この記事を使ってスケジュールテンプレートを作成・適用し、単発のスケジュール変更を行い、チームのスケジュールをエクスポートまたは監査します。
チームのスケジュールにアクティビティを追加する方法は2つあります。繰り返しの週または日パターンをグループに展開するためにスケジュールテンプレートを適用するか、単発の変更のためにチームメンバーの行に直接アクティビティを追加・編集します。両方を組み合わせて、テンプレートを適用後に個別の日を調整できます。
開始する前に、少なくとも1つのアクティビティタイプを設定しておく必要があります。詳細はWorkforce Managementでのカレンダー設定の使い方をご覧ください。
注意: Workforce ManagementはProアドオンに含まれています。この記事はCan manage Workforce権限を持つチームメンバー向けです。
スケジュールテンプレートとは何ですか？
スケジュールテンプレートは、グループのチームメンバーに適用できる再利用可能な週または日パターンです。テンプレートは各日の内容（例：inbox時間、会議、休憩）を定義し、複数週にわたり繰り返し適用できます。
テンプレートはWorkforce > Configure > Schedule Templatesで表示・管理できます。リストには各テンプレートのタイプ（週または日）、チームメンバー数、イベント数、タイムゾーンが表示されます。
テンプレートは日単位または週単位です。例えば、火曜から土曜のみ勤務するメンバーのような定期的な個別制約は、テンプレートに組み込むか、同期がオンの場合はGoogleカレンダーでブロックしてもらいます。
スケジュールテンプレートの作成方法
New templateをクリックします。
名前を付けます。例：「EMEA Week Pattern」
Template lengthでWeekまたはDayを選択します。
Timezoneでテンプレートの基準となるタイムゾーンを選択します。このテンプレートのチームメンバーが勤務するタイムゾーンを選びます。地域ごとに異なるタイムゾーンを設定可能です。
Create templateをクリックします。
テンプレートは空の状態で開きます。右上のTeammatesをクリックし、検索して各チームメンバーをAddし、Doneをクリックします。追加した各メンバーは9～10時のイベントが初期設定されており、調整可能です。
チームメンバーの行の空白部分をクリック（または設定したい時間帯をドラッグ）してAdd eventダイアログを開きます。
Activity typeを選択します。
プリセット（15m、30m、1h、2h、最大9h）を使うか、分数を入力してDurationを設定します。
任意でTitleを追加します。空欄の場合はアクティビティタイプ名が使われます。
Addをクリックします。
アクティビティをドラッグして移動、または端をドラッグしてサイズ変更します。上部の日付ピッカー（例：Monday）で週内の日を切り替え、またはWeekを選んで全日表示します。大きなテンプレートではSearch teammatesで行を検索できます。
テンプレート、日、またはチームメンバーのイベントを複製する方法
スケジュールテンプレートのコピー方法は3種類あり、それぞれ異なるレベルで機能します。再利用したい内容に合う方法を選んでください。
テンプレート全体を複製する
既存テンプレートのバリエーション（例：標準週の夏バージョン）を作成する際に、最初から作り直す必要がありません。
テンプレートの行の⋯メニューを開き、Duplicateを選択します。
コピーはリストに「[テンプレート名] (copy)」として表示され、タイプ、チームメンバー、イベント、タイムゾーンは元と同じです。行メニューのRename & timezoneで名前を変更できます。
テンプレート内の日を複製する
週を早く作成するために、1日を設定してから他の日にコピーします。
テンプレートを開き、日付ピッカーでコピー元の日（例：月曜日）を選択します。
Duplicate dayをクリックします。ダイアログにはコピーするイベント数（例：「木曜日から11イベントを複製」）が表示されます。
Duplicate toで1日以上を選択します。日付の横の数字は既存イベント数です。
選択した日が既にイベントを持つ場合、Action for existing eventsで処理方法を選びます。Replace existing eventsは先にその日のイベントを削除し、Add to existing eventsは既存のイベントを残してコピーしたイベントを追加します。
Duplicateをクリックします。
チームメンバーのイベントを他のメンバーにコピーする
テンプレート内で複数のメンバーに同じパターンを適用する際に使います。
テンプレートを開き、日付ピッカーをWeekに切り替えて全日表示、または単一日表示のままにします。
チームメンバーの行の⋯メニューを開き、Copy events to teammatesを選択します。
コピー先のチームメンバーを検索・選択し、Copy eventsをクリックします。
対象メンバーの既存イベントは残り、一度に最大50イベントをコピー可能です。同じ行メニューにあるRemove teammateは、そのメンバーとイベントをテンプレートから削除します。
テンプレートの適用方法
Workforce > Scheduleに移動します。
Apply templateをクリックします。
テンプレートを選択します。
適用する日付を選びます。週テンプレートの場合は埋めたい週の任意の日（日曜から土曜）を選択します。複数回適用する場合はRepeatにチェックを入れ、最大5週間または日テンプレートなら最大5日まで設定します。長期間カバーするには、最後の週の翌週から再度適用してください。
When events already existで競合時の処理方法を選択します。
Keep existing events（デフォルト）は既存のスケジュールにテンプレートを適用します。既存イベントと重複する場合は両方残り、同じテンプレートを2回適用すると重複が発生します。重複はスケジュール画面で手動で解決してください。
Replace eventsは選択期間内の以前のテンプレート適用イベントを削除します。手動で追加したイベントは保持されます。
Changesの概要を確認し、Apply templateをクリックします。スケジュールビューは即座に更新され、新しいイベントが表示されます。
注意: Replace eventsは以前のテンプレート適用イベントのみ削除します。スケジュールで直接追加した「PTO」や「病欠」などのイベントや、Google Calendarから同期されたイベントは削除・上書きされません。
単発のアクティビティを追加する方法
Workforce > Scheduleページで、単発の会議や追加の休憩、日中の調整などをチームメンバーのスケジュールに直接追加します。
行の空白部分をクリックして単独のアクティビティを追加し、アクティビティタイプを選択します。
または、設定したい時間帯をドラッグしてアクティビティの長さを指定しながら作成します。
既存のアクティビティをドラッグして移動、または端をドラッグしてサイズ変更できます。15分単位でスケジュール・編集可能です。Forecastやcoverageビューは最小1時間単位で表示します。
最初に少なくとも1つのactivity typeを設定しておく必要があります。詳細はWorkforce Managementでのカレンダー設定の使い方をご覧ください。
注意: Google Calendar同期がオンの場合、スケジュールでイベントを作成またはテンプレートを適用すると、接続された各チームメンバーのGoogle Calendarに反映されます。Google Calendar側での移動、名前変更、削除はWorkforceスケジュールに影響しません。スケジュール変更はWorkforceで行ってください。
スケジュールのエクスポート方法
現在表示中のスケジュールをCSV（カンマ区切り値）形式でエクスポートし、Intercom外で共有したり記録を残したりできます。
Workforce > Scheduleに移動します。
エクスポートしたいフィルターと日付範囲を設定します。
Export scheduleをクリックします。CSVファイルがブラウザの既定のダウンロード場所に即座に保存されます。
エクスポートは現在表示中のチームメンバーと日付範囲に限定されます。フィルターを設定してからエクスポートしてください。適用済みテンプレートのイベント、単発アクティビティ、Google Calendar同期イベントがすべて含まれます。フィルターで除外したアクティビティタイプのイベントや未保存の変更は含まれません。過去・未来のイベントをエクスポート可能です。
ファイルにはアクティビティごとに1行があり、以下の列があります。
列名 | 内容 |
teammate_id | チームメンバーのIntercom ID |
teammate_name | チームメンバーの名前 |
teammate_email | チームメンバーのメールアドレス |
activity_type | アクティビティタイプの名前 |
productive | アクティビティタイプの生産性設定によるTRUEまたはFALSE |
timezone | 開始・終了時刻のタイムゾーン（例：Europe/London） |
start | アクティビティ開始日時（YYYY-MM-DD HH:MM） |
end | アクティビティ終了日時（YYYY-MM-DD HH:MM） |
Can access Workforce権限があればエクスポート可能です。Can manage Workforceは不要です。
注意: 一度に31日間と200人のチームメンバーまでエクスポート可能です。制限を超えるとExport scheduleは無効になります。フィルターや日付範囲を絞るか、分割してエクスポートしてください。
イベントの最終更新日時を確認する方法
スケジュール内の任意のイベントをクリックすると、最終更新日時と更新者が表示され、現在のシフトが最新であることを確認してから計画できます。
Workforceで作成されたイベントは「[名前]によって2時間前に最終更新」と表示されます。
Google Calendarから同期されたイベントは「Google Calendarから2時間前に最終同期」と表示されます。時間は実際に同期で変更があった場合のみ更新されます。
追加の権限は不要です。Can access Workforce権限があればスタンプを確認できます。