Verwenden Sie diesen Artikel, um zu verstehen, was Kalendereinstellungen im Workforce Management steuern, welche Aktivitätstypen in Ihrem Workspace konfiguriert sind und welche als produktive geplante Zeit zählen. Dieser Artikel richtet sich an Teammitglieder mit der Berechtigung „Can manage Workforce“.
Hinweis: Workforce Management ist im Pro-Add-on enthalten.
Was sind Kalendereinstellungen im Workforce Management?
Kalendereinstellungen im Workforce Management sind die Aktivitätstypen, die verwendet werden, um jedes geplante Ereignis im Kalender eines Teammitglieds zu kategorisieren, wie Inbox Time, Mittagspause oder Schulung. Jeder Aktivitätstyp wird als produktiv oder nicht produktiv markiert. Produktive Aktivitätstypen repräsentieren die Zeit, die mit der Bearbeitung von Unterhaltungen im Inbox verbracht wird, und diese Zeit fließt in die Berechnung von geplantem Personalbestand, Einhaltung und Konformität ein. Nicht produktive Aktivitätstypen umfassen alles andere, wie Pausen, Meetings und Freizeit.
Jeder Workspace konfiguriert seine eigenen Aktivitätstypen unter Workforce > Configure > Activity Types.
Gängige Beispiele sind:
Aktivitätstyp | Produktiv? |
Inbox Time | Ja |
Telefonzeit | Ja |
1:1 | Nein |
Ad-hoc-Meeting | Nein |
Pause | Nein |
Kundenanruf | Nein |
Wissen | Nein |
Mittagessen | Nein |
Abwesend | Nein |
Feiertag | Nein |
QA-Überprüfung | Nein |
Krankmeldung | Nein |
Team-Meeting | Nein |
Schulung | Nein |
PTO | Nein |
Hinweis: Wenn sich eine produktive und eine nicht produktive Aktivität im Zeitplan eines Teammitglieds überschneiden, zählt die überlappende Zeit als nicht produktiv.
Wie man einen Aktivitätstyp erstellt
Aktivitätstypen sind die Bausteine für Teammitglied-Zeitpläne. Sie stehen als Ereignistyp-Optionen beim Erstellen von Zeitplanvorlagen und als Filter- und Dropdown-Optionen beim Überprüfen oder Bearbeiten von Zeitplänen zur Verfügung. Zum Erstellen ist die Berechtigung „Can manage Workforce“ erforderlich.
Gehen Sie zu Workforce > Configure > Activity Types.
Klicken Sie auf Neue Aktivität.
Geben Sie einen Namen ein.
Schalten Sie Produktiv (zählt zur Personalberechnung) ein oder aus.
Weisen Sie eine Farbe für die Anzeige in der Zeitplanansicht zu.
Klicken Sie auf Erstellen.
Der neue Aktivitätstyp steht sofort als Option beim Erstellen von Zeitplanvorlagen und beim Bearbeiten von Zeitplänen in der Personal-Timeline zur Verfügung. Produktive Aktivitätstypen werden auch als Eingabe für Personalberechnungen im Forecast-Bereich verwendet.
Wie man seinen Google Kalender verbindet
Workforce liest Ereignisse aus den Kalendern aller Teammitglieder und schreibt veröffentlichte Zeitpläne zurück. Die Verbindung wird pro Teammitglied verwaltet, mit Verbindungsstatus pro Arbeitsstrom angezeigt.
Gehen Sie zu Workforce > Configure > Calendar.
Klicken Sie auf der Registerkarte Verbindungen unter „Connect your Google Calendar“ auf Verbinden.
Unter Connected Calendars per Workstream zeigt jeder Arbeitsstrom, wie viele seiner Teammitglieder ihren Kalender verbunden haben, z. B. „2/13 connected“. Erweitern Sie einen Arbeitsstrom, um einzelne Teammitglieder zu sehen.
Wie man Kalender-Synchronisations- und Zuordnungsregeln einrichtet
Gehen Sie zu Workforce > Configure > Calendar > Settings , um zu steuern, wie Ereignisse zwischen Workforce und Google Calendar synchronisiert werden. Diese Einstellungen gelten für alle verbundenen Teammitglieder im Workspace.
Synchronisationsrichtung
Zwei Synchronisationsrichtungen können unabhängig voneinander ein- oder ausgeschaltet werden:
Workforce > Google Calendar - erstellt automatisch Ereignisse im Google Calendar basierend auf Ereignissen in Workforce.
Google Calendar > Workforce - erstellt automatisch Ereignisse in Workforce basierend auf Ereignissen im Google Calendar.
Zuordnungsregeln
Zuordnungsregeln klassifizieren Google Calendar-Ereignisse basierend auf dem Ereignistitel in Aktivitätstypen.
Jede Regel basiert auf einer Titelbedingung und ordnet einem Aktivitätstyp zu:
Zum Beispiel ordnet eine Regel, bei der der Titel „inbox“ enthält, dem Aktivitätstyp Inbox Time zu – jedes Google Calendar-Ereignis mit „inbox“ im Titel wird als Inbox Time klassifiziert.
Klicken Sie auf Zuordnungsregel hinzufügen.
Wählen Sie eine Bedingung: enthält, ist genau oder beginnt mit.
Geben Sie den Text ein, der im Ereignistitel übereinstimmen soll, z. B. „lunch“.
Wählen Sie den Aktivitätstyp, dem die übereinstimmenden Ereignisse zugeordnet werden sollen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Löschen Sie eine Regel mit dem Papierkorbsymbol daneben.