Usa este artículo para entender qué controla la configuración del calendario en Workforce Management, ver qué tipos de actividad tiene configurados tu espacio de trabajo y saber cuáles cuentan como tiempo productivo programado. Este artículo es para compañeros con el permiso "Can manage Workforce".
Nota: Workforce Management está incluido en el complemento Pro.
¿Qué son las configuraciones del calendario en Workforce Management?
Las configuraciones del calendario en Workforce Management son los tipos de actividad usados para categorizar cada evento programado en el calendario de un compañero, como Inbox Time, Almuerzo o Capacitación. Cada tipo de actividad se marca como productivo o no productivo. Los tipos de actividad productiva representan el tiempo dedicado a manejar conversaciones en el inbox, y ese tiempo contribuye a los cálculos de plantilla programada, adherencia y conformidad. Los tipos de actividad no productiva cubren todo lo demás, como descansos, reuniones y tiempo libre.
Cada espacio de trabajo configura sus propios tipos de actividad en Workforce > Configure > Activity Types.
Ejemplos comunes incluyen:
Tipo de actividad | ¿Productivo? |
Inbox Time | Sí |
Tiempo de teléfono | Sí |
1:1 | No |
Reunión Ad Hoc | No |
Descanso | No |
Llamada con cliente | No |
Conocimiento | No |
Almuerzo | No |
Fuera de la oficina | No |
Día festivo | No |
Revisión de QA | No |
Baja por enfermedad | No |
Reunión de equipo | No |
Capacitación | No |
PTO | No |
Nota: Cuando una actividad productiva y una no productiva se superponen en el horario de un compañero, el tiempo superpuesto cuenta como no productivo.
Cómo crear un tipo de actividad
Los tipos de actividad son la base para los horarios de los compañeros. Están disponibles como opciones de tipo de evento al crear plantillas de horario, y como opciones de filtro y desplegable al revisar o editar horarios. Crear uno requiere el permiso "Can manage Workforce".
Haz clic en New activity.
Ponle un nombre.
Activa o desactiva Productivo (cuenta para el cálculo de plantilla).
Asigna un color para mostrar en la vista de horario.
Haz clic en Create.
El nuevo tipo de actividad está disponible inmediatamente como opción al crear plantillas de horario y al editar horarios en la Línea de Tiempo de Plantilla. Los tipos de actividad productiva también se usan como entrada para los cálculos de plantilla en la sección de Pronóstico.
Cómo conectar tu Google Calendar
Workforce lee eventos en el calendario de cada compañero y escribe los horarios publicados. La conexión se gestiona por compañero, con el estado de conexión mostrado por flujo de trabajo.
En la pestaña Connections, haz clic en Connect bajo "Connect your Google Calendar".
Bajo Connected Calendars per Workstream, cada flujo muestra cuántos de sus compañeros han conectado su calendario, por ejemplo "2/13 connected". Expande un flujo para ver compañeros individuales.
Cómo configurar la sincronización del calendario y las reglas de mapeo
Ve a Workforce > Configure > Calendar > Settings para controlar cómo se sincronizan los eventos entre Workforce y Google Calendar. Estas configuraciones aplican a todos los compañeros conectados en el espacio de trabajo.
Dirección de sincronización
Se pueden activar dos direcciones de sincronización de forma independiente:
Workforce > Google Calendar - crea automáticamente eventos en Google Calendar basados en eventos en Workforce.
Google Calendar > Workforce - crea automáticamente eventos en Workforce basados en eventos en Google Calendar.
Reglas de mapeo
Las reglas de mapeo clasifican eventos de Google Calendar en tipos de actividad basándose en el título del evento.
Cada regla coincide con una condición de título y mapea a un tipo de actividad:
Por ejemplo, una regla donde el Título contiene "inbox" mapea al tipo de actividad Inbox Time: cualquier evento de Google Calendar con "inbox" en su título se clasifica como Inbox Time.
Haz clic en Add mapping rule.
Elige una condición: contiene, es exactamente o comienza con.
Introduce el texto para coincidir en el título del evento, por ejemplo "almuerzo".
Elige el tipo de actividad para mapear los eventos que coincidan.
Haz clic en Add.
Elimina una regla usando el icono de basura junto a ella.