Utiliza este artículo para crear y aplicar plantillas de horarios, hacer cambios puntuales y exportar o auditar el horario de tu equipo.
Hay dos formas de agregar actividades al horario de tu equipo: aplicar una plantilla de horario para implementar un patrón repetitivo semanal o diario en un grupo de compañeros, o agregar y editar actividades directamente en la fila de un compañero para cambios puntuales. Puedes combinar ambos: aplicar una plantilla y luego ajustar días individuales según cambien las cosas.
Antes de comenzar, necesitas tener configurado al menos un tipo de actividad. Consulta Cómo usar la configuración del calendario en Workforce Management.
Nota: Workforce Management está incluido en el complemento Pro. Este artículo es para compañeros con el permiso Can manage Workforce.
¿Qué es una plantilla de horario?
Las plantillas de horario son patrones reutilizables de semana o día que aplicas a un grupo de compañeros. Una plantilla define cómo es cada día, por ejemplo tiempo en inbox, reuniones y descansos, y puede aplicarse repetidamente en varias semanas.
Visualiza y administra plantillas en Workforce > Configurar > Plantillas de horario. La lista muestra el tipo de cada plantilla (Semana o Día), el número de compañeros, el número de eventos y su zona horaria.
Las plantillas son diarias o semanales. Para restricciones individuales regulares, por ejemplo un compañero que solo trabaja de martes a sábado, incorpora ese patrón en la plantilla o que el compañero bloquee su Google Calendar si la sincronización está activada.
Cómo crear una plantilla de horario
Haz clic en Nueva plantilla.
Ponle un nombre, por ejemplo “Patrón semanal EMEA”.
En Duración de plantilla, elige Semana o Día.
En Zona horaria, elige la zona horaria para anclar la plantilla. Escoge la zona horaria en la que trabajan los compañeros de esta plantilla; puedes configurar una zona horaria diferente para cada plantilla si planificas en varias regiones.
Haz clic en Crear plantilla.
La plantilla se abre vacía. Para agregar compañeros, haz clic en Compañeros en la esquina superior derecha, busca y Agrega a cada compañero, luego haz clic en Listo. Cada compañero que agregues comienza con un evento de 9 a 10 a. m. que puedes ajustar.
Haz clic en una parte vacía de la fila de un compañero (o haz clic y arrastra sobre las horas que quieres) para abrir el diálogo Agregar evento:
Elige el Tipo de actividad.
Configura la Duración usando un preset (15m, 30m, 1h, 2h, hasta 9h) o escribe un número de minutos.
Opcionalmente agrega un Título. Si lo dejas en blanco, el evento usa el nombre del tipo de actividad.
Haz clic en Agregar.
Arrastra una actividad para moverla, o arrastra sus bordes para cambiar su tamaño. Usa el selector de día en la parte superior (muestra el día actual, por ejemplo Lunes) para cambiar de día en una plantilla semanal, o elige Semana para ver todos los días a la vez. Usa Buscar compañeros para encontrar una fila en una plantilla grande.
Cómo duplicar una plantilla, un día o los eventos de un compañero
Hay tres formas de copiar en plantillas de horario, y funcionan a diferentes niveles. Elige la que coincida con lo que quieres reutilizar.
Duplicar una plantilla completa
Usa esto para crear una variante de una plantilla existente, por ejemplo una versión de verano de tu semana estándar, sin empezar desde cero.
Abre el menú ⋯ en la fila de la plantilla y selecciona Duplicar.
La copia aparece en la lista como “[Nombre de plantilla] (copia)” con el mismo tipo, compañeros, eventos y zona horaria. Usa Renombrar y zona horaria en el menú de su fila para darle un nuevo nombre.
Duplicar un día dentro de una plantilla
Usa esto para construir una semana más rápido: configura un día y luego cópialo a los demás.
Abre la plantilla y usa el selector de día para elegir el día desde el que copiar, por ejemplo lunes.
Haz clic en Duplicar día. El diálogo muestra cuántos eventos copiará, por ejemplo “Duplicar 11 eventos del jueves”.
En Duplicar a, selecciona uno o más días. Un número junto a un día muestra cuántos eventos ya tiene.
Si algún día seleccionado ya tiene eventos, elige una opción en Acción para eventos existentes: Reemplazar eventos existentes borra esos días primero, o Agregar a eventos existentes mantiene lo que hay y añade los eventos copiados encima.
Haz clic en Duplicar.
Copiar los eventos de un compañero a otros compañeros
Usa esto para dar a varios compañeros el mismo patrón dentro de una plantilla.
Abre la plantilla y cambia el selector de día a Semana para ver todos los días a la vez, o quédate en un solo día.
Abre el menú ⋯ en la fila del compañero y selecciona Copiar eventos a compañeros.
Busca y selecciona los compañeros a quienes copiar, luego haz clic en Copiar eventos.
Los eventos existentes en esos compañeros permanecen, y puedes copiar hasta 50 eventos a la vez. El mismo menú de fila también tiene Eliminar compañero, que quita al compañero y sus eventos de la plantilla.
Cómo aplicar una plantilla
Ve a Workforce > Horario.
Haz clic en Aplicar plantilla.
Selecciona una plantilla.
Elige la fecha a la que aplicarla. Para una plantilla semanal, elige cualquier día de la semana que quieras llenar (las semanas van de domingo a sábado). Para aplicarla más de una vez, marca Repetir e ingresa hasta 5 semanas, o hasta 5 días para una plantilla diaria. Para cubrir un período más largo, aplica la plantilla nuevamente comenzando desde la semana siguiente a la última.
En Cuando ya existen eventos, elige cómo manejar los conflictos:
Mantener eventos existentes (predeterminado) aplica la plantilla junto con lo que ya está programado, incluidos eventos de aplicaciones anteriores de la plantilla. Cuando un evento existente cubre el mismo tiempo, ambos permanecen y se superponen, por lo que aplicar la misma plantilla dos veces crea duplicados. Resuelve las superposiciones manualmente en el Horario.
Reemplazar eventos elimina eventos de aplicaciones anteriores de la plantilla en el período seleccionado. Los eventos que agregaste manualmente se mantienen.
Revisa el resumen de Cambios, luego haz clic en Aplicar plantilla. La vista del horario se actualiza inmediatamente para mostrar los eventos recién aplicados.
Nota: Reemplazar eventos solo elimina eventos de aplicaciones anteriores de la plantilla. Los eventos que creaste manualmente, como “PTO” o “Off sick” agregados directamente en el Horario, y los eventos sincronizados desde Google Calendar nunca se eliminan ni sobrescriben.
Cómo agregar una actividad puntual
Para agregar una actividad única al horario de un compañero en la página Workforce > Horario, como una reunión puntual, un descanso extra o cualquier ajuste intradía, agrégala directamente en su fila:
Haz clic en una parte vacía de la fila para soltar una actividad independiente, luego elige su tipo de actividad.
O haz clic y arrastra sobre las horas para establecer la duración de la actividad mientras la creas.
Arrastra una actividad existente para moverla, o arrastra sus bordes para cambiar su tamaño. Puedes programar y editar eventos con un mínimo de 15 minutos; las vistas de Pronóstico y cobertura muestran un mínimo de una hora.
Necesitas tener configurado al menos un tipo de actividad primero. Consulta Cómo usar la configuración del calendario en Workforce Management.
Nota: Cuando la sincronización con Google Calendar está activada, crear un evento en el Horario o aplicar una plantilla lo envía al Google Calendar de cada compañero conectado. Estos eventos no pueden cambiarse desde Google Calendar: moverlos, renombrarlos o eliminarlos allí no afecta el horario en Workforce. Haz los cambios en Workforce.
Cómo exportar un horario
Exporta el horario que estás viendo como un CSV (valores separados por comas), para compartir fuera de Intercom o mantener un registro de lo programado.
Ve a Workforce > Horario.
Configura los filtros y el rango de fechas que quieres exportar.
Haz clic en Exportar horario. El archivo CSV se descarga inmediatamente en la ubicación predeterminada de descargas de tu navegador.
La exportación cubre a los compañeros y el rango de fechas que están en vista, así que filtra antes de exportar. Incluye todos los eventos guardados para esos compañeros y fechas: eventos de plantillas aplicadas, actividades puntuales y eventos sincronizados desde Google Calendar. Los eventos de cualquier tipo de actividad que hayas filtrado no se exportan, y los cambios no guardados no se incluyen. Puedes exportar eventos pasados y futuros.
El archivo contiene una fila por actividad con estas columnas:
Columna | Qué contiene |
teammate_id | El ID de Intercom del compañero |
teammate_name | El nombre del compañero |
teammate_email | La dirección de correo electrónico del compañero |
activity_type | El nombre del tipo de actividad |
productive | VERDADERO o FALSO, según la configuración de productividad del tipo de actividad |
timezone | La zona horaria en la que están los horarios de inicio y fin, por ejemplo Europe/London |
start | Inicio de la actividad, en formato AAAA-MM-DD HH:MM |
end | Fin de la actividad, en formato AAAA-MM-DD HH:MM |
Cualquiera con Can access Workforce puede exportar. No se requiere Can manage Workforce.
Nota: Puedes exportar hasta 31 días y 200 compañeros a la vez. Exportar horario se desactiva si tu selección supera alguno de estos límites; reduce tus filtros o rango de fechas, o exporta en lotes.
Cómo ver cuándo se actualizó un evento por última vez
Haz clic en cualquier evento en el Horario para ver cuándo cambió por última vez y quién lo cambió, para saber que el turno frente a ti está actualizado antes de planificar alrededor de él.
Los eventos creados en Workforce muestran "Última actualización hace 2 horas por [nombre]".
Los eventos sincronizados desde Google Calendar muestran "Última sincronización hace 2 horas desde Google Calendar". La hora solo cambia cuando una sincronización realmente modificó el evento.
No se necesita permiso adicional; cualquiera con Can access Workforce ve las marcas.