So fügen Sie Teamkollegen hinzu
Um neue Teamkollegen einzuladen, öffnen Sie die Einstellungen-Seite und wählen Sie im Workspace-Tab Teamkollegen aus:
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu hinzufügen und dann auf + Neue Teamkollegen hinzufügen:
Um einen oder mehrere Teamkollegen hinzuzufügen, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des oder der Teamkollegen ein, die Sie einladen möchten (durch Kommas getrennt), und klicken Sie auf Weiter und Berechtigungen festlegen.
Hinweise:
Stellen Sie beim Einladen neuer Teamkollegen sicher, dass die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist und genau mit ihrer E-Mail ohne Tippfehler übereinstimmt.
Um eine ausstehende Einladung für einen Teamkollegen zu stornieren, verwenden Sie die Schaltfläche „Widerrufen“ ganz rechts in der Zeile in der Liste der Eingeladenen. Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, versuchen Sie, horizontal zu scrollen, da das Seitenlayout sie möglicherweise verbirgt.
Sobald Sie Ihre Teamkollegen hinzugefügt haben, erhalten sie eine E-Mail mit einer Einladung, Ihrem Workspace beizutreten. Sie können den Einladungslink auch direkt mit ihnen teilen, indem Sie den Link aus Einstellungen > Workspace > Teamkollegen > Eingeladen kopieren:
Sie können diesen Einladungslink verwenden, um Ihre Teamkollegeneinladungen schnell in Nebenkanälen wie Slack, WhatsApp usw. zu teilen.
Erinnerungs-E-Mails für Einladungen
3 Tage nach dem Versenden einer Einladung an einen neuen Teamkollegen wird Ihnen eine E-Mail mit der Option gesendet, Einladungen in Intercom zu verwalten.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie den Einladungslink öffnen, während Sie mit der E-Mail-Adresse angemeldet sind, die die Einladung erhalten hat. Wenn Sie bereits mit einer anderen E-Mail-Adresse angemeldet sind, melden Sie sich zuerst ab oder öffnen Sie den Link in einem Inkognito-/Privatfenster. Das Öffnen eines Einladungslinks mit einem anderen Konto kann Fehler verursachen.
Teamkollegen in großen Mengen hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Teamkollegen in großen Mengen hinzuzufügen:
Sie können eine Liste von E-Mail-Adressen in das oben gezeigte Feld einfügen. ☝️
Oder wählen Sie stattdessen im Dropdown-Menü + Neu hinzufügen die Option Teamkollegen importieren aus.
Ziehen Sie dann eine CSV-Datei von Ihrem Computer per Drag & Drop oder wählen Sie sie aus.
Ihre CSV sollte eine Spalte mit den E-Mail-Adressen enthalten.
Einladungen können nur mit der genauen E-Mail-Adresse eingelöst werden, an die sie gesendet wurden. Sie sehen diesen Bildschirm möglicherweise, wenn ein Teamkollege versucht, eine Einladung mit einer anderen E-Mail-Adresse einzulösen:
Nachdem Sie diese Gruppe von Teamkollegen eingegeben oder importiert haben, legen Sie deren Berechtigungen und Rollen fest.
Berechtigungen sind nach Funktionen gruppiert und standardmäßig eingeklappt. Sie verwenden das Dropdown-Menü in jedem Abschnitt, um bestimmte Berechtigungen zu bearbeiten.
Verwenden Sie die Schaltfläche Alle erlauben oder Alle einschränken, um alle Berechtigungen für einen Teamkollegen zu erlauben oder einzuschränken.
Sie können auch Berechtigungen pro Abschnitt auswählen und abwählen 👇
Nachverfolgung Ihrer Einladungen
Wenn Ihre Teamkollegen ihre Einladungen nach 3 Tagen nicht angenommen haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einer Liste der noch nicht angenommenen Einladungen sowie den eindeutigen Einladungslinks für jeden Teamkollegen, damit Sie diese direkt mit ihnen teilen können.
Diese E-Mail-Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse des Einladenden der neuen Teamkollegen gesendet. Sie wird nicht an alle Teamkollegen im Workspace gesendet.
So aktualisieren Sie Teamkollegen
Die Funktion Massenaktualisierung von Teamkollegen ermöglicht es Ihnen, mehrere bestehende Teamkollegen gleichzeitig mit einer CSV-Datei zu aktualisieren. Sie können Rollen, Team inbox-Zuweisungen, Gesprächsgrenzen, ticket-Grenzen und Copilot-Zugriff auf einmal aktualisieren.
So greifen Sie zu
Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace > Teamkollegen
Klicken Sie oben rechts auf Neuer Teamkollege
Wählen Sie Massenaktualisierung von Teamkollegen
Vorbereitung Ihrer CSV-Datei
Ihre CSV-Datei muss nur die folgenden Spaltenüberschriften enthalten (in beliebiger Reihenfolge):
Spalte | Beschreibung |
Die E-Mail-Adresse des Teamkollegen — muss genau mit der im Workspace übereinstimmen. | |
Rolle | Ihre Rolle in Ihrem Workspace. |
primary_team_inboxes | Primäre Team inbox-Zuweisung(en). Mehrere Teams mit Komma trennen. |
secondary_team_inboxes (optional) | Sekundäre Team inbox-Zuweisung(en). Muss eine ausgewogene Lastverteilung haben. Mehrere Teams mit Komma trennen. |
conversation_assignment_limit | Maximale Anzahl gleichzeitig zuweisbarer Gespräche. Geben Sie eine Zahl ein oder 0 für keine Begrenzung. |
ticket_assignment_limit | Maximal gleichzeitig zuweisbare tickets. Geben Sie eine Zahl ein oder 0 für keine Begrenzung. |
copilot_usage | Copilot-Zugriffsebene: aus, inklusive oder unbegrenzt. Wenn eine Rolle Copilot-Zugriff hat, muss dies auf „inklusive“ oder „unbegrenzt“ eingestellt sein. Andernfalls muss es auf „aus“ gesetzt werden. |
Hinweis: Das Hochladen einer CSV mit falschen Spaltenüberschriften führt zu einem Validierungsfehler. Fügen Sie keine zusätzlichen Spalten hinzu.
Formatierungstipps
E-Mail-Adressen müssen genau mit denen übereinstimmen, die im Workspace eingerichtet sind.
Rollen- und Team-inbox-Namen müssen genau mit den im Workspace konfigurierten übereinstimmen.
Trennen Sie mehrere Team-inboxen mit einem Komma, vermeiden Sie jedoch Teamnamen, die Kommas enthalten, da Kommas als CSV-Trennzeichen verwendet werden.
Keine zusätzliche Formatierung ist erforderlich, wenn direkt aus Google Sheets als CSV exportiert wird.
Datei wird hochgeladen
Nach Auswahl von Bulk teammate update öffnet sich ein Datei-Upload-Fenster.
Klicken Sie auf Datei auswählen oder ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag & Drop hinein.
Klicken Sie auf Speichern und warten Sie, bis die Datei verarbeitet ist.
Wenn Validierungsfehler auftreten, werden diese am Ende jeder fehlerhaften Zeile angezeigt. Beheben Sie die Fehler und laden Sie die CSV erneut hoch.
Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, klicken Sie auf Bestätigen.
Hinweis: Wenn nach dem Klicken auf Bestätigen Fehler während der Verarbeitung auftreten, werden diese auf der Seite angezeigt. Beheben Sie die Fehler und laden Sie die CSV erneut hoch.
Ergebnisse anzeigen
Nach dem Import können Sie überprüfen, ob die Änderungen angewendet wurden:
Rollen und Copilot-Zugriff: Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace > Teammates und klicken Sie auf den Tab Teammates. Sie sehen den Copilot-Zugriff, die Berechtigung (Rolle) und die Anzahl der zugewiesenen Teams jedes Teammitglieds.
Inboxes und Zuweisungsgrenzen: Gehen Sie zu Einstellungen > Inbox > Assignments und klicken Sie auf den Tab Teammate assignment limit. Sie sehen die Rolle, das Gesprächszuweisungs-Limit, das ticket-Zuweisungs-Limit sowie die primären und sekundären Team-inboxen jedes Teammitglieds.
Häufige Probleme vermeiden
E-Mail-Adressen, die nicht mit der E-Mail-Adresse des Teammitglieds im Workspace übereinstimmen.
Rollen- oder Team-inbox-Namen, die nicht genau mit den im Workspace konfigurierten übereinstimmen.
Ein Teammitglied einer Rolle oder einem Team zuweisen, das nicht existiert.
Ungültigen copilot_usage-Wert verwenden (nur „aus“, „inklusive“ oder „unbegrenzt“ sind erlaubt).
Ungültige Gesprächs- oder ticket-Zuweisungs-Limitwerte.
Teamnamen verwenden, die Kommas enthalten, da Kommas als CSV-Trennzeichen verwendet werden.
Wie man Teammitglieder entfernt
Um Ihnen bei der Einhaltung der DSGVO zu helfen, haben wir unseren Löschprozess für Teammitglieder aktualisiert.
Früher konnten Sie ein Teammitglied löschen und Nachrichten sowie Gespräche neu zuweisen, aber die Teammitgliederdaten konnten bei Bedarf wiederhergestellt werden und es gab Verweise auf das ursprüngliche Teammitglied in alten Gesprächen.
Wir behalten diese Funktion bei, nennen sie aber Teammitglied entfernen. Entfernte Teammitglieder werden nicht dauerhaft gelöscht, sind aber in Ihrem Workspace nicht sichtbar.
Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace > Teammates und fahren Sie mit der Maus über das Teammitglied, das Sie löschen möchten. Klicken Sie dann rechts neben dem Namen (zwischen Name und Status) auf Bearbeiten. Klicken Sie auf der folgenden Seite oben rechts auf Teammitglied entfernen.
Es ist nicht möglich, ein entferntes Teammitglied wiederherzustellen. Sie können es jedoch mit derselben E-Mail-Adresse erneut in Ihren Workspace einladen. Nachrichten und Gespräche, die bei der Entfernung des Teammitglieds neu zugewiesen wurden, werden bei dessen Wiedereintritt nicht zurückzugewiesen.
Teammitglieder müssen einzeln entfernt werden, da Gruppenbearbeitungen nicht unterstützt werden.
Sobald ein Teammitglied aus dem Intercom-Workspace gelöscht wird, wird der zugewiesene Support-Sitzplatz in der Regel innerhalb von 24 Stunden wieder verfügbar.
Wie das Löschen eines Teammitglieds die Berichtsmetriken beeinflusst
Wichtige Punkte beim Löschen eines Teammitglieds:
Die Gespräche bleiben in den Berichten erhalten.
Metriken für gelöschte Teammitglieder werden aus dem Team performance-Bericht entfernt.
Der aktuelle Beauftragte wird bei allen zugewiesenen Gesprächen aktualisiert.
Das neu zugewiesene Teammitglied ändert seine Metriken, wenn Teammate assigned als Filter verwendet wird. Dies gilt auch für Ansicht nach oder Segment nach in Benutzerdefinierten Berichten.
Teammate assigned entspricht dem derzeit zugewiesenen Teammitglied.
Berichte, bei denen sich die Metriken nicht ändern:
Kundenservice-Übersicht > Teammates-Tabelle (Filter nach Teammate)
Team performance > Teammate-Leistung
Gespräche (Filter nach Teammate)
Reaktionsfähigkeit (Filter nach Teammate)
Effektivität (Filter nach Teammate)
Kundenzufriedenheit (Filter nach Teammate)
Benutzerdefinierte Berichte > Metrik „Antworten gesendet“ (Filter nach/Ansicht nach/Segment nach Teammate replied)
Berichte, bei denen sich die Metriken ändern:
Teamleistung > Nach Team zugewiesene Conversations (Filter nach Teammate assigned)
Teamleistung > Median der ersten Antwortzeit nach zugewiesenem Team (Filter nach Teammate assigned)
Conversations (Filter nach Teammate assigned)
Reaktionsfähigkeit (Filter nach Teammate assigned)
Effektivität (Filter nach Teammate assigned)
Kundenzufriedenheit (Filter nach Teammate assigned)
Benutzerdefinierte Berichte (Filter/View/Segment nach Teammate assigned)
Um die Daten von Teammitgliedern dauerhaft zu löschen, lesen Sie diesen Artikel zum Löschen von Teammitgliedern und deren Daten.
Admin-ID eines Teammitglieds finden
Sie können die admin_id eines Teammitglieds in der URL auf dessen Teamprofil in Intercom finden.
Teammitglieder in einer CSV exportieren
Sie können die vollständige Liste der Teammitglieder in eine CSV-Datei exportieren oder eine gefilterte Liste, wenn Sie im UI einen Filter anwenden. Die Spalten der CSV-Datei sind:
Name
E-Mail
Hat Inbox-Sitzplatz
Datum der letzten Aktivität
2FA
Teammate-URL
Rollen
Datum der letzten Aktivität - Dieses Feld zeigt das letzte Datum, an dem das Teammitglied in diesem Workspace aktiv war (d.h. Intercom im Browser geöffnet hatte).
Wir verlangen nicht, dass das Teammitglied eine Aktion ausführt, um dieses Datum zu aktualisieren. Dieses last_active-Datum sollte regelmäßig aktualisiert werden, solange ein Teammitglied in einem Workspace arbeitet, und wird nahezu in Echtzeit aktualisiert.
Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace > Teammitglieder und klicken Sie auf Export CSV.
Teammitglieder im CSV-Export beziehen sich nur auf den aktuellen Workspace. Es werden keine Teammitglieder aus anderen Workspaces desselben Vertrags exportiert, die im aktuell angezeigten Workspace nicht vorhanden sind.