Senden Sie automatisch zeitgesteuerte Schnappschüsse Ihrer Berichte per E-Mail an wichtige Stakeholder. Sie können Berichte an Intercom-Teammitglieder, Rollen oder externe E-Mail-Adressen senden. Empfänger erhalten einen einzigen öffentlichen Link, der Ihre wichtigsten Kennzahlen und Diagramme anzeigt.
Hinweis: Links sind 30 Tage lang aktiv und laufen dann automatisch ab.
So planen Sie das externe Teilen von Berichten
Wenn Sie einen Ihrer Berichte regelmäßig mit externen Stakeholdern teilen möchten:
Gehen Sie zu Berichte und öffnen Sie Ihren Bericht.
Klicken Sie oben rechts auf Teilen.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Lieferung planen aus.
Empfänger hinzufügen
Hier können Sie diesen Bericht mit internen und externen Stakeholdern teilen, indem Sie sie im Feld „Empfänger“ hinzufügen.
Sie können Empfänger auf verschiedene Weise hinzufügen:
Eine E-Mail-Adresse
Ihr Teamprofil
Geben Sie Ihrem Zeitplan einen Namen
Geben Sie Ihrem Zeitplan einen klaren Namen, damit Sie ihn leicht identifizieren und später ändern können.
Nachricht hinzufügen (optional)
Senden Sie eine optionale Nachricht mit Ihrem geplanten Bericht, damit Ihre Stakeholder den Kontext zum geteilten Bericht haben.
Legen Sie die Häufigkeit fest
Wählen Sie eine Häufigkeit:
Täglich: Bericht wird jeden Tag gesendet.
Wöchentlich: Wählen Sie einen oder mehrere Wochentage (z. B. Montag, Donnerstag).
Monatlich: Wählen Sie einen Tag im Monat (z. B. 1., 15. oder „Letzter Tag“).
Benutzerdefiniert: Wählen Sie bestimmte Wochentage oder bestimmte Daten im Monat aus.
Legen Sie für die gewählte Häufigkeit die Tageszeit fest, zu der der Bericht gesendet werden soll.
Im Seitenbereich sehen Sie auch die zuletzt erstellten Zeitpläne für diesen Bericht. Klicken Sie auf Zeitpläne verwalten, um zur Seite Zeitpläne verwalten zu gelangen. 👇
So verwalten Sie Ihre Berichtszeitpläne
Verwalten Sie die von Ihnen erstellten Zeitpläne für das Teilen von Berichten unter Berichte > Zeitpläne verwalten.
Hier sehen Sie eine Liste aller von Ihnen erstellten Zeitpläne mit allen relevanten Details. Dies zeigt auch geplante Datensatzexporte.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben einem Bericht, um den Zeitplan zu bearbeiten oder zu löschen:
Bearbeiten öffnet einen Seitenbereich, in dem Sie alle Zeitplandetails aktualisieren können. Übernehmen Sie Ihre Änderungen und klicken Sie dann auf Zeitplan aktualisieren.
Löschen öffnet ein Modal zur Bestätigung Ihrer Absicht. Nach dem Löschen wird dieser Zeitplan nicht mehr ausgeführt (es werden keine Schnappschüsse für diesen Zeitplan erstellt und keine E-Mails an Empfänger gesendet).
Was Stakeholder sehen
Empfänger und der Berichtseigentümer erhalten E-Mails entsprechend der von Ihnen festgelegten Häufigkeit, mit dem Titel des Zeitplans, dem Namen des Eigentümers, einer Nachricht (falls vom Eigentümer bereitgestellt) und einem Link zum frisch generierten Bericht.
Jeder mit dem Link kann Ihren geteilten Bericht ansehen. Die Oberfläche sieht identisch mit Ihrem Bericht in Intercom aus, aber Filter und Zeiträume sind schreibgeschützt und können nicht bearbeitet werden.
Hinweis:
Datenaktualität: Schnappschüsse zeigen Ihren Bericht zum Zeitpunkt des Teilens und werden nicht in Echtzeit aktualisiert.
Visuelle Unterschiede: Einige Farben oder Tooltip-Formate stimmen möglicherweise nicht genau mit dem Bericht in Intercom überein.
Bezeichnungsinkonsistenzen: Bezeichnungen wie Unbekannt, Nicht zugewiesen oder Keine Bewertung können in geteilten Schnappschüssen als Unbekannt erscheinen.
Linkablauf: Alle Links laufen automatisch 30 Tage nach Erstellung ab.
Empfänger: Können bei Bedarf auf den entsprechenden E-Mail-Link klicken, um sich von Zeitplänen abzumelden.
Datumsfilter: Wenn Ihr Bericht einen relativen Datumsfilter wie „Gestern“ verwendet, kann die geplante E-Mail einen anderen Datumsbereich anzeigen, wenn sie aus einem älteren Schnappschuss generiert wurde. Um sicherzustellen, dass der richtige Filter angewendet wird, speichern Sie den Bericht mit dem richtigen Datumsfilter, bevor Sie den geplanten Link erstellen oder neu generieren.