Verwenden Sie diesen Artikel, um Zeitvorlagen zu erstellen und anzuwenden, einmalige Änderungen vorzunehmen und den Zeitplan Ihres Teams zu exportieren oder zu prüfen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Aktivitäten in den Zeitplan Ihres Teams einzufügen: Wenden Sie eine Zeitvorlage an, um ein sich wiederholendes Wochen- oder Tagesmuster für eine Gruppe von Teammitgliedern auszurollen, oder fügen Sie Aktivitäten direkt hinzu und bearbeiten Sie sie in der Zeile eines Teammitglieds für einmalige Änderungen. Sie können beides kombinieren: Vorlage anwenden und dann einzelne Tage anpassen, wenn sich etwas ändert.
Bevor Sie beginnen, müssen Sie mindestens einen Aktivitätstyp eingerichtet haben. Siehe Wie man Kalendereinstellungen im Workforce Management verwendet.
Hinweis: Workforce Management ist im Pro-Add-on enthalten. Dieser Artikel richtet sich an Teammitglieder mit der Berechtigung Kann Workforce verwalten.
Was ist eine Zeitvorlage?
Zeitvorlagen sind wiederverwendbare Wochen- oder Tagesmuster, die Sie auf eine Gruppe von Teammitgliedern anwenden. Eine Vorlage definiert, wie jeder Tag aussieht, z. B. inbox-Zeit, Meetings und Pausen, und kann über mehrere Wochen hinweg wiederholt angewendet werden.
Vorlagen können Sie unter Workforce > Konfigurieren > Zeitvorlagen ansehen und verwalten. Die Liste zeigt den Typ der Vorlage (Woche oder Tag), die Anzahl der Teammitglieder, die Anzahl der Ereignisse und die Zeitzone an.
Vorlagen sind täglich oder wöchentlich. Für regelmäßige individuelle Einschränkungen, z. B. ein Teammitglied, das nur von Dienstag bis Samstag arbeitet, bauen Sie dieses Muster in die Vorlage ein oder lassen das Teammitglied seinen Google Calendar blockieren, wenn die Synchronisierung aktiviert ist.
Wie man eine Zeitvorlage erstellt
Gehen Sie zu Workforce > Konfigurieren > Zeitvorlagen.
Klicken Sie auf Neue Vorlage.
Geben Sie ihr einen Namen, zum Beispiel „EMEA Wochenmuster“.
Wählen Sie unter Vorlagenlänge Woche oder Tag.
Wählen Sie unter Zeitzone die Zeitzone, in der die Vorlage verankert ist. Wählen Sie die Zeitzone, in der die Teammitglieder dieser Vorlage arbeiten; Sie können für jede Vorlage eine andere Zeitzone einstellen, wenn Sie über Regionen hinweg planen.
Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
Die Vorlage öffnet sich leer. Um Teammitglieder hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf Teammitglieder, suchen und fügen Sie jedes Teammitglied hinzu, dann klicken Sie auf Fertig. Jedes hinzugefügte Teammitglied startet mit einem Ereignis von 9–10 Uhr, das Sie anpassen können.
Klicken Sie auf einen leeren Bereich in der Zeile eines Teammitglieds (oder klicken und ziehen Sie über die Stunden, die Sie möchten), um den Dialog Ereignis hinzufügen zu öffnen:
Wählen Sie den Aktivitätstyp.
Stellen Sie die Dauer mit einer Voreinstellung (15m, 30m, 1h, 2h, bis zu 9h) ein oder geben Sie eine Anzahl Minuten ein.
Optional fügen Sie einen Titel hinzu. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet das Ereignis den Namen des Aktivitätstyps.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Ziehen Sie eine Aktivität, um sie zu verschieben, oder ziehen Sie ihre Ränder, um die Größe zu ändern. Verwenden Sie den Tagesauswahl oben (zeigt den aktuellen Tag, z. B. Montag) zum Wechseln der Tage in einer Wochenvorlage oder wählen Sie Woche, um alle Tage auf einmal zu sehen. Verwenden Sie Teammitglieder suchen, um eine Zeile in einer großen Vorlage zu finden.
Wie man eine Vorlage, einen Tag oder die Ereignisse eines Teammitglieds dupliziert
Es gibt drei Möglichkeiten, in Zeitvorlagen zu kopieren, die auf unterschiedlichen Ebenen funktionieren. Wählen Sie diejenige, die zu dem passt, was Sie wiederverwenden möchten.
Eine ganze Vorlage duplizieren
Verwenden Sie dies, um eine Variante einer bestehenden Vorlage zu erstellen, z. B. eine Sommer-Version Ihrer Standardwoche, ohne von vorne zu beginnen.
Gehen Sie zu Workforce > Konfigurieren > Zeitvorlagen.
Öffnen Sie das ⋯-Menü in der Zeile der Vorlage und wählen Sie Duplizieren.
Die Kopie erscheint in der Liste als „[Vorlagenname] (Kopie)“ mit demselben Typ, Teammitgliedern, Ereignissen und Zeitzone. Verwenden Sie Umbenennen & Zeitzone im Zeilenmenü, um ihr einen neuen Namen zu geben.
Einen Tag innerhalb einer Vorlage duplizieren
Verwenden Sie dies, um eine Woche schneller zu erstellen: Richten Sie einen Tag ein und kopieren Sie ihn dann auf die anderen.
Öffnen Sie die Vorlage und verwenden Sie den Tagesauswahl, um den Tag auszuwählen, von dem kopiert werden soll, z. B. Montag.
Klicken Sie auf Tag duplizieren. Der Dialog zeigt, wie viele Ereignisse kopiert werden, z. B. „11 Ereignisse vom Donnerstag duplizieren“.
Wählen Sie unter Duplizieren nach einen oder mehrere Tage aus. Eine Zahl neben einem Tag zeigt, wie viele Ereignisse bereits vorhanden sind.
Wenn ein ausgewählter Tag bereits Ereignisse hat, wählen Sie eine Option unter Aktion für vorhandene Ereignisse: Vorhandene Ereignisse ersetzen löscht diese Tage zuerst, oder Zu vorhandenen Ereignissen hinzufügen behält das Vorhandene und fügt die kopierten Ereignisse hinzu.
Klicken Sie auf Duplizieren.
Ereignisse eines Teammitglieds auf andere Teammitglieder kopieren
Verwenden Sie dies, um mehreren Teammitgliedern dasselbe Muster innerhalb einer Vorlage zu geben.
Öffnen Sie die Vorlage und wechseln Sie den Tagesauswahl auf Woche, um alle Tage auf einmal zu sehen, oder bleiben Sie bei einem einzelnen Tag.
Öffnen Sie das ⋯-Menü in der Zeile des Teammitglieds und wählen Sie Ereignisse an Teammitglieder kopieren.
Suchen und wählen Sie die Teammitglieder aus, an die kopiert werden soll, und klicken Sie dann auf Ereignisse kopieren.
Vorhandene Ereignisse bei diesen Teammitgliedern bleiben erhalten, und Sie können bis zu 50 Ereignisse auf einmal kopieren. Im gleichen Zeilenmenü gibt es auch Teammitglied entfernen, womit das Teammitglied und seine Ereignisse aus der Vorlage entfernt werden.
Wie man eine Vorlage anwendet
Gehen Sie zu Workforce > Zeitplan.
Klicken Sie auf Vorlage anwenden.
Wählen Sie eine Vorlage aus.
Wählen Sie das Datum, auf das die Vorlage angewendet werden soll. Für eine Wochenvorlage wählen Sie einen beliebigen Tag in der Woche, die Sie füllen möchten (Wochen laufen von Sonntag bis Samstag). Um sie mehrmals anzuwenden, aktivieren Sie Wiederholen und geben bis zu 5 Wochen oder bis zu 5 Tage für eine Tagesvorlage ein. Um einen längeren Zeitraum abzudecken, wenden Sie die Vorlage erneut ab der Woche nach der letzten an.
Wählen Sie unter Wenn bereits Ereignisse vorhanden sind, wie Konflikte behandelt werden sollen:
Bestehende Ereignisse beibehalten (Standard) wendet die Vorlage neben dem bereits geplanten an, einschließlich Ereignissen aus früheren Vorlagenanwendungen. Wenn ein bestehendes Ereignis dieselbe Zeit abdeckt, bleiben beide bestehen und überlappen sich, sodass das zweimalige Anwenden derselben Vorlage Duplikate erzeugt. Überlappungen lösen Sie manuell im Zeitplan.
Ereignisse ersetzen entfernt Ereignisse aus früheren Vorlagenanwendungen im ausgewählten Zeitraum. Von Hand hinzugefügte Ereignisse bleiben erhalten.
Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Änderungen und klicken Sie dann auf Vorlage anwenden. Die Zeitplanansicht wird sofort aktualisiert, um die neu angewendeten Ereignisse anzuzeigen.
Hinweis: Ereignisse ersetzen entfernt nur Ereignisse aus früheren Vorlagenanwendungen. Von Hand erstellte Ereignisse wie „PTO“ oder „Krank“ direkt im Zeitplan hinzugefügt und aus Google Calendar synchronisierte Ereignisse werden niemals entfernt oder überschrieben.
Wie man eine einmalige Aktivität hinzufügt
Um eine einzelne Aktivität im Zeitplan eines Teammitglieds auf der Seite Workforce > Zeitplan hinzuzufügen, z. B. ein einmaliges Meeting, eine zusätzliche Pause oder eine sonstige Anpassung innerhalb des Tages, fügen Sie sie direkt in dessen Zeile hinzu:
Klicken Sie auf einen leeren Bereich der Zeile, um eine eigenständige Aktivität abzulegen, und wählen Sie dann den Aktivitätstyp.
Oder klicken und ziehen Sie über die Stunden, um die Länge der Aktivität beim Erstellen festzulegen.
Ziehen Sie eine bestehende Aktivität, um sie zu verschieben, oder ziehen Sie ihre Ränder, um die Größe zu ändern. Sie können Ereignisse bis auf 15 Minuten genau planen und bearbeiten; die Forecast- und Coverage-Ansichten zeigen mindestens eine Stunde an.
Sie müssen zuerst mindestens einen Aktivitätstyp eingerichtet haben. Siehe Wie man Kalendereinstellungen im Workforce Management verwendet.
Hinweis: Wenn die Google Calendar-Synchronisierung aktiviert ist, werden beim Erstellen eines Ereignisses im Zeitplan oder Anwenden einer Vorlage diese an den Google Calendar jedes verbundenen Teammitglieds übertragen. Diese Ereignisse können im Google Calendar nicht geändert werden: Verschieben, Umbenennen oder Löschen dort hat keine Auswirkung auf den Workforce-Zeitplan. Änderungen am Zeitplan nehmen Sie in Workforce vor.
Wie man einen Zeitplan exportiert
Exportieren Sie den aktuell angezeigten Zeitplan als CSV (comma-separated values), um ihn außerhalb von Intercom zu teilen oder eine Aufzeichnung der geplanten Ereignisse zu behalten.
Gehen Sie zu Workforce > Zeitplan.
Stellen Sie die Filter und den Datumsbereich ein, den Sie exportieren möchten.
Klicken Sie auf Zeitplan exportieren. Die CSV-Datei wird sofort an den Standard-Downloadort Ihres Browsers heruntergeladen.
Der Export umfasst die aktuell angezeigten Teammitglieder und den Datumsbereich, also filtern Sie vor dem Export. Er enthält alle gespeicherten Ereignisse für diese Teammitglieder und Daten: Ereignisse aus angewendeten Vorlagen, einmalige Aktivitäten und aus Google Calendar synchronisierte Ereignisse. Gefilterte Aktivitätstypen werden nicht exportiert, und ungespeicherte Änderungen sind nicht enthalten. Sie können vergangene und zukünftige Ereignisse exportieren.
Die Datei enthält eine Zeile pro Aktivität mit diesen Spalten:
Spalte | Was sie enthält |
teammate_id | Die Intercom-ID des Teammitglieds |
teammate_name | Der Name des Teammitglieds |
teammate_email | Die E-Mail-Adresse des Teammitglieds |
activity_type | Der Name des Aktivitätstyps |
productive | TRUE oder FALSE, basierend auf der Produktivitätseinstellung des Aktivitätstyps |
timezone | Die Zeitzone, in der Start- und Endzeiten angegeben sind, z. B. Europe/London |
start | Aktivitätsbeginn als JJJJ-MM-TT HH:MM |
end | Aktivitätsende als JJJJ-MM-TT HH:MM |
Jeder mit der Berechtigung Kann auf Workforce zugreifen kann exportieren. Kann Workforce verwalten ist nicht erforderlich.
Hinweis: Sie können bis zu 31 Tage und 200 Teammitglieder gleichzeitig exportieren. Zeitplan exportieren ist deaktiviert, wenn Ihre Auswahl eines der Limits überschreitet; schränken Sie Ihre Filter oder den Datumsbereich ein oder exportieren Sie in Chargen.
Wie man sieht, wann ein Ereignis zuletzt aktualisiert wurde
Klicken Sie auf ein beliebiges Ereignis im Zeitplan, um zu sehen, wann es zuletzt geändert wurde und von wem, damit Sie wissen, dass die Schicht vor Ihnen aktuell ist, bevor Sie planen.
In Workforce erstellte Ereignisse zeigen „Zuletzt aktualisiert vor 2 Stunden von [Name]“ an.
Aus Google Calendar synchronisierte Ereignisse zeigen „Zuletzt synchronisiert vor 2 Stunden aus Google Calendar“ an. Die Zeit ändert sich nur, wenn eine Synchronisierung das Ereignis tatsächlich geändert hat.
Es ist keine zusätzliche Berechtigung erforderlich; jeder mit Kann auf Workforce zugreifen sieht die Zeitstempel.