Mit Outbound können Sie gezielte E-Mails an alle Ihre users und leads senden. Diese können Einmalnachrichten oder Teil laufender Kampagnen zur Kundenbindung sein.
Hinweis: Wenn Sie E-Mails über die API mit voller HTML-Kontrolle senden müssen, verwenden Sie einen externen E-Mail-Dienstanbieter (ESP) und senden Ihren eigenen Text/HTML direkt aus Ihrem System – anstatt Intercoms Outbound.
Erstellen und senden Sie eine E-Mail
Gehen Sie zuerst im Hauptmenü zu Outbound und klicken Sie oben rechts auf + Neue Nachricht. Alternativ können Sie eine E-Mail direkt aus einem Kontaktprofil schreiben, indem Sie den gewünschten Kontakt aufrufen, auf Neue Unterhaltung klicken und im Composer-Bereich E-Mail auswählen. So können Sie individuelle Nachrichten an bestimmte users senden.
Bevor Sie Outbound-E-Mails senden, stellen Sie sicher, dass Ihr Workspace die notwendigen Anforderungen erfüllt. Er muss eine öffentlich zugängliche Website mit installiertem Intercom-Messenger haben, und Ihr Workspace muss außerdem den E-Mail-Sendeprüfungsprozess von Intercom bestehen, um diese Funktion zu aktivieren.
Hinweis: Intercom überprüft neue Absender manuell, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten. Das Senden von E-Mails kann während der Überprüfung pausiert werden, und eine Genehmigung ist erforderlich, bevor Outbound-E-Mails gesendet werden können. Bitte wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn das Senden Ihrer E-Mails pausiert wurde, um Ihren Workspace überprüfen zu lassen.
Wählen Sie dann E-Mail als Inhaltstyp.
Sie können auch mit einer vorgefertigten Vorlage beginnen, indem Sie diesen Inhaltstyp in der linken Seitenleiste auswählen.
Sie finden E-Mail-Vorlagen für viele Anwendungsfälle, wie die Reaktivierung inaktiver users oder Erinnerungen an Artikel im Warenkorb, und sie sind alle vollständig anpassbar.
Allgemeine Einstellungen für Outbound-E-Mails
Bevor Sie Ihre E-Mail verfassen, sehen Sie links diese Optionen, um festzulegen, von wem sie gesendet wird und welchem Teammate oder Team Sie Antworten zuweisen möchten:
Sie können auch auswählen, an welche E-Mail-Liste Sie diese E-Mail basierend auf dem Abonnementtyp Ihres Kunden senden möchten.
Das Dropdown-Menü für die Barrierefreiheitssprache ermöglicht es Ihnen, die Sprache auszuwählen, die in Ihrer E-Mail verwendet wird, um die Barrierefreiheit zu verbessern. Es enthält eine Liste von Sprachen und aktualisiert die 'lang'-Eigenschaft des HTML der E-Mail.
Diese Funktion beeinflusst nicht das Aussehen oder den Inhalt der E-Mail.
Gestalten Sie Ihre Outbound-E-Mail
Passen Sie dann den Stil Ihrer E-Mail an, einschließlich:
E-Mail-Vorlage – wählen Sie eine Standardvorlage oder eine, die Sie erstellt haben.
Vorlagenhintergrund – Wählen Sie die Hintergrundfarbe, die hinter Ihrem E-Mail-Inhalt oder Text erscheint.
Hintergrund des Hauptbereichs – Wählen Sie den Hintergrund für den Hauptbereich oder Rand Ihrer E-Mail.
Links – Wählen Sie die Farbe und den Stil (kursiv und/oder fett) der Links in Ihrem E-Mail-Inhalt.
Wenn Sie ein vollständig anpassbares Layout benötigen, können Sie zum HTML-Editor wechseln.
Hinweis: Der E-Mail-Composer hat zwei Modi: einen benutzerfreundlichen visuellen Builder und einen HTML-Editor für benutzerdefinierten Code. Der Wechsel vom visuellen Builder zum HTML-Editor ist eine Einbahnstraße und löscht dauerhaft Ihren bestehenden Inhalt. Wir empfehlen, Ihre Nachricht vollständig in einem Editor zu erstellen.
Inhalt der E-Mail-Nachricht
Der Composer ermöglicht es Ihnen, personalisierte Nachrichten schnell und sicher zu erstellen, die gut aussehen. Sie können Ihren Text schnell formatieren, Bilder einfügen und einen Call-to-Action hinzufügen – alles mit wenigen Klicks.
Um Text zu formatieren, Links und HTML hinzuzufügen, markieren Sie einfach einen Textabschnitt, und die Optionen werden angezeigt.
Änderungen an einer Outbound-E-Mail rückgängig machen/wiederherstellen
Wenn Sie eine gerade vorgenommene Änderung rückgängig machen möchten, verwenden Sie einfach die Undo- oder Redo-Schaltflächen oben rechts:
Textformatierung für Outbound-E-Mails
Verwenden Sie die Optionen links, um Schriftart, Farbe oder Ausrichtung des Textes zu ändern.
Fügen Sie reichhaltige Inhalte zu Outbound-E-Mails hinzu
Fügen Sie Ihrer E-Mail reichhaltige Inhalte hinzu, indem Sie im Composer mit der Maus darüber fahren und das erscheinende + Symbol verwenden. So können Sie hinzufügen:
Text
Bild/GIF
Schaltfläche
Trennlinie
Abstandshalter
Soziale Links
Dateien/Anhänge
Code
Emoji
Aufzählungsliste
Nummerierte Liste
HTML
Die meisten E-Mail-Clients unterstützen eingebettete Videos nicht richtig. Gmail zeigt sie beispielsweise als Anhänge unten in der Nachricht an. Aus diesem Grund erlauben wir keine Einbettung von Videos in Intercom-E-Mails.
Wenn Sie jedoch ein Bild mit einem Video-Thumbnail erstellen und dann einen Hyperlink zum Bild hinzufügen, öffnet sich beim Klicken des Kunden auf das Bild das Video in einem neuen Tab.
Wenn Sie ein Bild/GIF oder eine Schaltfläche hinzugefügt haben, können Sie im Composer darauf klicken, um eine linke Seitenleiste mit Einstellungen zu öffnen und die Abmessungen, Ausrichtung usw. anzupassen.
Es ist nicht möglich, eine erste Outbound Email mit Anhang in Intercom zu senden.
Vorschau einer Outbound Email vor dem Senden
Sobald Sie die Nachricht entworfen haben, können Sie eine Vorschau anzeigen, wie sie auf dem Handy aussieht, indem Sie auf Mobile preview klicken.
Oder senden Sie sich selbst einen Test, indem Sie oben auf der Seite auf Preview klicken und die E-Mail an Ihre eigene Adresse senden.
Sie können eine Testnachricht an bis zu 5 eindeutige E-Mail-Adressen gleichzeitig senden, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Kommas trennen.
Es gibt ein Limit von 50 eindeutigen E-Mail-Adressen, an die Sie pro Nachricht und Tag eine Vorschau-E-Mail senden können. Wenn Sie dieses Limit von 50 eindeutigen E-Mail-Adressen überschreiten, erscheint eine Fehlermeldung mit Max number of test email addresses per day reached. Could not send to: <email_address>
Sie müssen Ihrer E-Mail einen Betreff geben, bevor Sie sich selbst einen Test senden können.
Wenn eine E-Mail keinen Betreff enthält, können Sie sie nicht live schalten und folgende Meldung erscheint:
Um Emojis in E-Mails oder Betreffzeilen einzufügen, können Sie entweder das Emoji kopieren und einfügen oder die Emoji-Tastatur Ihres Geräts verwenden.
Die meisten E-Mail-Clients wie Gmail oder Yahoo haben normalerweise keine Probleme mit dem Empfang von Emojis, jedoch wandeln Outlook und iPhone/iPad die Emoji-Symbole gelegentlich in das Wort um, das Sie anzeigen möchten (z. B. 😊 als * grinsend *).
A/B-Test einer Outbound Email
Um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte so gut wie möglich funktionieren, sollten Sie Ihre Nachricht A/B testen. Intercom macht es einfach, zwei Versionen einer Nachricht zu erstellen und zu senden, um zu sehen, welche am effektivsten ist.
Regeln für Outbound Email festlegen
Entscheiden Sie zunächst, ob Ihre E-Mail automatisch ausgelöst werden soll, und wählen Sie dann die richtige Zielgruppe aus.
Trigger - Ermöglichen es Ihnen, wiederholbare Nachrichten automatisch zu senden, basierend darauf, wann Kunden Ereignis- oder datumsbasierte Regeln erfüllen.
Audience - Ermöglicht es Ihnen, auszuwählen, wer die Nachricht erhält, entweder wenn eine Ereignis- oder datumsbasierte Regel erfüllt ist oder sobald Sie Ihre E-Mail live schalten.
Verwenden Sie Trigger, um Outbound Email zu senden
Wenn Sie eine fortlaufende E-Mail senden möchten, wann immer ein Kunde die Regeln erfüllt, verwenden Sie Trigger, um wiederholbare Nachrichten basierend auf Ereignissen zu senden, die Sie in Intercom verfolgen.
Zum Beispiel, wenn Sie Kunden erneut ansprechen möchten, indem Sie eine fortlaufende E-Mail senden, wann immer ein Kunde länger als 90 Tage inaktiv ist, könnten Sie einen Trigger für „Zuletzt gesehen, wenn es 1 Tag nach dem Datum ist“ hinzufügen und dann eine Zielgruppenregel für „Zuletzt gesehen vor mehr als 90 Tagen“ festlegen:
Um Ereignis- oder Datums-Trigger zu verwenden, muss die Zielgruppe „Dynamisch“ und nicht „Fest“ sein.
Zielgruppenregeln zu einer Outbound Email hinzufügen
Die Zielgruppe, die diese E-Mail erhält, kann sein:
Dynamisch - Personen, die jetzt und in Zukunft Regeln erfüllen (für das Senden einer fortlaufenden Nachricht), oder
Fest - nur Personen, die jetzt Regeln erfüllen (für das Senden einer einmaligen Nachricht).
Wählen Sie aus, wer diese E-Mail erhalten soll, indem Sie auf + Add audience rule klicken. Die Zielgruppe kann mit Personen- und Firmendaten definiert werden, die Sie über Intercom verfolgen, oder indem Sie eine CSV-Datei mit den Kundendaten hochladen.
Zum Beispiel könnten Sie dies an eine „Feste“ Zielgruppe von users „Zuletzt gesehen vor mehr als 90 Tagen“ senden, und dies wird nur an users gesendet, die diese Regel erfüllten, als die E-Mail live geschaltet wurde.
Sie können „Und / Oder“-Filter in Ihren Zielgruppenregeln für sehr spezifisches Targeting kombinieren. Wählen Sie ein Zielgruppen-Segment, das Sie erstellt haben, oder verwenden Sie das + Symbol, um eine neue Filtergruppe zu erstellen.
Zum Beispiel könnten Sie diese E-Mail an users senden, die „Zuletzt gesehen vor mehr als 90 Tagen“ und „Land ist Irland“ sind, und dies wird an alle users gesendet, die beide Regeln erfüllen, wenn die E-Mail live geschaltet wird.
Eine Filtergruppe kann mit „Und“ / „Oder“ erstellt werden, um Daten zu kombinieren (nicht beides). Wenn Sie möchten, dass diese E-Mail users aus verschiedenen Filtergruppen entspricht, klicken Sie einfach auf + Add audience rule, um eine neue Filtergruppe zu erstellen. Dann können Sie wählen, ob users beide Filtergruppen erfüllen müssen oder ob sie eine der beiden Filtergruppen erfüllen können.
Zum Beispiel könnten Sie diese E-Mail an users senden, die die Regeln in erfüllen:
Gruppe 1 - „Land ist Irland“ und „Erstmals gesehen vor weniger als 30 Tagen“ oder
Gruppe 2 - „Land ist Vereinigtes Königreich“ und „Tag ist Beta users“
Dies würde an alle users gesendet, die eine der beiden Filtergruppen erfüllen, wenn die E-Mail live geschaltet wird.
Die Zielgruppenvorschau für E-Mail-Nachrichten sieht nicht genauso aus wie beim Targeting derselben users mit einer Chat- oder Post-Nachricht oder wenn Sie sie in Contacts filtern.
Bei E-Mail-Nachrichten schließen wir automatisch users aus, die:
Keine E-Mail haben
Sich von Ihnen abgemeldet haben
Ihre E-Mails als Spam markiert haben
E-Mails, die Sie an sie gesendet haben, zurückgewiesen wurden
Die users, die vom Empfang von E-Mail-Nachrichten ausgeschlossen sind, finden Sie in Ihren Contacts, indem Sie dieselben Filter in Ihrer Nachricht verwenden und dann zusätzlich Email has any value und Unsubscribed from Emails is true oder Marked email as spam is true oder Has hard bounced is true hinzufügen.
Wählen Sie die Häufigkeit und Planung der Outbound Email
Wenn Sie festgelegt haben, wer Ihre Nachricht erhält, können Sie wählen, ob die E-Mail sofort nach dem Live-Schalten oder zu einem von Ihnen festgelegten Datum und Uhrzeit gesendet wird.
Wann werden E-Mails gesendet?
Wenn Sie eine neue Nachricht live schalten, gleichen wir ab und senden die E-Mails sofort; es wird jedoch erwartet, dass größere E-Mail-Zielgruppen etwas länger zum Senden benötigen. Dies liegt daran, dass wir E-Mails in mehreren Warteschlangen verarbeiten – die ersten 1.000 werden ziemlich schnell versendet, damit Sie sehen können, dass die Nachricht funktioniert, dann werden die restlichen E-Mails über einige Stunden verteilt gesendet. Der genaue Zeitrahmen hängt vom aktuellen Warteschlangenstatus sowie der Gesamtgröße der E-Mail-Zielgruppe ab.
Zu beachtende Zeitrahmen:
Wir prüfen jede Stunde, ob ein User oder Lead berechtigt ist, eine E-Mail zu erhalten, mit Ausnahme von neuen users - users, die weniger als 2 Stunden alt sind -, die bei Pings geprüft werden, damit Onboarding-E-Mails so schnell wie möglich gesendet werden können.
Wenn Ihre Nachricht ein Lieferfenster hat, prüfen wir, ob users und leads die Nachricht nur innerhalb des offenen Fensters erhalten, aber dies folgt weiterhin den oben genannten Kriterien, wenn sie zuerst live geschaltet wird, wenn ein neuer User oder Lead pingt oder während der stündlichen Verteilung.
Wenn Ihre Nachricht Teil einer Serie ist, werden die Serien-Eintragsregeln jede Stunde geprüft und interne Regelblöcke alle 15 Minuten.
Für transaktionale E-Mails wissen wir, dass diese am wichtigsten sind, daher werden sie sofort zugeordnet und in unserer höchstpriorisierten Warteschlange gesendet – typischerweise innerhalb von Sekunden oder Minuten, jedoch kann es bei hohem Traffic zu leicht längeren Verzögerungen kommen.
Hinweis: Die Zielgruppenkriterien für ausgehende E-Mails werden jede Stunde überprüft. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, diese Frequenz anzupassen oder eine Zielgruppenprüfung manuell außerhalb des geplanten stündlichen Rhythmus auszulösen.
Ziel- und UTM-Tracking für ausgehende E-Mails festlegen
Jede Nachricht, die Sie senden, sollte ein Ziel haben, aber Öffnungs- und Klickraten sagen nur begrenzt etwas aus. Ziele sind das wahre Maß für die Leistung einer Nachricht.
Um ein Ziel hinzuzufügen, wählen Sie das Attribut oder Ereignis für das Ergebnis, das Sie messen möchten, aus dem Dropdown-Menü unter „Ziel- und UTM-Tracking“:
Zum Beispiel, wenn Ihr Ziel ist, dass sich Nutzer in Ihrer App anmelden, könnten Sie das Ziel „Web sessions is increased“ verwenden, und jeder Nutzer, der sich nach Erhalt anmeldet, trägt zum Gesamtergebnis dieses Ziels bei.
Sie können ein Ziel mit beliebigen Daten, die Sie in Intercom verfolgen, festlegen, egal ob es sich um ein Ereignis oder ein Nutzer-/Unternehmensattribut handelt.
Und das war’s. Ihre E-Mail ist bereit zum Senden!
Diese Schaltfläche ändert sich je nach Ihren Regeln, der Frequenz und der Planung.
„Zeitplan zum Aktivieren“ – erscheint, wenn Sie gewählt haben, die E-Mail für eine zukünftige Zeit zu planen. Das bedeutet, die E-Mail wird automatisch zum ausgewählten Datum und zur ausgewählten Uhrzeit gesendet.
„Aktivieren“ – erscheint, wenn Sie ereignis- oder datumsbasierte Regeln für die Zielgruppe hinzugefügt haben. Das bedeutet, die E-Mail wird nur automatisch gesendet, wenn diese Regeln erfüllt sind.