Como funciona a sincronização de dados entre Salesforce e Intercom
Você pode sincronizar dados entre accounts no Salesforce e companies no Intercom. Também pode definir a direção da sincronização para cada atributo específico (Salesforce para Intercom ou Intercom para Salesforce).
Para quem é: administradores do workspace Intercom configurando a integração com Salesforce. Você também precisará de acesso de administrador no Salesforce para gerenciar campos de Account — coordene com seu administrador Salesforce antes de alterar campos identificadores como Account Number.
Com a sincronização de company e account configurada, você poderá:
Visualizar os detalhes mais atualizados da company.
Usar dados de account Salesforce dentro do Intercom para direcionar mensagens outbound, segmentar seus clientes e mais.
Atualizar o Salesforce com dados da company enviados pelo Intercom.
Sincronizando accounts no Salesforce com companies no Intercom
Semelhante a como sincronizamos leads e contatos, você pode sincronizar accounts no Salesforce com companies no Intercom.
Nota: Atualmente você só pode sincronizar business accounts, não person accounts.
Termos-chave usados neste artigo
Company ID — um identificador único que você atribui a uma company ao enviá-la para o Intercom via JavaScript ou REST API. Você controla esse valor; o Intercom não o gera automaticamente. (Exceção: Qualification Companies, que são criadas automaticamente pelo Intercom e não podem ser sincronizadas com Salesforce.)
Account Number — um campo padrão nos registros de Account do Salesforce usado como identificador para correspondência. Para que a correspondência seja estabelecida, este campo deve conter o mesmo valor que o Company ID no Intercom.
Identity mapping — o vínculo interno que a integração cria entre uma company Intercom correspondida e um account Salesforce. A integração sincroniza dados através desse vínculo, mas nunca cria os objetos company ou account em si.
Como as companies e accounts são mapeadas?
Um mapeamento é estabelecido quando objetos (accounts no Salesforce, companies no Intercom) com o mesmo identificador (um campo como Account Number) são encontrados no Intercom e no Salesforce.
Por exemplo, uma company no Intercom com o Company ID 'abc123' será correspondida com um account no Salesforce com o Account Number 'abc123'.
Nota: O Intercom não suporta a sincronização de companies criadas automaticamente durante a qualificação. Para sincronizar uma company com o Salesforce, crie-a com um Company ID definido via REST API ou snippet JavaScript.
Um mapeamento entre uma company no Intercom e um account no Salesforce é único e persistente (relação “um-para-um”). No caso de dois ou mais accounts terem o mesmo ID, o account mais recentemente atualizado será correspondido.
Como funciona o mapeamento de atributos?
Após mapear accounts com companies, você pode mapear e sincronizar seus atributos (campos). Você pode determinar em qual direção o atributo será enviado durante o processo de sincronização (do Intercom para o Salesforce ou vice-versa). Também pode especificar se não deseja sincronizar valores vazios ou sobrescrever os existentes.
Nota: Dados sincronizados via esses mapeamentos são aplicados diretamente aos objetos account ou company no Salesforce ou Intercom. Para uma visualização simples dos dados Salesforce ao vivo no Intercom, use o app Inbox.
Para sincronizar atributos entre Intercom e Salesforce, os tipos de dados precisam ser compatíveis entre ambos os sistemas. Veja quais tipos de campo são compatíveis aqui.
O que você precisa antes de sincronizar dados de account
Para sincronizar dados de company e account entre Intercom e Salesforce, você precisa:
1. Ativar “enable company related features” em Configurações > Workspace > Geral:
Antes de continuar: A integração só pode sincronizar objetos company que já existam no Intercom — não pode criá-los a partir de accounts Salesforce. Complete os passos 2 e 3 abaixo antes de ativar a sincronização. Pular o passo 2 é a razão mais comum para a integração não funcionar como esperado.
2. Garanta que você tenha objetos company no Intercom antes de ativar a sincronização. A integração corresponde a registros existentes — não cria companies Intercom a partir de accounts Salesforce, nem accounts Salesforce a partir de companies Intercom. Objetos company são enviados para o Intercom no snippet JavaScript intercomSettings (como um objeto JSON chamado company) ou usando a REST API.
Leia este artigo para saber mais sobre companies no Intercom.
3. Verifique se o company ID que você envia para o Intercom tem o mesmo valor que o campo que identifica seus accounts no Salesforce. Isso garante uma correspondência entre objetos em ambos os sistemas:
Você pode usar qualquer campo que identifique um account no Salesforce para corresponder a uma company no Intercom. Deve ser um identificador único para garantir uma correspondência correta.
Recomendamos usar Account Number como identificador. Se existirem duplicatas, o que foi atualizado mais recentemente será correspondido.
Nota: Campos do tipo "Text Area" não podem ser usados como identificador no lado do Salesforce. Nesse caso, configure seu campo para ser do tipo "String".
Dica: Verifique se o Company id no Intercom tem o mesmo formato que o identificador de account (campo) que você usa no Salesforce:
Nota: Atualmente não é possível corresponder com o record ID do Salesforce. Use Account Number ou outro campo de texto ou inteiro como seu identificador — veja o passo 3 nos pré-requisitos acima.
Importante: Para que os registros Salesforce sincronizem com o Intercom, o campo Intercom Company ID no Salesforce deve corresponder ao Company ID no Intercom. Se esse campo não estiver definido ou estiver incorreto, os campos mapeados não serão sincronizados e nenhuma sincronização será tentada.
Importante: A integração não cria objetos company ou account. Ela apenas cria um vínculo (identity mapping) entre registros que já existem tanto no Intercom quanto no Salesforce. Se uma company ainda não existir no Intercom, criar um account no Salesforce não a criará — a company deve primeiro ser criada no Intercom via snippet JavaScript, API ou Messenger, com um company ID que corresponda ao identificador do account Salesforce.
Depois que você tiver companies no Intercom que correspondam às companies no Salesforce, estará pronto para começar a mapear os campos que deseja sincronizar entre ambos os sistemas.
Como configurar o mapeamento
Vá para as configurações do app Salesforce. Abra a aba “Sync account data”, onde você encontrará duas seções:
Mapear companies com accounts
Mapear atributos
Como mapear companies Intercom com accounts Salesforce
Para mapear companies no Intercom com accounts no Salesforce, você pode usar qualquer campo de texto, inteiro, double ou id que identifique seus objetos account no Salesforce (com Company ID no Intercom). Encontre mais informações sobre os tipos primitivos de dados no Salesforce aqui.
Isso exige que você tenha um ID único definido tanto no Intercom quanto no Salesforce para cada empresa. Recomendamos usar um identificador único, pois isso garante uma correspondência única entre Intercom e Salesforce.
Selecione o campo no Salesforce que você deseja usar para mapear empresas com contas:
🌟 Dica profissional: Confira este vídeo do Aidan explicando em mais detalhes como criar empresas no Intercom e como corresponder registros usando o company ID. 🎥 🎬
Para aplicar suas alterações, salve suas configurações. 👌
Se você alterar o campo usado para mapear empresas com contas, quaisquer correspondências estabelecidas entre empresas no Intercom e contas no Salesforce serão desfeitas, e novas correspondências serão estabelecidas daqui para frente.
Essas alterações serão aplicadas a novas correspondências no futuro, mas correspondências existentes não serão atualizadas. Isso significa que alguns dados do Salesforce exibidos no Intercom podem estar desatualizados até que uma nova correspondência seja estabelecida.
Como mapear atributos entre Intercom e Salesforce
Na segunda seção, você pode mapear atributos entre contas no Salesforce e empresas no Intercom. Esses são os atributos que serão sincronizados diretamente para ou a partir das suas empresas no Intercom, não os atributos visíveis no app inbox (que não podem ser editados).
Esta seção explica exatamente como e quando os dados são sincronizados entre Salesforce e Intercom. É uma boa ideia se familiarizar antes de configurar o mapeamento de atributos.
Clique em ‘+ Mapear novo atributo’ na parte inferior da lista:
Em seguida, selecione qual atributo do Intercom e qual campo do Salesforce você deseja mapear. Lembre-se de mapear atributos com campos que tenham um tipo de dado compatível.
Você verá o tipo listado ao lado de cada atributo e campo entre parênteses, por exemplo, (String):
Se um campo já estiver sendo usado em outro mapeamento de atributo ou ID, ele será desativado.
Atualmente, não suportamos a sincronização para campos compostos do Salesforce. Use os campos componentes individuais em vez disso — por exemplo, use BillingStreet e BillingCity em vez de BillingAddress.
Atualmente, não suportamos a sincronização de atributos que mudam com muita frequência (por exemplo, last_seen) ou campos de fórmula. Para dados ao vivo do Salesforce no Intercom sem sincronização de atributos, use o app Salesforce Inbox em vez disso.
Em seguida, selecione em qual direção a sincronização acontecerá (do Intercom para Salesforce ou do Salesforce para Intercom):
Em seguida, marque a caixa para qualquer situação em que este atributo não deve sincronizar. Neste exemplo, como estamos sincronizando do Salesforce para o Intercom, o Salesforce é a “Fonte” e o Intercom é o “Destino”. Você pode optar por não sincronizar:
Se a fonte estiver vazia.
Se o destino já tiver um valor.
Clique em ‘Adicionar’ para salvar o mapeamento na lista.
Para editar um mapeamento, passe o mouse sobre ele e clique em 'Editar':
Se você não quiser mais sincronizar um atributo específico, passe o mouse sobre ele e clique em ‘Remover’:
Remover um mapeamento interrompe a sincronização futura para esse atributo imediatamente. Dados já sincronizados em qualquer sistema não são excluídos.
Para aplicar suas alterações, clique em ‘Salvar configurações’ no canto inferior direito:
Uma vez que as alterações são salvas, você verá uma mensagem de confirmação:
O que acontece quando você ativa a sincronização com dados existentes?
Se você já tem dados de empresa ou conta no Intercom ou Salesforce, ativar a sincronização pode sobrescrever dados existentes. Para evitar isso, use a opção "Não sincronizar se o destino já tiver um valor" ao configurar cada mapeamento de atributo. Saiba mais sobre quando e como os dados são sincronizados.
A sincronização de contas afeta a sincronização de pessoas?
Não é possível sincronizar apenas dados de conta/empresa. Com este app instalado, alguns campos exigidos pelo Salesforce são enviados quando um lead é criado ou sincronizados toda vez que são atualizados no Intercom ou Salesforce. Leia mais sobre como funciona a sincronização de pessoas.
Posso atualizar dados existentes em massa?
Não — a sincronização começa a partir do momento em que você salva suas configurações e se aplica apenas a alterações feitas depois disso. Registros históricos não são preenchidos automaticamente. Para acionar uma sincronização para um registro existente sem esperar por uma alteração natural, faça uma pequena edição na empresa no Intercom (que sincroniza imediatamente com o Salesforce) ou na conta no Salesforce (que é captada em até 5 minutos).
Importando contas para marketing baseado em contas?
A funcionalidade de sincronização de contas deste app mantém seus dados de conta sincronizados entre Salesforce e Intercom.
Importar contas para marketing baseado em contas é uma funcionalidade diferente que não tem a intenção de manter seus dados de conta atualizados entre Salesforce e Intercom.
Principais recomendações antes de entrar em produção
Comunique-se com seu administrador do Salesforce sobre a alocação do limite correto de API para o Intercom para que todas as suas outras integrações possam funcionar ao mesmo tempo. Leia este artigo para descobrir como gerenciar seu uso de API no app Salesforce no Intercom.
Como em qualquer integração de produto de sincronização de dados, existem alguns riscos envolvidos. Para minimizar esse risco, recomendamos fazer um backup dos seus dados do Salesforce antes. Leia este artigo para descobrir como.
Instale e teste o app Salesforce primeiro em um ambiente sandbox. Leia este artigo para descobrir como.
Como os dados são sincronizados entre Intercom e Salesforce?
Os atributos que você mapeia entre Intercom e Salesforce são sincronizados quando mudam em qualquer um dos sistemas. Quando a mudança ocorre no Intercom, a sincronização para o Salesforce é acionada imediatamente, enquanto o Salesforce é verificado a cada 5 minutos para determinar se há mudanças para sincronizar com o Intercom. Veja as tabelas abaixo para detalhes sobre como os dados são atualizados em diferentes situações.
Importante: Como os dados são sincronizados apenas quando há alterações (ou novos registros) no Salesforce ou Intercom, os dados históricos nem sempre estão sincronizados. Se não houve uma alteração para disparar uma atualização, os dados exibidos no Intercom podem não corresponder aos dados exibidos no aplicativo inbox do Salesforce. Não há atualização em massa dos dados históricos existentes ao usar o aplicativo Salesforce.
Como os dados são sincronizados do Intercom para o Salesforce
Os seguintes gatilhos no Intercom farão com que os dados sejam atualizados no Salesforce. O comportamento em cada um desses casos é diferente dependendo se já existe uma correspondência entre uma conta no Salesforce e uma empresa no Intercom. Essa correspondência é chamada de "identity mapping".
Importante: Um identity mapping é um vínculo entre registros que já existem em ambos os sistemas. A integração não cria objetos de empresa no Intercom nem objetos de conta no Salesforce — ela apenas sincroniza dados entre registros correspondentes que já existem em ambos os lados.
Cada linha mostra três resultados: o que acontece quando os dois registros já estão vinculados (coluna 2) e o que acontece quando eles compartilham um ID correspondente, mas ainda não têm vínculo (coluna 3). Se não existir nenhuma conta Salesforce correspondente para uma empresa Intercom, nenhuma sincronização ou mapeamento será criado, independentemente do gatilho.
Gatilho | Se identity mapping já existir | Se nenhum identity mapping existente for encontrado |
Empresa atualizada no Intercom | Sincronize quaisquer atributos atualizados para o Salesforce. |
|
Empresa criada no Intercom | Não aplicável. | Crie um novo identity mapping (um vínculo entre a empresa Intercom existente e a conta Salesforce existente).
Sincronize todos os atributos mapeados para o Salesforce. Nota: isso não cria uma nova conta Salesforce — apenas sincroniza atributos para uma conta que já existe e corresponde. |
Empresa excluída no Intercom | Exclua o identity mapping (remove o vínculo entre a empresa Intercom e a conta Salesforce; a conta Salesforce não é excluída). | Não aplicável. |
Nota: “Atributos mapeados” são quaisquer atributos que você configurou para sincronizar entre Intercom e Salesforce nas suas configurações.
Como os dados são sincronizados do Salesforce para o Intercom
O Intercom verifica o Salesforce para quaisquer alterações (contas novas ou atualizadas) a cada 5 minutos e, quando encontradas, atualiza as informações no Intercom.
Importante: A integração sincroniza dados apenas entre registros que já existem em ambos os sistemas. Ela não cria novas empresas Intercom a partir de contas Salesforce — se uma empresa Intercom correspondente não existir, nenhuma sincronização ocorrerá.
Cada linha mostra três resultados: o que acontece quando os dois registros já estão vinculados (coluna 2) e o que acontece quando eles compartilham um ID correspondente, mas ainda não têm vínculo (coluna 3). Se não existir nenhuma empresa Intercom correspondente para uma conta Salesforce, nenhuma sincronização ou mapeamento será criado, independentemente do gatilho.
Gatilho | Se identity mapping já existir | Se um registro correspondente já existir no outro sistema (ainda sem mapeamento) |
Conta atualizada no Salesforce | Sincronize todos os atributos mapeados para o Intercom. |
|
Chave de mapeamento atualizada no Salesforce. (Por exemplo, o ID usado para corresponder a um registro no Intercom) |
|
|
Conta criada no Salesforce
| Não aplicável. |
|
Conta excluída no Salesforce | Exclua o identity mapping (remove o vínculo entre a conta Salesforce e a empresa Intercom; a empresa Intercom não é excluída). | Não aplicável. |
Se uma pessoa for removida de uma empresa Intercom, ela também será removida da conta Salesforce?
Não, o aplicativo Salesforce não sincroniza as associações de empresa/conta de uma pessoa entre as plataformas. Leads e users no Intercom que são adicionados/removidos de empresas no Intercom não atualizarão as associações de conta de um lead/contato mapeado no Salesforce. Se uma pessoa precisar ser removida de uma empresa Intercom e de uma conta Salesforce, essa alteração deve ser feita em ambas as plataformas.