Utilisez cet article pour comprendre ce que contrôlent les paramètres du calendrier dans Workforce Management, voir quels types d'activité votre espace de travail a configurés, et savoir lesquels comptent comme temps productif planifié. Cet article s'adresse aux coéquipiers disposant de la permission « Can manage Workforce ».
Note : Workforce Management est inclus dans le module complémentaire Pro.
Que sont les paramètres du calendrier dans Workforce Management ?
Les paramètres du calendrier dans Workforce Management sont les types d'activité utilisés pour catégoriser chaque événement planifié sur le calendrier d'un coéquipier, tels que Inbox Time, Pause déjeuner ou Formation. Chaque type d'activité est marqué comme productif ou non productif. Les types d'activité productifs représentent le temps passé à gérer les conversations dans l'inbox, et ce temps contribue aux calculs d'effectif planifié, d'adhérence et de conformité. Les types d'activité non productifs couvrent tout le reste, comme les pauses, les réunions et les congés.
Chaque espace de travail configure ses propres types d'activité sous Workforce > Configure > Activity Types.
Exemples courants incluent :
Type d'activité | Productif ? |
Inbox Time | Oui |
Temps au téléphone | Oui |
1:1 | Non |
Réunion ponctuelle | Non |
Pause | Non |
Appel client | Non |
Connaissances | Non |
Déjeuner | Non |
Absence du bureau | Non |
Jour férié | Non |
Revue QA | Non |
Congé maladie | Non |
Réunion d'équipe | Non |
Formation | Non |
PTO | Non |
Note : Lorsqu'une activité productive et une activité non productive se chevauchent dans l'emploi du temps d'un coéquipier, le temps de chevauchement est comptabilisé comme non productif.
Comment créer un type d'activité
Les types d'activité sont les éléments de base des plannings des coéquipiers. Ils deviennent disponibles comme options de type d'événement lors de la création de modèles de planning, et comme options de filtre et de liste déroulante lors de la consultation ou de la modification des plannings. La création nécessite la permission « Can manage Workforce ».
Cliquez sur Nouvelle activité.
Donnez-lui un nom.
Activez ou désactivez Productif (compte dans le calcul des effectifs).
Attribuez une couleur pour l'affichage dans la vue planning.
Cliquez sur Créer.
Le nouveau type d'activité est immédiatement disponible comme option lors de la création de modèles de planning et lors de la modification des plannings dans la Timeline des effectifs. Les types d'activité productifs sont également utilisés comme entrée dans les calculs d'effectifs dans la section Prévisions.
Comment connecter votre Google Calendar
Workforce lit les événements sur le calendrier de chaque coéquipier et écrit les plannings publiés. La connexion est gérée par coéquipier, avec le statut de connexion affiché par flux de travail.
Allez à Workforce > Configure > Calendar.
Dans l'onglet Connections, cliquez sur Connect sous « Connect your Google Calendar ».
Sous Calendriers connectés par flux de travail, chaque flux montre combien de ses coéquipiers ont connecté leur calendrier, par exemple « 2/13 connected ». Développez un flux pour voir les coéquipiers individuels.
Comment configurer la synchronisation du calendrier et les règles de correspondance
Allez à Workforce > Configure > Calendar > Settings pour contrôler comment les événements se synchronisent entre Workforce et Google Calendar. Ces paramètres s'appliquent à chaque coéquipier connecté dans l'espace de travail.
Direction de synchronisation
Deux directions de synchronisation peuvent être activées indépendamment :
Workforce > Google Calendar - crée automatiquement des événements dans Google Calendar basés sur les événements dans Workforce.
Google Calendar > Workforce - crée automatiquement des événements dans Workforce basés sur les événements dans Google Calendar.
Règles de correspondance
Les règles de correspondance classifient les événements Google Calendar en types d'activité selon le titre de l'événement.
Chaque règle correspond à une condition de titre et correspond à un type d'activité :
Par exemple, une règle où le titre contient « inbox » correspond au type d'activité Inbox Time - tout événement Google Calendar avec « inbox » dans son titre est classé comme Inbox Time.
Cliquez sur Ajouter une règle de correspondance.
Choisissez une condition : contient, est exactement ou commence par.
Saisissez le texte à rechercher dans le titre de l'événement, par exemple « déjeuner ».
Choisissez le type d'activité auquel mapper les événements correspondants.
Cliquez sur Ajouter.
Supprimez une règle en utilisant l'icône de corbeille à côté.