports lors du processus de suppression du collègue.
FAQ
Pourquoi plusieurs collègues apparaissent-ils dans la section de partage de mon rapport ?
Si vous voyez des collègues apparaître dans la section de partage de vos rapports existants, c'est parce qu'ils avaient auparavant accès à ces rapports via les permissions de l'espace de travail. Lors de la récente mise à jour, les permissions des collègues ont été migrées au niveau individuel des rapports. Cela garantit que tous les droits d'accès sont maintenus conformément aux paramètres précédents, permettant à votre équipe de continuer à collaborer sans interruption.
Comment demander l'accès à un rapport ?
Les demandes d'accès aux rapports ne peuvent pas être faites via votre espace de travail pour le moment. Si vous devez modifier votre niveau d'accès à un rapport, veuillez contacter directement le propriétaire du rapport. Vous verrez une liste des collègues ayant accès au partage sur chaque rapport.
J'ai partagé un rapport avec mon collègue, mais il ne peut toujours pas le voir. Que se passe-t-il ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi votre collègue ne peut pas voir le rapport que vous avez partagé :
Confirmation d'action : Assurez-vous de cliquer sur Confirmer en bas à droite après avoir modifié l'accès au rapport. Si cette étape est oubliée, l'action de partage ne sera pas enregistrée et votre collègue n'aura pas accès.
Restrictions des permissions de l'espace de travail : Si votre collègue ne dispose pas des permissions nécessaires pour voir les rapports, il ne pourra pas accéder au rapport partagé. Ce problème sera indiqué par une icône d'erreur à côté de son nom lors de la tentative de partage. Assurez-vous que votre collègue a les bonnes permissions activées pour les rapports.
Puis-je partager un rapport avec des collègues qui n'ont pas de siège dans notre espace de travail ?
Les rapports ne peuvent être partagés qu'en interne avec des collègues disposant d'un siège dans l'espace de travail. Cela signifie que pour accéder à un rapport, un collègue doit avoir un siège attribué dans votre espace de travail (cela peut être un siège lite).
Pourquoi l'un de mes dossiers de navigation personnalisés dans l'espace de travail est-il complètement vide ?
Si un dossier semble vide, c'est peut-être parce que vous n'avez plus accès aux rapports qui y étaient précédemment ajoutés. Les rapports restent visibles dans vos dossiers tant que vous conservez l'accès. Si vos permissions sur ces rapports sont révoquées, ils n'apparaîtront plus dans votre liste de rapports ni dans les dossiers où ils étaient ajoutés.
Je ne peux pas accéder à un rapport, que dois-je faire ?
Si vous avez des difficultés à accéder à certains rapports :
Vérifiez que vous recherchez le bon titre de rapport.
Vérifiez que vous avez les permissions nécessaires pour voir le rapport.
Demandez l'accès à un collègue qui peut voir le rapport en lui demandant de :
Cliquer sur le bouton « Partager » en haut du rapport
Ajouter votre nom à la liste des collègues ayant accès.