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Lorsqu'un client appelle

Comment configurer le routage des appels et les options IVR pour le téléphone en utilisant Workflows.

Écrit par Beth-Ann Sher

Utilisez cet article pour créer un workflow téléphonique qui dirige les appels entrants — y compris la configuration d'un menu IVR (Réponse Vocale Interactive), la collecte des données de l'appelant, la vérification de l'identité de l'appelant avec un code à usage unique (OTP), l'affectation des appels à votre équipe, et la configuration des options de déviation comme la messagerie vocale et les rappels. Avant de commencer, assurez-vous d'avoir configuré Intercom Phone et au moins un numéro de téléphone. Vous aurez besoin d'un accès Admin pour créer et publier des workflows.

Vue d'ensemble d'un exemple de workflow téléphonique dans le constructeur Intercom Workflows, montrant les étapes depuis le déclencheur d'appel entrant jusqu'aux options de réponse IVR et à l'affectation des appels.

Si vous avez sélectionné Configurer avec un workflow lors de la configuration du routage des appels pour votre numéro de téléphone, vous devez maintenant créer le workflow.

Note :

  • L'affectation du numéro de téléphone dans vos paramètres téléphoniques contrôle si les appels entrants sont dirigés via un workflow. Si votre workflow ne se déclenche pas, vérifiez que le numéro de téléphone est réglé sur Configurer avec un workflow dans Paramètres > Canaux > Téléphone et que les appels sont associés au bon workflow.

  • La création de workflows téléphoniques nécessite un accès à Intercom Phone. Contactez l'administrateur de votre espace de travail si les paramètres téléphoniques ne sont pas visibles dans votre espace. Vous aurez besoin d'un accès Admin pour créer et publier des workflows.

Exemple d'un workflow téléphonique complet montrant les étapes reliant le déclencheur d'appel entrant aux actions de routage jusqu'aux fins d'appel telles que la messagerie vocale ou le raccrochage.


Comment créer un workflow téléphonique

Allez dans Fin AI Agent > Workflows et cliquez sur Nouveau workflow.

Page d'aperçu des Workflows de Fin AI Agent avec le bouton Nouveau workflow visible en haut à droite.

Cliquez sur Créer à partir de zéro et sélectionnez le déclencheur « Lorsqu'un client appelle ».

Écran de sélection du déclencheur dans le constructeur Workflows avec « Lorsqu'un client appelle » mis en surbrillance comme déclencheur sélectionné.

Comment configurer les paramètres de votre déclencheur de workflow

Si vous souhaitez déclencher le Workflow pour toute personne qui appelle, sélectionnez leads and users comme audience. Ou vous pouvez créer des Workflows séparés par segment d'audience.

Panneau des paramètres du déclencheur avec l'audience définie sur 'Leads and users'.

Si vous souhaitez router les users en fonction du numéro de téléphone qu'ils ont appelé, vous pouvez le faire en utilisant l'attribut « Numéro de téléphone de l'espace de travail » dans les règles d'audience.

Panneau des règles d'audience avec « Numéro de téléphone de l'espace de travail » sélectionné comme condition pour router les appelants en fonction du numéro composé.

Vous pouvez également décider quand ce Workflow doit se déclencher en activant Planification. Par exemple, vous pouvez vouloir déclencher ce Workflow uniquement pendant les heures de bureau.

Section Planification des paramètres du déclencheur avec des options pour limiter le déclenchement du workflow, par exemple uniquement pendant les heures de bureau.

Cliquez sur Enregistrer et fermer pour commencer à créer votre Workflow. Le constructeur de workflow s'ouvrira avec votre déclencheur configuré.

Le constructeur de workflow s'ouvrira. Continuez en ajoutant les étapes qui définissent comment vos appels sont gérés — choisissez parmi les options dans les sections ci-dessous. Lorsque vous êtes prêt à lancer, cliquez sur Mettre en ligne en haut à droite.


Comment collecter les données des appelants dans les workflows téléphoniques

Vous pouvez utiliser l'étape Collect data dans les workflows téléphoniques pour capturer les réponses des appelants et les enregistrer dans un attribut de données de conversation (CDA). La valeur est stockée automatiquement et apparaît dans le panneau des attributs de conversation lorsque l'appel est connecté à un coéquipier.

L'étape Collect data telle qu'elle apparaît dans le constructeur de workflow téléphonique, montrant la carte d'étape et les options de configuration.

  1. Dans votre workflow téléphonique, cliquez sur + Ajouter une étape et sélectionnez Collect data.

    Le menu déroulant + Ajouter une étape dans le constructeur de workflow téléphonique avec l'option Collect data mise en surbrillance.
  2. Sélectionnez un attribut dans lequel vous souhaitez enregistrer la réponse de l'appelant. Seuls les types CDA pris en charge sont sélectionnables — les types non pris en charge apparaissent en gris.

    Le panneau de sélection d'attribut montrant les types CDA pris en charge pouvant être sélectionnés pour l'étape Collect data, avec les types non pris en charge gris.
  3. Choisissez votre mode de saisie : Chiffres à longueur fixe, Chiffres à longueur variable ou Voix.

    • Chiffres à longueur fixe — l'appelant saisit un nombre exact de chiffres (par exemple, un numéro de compte à 9 chiffres). Utilisez ceci pour des données structurées où la longueur est toujours la même.

    • Chiffres à longueur variable — l'appelant saisit un nombre quelconque de chiffres et confirme avec # ou *. Utilisez ceci lorsque la longueur de la saisie varie.

    • Voix — l'appelant prononce une réponse libre, qui est transcrite et enregistrée en texte. Utilisez ceci uniquement pour des réponses ouvertes — pas pour des numéros de compte, identifiants ou autres données structurées où la précision est cruciale.

  4. Configurez l'invite que l'appelant entendra. Tapez un message dans le champ de texte (il sera converti en voix) ou cliquez sur l'icône du microphone pour télécharger un fichier audio préenregistré (.mp3).

    Panneau de configuration de l'invite de l'étape Collect data, montrant un champ de texte pour les invites tapées et une icône de microphone pour télécharger un fichier audio préenregistré.
  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer. L'étape est ajoutée à votre workflow et capturera les réponses des appelants lorsque le workflow s'exécutera.

Important : Gardez à l'esprit les limitations suivantes lors de l'utilisation de Collect data dans les workflows téléphoniques :

  • CDAs uniquement — les données ne peuvent être enregistrées que dans des attributs de données de conversation (CDAs). Les attributs standard de personne et d'entreprise ne sont pas pris en charge et apparaissent en gris dans le sélecteur d'attributs.

  • Types d'attributs non pris en charge — les types CDA booléens, liste, fichier, objet et relation ne sont pas pris en charge et sont désactivés dans l'interface utilisateur.

  • Mode voix et attributs numériques — le mode voix n'est pas disponible pour les attributs de nombre entier ou décimal. Utilisez les modes chiffres à longueur fixe ou variable pour les données numériques.

  • Précision de la transcription vocale — la voix est transcrite par Twilio (le fournisseur de téléphonie d'Intercom). Les accents, le bruit de fond et la mauvaise qualité d'appel peuvent affecter la précision. Pour les données structurées comme les numéros de compte ou les codes de référence, les modes chiffres sont fortement recommandés.

  • Nouvelle invite — si un appelant fournit une saisie invalide, le workflow le relance automatiquement. Ce comportement n'est pas configurable.


Comment vérifier l'identité de l'appelant avec un OTP téléphonique

Utilisez l'étape Verify phone with OTP pour confirmer l'identité de la personne en ligne avant de partager des informations sensibles du compte.

Comment ça fonctionne

L'étape Verify phone with OTP envoie un code à 6 chiffres par SMS (message texte) au numéro de téléphone de l'appelant. Une invite vocale lui demande ensuite de saisir le code sur son clavier pendant l'appel en direct. Le workflow se divise selon le résultat :

  • Utilisateur vérifié : L'appelant a saisi le code correct. En général, dirigez-le vers un agent.

  • Échec de la vérification de l'utilisateur : L'appelant n'a pas réussi la vérification. Dirigez-le vers la messagerie vocale, la vérification par e-mail ou un chemin d'auto-assistance limité.

  • User verification skipped : L'appelant a choisi de ne pas participer. Orientez-le vers une solution de secours restreinte.


Comment configurer l'étape Vérifier le téléphone avec OTP

  1. Dans votre workflow téléphonique, cliquez sur + Ajouter une étape et sélectionnez Verify phone with OTP dans le menu des étapes de vérification.

  2. Configurez éventuellement la langue de l'invite vocale. Par défaut, l'invite est diffusée en anglais.

  3. Configurez les trois branches de résultat :

    • User verified : Orientez l'appelant ici s'il saisit le code correct — généralement vers un agent.

    • User verification unsuccessful : Orientez l'appelant ici s'il échoue à la vérification — par exemple, envoyez-le à la messagerie vocale, proposez une vérification par email, ou un chemin d'auto-assistance limité.

    • User verification skipped : Orientez l'appelant ici s'il choisit de ne pas se faire vérifier.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer. L'étape est ajoutée à votre workflow téléphonique.

Note : Cette étape est uniquement disponible dans les workflows téléphoniques (voix). Elle coexiste avec l'action Verify email with OTP existante dans le menu des étapes de vérification.

Ce que les appelants vivent lors de la vérification OTP par téléphone

Lorsqu'un appelant atteint l'étape Verify phone with OTP dans un workflow téléphonique :

  1. Ils reçoivent un code OTP à 6 chiffres par SMS.

  2. Une invite vocale leur demande de saisir le code sur le clavier de leur téléphone.

  3. Le workflow suit la branche User verified, User verification unsuccessful ou User verification skipped selon leur action.

Comment fonctionne la vérification OTP par téléphone pour les appelants sur ligne fixe

Lorsque l'étape Verify phone with OTP s'exécute pour un appelant sur ligne fixe, Intercom ne peut pas envoyer de SMS (message texte) à un numéro de ligne fixe. Pour éviter de bloquer ces appelants, vous pouvez configurer une vérification par email pour le même appel en direct — l'appelant reste en ligne pendant qu'un code à usage unique est envoyé à son adresse email.


Options IVR et routage

Utilisez le Workflows builder pour configurer le flux de vos appels téléphoniques — ajoutez des messages, des options de réponse IVR (Interactive Voice Response), des branches et des actions de routage. Chaque option est décrite dans les sections ci-dessous.

Astuce : Vous pouvez désormais définir et maintenir des workflows IVR partiels en un seul endroit grâce aux Phone Reusable Workflows. Cela permet une meilleure cohérence et des mises à jour plus faciles sur plusieurs lignes téléphoniques. En savoir plus sur les Phone Reusable Workflows pour améliorer vos options de routage IVR.

Important :
Lors de l'utilisation des phone reusable workflows pendant les appels en direct, le système suit cette séquence :

  1. Le workflow téléphonique original est mis en pause

  2. Le workflow réutilisable s'exécute

  3. Le workflow original reprend

Si le workflow réutilisable n'est pas conçu pour rendre le contrôle proprement, ou s'il duplique des actions du workflow parent, cela peut entraîner :

  • Des déconnexions d'appel accidentelles

  • Des étapes inattendues ou répétées après la reprise du workflow

Concevez les workflows réutilisables avec soin pour éviter les chevauchements d'actions de routage, de raccrochage ou de messagerie vocale.

Note : Si un appelant ne fait pas de sélection, les options IVR sont automatiquement répétées environ 20 secondes après la fin de la dernière invite audio. Cet intervalle est fixe et ne peut pas être modifié.

Comment ajouter des messages à un workflow téléphonique

Dans un workflow téléphonique, l'étape Message convertit le texte que vous tapez en parole diffusée à l'appelant. Les invites de synthèse vocale sont actuellement disponibles uniquement en anglais.

Astuce : Si vous utilisez Fin Voice dans le même workflow, sachez que Fin Voice utilise un moteur vocal différent de la synthèse vocale utilisée ici. Cela signifie que les appelants peuvent remarquer une différence de voix entre les messages IVR et lorsque Fin lui-même parle. Pour garder une cohérence, envisagez de télécharger un Extrait Audio préenregistré (.mp3) qui correspond au ton et au style de votre Fin Voice configuré.

Note : Pour fournir des invites en allemand, définissez une substitution de langue dans le workflow pour le client. Cela garantit que la langue du Messenger et de l'automatisation correspond à la langue souhaitée pour les événements d'appel téléphonique.

Le panneau de configuration de l'étape Message montrant un champ de texte où le contenu tapé est converti en parole pour l'appelant.

Vous pouvez aussi télécharger un Extrait Audio que vous avez enregistré en cliquant sur l'icône du microphone dans l'éditeur de texte et en sélectionnant le fichier audio depuis votre appareil.

Note : L'extrait audio doit être au format .mp3 (audio/mpeg).

L'éditeur de l'étape Message avec l'icône du microphone dans la barre d'outils pour télécharger un fichier audio préenregistré au format .mp3.

Comment orienter les appelants avec des branches

Les branches sont un excellent moyen d'orienter les clients vers différents chemins selon les conditions que vous définissez. Pour ajouter une branche, cliquez sur + Ajouter une étape et sélectionnez Branches dans le menu déroulant.

Exemple de workflow téléphonique avec deux chemins de branchement — un pour les appels pendant les heures de bureau et un pour les appels en dehors des heures de bureau, chacun menant à différentes étapes de routage.

Par exemple, vous pouvez avoir un message différent si un client appelle en dehors de vos heures de bureau.

Condition de branche configurée pour « En dehors des heures de bureau », avec une étape Message ajoutée à ce chemin.

Astuce : Pour ajouter un message de synthèse vocale à n'importe quel chemin de branche, cliquez sur + Ajouter une étape dans cette branche et sélectionnez Message.

Le menu + Ajouter une étape dans un chemin de branche avec l'option Message mise en surbrillance.

Important : Si vous avez activé les enregistrements d'appels pour votre espace de travail, assurez-vous d'inclure un bloc de texte dans votre workflow téléphonique informant les clients que leur appel sera enregistré. Nous recommandons d'inclure ce message avant l'attribution de l'appel, mais son emplacement vous appartient. Si vous avez activé le consentement à l'enregistrement sur votre numéro de téléphone, les appelants entendront une invite de consentement avant le routage de l'appel et doivent appuyer sur 1 pour accepter ou 2 pour refuser. Assurez-vous que votre message de consentement — qu'il soit personnalisé ou par défaut — indique explicitement aux appelants d'appuyer sur 1 pour continuer, sinon ils n'interagiront pas avec l'invite et votre workflow téléphonique ne se déclenchera jamais.

Comment déclencher des branches en fonction des heures de bureau

Lorsque vous sélectionnez « Heures de bureau » comme condition de branche, vous pouvez configurer si cela se produit pendant ou en dehors de vos heures de bureau par défaut ou des heures de bureau de l'équipe. Cela garantit que la disponibilité de votre équipe correspond parfaitement à vos besoins opérationnels pour chaque branche de l'IVR.

Panneau de configuration de la condition de branche avec « Heures de bureau » sélectionné, montrant les options pendant ou en dehors des heures de bureau par défaut ou de l'équipe.

Comment configurer les options de réponse IVR

Utilisez les options de réponse pour la saisie client. Pour ajouter une option de réponse, cliquez sur + Ajouter une étape et sélectionnez Reply options dans le menu déroulant.

Le panneau de configuration des options de réponse affichant le champ du message d'introduction où le texte est saisi pour être converti en parole pour l'appelant.

Saisissez un message d'introduction qui sera converti en parole, ou téléchargez un extrait audio que vous avez enregistré. Ce message doit présenter et correspondre aux options de réponse que vous donnez ci-dessous.

Options de réponse individuelles associées aux numéros du clavier dans l'étape Reply options, par exemple « Pour le support, appuyez sur 1 ».

Saisissez maintenant l'option de réponse pour chaque touche, par exemple « Pour le support, APPUYEZ SUR 1 ».

Options de réponse configurées avec les numéros du clavier attribués et le texte de l'étiquette dans l'étape Reply options.

Important :

  • Assurez-vous que votre message d'introduction correspond aux options de réponse, car c'est ce message que votre client entendra au téléphone.

  • Un avertissement jaune ⚠️ s'affichera sur le message d'introduction lorsque le phone workflow est en mode édition, mais une fois le phone workflow enregistré, cet avertissement sera supprimé.

Cliquez sur le bouton + Ajouter pour :

  • Option de réponse - ajoutez une autre option de réponse pour un chemin différent.

  • Options du bouton + Ajouter dans l'étape Reply options, y compris Option de réponse, Bouton Recommencer, et Enregistrer la valeur de réponse dans un attribut.

    Bouton Recommencer - ajoutez une option de recommencer pour que les clients reviennent au début du Workflow

  • Enregistrer la valeur de réponse dans un attribut - Enregistrez l'option de réponse sélectionnée par chaque client en tant qu'attributs pour le reporting et la visibilité en aval — y compris le lien vers un attribut de données de conversation de type liste (CDA) afin que les boutons de réponse se remplissent automatiquement à partir de vos données.

Le menu déroulant du bouton + Ajouter dans l'étape Reply options, affichant les options Option de réponse, Bouton Recommencer, et Enregistrer la valeur de réponse dans un attribut.

Lier à un attribut de données de conversation

Liez l'étape des boutons de réponse à un attribut de données de conversation de type liste (CDA). Les options du CDA se remplissent automatiquement comme boutons de réponse — aucune saisie manuelle nécessaire. Lorsqu'un appelant fait son choix, cette valeur est écrite directement dans la conversation, donnant aux étapes suivantes et aux coéquipiers une visibilité complète sur ce que le client a choisi. Cela élimine le besoin de workflows à embranchements longs juste pour capturer l'intention de l'appelant.

Mode de sélection de la langue

Sélectionnez Sélection de la langue comme mode pour pré-remplir les boutons de réponse avec les options des 47 langues prises en charge par Intercom. Lorsque l'appelant fait son choix, la langue choisie est écrite dans l'attribut système défini de la conversation en utilisant le code de locale (par exemple, « en »). Cela ouvre la porte à la traduction automatique dans les étapes futures du workflow.

Comment attribuer et acheminer les appels

Une fois qu'un appelant fait un choix dans une étape Reply options, utilisez les chemins d'action dans le constructeur de workflow pour définir ce qui se passe ensuite. Par exemple, sélectionnez Mettre en attente et attribuer l'appel pour acheminer l'appel à votre équipe. L'appel sonne chez un coéquipier disponible ; s'il refuse, il passe au coéquipier disponible suivant.

L'étape Mettre en attente et attribuer l'appel dans le constructeur de phone workflow.

Cette étape doit se trouver à la fin d'un chemin.

Astuce : Un appel fera partie d'une conversation que vous pouvez consulter sur le Help Desk. Cela signifie que les actions standard de conversation peuvent également être appliquées, telles que taguer la conversation, marquer comme prioritaire, ajouter une note, définir les données de conversation, etc.

Cliquez sur l'étape Mettre en attente et attribuer l'appel pour sélectionner l'équipe.

Le panneau de configuration Mettre en attente et attribuer l'appel avec un menu déroulant pour sélectionner l'inbox de l'équipe.

La sélection du menu déroulant « Assigner à » présentera une liste d'inbox d'équipe plutôt que des coéquipiers individuels.

Vous pouvez également sélectionner quand l'appel est considéré comme « sans réponse » en configurant les conditions à remplir. Puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Options de configuration des appels sans réponse, où vous définissez les conditions pour qu'un appel soit traité comme sans réponse.

Décidez maintenant ce qui se passe si l'appel est sans réponse. Les appels sans réponse peuvent être attribués à une autre équipe ou vous pouvez choisir l'une des options de déviation d'appel disponibles (par exemple, envoyer vers la messagerie vocale ou transférer l'appel à une équipe secondaire).

Options de déviation d'appel disponibles pour les appels sans réponse, y compris l'envoi vers la messagerie vocale, le transfert ou l'attribution à une autre équipe.

Vous devez inclure une étape de fin d'appel, telle que Envoyer vers la messagerie vocale, Transférer l'appel ou Raccrocher, pour garantir que les appels sont correctement terminés dans votre flux conçu.

Comment configurer la musique d'attente personnalisée

Par défaut, les appelants mis en attente entendent la musique d'attente par défaut d'Intercom. Vous pouvez la remplacer par vos propres morceaux — définir une playlist à l'échelle de l'espace de travail, la remplacer par étape de workflow, ou les deux.

Comment définir une playlist de musique d'attente à l'échelle de l'espace de travail

Allez dans Paramètres > Téléphone > Appels téléphoniques > Musique d'attente pour télécharger votre fichier musical :

La section Musique d'attente dans Paramètres > Téléphone > Appels téléphoniques, affichant l'interface de la playlist où vous pouvez télécharger, réorganiser, nommer et activer/désactiver le mode aléatoire et la boucle pour les pistes MP3.
  • Téléchargez des pistes au format MP3

  • Faites glisser les pistes pour les réorganiser

  • Activez ou désactivez le mode aléatoire et la boucle

  • Nommez chaque piste

Comment remplacer la musique d'attente par étape de workflow

L'étape Hold & Assign inclut une section musique d'attente où vous pouvez attribuer différentes pistes à différentes files d'attente — par exemple, une file VIP et un support standard peuvent chacune jouer des pistes différentes. Cela remplace la playlist de l'espace de travail pour cette étape spécifique.

Note :

  • Si une piste devient indisponible, le système bascule automatiquement vers la playlist de l'espace de travail, puis vers la valeur par défaut d'Intercom — aucune intervention manuelle n'est nécessaire.

  • La musique d'attente personnalisée est disponible uniquement sur Intercom helpdesk. Elle n'est pas disponible sur Fin standalone.

Comment répondre manuellement aux appels avant qu'ils ne soient auto-assignés

Vous pouvez répondre aux appels dans la file d'attente avant qu'ils ne soient automatiquement assignés. Cette fonctionnalité donne aux coéquipiers plus de contrôle sur l'assignation en leur permettant de décrocher manuellement les appels prioritaires.

  1. Dans la vue conversation, vous verrez un bouton « Répondre » disponible sur les cartes d'appel

  2. L'appel commence dès que vous cliquez sur Répondre

Astuce : Vous pouvez répondre aux appels dans la file d'attente avant qu'ils ne soient automatiquement assignés. Dans la vue conversation, cliquez sur le bouton Répondre sur la carte d'appel — l'appel commence immédiatement. Cela donne aux coéquipiers plus de contrôle sur l'assignation en leur permettant de décrocher manuellement les appels prioritaires.

Comment envoyer les appels vers la messagerie vocale

L'étape Envoyer vers la messagerie vocale peut être utilisée pour rediriger les appels vers la messagerie vocale (par exemple, lorsque l'équipe est indisponible ou en dehors des heures de bureau). Cliquez sur l'étape Envoyer vers la messagerie vocale pour personnaliser le message d'accueil qui joue lorsqu'un client est transféré vers la messagerie vocale.

Le panneau de configuration Envoyer vers la messagerie vocale avec un champ pour personnaliser le message d'accueil qui joue lorsqu'un appelant est redirigé.

Le message d'accueil de la messagerie vocale peut prendre en charge plusieurs langues.

Choisissez de définir des actions de suivi ou d'ajouter des règles basées sur les informations que vous avez collectées pendant le Workflow.

Panneau des actions de suivi de l'étape messagerie vocale, où vous pouvez configurer des règles ou des actions à exécuter après qu'un message vocal a été laissé.

Comment offrir un rappel aux appelants

L'étape Demander un rappel vous permet d'offrir aux appelants la possibilité de demander un rappel plutôt que d'attendre en ligne. Ajoutez-la à votre workflow téléphonique comme option de débordement d'appel — utile lorsque votre équipe est occupée, hors du bureau ou que la file d'attente est trop longue.

Dans ces scénarios, vous pouvez offrir à vos clients la possibilité de demander un rappel ou de rester dans la file d'attente et d'attendre en ligne (ou d'offrir d'autres options de déviation). Si le client demande un rappel, il conservera sa place dans la file d'attente des appels et la demande de rappel sera affichée aux coéquipiers dans l'inbox.

Ajoutez l'étape Demander un rappel à votre Workflow, puis informez le client qu'un rappel sera demandé à l'aide d'un fichier audio préenregistré ou d'une invite de synthèse vocale.

La carte de l'étape Demander un rappel telle qu'elle apparaît dans le constructeur de workflow téléphonique.

Pour effectuer des rappels, vous devez activer les appels sortants pour les numéros de téléphone à partir desquels vous souhaitez passer des appels sortants. Vous pouvez activer cela dans vos paramètres du numéro de téléphone.

Comment fonctionnent les rappels dans Intercom

Que se passe-t-il lorsqu'un appelant atteint l'étape Rappel

Lorsqu'un appelant atteint l'étape Rappel dans votre workflow d'appel, les actions suivantes se produisent :

  • L'appel se termine immédiatement

  • Une demande de rappel est créée en utilisant le numéro de téléphone depuis lequel l'appelant a composé

  • La conversation est assignée à l'équipe que vous avez sélectionnée dans le workflow

Il n'y a aucune invite vocale à ce stade. Intercom ne dit pas « nous vous rappellerons », ne demande pas de numéro de téléphone, ni n'explique les étapes suivantes.


Le seul but de l'étape Rappel est de terminer l'appel et de mettre en file une demande de rappel.

Ce qui se passe ensuite

Une fois la demande de rappel créée :

  • Intercom recherche automatiquement un agent disponible dans l'équipe assignée

  • Un agent disponible reçoit une demande de rappel, qu'il peut accepter ou ignorer

  • Si elle est ignorée, Intercom proposera le rappel à un autre agent disponible

  • Lorsqu'un agent accepte, il voit le numéro de téléphone du client et passe l'appel sortant

Tout le routage et l'assignation sont gérés automatiquement — aucune configuration manuelle n'est requise.

Ce que cela signifie pour les appelants

Si un appelant atteint l'étape Rappel et que l'appel se termine immédiatement, c'est un comportement attendu.

Si vous souhaitez que les appelants entendent un message tel que :

  • « Nous vous rappellerons sous peu »

  • « Votre rappel a été demandé »

  • Toute explication des étapes suivantes

Vous devrez ajouter une étape Message avant l'étape Rappel dans votre workflow pour jouer ce message.

Points clés à savoir

  • Assignation automatique : Les demandes de rappel sont envoyées aux agents disponibles et le rappel est un appel sortant de l'agent

  • Pas d'agents disponibles : Le rappel reste en file d'attente et Intercom continue de réessayer pendant 4 heures

Note : Par défaut, les rappels sont effectués depuis le numéro que le client a initialement appelé. Vous pouvez modifier cela en activant Utiliser le numéro sortant par défaut pour les rappels dans les paramètres du téléphone.

Le bouton bascule « Utiliser le numéro sortant par défaut pour les rappels » dans les paramètres du téléphone.

Lorsqu'il est activé, les rappels suivent la même cascade que les appels sortants réguliers : d'abord le numéro personnel par défaut du coéquipier, puis le numéro par défaut de l'espace de travail, et enfin le numéro de la conversation d'origine.

Note : Le bouton bascule Utiliser le numéro sortant par défaut pour les rappels s'applique à tout l'espace de travail. Il concerne tous les rappels dans votre espace de travail et ne peut pas être configuré par coéquipier ou par numéro de téléphone.

Comment transférer les appels vers un numéro externe

Vous pouvez utiliser l'action Transférer l'appel si vous souhaitez transférer automatiquement l'appel vers un numéro externe, par exemple un service de réponse en direct ou une équipe externe.

Les appels transférés seront facturés comme un appel sortant vers le numéro destinataire.

Cliquez sur le widget Transférer l'appel pour saisir le numéro de téléphone externe, définir des actions de suivi après le transfert de l'appel ou ajouter des règles basées sur les informations que vous avez collectées pendant le Workflow.

Le panneau de configuration Transférer l'appel avec un champ pour saisir le numéro de téléphone externe et des options pour les actions de suivi après transfert.

Astuce : Si vous avez configuré Switch et que vous souhaitez permettre aux clients de vous contacter via Messenger, vous pouvez utiliser l'action "Transférer l'appel" dans votre workflow pour transférer l'appel vers votre numéro Switch.

Comment terminer les appels avec une étape de raccrochage

Utilisez cette action pour raccrocher l'appel pour le client. Par exemple, vous pouvez ajouter l'action Raccrocher à un chemin si un client appelle en dehors des heures de bureau.

L'étape Raccrocher à la fin d'un chemin de workflow dans le constructeur de workflow téléphonique.

Cette étape doit venir à la fin d'un chemin.

Cliquez sur le widget Hang up pour définir les actions de suivi après la fin de l'appel (comme fermer la conversation), ou ajoutez des règles basées sur les informations que vous avez collectées pendant le Workflow.

Le panneau de configuration Hang up avec des options d'actions de suivi, comme fermer la conversation après la fin de l'appel.

Comment collecter les évaluations post-appel

Ajoutez l'étape Ask for call rating pour recueillir immédiatement les retours clients à la fin d'un appel avec votre équipe. C'est très utile pour mesurer la satisfaction des appels et fournir des insights précieux pour l'amélioration continue.

L'étape Ask for call rating dans le créateur de workflow, positionnée après l'étape Hold and assign call.

Astuce : Les évaluations des appels seront disponibles dans le rapport de satisfaction client et dans les rapports personnalisés.

Cliquez sur l'étape Ask for call rating pour personnaliser le message text-to-speech qui est diffusé lors de la demande de retour.

Le panneau de configuration Ask for call rating avec un champ text-to-speech personnalisable pour l'invite de retour post-appel.

Le message peut prendre en charge plusieurs langues.

  • N'oubliez pas, vous devez inclure une étape de fin d'appel, comme Send to voicemail, Forward call ou Hang up, à la fin de chaque chemin pour garantir que les appels sont correctement terminés dans votre flux conçu.

  • Pour qu'un coéquipier soit assigné à un appel téléphonique, il doit être membre de l'équipe à laquelle l'appel est dirigé.

  • Vous pouvez appliquer des SLA (Service Level Agreements) aux appels téléphoniques en ajoutant une étape Apply SLA à votre workflow téléphonique. Voir Phone SLAs (Speed of Answer) pour les détails de configuration.

  • Les appels créent toujours une conversation dans l'Inbox par conception. Il n'existe aucun moyen pris en charge pour empêcher la génération de conversations d'appels, ni pour bloquer sélectivement les réponses clients dans les workflows d'appels — c'est une restriction de canal.

Astuce : Pour automatiser des actions après la fin d'un appel — comme trier les appels abandonnés, fermer automatiquement les conversations répondues, ou router les appels sortants sans réponse — utilisez le déclencheur When a phone call ends. Ceci est distinct du déclencheur When a customer calls et s'exécute après l'appel. Voir Automate actions when a phone call ends pour les étapes de configuration et des exemples de workflows.

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