Use este artigo para entender o que as configurações do calendário controlam no Workforce Management, veja quais tipos de atividade seu workspace configurou e saiba quais contam como tempo produtivo agendado. Este artigo é para colegas com permissão "Can manage Workforce".
Nota: Workforce Management está incluído no add-on Pro.
O que são configurações do calendário no Workforce Management?
As configurações do calendário no Workforce Management são os tipos de atividade usados para categorizar cada evento agendado no calendário de um colega, como Inbox Time, Almoço ou Treinamento. Cada tipo de atividade é marcado como produtivo ou não produtivo. Tipos de atividade produtivos representam tempo gasto lidando com conversas na inbox, e esse tempo contribui para cálculos de quadro de pessoal agendado, aderência e conformidade. Tipos de atividade não produtivos cobrem todo o resto, como pausas, reuniões e folgas.
Cada workspace configura seus próprios tipos de atividade em Workforce > Configure > Activity Types.
Exemplos comuns incluem:
Tipo de atividade | Produtivo? |
Inbox Time | Sim |
Tempo de telefone | Sim |
1:1 | Não |
Reunião Ad Hoc | Não |
Pausa | Não |
Chamada com cliente | Não |
Conhecimento | Não |
Almoço | Não |
Fora do escritório | Não |
Feriado público | Não |
Revisão de QA | Não |
Licença médica | Não |
Reunião de equipe | Não |
Treinamento | Não |
PTO | Não |
Nota: Quando uma atividade produtiva e uma não produtiva se sobrepõem na agenda de um colega, o tempo sobreposto conta como não produtivo.
Como criar um tipo de atividade
Tipos de atividade são os blocos de construção para as agendas dos colegas. Eles ficam disponíveis como opções de tipo de evento ao criar modelos de agenda e como opções de filtro e dropdown ao revisar ou editar agendas. Criar um requer permissão "Can manage Workforce".
Clique em Nova atividade.
Dê um nome.
Ative ou desative Produtivo (conta para cálculo de quadro de pessoal).
Atribua uma cor para exibição na visualização da agenda.
Clique em Criar.
O novo tipo de atividade fica imediatamente disponível como opção ao criar modelos de agenda e ao editar agendas na página de Quadro de Pessoal. Tipos de atividade produtivos também são usados como entrada para cálculos de quadro de pessoal na seção Previsão.
Como conectar seu Google Calendar
O Workforce lê eventos em todos os calendários dos colegas e grava agendas publicadas de volta. A conexão é gerenciada por colega, com status de conexão mostrado por workstream.
Vá para Workforce > Configure > Calendar.
Na aba Connections, clique em Connect em "Connect your Google Calendar".
Em Connected Calendars per Workstream, cada workstream mostra quantos de seus colegas conectaram seus calendários, por exemplo "2/13 connected". Expanda um workstream para ver colegas individuais.
Como configurar regras de sincronização e mapeamento do calendário
Vá para Workforce > Configure > Calendar > Settings para controlar como os eventos sincronizam entre Workforce e Google Calendar. Essas configurações se aplicam a todos os colegas conectados no workspace.
Direção da sincronização
Duas direções de sincronização podem ser ativadas independentemente:
Workforce > Google Calendar - cria automaticamente eventos no Google Calendar com base nos eventos no Workforce.
Google Calendar > Workforce - cria automaticamente eventos no Workforce com base nos eventos no Google Calendar.
Regras de mapeamento
Regras de mapeamento classificam eventos do Google Calendar em tipos de atividade com base no título do evento.
Cada regra corresponde a uma condição de título e mapeia para um tipo de atividade:
Por exemplo, uma regra onde o Título contém "inbox" mapeia para o tipo de atividade Inbox Time - qualquer evento do Google Calendar com "inbox" no título é classificado como Inbox Time.
Clique em Adicionar regra de mapeamento.
Escolha uma condição: contém, é exatamente ou começa com.
Digite o texto para corresponder no título do evento, por exemplo "almoço".
Escolha o tipo de atividade para mapear os eventos correspondentes.
Clique em Adicionar.
Exclua uma regra usando o ícone de lixeira ao lado dela.