Eine Routine ist eine Aufgabe, die Sie einmal konfigurieren und Operator automatisch ausführt, entweder nach Zeitplan oder bei einem Ereignis – liefert Ergebnisse, zeigt Erkenntnisse und markiert Entscheidungen, die eine Person benötigen, ohne dass Sie jedes Mal eine Aufforderung geben müssen.
Im Gegensatz zu einer einmaligen Aufforderung:
Läuft nach einem von Ihnen definierten Zeitplan (wiederkehrend, z. B. täglich oder wöchentlich, oder einmalig) oder wenn ein von Ihnen gewähltes Ereignis in Ihrem Workspace eintritt
Gibt seine Ergebnisse automatisch in Ihrem Operator-Gespräch zurück
Hält an und fragt nach Ihrer Eingabe, wenn eine Entscheidung eine Person benötigt
Kann jederzeit pausiert, bearbeitet oder gelöscht werden
Wichtige Vorteile
Hören Sie auf, dieselben Aufforderungen zu wiederholen – richten Sie eine Routine einmal ein und sie läuft ohne Sie
Erkennen Sie Probleme frühzeitig – wiederkehrende Analysen decken Probleme auf, bevor sie eskalieren
Halten Sie Ihr Team informiert – geplante Zusammenfassungen kommen, ohne dass jemand fragen muss
Hinweis: Routinen sind im Operator Pro Add-on enthalten.
Erstellen Sie eine Routine
Routinen werden über Ihr Gespräch mit Operator erstellt. Beschreiben Sie, was Operator prüfen soll, wie oft und welche Ausgabe zurückgegeben werden soll – Operator richtet den Zeitplan ein und führt ihn automatisch aus.
So richten Sie eine Routine ein
Wählen Sie in Operator Routinen in der linken Navigation aus.
Wählen Sie Routine einrichten oder geben Sie Ihre Anfrage direkt in das Eingabefeld ein.
Beschreiben Sie, was Operator prüfen soll, wie oft und welche Ausgabe zurückgegeben werden soll. Wenn die Routine Änderungen vorschlagen kann, geben Sie an, dass Operator diese zur Überprüfung zurückgeben soll, bevor etwas angewendet wird.
Operator bestätigt, dass die Routine gespeichert wurde, und zeigt Ihnen, wann sie als Nächstes ausgeführt wird.
Tipp: Beginnen Sie Ihre Aufforderung mit dem Signal oder der Quelle, die geprüft werden soll, der Häufigkeit und der erwarteten Ausgabe – zum Beispiel: „Jeden Montag prüfen Sie unerledigte Abrechnungsgespräche der Vorwoche, fassen die wichtigsten Probleme zusammen und geben einen kurzen Bericht zurück. Fragen Sie mich vor Änderungen um Genehmigung.“
Muster für Routine-Aufforderungen
Operator richtet eine Routine ein, wenn Ihre Aufforderung wiederholbare Arbeit beschreibt, entweder nach Zeitplan oder als Reaktion auf ein Ereignis. Auslösende Phrasen sind unter anderem:
Auslösephrase | Beispiel |
„Jeden [Tag/Woche] prüfen…“ | „Jeden Montag unerledigte Abrechnungsgespräche prüfen“ |
„Richten Sie eine wiederkehrende…“ | „Richten Sie einen Bericht über wiederkehrende Eskalationsmuster ein“ |
„Führen Sie dies automatisch aus…“ | „Führen Sie dies jede Woche automatisch aus und geben Sie eine Zusammenfassung zurück“ |
„Planen Sie ein…“ | „Planen Sie ein tägliches Briefing zu offenen tickets“},{ |
View and manage your Routines
All your Routines are listed in Operator > Routines. From here you can view, pause, edit, or delete any Routine.
What each Routine shows
Each Routine in the list displays:
The Routine name and description
Its trigger — for scheduled Routines, how often it runs and when it will next run; for event-triggered Routines, the event that starts it
Its current status — active or paused
How to pause or resume a Routine
In Operator, select Routines from the left navigation.
Find the Routine you want to pause or resume.
Select the toggle next to the Routine to pause or resume it. A paused Routine will not run until resumed.
How to edit a Routine
In Operator, select Routines from the left navigation.
Find the Routine you want to change.
Select the Routine to open it, then describe your changes to Operator in the conversation. Operator updates the Routine and confirms the new schedule.
How to delete a Routine
In Operator, select Routines from the left navigation.
Find the Routine you want to delete.
Select the three-dot menu (…) next to the Routine and select Delete. The Routine is permanently removed and will not run again.
Important: Deleting a Routine is permanent and cannot be undone. The Routine’s history and previous results are not affected — only the scheduled task is removed.
FAQs
Can a Routine make changes automatically without my approval?
Only if you set it up that way. When creating a Routine, you can specify that Operator should return proposed changes for your review before anything is applied. We recommend this for any Routine that may update content or configuration.
Can I set up event-triggered Routines?
Yes, you can set up event-triggered Routines. An event-triggered Routine runs Operator when something happens in your workspace, instead of on a schedule. An event-triggered Routine can run when:
An incident is created, updated, or closed
A new topic or trend is detected
A data connector's health changes
A content sync finishes
To make sure an event-triggered Routine only runs when it matters, filter on the event's details, such as topic, status, or source. For example: "When a data connector becomes unhealthy, list the procedures that use it and suggest a fix." Scheduled Routines, recurring or one-off, are also available.
What happens to Routine results after they run?
Results are returned to your Operator conversation. If you want to keep the output, ask Operator to save it as an Artifact — a persistent document you can find, share, and return to later.
Can I share a Routine with a teammate?
Routines are currently personal to the teammate who created them. Sharing Routines across teammates is not yet supported.
What if a Routine produces incorrect or unexpected results?
Review the Routine's prompt and refine it. The more specific your instructions — the source to check, the frequency, and the expected output format — the more consistent the results. You can edit a Routine at any time from Operator > Routines.