この記事を使ってスケジュールテンプレートを作成・適用し、単発のスケジュール変更を行い、チームのスケジュールをエクスポートまたは監査します。
チームのスケジュールにアクティビティを追加する方法は2つあります。繰り返しの週または日パターンをグループに展開するためにスケジュールテンプレートを適用するか、単発の変更のためにチームメンバーの行に直接アクティビティを追加・編集します。両方を組み合わせることも可能で、テンプレートを適用後に個別の日を調整できます。
開始する前に、少なくとも1つのアクティビティタイプを設定しておく必要があります。詳細はワークフォース管理でのカレンダー設定の使い方をご覧ください。
注意: ワークフォース管理はProアドオンに含まれています。この記事はCan manage Workforce権限を持つチームメンバー向けです。
スケジュールテンプレートとは何ですか？
スケジュールテンプレートは、チームメンバーのグループに適用できる再利用可能な週または日単位のパターンです。テンプレートは各日の内容（例えばinbox時間、会議、休憩）を定義し、複数週にわたり繰り返し適用できます。
テンプレートはワークフォース > 設定 > スケジュールテンプレートで表示・管理できます。リストには各テンプレートのタイプ（週または日）、チームメンバー数、イベント数、タイムゾーンが表示されます。
テンプレートは日単位または週単位です。例えば、火曜から土曜だけ働くメンバーのような定期的な個別制約は、テンプレートにそのパターンを組み込むか、同期がオンの場合はGoogleカレンダーでブロックしてもらいます。
スケジュールテンプレートの作成方法
ワークフォース > 設定 > スケジュールテンプレートに移動します。
新規テンプレートをクリックします。
名前を付けます。例：「EMEA週パターン」。
テンプレートの長さで週または日を選択します。
タイムゾーンでテンプレートの基準となるタイムゾーンを選択します。このテンプレートのチームメンバーが働くタイムゾーンを選びます。地域ごとに異なるタイムゾーンを設定可能です。
テンプレートを作成をクリックします。
テンプレートは空の状態で開きます。チームメンバーを追加するには右上のチームメンバーをクリックし、検索して追加し、完了をクリックします。追加した各メンバーは9時から10時のイベントが初期設定されており、調整可能です。
チームメンバーの行の空いている部分をクリック（または設定したい時間帯をドラッグ）してイベント追加ダイアログを開きます。
アクティビティタイプを選択します。
プリセット（15分、30分、1時間、2時間、最大9時間）を使うか、分数を入力して期間を設定します。
任意でタイトルを追加します。空欄の場合はアクティビティタイプ名が使われます。
追加をクリックします。
アクティビティをドラッグして移動、または端をドラッグしてサイズ変更できます。週テンプレートの場合は上部の日付ピッカー（例：月曜日）で日を切り替え、または週を選んで全日表示にします。大きなテンプレートではチームメンバー検索を使って行を探せます。
テンプレート、日、またはチームメンバーのイベントを複製する方法
スケジュールテンプレートのコピーには3つの方法があり、それぞれ異なるレベルで機能します。再利用したい内容に合った方法を選んでください。
テンプレート全体を複製する
既存テンプレートのバリエーション（例：標準週の夏バージョン）を作成する際に、最初から作り直さずに済みます。
ワークフォース > 設定 > スケジュールテンプレートに移動します。
テンプレートの行の⋯メニューを開き、複製を選択します。
コピーはリストに「[テンプレート名] (copy)」として表示され、タイプ、チームメンバー、イベント、タイムゾーンは元と同じです。行メニューの名前変更＆タイムゾーンで名前を変更できます。
テンプレート内の日を複製する
週を早く作るために1日を設定し、それを他の日にコピーします。
テンプレートを開き、日付ピッカーでコピー元の日（例：月曜日）を選択します。
日を複製をクリックします。ダイアログにコピーするイベント数が表示されます（例：「木曜日から11イベントを複製」）。
複製先で1日以上を選択します。日ごとに既存イベント数が表示されます。
選択した日が既にイベントを持つ場合、既存イベントの処理でオプションを選びます：既存イベントを置き換えるは先にその日のイベントを消去し、既存イベントに追加は既存のままコピーしたイベントを追加します。
複製をクリックします。
チームメンバーのイベントを他のメンバーにコピーする
テンプレート内で複数のメンバーに同じパターンを適用する際に使います。
テンプレートを開き、日付ピッカーを週に切り替えて全日表示にするか、単一日表示のままにします。
チームメンバーの行の⋯メニューを開き、イベントをチームメンバーにコピーを選択します。
コピー先のチームメンバーを検索・選択し、イベントをコピーをクリックします。
対象メンバーの既存イベントは残り、一度に最大50イベントをコピー可能です。同じ行メニューにあるチームメンバーを削除は、そのメンバーとイベントをテンプレートから削除します。
テンプレートの適用方法
ワークフォース > スタッフィングに移動します。
テンプレートを適用をクリックします。
テンプレートを選択します。
適用する日付を選びます。週テンプレートの場合は埋めたい週の任意の日を選択します（週は日曜から土曜）。複数回適用する場合は繰り返しにチェックを入れ、最大5週間または日テンプレートなら最大5日まで設定します。長期間の場合は最後の週の翌週から再度適用してください。
既存イベントがある場合の処理を選択します。
既存イベントを保持（デフォルト）は、既にスケジュールされたものとテンプレート適用済みのイベントをそのまま残します。同じ時間帯のイベントが重複する場合は両方残り、同じテンプレートを2回適用すると重複が発生します。重複はスタッフィングページで手動で解決してください。
イベントを置き換えるは、選択期間内の以前のテンプレート適用イベントを削除します。手動で追加したイベントは保持されます。
変更内容の概要を確認し、テンプレートを適用をクリックします。スケジュールビューは即座に更新され、新しいイベントが表示されます。
注意： イベントを置き換えるは以前のテンプレート適用イベントのみ削除します。手動で作成した「PTO」や「病欠」などのイベントや、Googleカレンダーから同期されたイベントは削除・上書きされません。
スケジュールテンプレートの適用はチームメンバーに通知されますか？ いいえ、ワークフォース管理はスケジュール適用や変更時に通知を送信しません。誰にも通知せずにテンプレートを適用してテストできます。Googleカレンダー同期がオンの場合、適用されたイベントは各チームメンバーのGoogleカレンダーに反映されるため、そこで確認できます。
チームメンバーは適用されたスケジュールをどう見るのですか？ Can access Workforce権限を持つメンバーはワークフォース > スタッフィングで自分の名前を検索してスケジュールを確認できます。Googleカレンダーやエクスポートファイルは不要です。
単発のアクティビティを追加する方法
ワークフォース > スタッフィングページで、単発の会議や追加の休憩、日中の調整などをチームメンバーのスケジュールに直接追加します。
行の空いている部分をクリックして単独のアクティビティを追加し、アクティビティタイプを選択します。
または設定したい時間帯をドラッグしてアクティビティの長さを指定しながら作成します。
既存のアクティビティをドラッグして移動、または端をドラッグしてサイズ変更できます。15分単位でスケジュール・編集可能です。予測とカバレッジビューは最小1時間単位で表示します。
まず少なくとも1つのアクティビティタイプを設定しておく必要があります。詳細はワークフォース管理でのカレンダー設定の使い方をご覧ください。
注意： Googleカレンダー同期がオンの場合、スタッフィングページでイベントを作成したりテンプレートを適用すると、接続された各チームメンバーのGoogleカレンダーに反映されます。Googleカレンダー側での移動、名前変更、削除はワークフォースのスケジュールに影響しません。スケジュール変更はワークフォースで行ってください。
スケジュールのエクスポート方法
現在表示しているスケジュールをCSV（カンマ区切り値）形式でエクスポートし、Intercom外で共有したり記録を残したりできます。
ワークフォース > スタッフィングに移動します。
エクスポートしたいフィルターと日付範囲を設定します。
スケジュールをエクスポートをクリックします。CSVファイルがブラウザの既定のダウンロード場所に即座に保存されます。
エクスポートは現在表示中のチームメンバーと日付範囲に限定されます。適用済みテンプレートのイベント、単発アクティビティ、Googleカレンダー同期イベントを含みます。フィルターで除外したアクティビティタイプのイベントや未保存の変更は含まれません。過去・未来のイベントをエクスポート可能です。
ファイルにはアクティビティごとに1行があり、以下の列があります。
列名 | 内容 |
teammate_id | チームメンバーのIntercom ID |
teammate_name | チームメンバーの名前 |
teammate_email | チームメンバーのメールアドレス |
activity_type | アクティビティタイプの名前 |
productive | アクティビティタイプの生産性設定によるTRUEまたはFALSE |
timezone | 開始・終了時間のタイムゾーン（例：Europe/London） |
start | アクティビティ開始日時（YYYY-MM-DD HH:MM） |
end | アクティビティ終了日時（YYYY-MM-DD HH:MM） |
Can access Workforce権限があればエクスポート可能です。Can manage Workforceは不要です。
注意：一度に最大31日間と200人のチームメンバーをエクスポートできます。制限を超えるとスケジュールをエクスポートは無効になります。フィルターや日付範囲を絞るか、分割してエクスポートしてください。
イベントの最終更新日時を確認する方法
スタッフィングページの任意のイベントをクリックすると、最終変更日時と変更者が表示され、現在のシフトが最新であることを確認してから計画できます。
ワークフォースで作成されたイベントは「[名前]によって2時間前に最終更新」と表示されます。
Googleカレンダーから同期されたイベントは「Googleカレンダーから2時間前に最終同期」と表示されます。時間は同期で実際に変更があった場合のみ更新されます。
追加の権限は不要で、Can access Workforce権限があればスタンプを確認できます。