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Intercom inboxからShopifyの注文を管理する

返金処理、ギフトカード発行、交換注文作成、カスタムIDによる顧客同期、補償アクションの監査方法。

対応者:Beth-Ann Sher

ネイティブのShopifyアプリにより、チームメンバーはIntercom inboxを離れることなく注文補償、顧客同期、監査を行えます。返金処理、ギフトカード発行、交換注文作成をすべてShopifyサイドバーから実行可能です。


仕組み

この機能の設定方法と、有効化後にチームメンバーができることをご紹介します。

設定と構成

チームメンバーが使用する前に、設定 > 統合 > App Store > Shopify > 設定から機能を構成する必要があります。これらの設定はチームメンバーが見る内容の唯一の真実の情報源であり、他に切り替えはありません。

  • 補償機能: 6つのオン/オフ切り替え(部分返金、交換注文、ギフトカード補償、交換アイテム、アイテム別返金理由、割引コード)。オフにすると全チームメンバーのサイドバーからそのアクションが非表示になります。

  • デフォルト返金理由: 返金、交換、ギフトカードのモーダルで共有される返金理由ドロップダウンを設定し、すべてのストアに適用されます。新しい理由の追加、既存の編集・削除、並べ替えが可能です。標準セットは「商品が破損または不良」「誤った商品が届いた」「顧客の都合」「商品説明と異なる」です。

  • ギフトカード補償上限: ストアごとに注文合計の何パーセントまでのギフトカード価値を設定可能。空欄はデフォルト150%。

注文ステータス表示

Intercom inboxのShopifyサイドバーはすべての注文ステータスを動的に表示します。各注文には以下が表示されます:

  • 注文ID、ストア、日付

  • 支払いステータス: 保留中、承認済み、一部支払い済み、支払い済み、一部返金済み、返金済み、または無効

  • フルフィルメントステータス: 完了、未完了、一部完了、または再入庫済み

  • 価格と数量を含むラインアイテム、小計、送料、税金、合計金額

  • 配送先および請求先住所

注意: ステータスは会話を開いたときのサイドバー読み込み時、ストア切り替え時、補償アクション後に自動更新されます。手動更新は不要です。

返金

チームメンバーはShopifyサイドバーから任意の注文の返金注文アクションアイコンをクリックして個別のラインアイテムを返金できます。返金モーダルは以下をサポートします:

  • 単一アイテム返金: 1つのラインアイテムを選択。返金額は税金を含むアイテム価格と一致します。

  • 複数数量返金: ラインアイテムを選択し、返金数量を設定(例:3個中2個)。金額は単価×返金数量。

  • 送料のみ返金: ラインアイテムなしで送料のみ返金。遅延配送時に便利です。

  • 送料+ラインアイテム: 送料とラインアイテムの両方を一度に返金。

返金額は選択したラインアイテムから自動計算され、自由入力はありません。注文で送料が返金済みの場合、そのオプションは無効になります。

送信前に必須の理由ドロップダウンがあります。サポートworkflowsに合わせて理由カテゴリをカスタマイズ可能です。

交換注文

チームメンバーはShopifyサイドバーから交換注文作成アクションアイコンをクリックして交換注文を作成できます。モーダルでは以下が可能です:

  • アイテム選択: 交換注文に含めるアイテムを選択し、数量を指定。

  • 価格$0: 選択したすべてのアイテムで$0.00の新しい注文が作成されます。元の注文は変更されません。

  • 交換理由: 必須のドロップダウンで標準化された選択肢(商品が破損または不良、誤った商品が届いた、顧客の都合、商品説明と異なるなど)。

  • 配送先住所: 元の注文の住所がデフォルト。別の住所を使うをクリックすると別の場所に配送可能(下記参照)。

新しい注文はShopifyで支払い済みかつ未完了として作成され、フルフィルメント準備が整います。

元の注文へのリンクを保持し、Intercomサイドバーに「#XXXXの交換注文」ヘッダーと理由テキストを表示します。

ヒント: 元の注文の長いShopify注文IDは注文メモ(自由テキスト)とnote_attributes(構造化データ)に保存され、プログラムでアクセス可能です。

別の住所に交換品を発送する

顧客が引っ越した、住所に誤りがあった、または交換品を別の場所に届けたい場合に使用します。

  1. 交換注文モーダルの配送先住所で別の住所を使うをクリックします。

  2. 住所を編集します。フォームは元の注文の住所から始まります。

    • 国は元の注文と同じままです。別の国に発送する場合はShopifyで直接注文を作成してください。

    • 州/県(または国によっては郡や地域)をリストから選択します。リストはShopify由来で、常にShopifyが認識する地域が選ばれます。ドイツのように地域を使わない国はこのフィールドが表示されず、英国の注文は空欄でも構いません。
      ​

  3. 交換注文作成をクリックします。編集を破棄する場合は元の住所を使うをクリックしてください。

フォームで国リストが読み込めない場合は再試行をクリックします。リストが読み込まれるまで注文は送信できません。

交換品が新しい住所に発送されると、Shopifyは標準の注文確認メールを顧客に送信します。交換品は100%「交換注文」割引が適用され合計はゼロと表示されます。元の住所に発送された交換品はこのメールを送信しません。

ヒント: メールを$0購入ではなく交換品として読ませるには、Shopify管理画面 > 設定 > 通知 > 注文確認で編集してください。すべての交換注文にはorder_type属性がreplacementで付与され、テンプレートで判別可能です。

注意: 交換注文を作成できるチームメンバーは誰でも新しい住所に発送可能です。すべての交換注文は監査イベントタブに記録され(下記参照)、Shopifyアプリ設定の交換注文トグルで無効化できます。

交換アイテム

完全な交換注文とは別に、チームメンバーは既存の注文に単一の交換アイテムを交換アイテム追加アクションアイコンから追加できます。モーダルでは以下が可能です:

  • アイテム選択: 交換する1つのラインアイテムを選択。ギフトカード、在庫切れ商品、すでに全額返金済みの商品は選択不可。

  • 数量: 交換する単位数を設定(返金可能な残数量まで)。

  • 理由:理由を入力してください(必須)。

  • 顧客に通知:オプションのチェックボックス(デフォルトはオフ)で顧客に通知します。

1回の操作で1つのアイテムを追加します。追加ごとにAuditing eventsタブでReplacement itemsイベントとして記録されます。

ギフトカード補償

チームメンバーはShopifyサイドバーのIssue gift card compensationアクションアイコンをクリックしてギフトカードを発行できます。モーダルには以下が含まれます。

  • ギフトカードの価値:選択されたラインアイテムから自動計算され、エージェントが自由に編集可能です。任意の金額に設定できます。

  • 注文合計の最大150%:値は注文合計の150%(および設定での店舗ごとの制限)を超えることはできません。制限を超えると送信ボタンが無効になります。

  • 補償理由:標準化されたオプションの必須ドロップダウン(Replacement ordersと同じオプション)。アイテム選択後に表示されます。理由は補償される特定のラインアイテムに紐づきます(ラインレベル、注文レベルではありません)。

  • 有効期限:日付ピッカー、デフォルトは今日から1年後。必須項目です。

  • 「アイテム選択なし」オプション:特定のアイテムに紐づかないギフトカードの発行を可能にします。

  • フォローアップアクション:「ギフトカードを顧客に送信」チェックボックス(デフォルト:オン)— ギフトカードコードを即座にメール送信します。

選択されたラインアイテムは追跡目的で$0.00として返金済みとマークされ、これ以上の補償ができなくなります。

注意:ギフトカードのメモには長いShopify注文IDが含まれています。これはShopifyギフトカードオブジェクトで注文参照を保存する唯一の実用的なデータ構造です。

Auditing events

「Manage apps and integrations」権限を持つワークスペース管理者は、Shopifyアプリ設定のAuditing eventsタブからすべてのShopify補償アクションを確認できます(設定 > Integrations > App Store > Shopifyへ移動)。

このタブは4つの補償イベントタイプを追跡します。

  • 返金注文:チームメンバーが返金を行ったとき

  • 交換注文:チームメンバーが交換注文を作成したとき

  • ギフトカード補償:チームメンバーがギフトカードを発行したとき

  • 交換アイテム:チームメンバーが交換アイテムを追加したとき

このタブは最新の10件のイベントを新しい順にプレビュー表示します。FromとToの日付ピッカーで期間を絞り込めます(デフォルト:過去30日)。

Export CSVをクリックすると、選択した期間内の全記録をエクスポートできます。CSVには23列が含まれ、以下をカバーします。

  • 基本情報:タイムスタンプ、チームメンバー名、チームメンバーのメール、IPアドレス、詳細

  • 注文情報:補償タイプ、注文ID、注文名、Shopify domain、会話ID

  • コンテキスト:理由、返金タイプ、メモ

  • 交換特有のフィールド:新しい注文IDと新しい注文名

  • ギフトカード特有のフィールド:ギフトカードの価値、ID、コード、有効期限

  • ラインアイテム特有のフィールド:ラインアイテムID、タイトル、数量、詳細

注意:CSVエクスポートは最大90日間かつ1回のエクスポートで50,000イベントまでに制限されています。


IntercomとShopify Adminの違い

IntercomのShopifyサイドバーはサポート補償ワークフロー専用に設計されています。Shopify Adminとの比較は以下の通りです。

機能

Shopify Admin

Intercom inbox

返金額

自由入力 — チームメンバーは任意の金額を入力可能

選択されたラインアイテムから自動計算(手動上書き不可、設計上)

返金理由

自由入力フィールド

標準化されたドロップダウン(ワークスペースごとに設定可能)

返金時の再入庫

手動チェックボックス+ロケーションピッカー

フルフィルメント状況に基づく自動(ロケーションピッカーなし)

返金時の税金

手動入力

比例配分で自動計算

ギフトカードの価値上限

制限なし

注文合計の150%までに制限、注文内のすべてのギフトカードの合計で累積

ギフトカードのラインアイテム追跡

単独 — 注文アイテムに紐付かない

特定のラインアイテムに紐付けられ、二重補償を防止する

交換注文

ネイティブの概念なし

カスタムworkflow — 元の注文にリンクされた$0の注文を作成する

補償監査

基本的な注文タイムライン

日付フィルタリングとCSVエクスポートが可能な専用監査タブ

注文キャンセル

対応済み

利用不可 — チームメンバーはShopifyを使用する必要がある

フルフィルメント管理

フルフィル済みとしてマーク、追跡番号の割り当て、通知

利用不可

返品 / 交換

Returns API

利用不可

割引コード作成

対応済み

リスト表示、作成、有効時に無効化

注文編集

対応済み

交換注文またはドラフト注文経由のみ

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