Fin for Sales peut qualifier des leads entrants et réserver des réunions en leur nom via Calendly. Lorsqu’un lead prêt pour la vente est identifié, il affiche une expérience de prise de rendez-vous directement dans le Messenger, ou via un lien de planification dans un email et un SMS.
Avant de commencer
Assurez-vous de :
Avoir un plan Calendly payant - requis pour utiliser le scheduling API, sur lequel l’intégration Fin for Sales s’appuie. Il n’est pas possible de détecter si un compte est en période d’essai gratuite : une fois l’essai expiré, la réservation de réunions cessera de fonctionner tant que le compte ne sera pas mis à niveau.
Être propriétaire ou administrateur Calendly - requis pour accéder à la création d’un webhook utilisé pour suivre les réservations.
Avoir un lieu de réunion configuré dans Calendly - le champ de lieu doit être défini sur vos types d’événements Calendly (par exemple, Google Meet, Zoom ou Phone). La réservation de réunions ne fonctionnera pas si le lieu est vide. Si Phone est sélectionné, Fin demandera le numéro de téléphone du lead avant de compléter la réservation.
Étape 1 : Connecter Calendly dans Intercom
Pour connecter Calendly :
Allez sur Fin AI Agent > Sales > Train > Integrations.
Cliquez sur + Add Calendar et sélectionnez Calendly.
Connectez votre compte Calendly via OAuth (Open Authorization). Cela donne à Fin l’autorisation de planifier des réunions au nom du compte Calendly connecté.
Remarque : Le jeton OAuth est stocké en toute sécurité et rafraîchi automatiquement — aucune reconnexion manuelle n’est nécessaire.
Étape 2 : Sélectionner un type d’événement
Dans le menu déroulant Select a calendar, choisissez Calendly.
Sélectionnez un type d’événement dans la liste.
Cela n’affiche que les types d’événements compatibles qui doivent avoir un lieu défini. Les types d’événements ne répondant pas aux exigences sont grisés.
Remarque : Fin récupère les disponibilités pour les 14 prochains jours. Les créneaux hors de cette période n’apparaîtront pas dans la carte calendrier montrée aux leads.
Gérer votre intégration Calendly
Une fois connecté, votre intégration apparaît dans Fin AI Agent > Sales > Train > Integrations sous « Calendars for booking meetings ». Vous pouvez ré-authentifier ou supprimer l’intégration depuis cet endroit.
Comment fonctionne l’expérience de réservation pour les leads
Une fois que Fin détermine qu’un lead est prêt pour la vente, il présente une expérience de réservation Calendly. Tous les appels de planification sont effectués serveur à serveur depuis le backend d’Intercom directement vers Calendly — aucun widget embarqué ou iframe n’est utilisé, et le navigateur du client ne communique jamais directement avec Calendly. L’expérience dépend du canal :
Messenger (web) : le lead voit une carte calendrier interactive native et choisit un créneau.
Email ou SMS : Fin partage le lien de planification Calendly. Le lead ouvre ce lien et complète la réservation sur la page de planification hébergée par Calendly — c’est le seul cas où l’interface propre à Calendly apparaît.
Si un créneau est pris entre le moment où il est affiché au lead et celui où il le sélectionne, Fin récupère automatiquement de nouveau les disponibilités et présente une carte calendrier actualisée. Aucune erreur n’est affichée, le lead est invité à choisir un nouveau créneau.
Lorsqu’une réunion est réservée avec succès, la date et l’heure sélectionnées sont enregistrées dans l’attribut fin_meeting_booked_at sur la conversation.
Fin for Sales prend en charge les types d’événements round robin de Calendly. Lorsqu’un type de réunion round robin est configuré, Calendly gère la distribution des réservations au sein de votre équipe selon vos paramètres Calendly.
Remarque : La distribution round robin de Calendly est distincte de la fonctionnalité d’affectation de conversations round robin d’Intercom, qui assigne les conversations aux coéquipiers dans une team inbox. Lorsqu’un lead réserve une réunion via un playbook Fin for Sales, Fin utilise le type d’événement Calendly que vous avez configuré (il n’utilise pas l’affectation round robin d’Intercom pour sélectionner quel agenda de représentant afficher).
Dépannage
Le lead a été qualifié mais n’a pas reçu de lien de réservation ou de carte calendrier
C’est la distinction la plus importante à faire lorsqu’un lead signale ne pas avoir reçu de lien de réservation :
Si Fin a disqualifié ou n’a pas routé le lead — aucune action de réservation n’est exécutée car le lead n’a jamais atteint le résultat qui la déclenche. Vérifiez la transcription de la conversation et cherchez la décision de routage. Si le lead a été routé vers Disqualified, Spam ou un résultat non qualifié, le problème vient de vos conditions de qualification, pas de l’intégration de réservation.
Si Fin a routé le lead vers un résultat qualifié mais qu’aucun lien de réservation n’est apparu — le routage était valide mais l’action « Book a meeting » ne s’est pas exécutée. Il s’agit d’une défaillance distincte. Ouvrez la conversation dans l’Inbox et vérifiez la chronologie des événements de la conversation pour une action de réservation. Si aucun événement de réservation n’est présent malgré une décision de routage valide, contactez le support avec l’identifiant de conversation afin que le journal d’actions interne puisse être examiné.
Remarque : Fin n’essaiera pas de réserver une réunion si l’action « Book a meeting » n’a pas été configurée sur le résultat qualifié dans votre Playbook. Allez dans Fin AI Agent > Sales > Playbook, ouvrez le résultat concerné et confirmez que l’action Book a meeting est activée et que Calendly est sélectionné.
Le lien de réservation fonctionne dans certaines conversations mais pas dans d’autres
Vérifiez les éléments suivants :
Plan Calendly expiré ou rétrogradé — Fin ne peut pas détecter la fin d’un essai gratuit Calendly. Une fois celle-ci passée, la réservation cesse silencieusement de fonctionner. Vérifiez que le compte connecté dispose d’un plan Calendly payant.
Aucune disponibilité dans la fenêtre de 14 jours — Fin récupère les disponibilités uniquement pour les 14 prochains jours. Si le calendrier connecté n’a aucun créneau libre dans cette fenêtre, aucun horaire n’est disponible à afficher et l’étape de réservation peut ne pas se compléter. Vérifiez la disponibilité des représentants dans Calendly.
Le lieu du type d’événement n’est pas défini — Fin ne complétera pas une réservation si le type d’événement Calendly n’a pas de lieu configuré. Allez sur Calendly et confirmez qu’un lieu (par exemple, Google Meet, Zoom ou Phone) est défini sur le type d’événement sélectionné dans le Playbook.
Fin pose des questions qui n’ont pas été configurées dans le Playbook
Si votre type d’événement Calendly comporte des questions obligatoires, Fin doit collecter les réponses avant de pouvoir compléter une réservation. Fin essaiera d’abord d’utiliser toute information déjà recueillie pendant la conversation de qualification mais s’il ne trouve pas de réponse, il demandera directement au lead. Cela peut surprendre les clients s’ils n’attendent pas ces questions.
Astuce : Vérifiez les questions sur vos types d’événements Calendly. Si Fin n’a pas besoin d’une réponse obligatoire pour compléter la réservation, changez-la en optionnelle dans vos paramètres Calendly. Voir comment ajouter ou supprimer des questions d’invités dans Calendly's help center.