Use este artigo para criar e aplicar modelos de cronograma, fazer alterações pontuais e exportar ou auditar o cronograma da sua equipe.
Existem duas maneiras de adicionar atividades ao cronograma da sua equipe: aplicar um modelo de cronograma para distribuir um padrão repetitivo de semana ou dia para um grupo de colegas, ou adicionar e editar atividades diretamente na linha de um colega para alterações pontuais. Você pode combinar ambos: aplicar um modelo e depois ajustar dias individuais conforme as mudanças.
Antes de começar, você precisa ter pelo menos um tipo de atividade configurado. Veja Como usar as configurações do calendário no Workforce Management.
Nota: Workforce Management está incluído no complemento Pro. Este artigo é para colegas com permissão Pode gerenciar Workforce.
O que é um modelo de cronograma?
Modelos de cronograma são padrões reutilizáveis de semana ou dia que você aplica a um grupo de colegas. Um modelo define como cada dia é estruturado, por exemplo tempo de inbox, reuniões e intervalos, e pode ser aplicado repetidamente em várias semanas.
Visualize e gerencie modelos em Workforce > Configurar > Modelos de cronograma. A lista mostra o tipo de cada modelo (Semana ou Dia), o número de colegas, o número de eventos e seu fuso horário.
Os modelos são diários ou semanais. Para restrições individuais regulares, por exemplo um colega que trabalha apenas de terça a sábado, construa esse padrão no modelo, ou peça para o colega bloquear seu Google Calendar se a sincronização estiver ativada.
Como criar um modelo de cronograma
Clique em Novo modelo.
Dê um nome, por exemplo “Padrão de Semana EMEA”.
Em Duração do modelo, escolha Semana ou Dia.
Em Fuso horário, escolha o fuso horário para ancorar o modelo. Escolha o fuso horário em que os colegas deste modelo trabalham; você pode definir um fuso horário diferente para cada modelo se planejar para várias regiões.
Clique em Criar modelo.
O modelo abre vazio. Para adicionar colegas, clique em Colegas no canto superior direito, pesquise e Adicione cada colega, depois clique em Concluído. Cada colega que você adicionar começa com um evento das 9h às 10h que você pode ajustar.
Clique em uma parte vazia da linha de um colega (ou clique e arraste pelas horas desejadas) para abrir a caixa de diálogo Adicionar evento:
Escolha o Tipo de atividade.
Defina a Duração usando um pré-ajuste (15m, 30m, 1h, 2h, até 9h) ou digite um número de minutos.
Opcionalmente, adicione um Título. Se deixar em branco, o evento usará o nome do tipo de atividade.
Clique em Adicionar.
Arraste uma atividade para movê-la, ou arraste suas bordas para redimensionar. Use o seletor de dias no topo (mostrando o dia atual, por exemplo Segunda-feira) para alternar dias em um modelo semanal, ou escolha Semana para ver todos os dias de uma vez. Use Pesquisar colegas para encontrar uma linha em um modelo grande.
Como duplicar um modelo, um dia ou os eventos de um colega
Existem três maneiras de copiar em modelos de cronograma, e elas funcionam em níveis diferentes. Escolha a que corresponde ao que você quer reutilizar.
Duplicar um modelo inteiro
Use isso para criar uma variante de um modelo existente, por exemplo uma versão de verão da sua semana padrão, sem começar do zero.
Abra o menu ⋯ na linha do modelo e selecione Duplicar.
A cópia aparece na lista como “[Nome do modelo] (cópia)” com o mesmo tipo, colegas, eventos e fuso horário. Use Renomear & fuso horário no menu da linha para dar um novo nome.
Duplicar um dia dentro de um modelo
Use isso para montar uma semana mais rápido: configure um dia e depois copie para os outros.
Abra o modelo e use o seletor de dias para escolher o dia a copiar, por exemplo Segunda-feira.
Clique em Duplicar dia. A caixa de diálogo mostra quantos eventos serão copiados, por exemplo “Duplicar 11 eventos de quinta-feira”.
Em Duplicar para, selecione um ou mais dias. Um número ao lado do dia mostra quantos eventos ele já tem.
Se algum dia selecionado já tiver eventos, escolha uma opção em Ação para eventos existentes: Substituir eventos existentes limpa esses dias primeiro, ou Adicionar aos eventos existentes mantém o que já está e adiciona os eventos copiados por cima.
Clique em Duplicar.
Copiar os eventos de um colega para outros colegas
Use isso para dar a vários colegas o mesmo padrão dentro de um modelo.
Abra o modelo e mude o seletor de dias para Semana para ver todos os dias de uma vez, ou fique em um único dia.
Abra o menu ⋯ na linha do colega e selecione Copiar eventos para colegas.
Procure e selecione os colegas para copiar, depois clique em Copiar eventos.
Os eventos existentes nesses colegas permanecem, e você pode copiar até 50 eventos de uma vez. O mesmo menu da linha também tem Remover colega, que remove o colega e seus eventos do modelo.
Como aplicar um modelo
Vá para Workforce > Cronograma.
Clique em Aplicar modelo.
Selecione um modelo.
Escolha a data para aplicar. Para um modelo semanal, escolha qualquer dia da semana que deseja preencher (as semanas vão de domingo a sábado). Para aplicar mais de uma vez, marque Repetir e insira até 5 semanas, ou até 5 dias para um modelo diário. Para cobrir um período maior, aplique o modelo novamente a partir da semana seguinte à última.
Em Quando eventos já existem, escolha como lidar com conflitos:
Manter eventos existentes (padrão) aplica o modelo junto com o que já está agendado, incluindo eventos de aplicações anteriores do modelo. Quando um evento existente cobre o mesmo horário, ambos permanecem e se sobrepõem, então aplicar o mesmo modelo duas vezes cria duplicatas. Resolva sobreposições manualmente no Cronograma.
Substituir eventos remove eventos de aplicações anteriores do modelo no período selecionado. Eventos adicionados manualmente são mantidos.
Revise o resumo de Alterações, depois clique em Aplicar modelo. A visualização do cronograma atualiza imediatamente para mostrar os eventos recém-aplicados.
Nota: Substituir eventos remove apenas eventos de aplicações anteriores do modelo. Eventos criados manualmente, como “PTO” ou “Off sick” adicionados diretamente no Cronograma, e eventos sincronizados do Google Calendar nunca são removidos ou sobrescritos.
Como adicionar uma atividade pontual
Para adicionar uma única atividade ao cronograma de um colega na página Workforce > Cronograma, como uma reunião pontual, um intervalo extra ou qualquer ajuste intradiário, adicione diretamente na linha dele:
Clique em uma parte vazia da linha para soltar uma atividade independente, depois escolha seu tipo de atividade.
Ou clique e arraste pelas horas que deseja para definir a duração da atividade enquanto a cria.
Arraste uma atividade existente para movê-la, ou arraste suas bordas para redimensionar. Você pode agendar e editar eventos com precisão de 15 minutos; as visualizações Previsão e cobertura mostram no mínimo uma hora.
Você precisa ter pelo menos um tipo de atividade configurado primeiro. Veja Como usar as configurações do calendário no Workforce Management.
Nota: Quando a sincronização com Google Calendar está ativada, criar um evento no Cronograma ou aplicar um modelo o envia para o Google Calendar de cada colega conectado. Esses eventos não podem ser alterados pelo Google Calendar: mover, renomear ou excluir lá não afeta o cronograma do Workforce. Faça alterações no cronograma no Workforce.
Como exportar um cronograma
Exporte o cronograma que você está visualizando como CSV (valores separados por vírgula), para compartilhar fora do Intercom ou manter um registro do que foi agendado.
Vá para Workforce > Cronograma.
Defina os filtros e o intervalo de datas que deseja exportar.
Clique em Exportar cronograma. O arquivo CSV é baixado imediatamente para a pasta padrão de downloads do seu navegador.
A exportação cobre os colegas e o intervalo de datas atualmente em exibição, então filtre antes de exportar. Inclui todos os eventos salvos para esses colegas e datas: eventos de modelos aplicados, atividades pontuais e eventos sincronizados do Google Calendar. Eventos de qualquer tipo de atividade que você filtrou não são exportados, e alterações não salvas não são incluídas. Você pode exportar eventos passados e futuros.
O arquivo contém uma linha por atividade com estas colunas:
Coluna | O que contém |
teammate_id | O ID Intercom do colega |
teammate_name | O nome do colega |
teammate_email | O endereço de email do colega |
activity_type | O nome do tipo de atividade |
productive | VERDADEIRO ou FALSO, conforme a configuração de produtividade do tipo de atividade |
timezone | O fuso horário em que os horários de início e fim estão, por exemplo Europe/London |
start | Início da atividade, no formato AAAA-MM-DD HH:MM |
end | Fim da atividade, no formato AAAA-MM-DD HH:MM |
Qualquer pessoa com permissão Pode acessar Workforce pode exportar. Não é necessário Pode gerenciar Workforce.
Nota: Você pode exportar até 31 dias e 200 colegas por vez. Exportar cronograma é desativado se sua seleção ultrapassar algum desses limites; reduza seus filtros ou intervalo de datas, ou exporte em lotes.
Como ver quando um evento foi atualizado pela última vez
Clique em qualquer evento no Cronograma para ver quando ele foi alterado pela última vez e quem fez a alteração, para que você saiba que o turno à sua frente está atualizado antes de planejar em torno dele.
Eventos criados no Workforce mostram “Última atualização há 2 horas por [nome]”.
Eventos sincronizados do Google Calendar mostram “Última sincronização há 2 horas do Google Calendar”. O horário só muda quando uma sincronização realmente alterou o evento.
Nenhuma permissão extra é necessária; qualquer pessoa com permissão Pode acessar Workforce vê os registros.