Utilisez cet article pour créer et appliquer des modèles de planning, effectuer des modifications ponctuelles et exporter ou auditer le planning de votre équipe.
Il y a deux façons d'ajouter des activités au planning de votre équipe : appliquer un modèle de planning pour déployer un schéma répétitif de semaine ou de jour à un groupe de coéquipiers, ou ajouter et modifier directement des activités sur la ligne d’un coéquipier pour des changements ponctuels. Vous pouvez combiner les deux : appliquer un modèle, puis ajuster les jours individuellement selon les changements.
Avant de commencer, vous devez avoir au moins un type d'activité configuré. Voir Comment utiliser les paramètres du calendrier dans Workforce Management.
Note : Workforce Management est inclus dans l’extension Pro. Cet article s’adresse aux coéquipiers disposant de la permission Peut gérer Workforce.
Qu'est-ce qu'un modèle de planning ?
Les modèles de planning sont des schémas réutilisables de semaine ou de jour que vous appliquez à un groupe de coéquipiers. Un modèle définit l’apparence de chaque jour, par exemple inbox time, réunions et pauses, et peut être appliqué de manière répétée sur plusieurs semaines.
Consultez et gérez les modèles sous Workforce > Configurer > Modèles de planning. La liste affiche le type de chaque modèle (Semaine ou Jour), le nombre de coéquipiers, le nombre d'événements et son fuseau horaire.
Les modèles sont quotidiens ou hebdomadaires. Pour des contraintes individuelles régulières, par exemple un coéquipier qui ne travaille que du mardi au samedi, intégrez ce schéma dans le modèle, ou demandez au coéquipier de bloquer son Google Calendar si la synchronisation est activée.
Comment créer un modèle de planning
Cliquez sur Nouveau modèle.
Donnez-lui un nom, par exemple « Schéma semaine EMEA ».
Sous Durée du modèle, choisissez Semaine ou Jour.
Sous Fuseau horaire, choisissez le fuseau horaire pour ancrer le modèle. Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel travaillent les coéquipiers de ce modèle ; vous pouvez définir un fuseau horaire différent pour chaque modèle si vous planifiez à travers plusieurs régions.
Cliquez sur Créer modèle.
Le modèle s’ouvre vide. Pour ajouter des coéquipiers, cliquez sur Coéquipiers en haut à droite, recherchez et Ajoutez chaque coéquipier, puis cliquez sur Terminé. Chaque coéquipier ajouté commence avec un événement de 9h à 10h que vous pouvez ajuster.
Cliquez sur une partie vide de la ligne d’un coéquipier (ou cliquez et faites glisser sur les heures souhaitées) pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un événement :
Choisissez le Type d'activité.
Définissez la Durée en utilisant un préréglage (15m, 30m, 1h, 2h, jusqu’à 9h) ou tapez un nombre de minutes.
Ajoutez éventuellement un Titre. Si vous le laissez vide, l’événement utilise le nom du type d'activité.
Cliquez sur Ajouter.
Faites glisser une activité pour la déplacer, ou faites glisser ses bords pour redimensionner. Utilisez le sélecteur de jour en haut (il affiche le jour actuel, par exemple lundi) pour changer de jour dans un modèle hebdomadaire, ou choisissez Semaine pour voir tous les jours à la fois. Utilisez Rechercher coéquipiers pour trouver une ligne dans un grand modèle.
Comment dupliquer un modèle, un jour ou les événements d’un coéquipier
Il y a trois façons de copier dans les modèles de planning, et elles fonctionnent à différents niveaux. Choisissez celle qui correspond à ce que vous voulez réutiliser.
Dupliquer un modèle entier
Utilisez ceci pour créer une variante d’un modèle existant, par exemple une version estivale de votre semaine standard, sans repartir de zéro.
Ouvrez le menu ⋯ sur la ligne du modèle et sélectionnez Dupliquer.
La copie apparaît dans la liste sous le nom « [Nom du modèle] (copie) » avec le même type, coéquipiers, événements et fuseau horaire. Utilisez Renommer & fuseau horaire dans le menu de sa ligne pour lui donner un nouveau nom.
Dupliquer un jour dans un modèle
Utilisez ceci pour construire une semaine plus rapidement : configurez un jour, puis copiez-le aux autres.
Ouvrez le modèle et utilisez le sélecteur de jour pour choisir le jour à copier, par exemple lundi.
Cliquez sur Dupliquer le jour. La boîte de dialogue indique combien d'événements elle va copier, par exemple « Dupliquer 11 événements du jeudi ».
Sous Dupliquer vers, sélectionnez un ou plusieurs jours. Un nombre à côté d’un jour indique combien d'événements il contient déjà.
Si un jour sélectionné contient déjà des événements, choisissez une option sous Action pour les événements existants : Remplacer les événements existants efface d'abord ces jours, ou Ajouter aux événements existants conserve ce qui est là et ajoute les événements copiés par-dessus.
Cliquez sur Dupliquer.
Copier les événements d’un coéquipier vers d’autres coéquipiers
Utilisez ceci pour donner à plusieurs coéquipiers le même schéma dans un modèle.
Ouvrez le modèle et passez le sélecteur de jour en Semaine pour voir tous les jours à la fois, ou restez sur un seul jour.
Ouvrez le menu ⋯ sur la ligne du coéquipier et sélectionnez Copier les événements vers les coéquipiers.
Recherchez et sélectionnez les coéquipiers vers qui copier, puis cliquez sur Copier les événements.
Les événements existants sur ces coéquipiers restent, et vous pouvez copier jusqu’à 50 événements à la fois. Le même menu de ligne propose aussi Supprimer le coéquipier, qui retire le coéquipier et ses événements du modèle.
Comment appliquer un modèle
Allez à Workforce > Planning.
Cliquez sur Appliquer le modèle.
Sélectionnez un modèle.
Choisissez la date à laquelle l’appliquer. Pour un modèle de semaine, choisissez n’importe quel jour de la semaine à remplir (les semaines vont du dimanche au samedi). Pour l’appliquer plusieurs fois, cochez Répéter et saisissez jusqu’à 5 semaines, ou jusqu’à 5 jours pour un modèle de jour. Pour couvrir une période plus longue, appliquez le modèle à nouveau à partir de la semaine suivant la dernière.
Sous Lorsque des événements existent déjà, choisissez comment gérer les conflits :
Conserver les événements existants (par défaut) applique le modèle en parallèle de ce qui est déjà planifié, y compris les événements des applications précédentes du modèle. Lorsqu’un événement existant couvre la même période, les deux restent et se chevauchent, donc appliquer deux fois le même modèle crée des doublons. Résolvez les chevauchements manuellement dans le Planning.
Remplacer les événements supprime les événements des applications précédentes du modèle dans la période sélectionnée. Les événements ajoutés manuellement sont conservés.
Vérifiez le résumé des Modifications, puis cliquez sur Appliquer le modèle. La vue du planning se met à jour immédiatement pour afficher les événements nouvellement appliqués.
Note : Remplacer les événements ne supprime que les événements des applications précédentes du modèle. Les événements créés manuellement, tels que « PTO » ou « Off sick » ajoutés directement dans le Planning, et les événements synchronisés depuis Google Calendar ne sont jamais supprimés ni écrasés.
Comment ajouter une activité ponctuelle
Pour ajouter une activité unique au planning d’un coéquipier sur la page Workforce > Planning, comme une réunion ponctuelle, une pause supplémentaire ou tout ajustement intrajournalier, ajoutez-la directement sur sa ligne :
Cliquez sur une partie vide de la ligne pour déposer une activité autonome, puis choisissez son type d'activité.
Ou cliquez et faites glisser sur les heures souhaitées pour définir la durée de l’activité lors de sa création.
Faites glisser une activité existante pour la déplacer, ou faites glisser ses bords pour redimensionner. Vous pouvez planifier et modifier des événements par tranches de 15 minutes ; les vues Prévision et couverture affichent un minimum d’une heure.
Vous devez d’abord avoir configuré au moins un type d'activité. Voir Comment utiliser les paramètres du calendrier dans Workforce Management.
Note : Lorsque la synchronisation avec Google Calendar est activée, créer un événement dans le Planning ou appliquer un modèle le pousse vers le Google Calendar de chaque coéquipier connecté. Ces événements ne peuvent pas être modifiés depuis Google Calendar : les déplacer, renommer ou supprimer là-bas n’a aucun effet sur le planning Workforce. Effectuez les modifications dans Workforce.
Comment exporter un planning
Exportez le planning que vous consultez au format CSV (valeurs séparées par des virgules), pour le partager en dehors d’Intercom ou garder une trace de ce qui a été planifié.
Allez à Workforce > Planning.
Définissez les filtres et la plage de dates que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur Exporter le planning. Le fichier CSV se télécharge immédiatement à l’emplacement de téléchargement par défaut de votre navigateur.
L’export couvre les coéquipiers et la plage de dates actuellement affichés, donc filtrez avant d’exporter. Il inclut tous les événements enregistrés pour ces coéquipiers et dates : événements issus des modèles appliqués, activités ponctuelles, et événements synchronisés depuis Google Calendar. Les événements de tout type d'activité que vous avez filtré ne sont pas exportés, et les modifications non enregistrées ne sont pas incluses. Vous pouvez exporter des événements passés et futurs.
Le fichier contient une ligne par activité avec ces colonnes :
Colonne | Ce qu’elle contient |
teammate_id | L’ID Intercom du coéquipier |
teammate_name | Le nom du coéquipier |
teammate_email | L’adresse e-mail du coéquipier |
activity_type | Le nom du type d'activité |
productive | TRUE ou FALSE, selon le paramètre de productivité du type d'activité |
timezone | Le fuseau horaire dans lequel les heures de début et de fin sont exprimées, par exemple Europe/London |
start | Début de l’activité, au format AAAA-MM-JJ HH:MM |
end | Fin de l’activité, au format AAAA-MM-JJ HH:MM |
Toute personne avec la permission Peut accéder à Workforce peut exporter. La permission Peut gérer Workforce n’est pas requise.
Note : Vous pouvez exporter jusqu’à 31 jours et 200 coéquipiers à la fois. Exporter le planning est désactivé si votre sélection dépasse l’une de ces limites ; réduisez vos filtres ou votre plage de dates, ou exportez par lots.
Comment voir quand un événement a été mis à jour pour la dernière fois
Cliquez sur n’importe quel événement dans le Planning pour voir quand il a été modifié pour la dernière fois et par qui, afin de savoir que le shift devant vous est à jour avant de planifier autour.
Les événements créés dans Workforce affichent « Dernière mise à jour il y a 2 heures par [nom] ».
Les événements synchronisés depuis Google Calendar affichent « Dernière synchronisation il y a 2 heures depuis Google Calendar ». L’heure ne change que lorsqu’une synchronisation modifie réellement l’événement.
Aucune permission supplémentaire n’est nécessaire ; toute personne avec la permission Peut accéder à Workforce voit les horodatages.