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会話を自動的にticketsに変換する

あらゆる会話タイプを自動的にticketに変換する方法を学びましょう。

対応者:Beth-Ann Sher

メールやその他の受信会話タイプを自動的にticketsに変換し、問題処理を効率化しチームの生産性を向上させます。会話はCustomer ticketsにのみ変換可能で、Back-officeやTracker ticketsには変換できません。この設定は会話の最初の受信メールにのみ適用されます。送信メールへの返信はticket作成をトリガーしません。

注意:

  • 自動作成されたticketsには、必須であっても属性が入力されません。

  • customer portalを使用している場合、自動変換後に「company」ticketフィールドは入力されません。すべてのticketsがポータル内に表示されるよう、「company」フィールドを手動で追加する必要があります。

  • メールが自動的にticketsに変換されると、メール本文がticketの説明として自動入力されるのは想定された動作です。

メールを自動的にticketsに変換する

すべての受信メールをticketsに変換するには、次の場所に移動してください。

Settings > Channels > Email > Customization にて「Convert inbound emails to tickets」を切り替え、ticketタイプを選択します。

注意:Intercomはメールからticketへの設定ミスを3つの方法で防止します。

  • 防止:メール変換に選択されたticketタイプは使用中はアーカイブできません。設定やAPI経由でアーカイブしようとすると、依存関係を示す明確なエラーが返されます。

  • 警告:変換が停止している場合(例:保護前にticketタイプがアーカイブされた場合)、設定の管理者に対応が必要バナーが表示され、修正への直接リンクが提供されます。

  • 修正:設定 > Channels > Email > Customization に移動します。画面には正常な代替表示ではなくアーカイブされたticketタイプ名が表示されます。新しいticketタイプを選択して変換を復元すると、バナーは即座に消えます。

すべての会話タイプを自動的にticketsに変換する

すべての会話タイプをticketsに自動変換するには、WorkflowConvert to ticketステップを追加します。これによりticket変換をさらにカスタマイズできます。

開始するには、「Customer sends their first message」トリガーを使ってWorkflowを作成します

トリガー設定で、ticketsに変換したい会話のチャネルを選択します。

次に Convert to ticket ステップをWorkflowパスに追加します。

分岐を使ってticket変換をさらにカスタマイズできます。例えば、「Email contains」ルールを使い、特定のアドレスからのメールを特定のticketタイプに変換します。

トグル設定convert to ticketステップの両方が有効な場合、Workflowが優先されトグル設定を上書きします。

電話通話を対象とするWorkflowではconvert to ticketアクションは使用できません。

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