Was ist ein Teammate-Alias?
In der heutigen Welt ist es eine Herausforderung, persönliche Privatsphäre mit außergewöhnlichem Kundensupport zu verbinden. Deshalb freuen wir uns, Teammate Alias anzubieten, eine Funktion, die die persönlichen Identitäten Ihres Teams schützt und gleichzeitig eine menschliche Note bewahrt.
Mit Teammate Alias können teammates einen alternativen Namen und eine alternative E-Mail verwenden, um ihre echte Identität bei der Interaktion mit users und leads zu schützen. Ob aus Datenschutz-, Sicherheitsgründen oder zur Vereinfachung – diese Funktion ermöglicht es Support-Mitarbeitern, eine Alias-Identität ein- oder auszuschalten und so die volle Kontrolle darüber zu behalten, wie sie sich Kunden präsentieren.
Wie man einen Teammate-Alias einrichtet
Schritt 1: Profil bearbeiten
Da ein Alias mit dem Profil eines teammates verknüpft ist, geht jeder teammate zu seinem Profil, um seinen Alias zu erstellen. Um Ihr Profil zu besuchen, klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Profil und dann auf Ihren Namen.
Klicken Sie auf Bearbeiten in Ihrem Profil und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Identität vor users verbergen“.
Hinweis: Die Funktion Teammate-Aliase erlaubt keine unterschiedlichen Profilbilder. Der Alias deckt nur primäre Identifikatoren wie Name und E-Mail ab.
Schritt 2: Aliasnamen eingeben
Wenn „Identität verbergen“ aktiviert ist, können Sie einen Aliasnamen eingeben. Dieser Name ersetzt Ihren echten Namen für den jeweiligen Workspace, in dem Sie arbeiten. Wenn Sie dies für andere Workspaces übernehmen möchten, müssen Sie diese einzeln aktivieren.
Das Hinzufügen eines Namens ist der einzige erforderliche Schritt zur Einrichtung Ihres Alias. Nachdem Sie Ihren Namen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig und Ihr Teammate-Alias ist eingerichtet.
Hinweis: Wenn Sie auch Ihre E-Mail-Adresse verbergen möchten, müssen Sie Ihre Alias-E-Mail einrichten. 👇
Schritt 3 (optional): Alias-E-Mail einrichten
Klicken Sie auf die Option Alias-E-Mail, um Ihre E-Mail zu verbergen. Es werden alle möglichen Alias-E-Mails angezeigt, die Sie auswählen können.
Die genauen E-Mails, die in Ihrem Workspace verwendet werden, hängen von den E-Mail-Einstellungen Ihres Workspaces ab. Durch die Einrichtung schützen Sie jedoch Ihre persönliche E-Mail.
Für ein optimales Erlebnis stellen Sie sicher, dass Sie eine authentifizierte nicht-personale Support-E-Mail-Adresse in den E-Mail-Einstellungen Ihres Workspaces haben.
Nachdem Sie die E-Mail ausgewählt haben, müssen Sie auf Speichern und dann auf Fertig in Ihrem Profil klicken, um die ausgewählte E-Mail zu speichern.
Hinweis: Ausgehende E-Mails verwenden diese Adresse im Von-Header, und die Antwort-an-Adresse wird folgende sein:
{Alias name}@{workspace}.intercom-mail.com
Zum Beispiel, basierend auf dem obigen Screenshot:
Von: support@acme.com
Antwort an: john@acme.intercom-mail.com
Dies ist notwendig, damit Antworten auf diese E-Mails die richtige Konversation in Ihrem inbox erreichen. Es ist nicht möglich, eine benutzerdefinierte domain (White-Label) für die Antwort-an-Adresse zu verwenden.
Damit Ihre Alias-E-Mail als Von-Adresse in ausgehenden E-Mails verwendet wird, muss in Ihrem Workspace unter Einstellungen > Kanäle > E-Mail > E-Mail-Einstellungen > Antwortadressen „Teammate-E-Mail-Adresse“ ausgewählt sein. Wenn Eingangsadresse ausgewählt ist, werden Antworten stattdessen von der Eingangsadresse gesendet, und die Alias-E-Mail wirkt sich nur auf Ihren Anzeigenamen aus, nicht auf die Absenderadresse.
Schritt 4 (optional): Standardalias für alle teammates festlegen
Wenn Sie nicht möchten, dass jeder teammate seinen eigenen Alias einrichtet, können Sie einen Standardalias festlegen, der für alle gilt.
Gehen Sie zu Einstellungen > Workspace > Allgemein.
Suchen Sie die Einstellung „Standard-Teammate-Alias“ und aktivieren Sie Standardalias aktivieren.
Geben Sie den Namen ein, den Kunden sehen sollen (z. B. Support Specialist). Drücken Sie dann Speichern.
Sobald es aktiviert ist, sehen Kunden diesen Alias anstelle des echten Namens jedes teammates, der keinen eigenen Alias eingerichtet hat.
Hinweis:
Der eigene Alias eines teammates hat immer Vorrang. Wenn ein teammate „Identität vor users verbergen“ mit eigenem Aliasnamen aktiviert hat, sehen Kunden diesen Namen, nicht den Workspace-Standard.
Der Standardalias betrifft nur Namen, er verbirgt keine teammate-E-Mail-Adressen. Um eine E-Mail-Adresse zu verbergen, muss der teammate weiterhin eine Alias-E-Mail in Schritt 3 einrichten.
Was Kunden sehen werden
Intercom verwendet Ihren Namen auf verschiedene Weise in seinen Funktionen. Die Teammate-Alias-Funktion schützt Ihre echte Identität, indem sie Ihren Namen durch Ihren Alias ersetzt, wo immer es für jede Funktion nötig ist.
Hier einige Beispiele, bei denen der Aliasname auf John Smith gesetzt ist:
Bereich | Alias für users |
Artikel | John Smith |
E-Mail-Support | John von Acme |
Messenger | John |
Was andere teammates sehen werden
Andere teammates sehen Sie weiterhin mit Ihrem echten Namen in Intercom. Ihr Alias ist nur für Kunden sichtbar. Das hilft, Effizienz und Klarheit in Funktionen wie inbox-Zuweisung, Erwähnungen und Berichterstattung zu erhalten.
Hinweis: Ihr Alias ist für jeden sichtbar, der die Teammates-Seite in den Workspace-Einstellungen besucht. Dort können sie den Aliasnamen und die von Ihnen gewählte E-Mail sehen.
FAQs
Wie kann ich den Alias deaktivieren?
Wie kann ich den Alias deaktivieren?
Um Ihren Alias zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Identität vor users verbergen“ in Ihrem Profil. Jeder ausgewählte Name oder jede E-Mail wird für das nächste Einschalten gespeichert. Wenn ein Teammate-Alias für Ihren gesamten Workspace aktiviert wurde, muss die Einstellung Standard-Teammate-Alias deaktiviert werden.
Was passiert mit bereits bestehenden Kundensupport-Konversationen und tickets?
Was passiert mit bereits bestehenden Kundensupport-Konversationen und tickets?
Jegliche Korrespondenz, die dem user bereits gesendet wurde (z. B. eine E-Mail), in der Ihre echte Identität offenbart wird, bleibt für ihn sichtbar. Alles andere verwendet Ihren Alias, sobald Sie ihn eingerichtet haben.
In einer E-Mail-Konversation könnten Sie also zunächst mit Ihrem echten Namen und Ihrer echten E-Mail senden, dann Ihren Alias einrichten und beim nächsten Versand als Aliasname und Alias-E-Mail senden.
Wenn ich keine Alias-E-Mail einrichte, in welchen Szenarien wird meine E-Mail für Kunden sichtbar sein?
Wenn ich keine Alias-E-Mail einrichte, in welchen Szenarien wird meine E-Mail für Kunden sichtbar sein?
Wenn Sie keine Alias-E-Mail einrichten, ist Ihre E-Mail in folgenden Szenarien für Kunden sichtbar:
Beim Versenden neuer E-Mail-Konversationen.
Beim Antworten auf E-Mail-Konversationen, abhängig von den E-Mail-Einstellungen des Workspaces.
Bleibt mein Alias aktiv, wenn ich mein Profil bearbeite?
Bleibt mein Alias aktiv, wenn ich mein Profil bearbeite?
Bestimmte Profil-Speicheraktionen – wie das Bearbeiten Ihres Anzeigenamens, Ihrer Berufsbezeichnung oder anderer Profildetails – können die Einstellung „Identität vor users verbergen“ stillschweigend deaktivieren, sodass Ihr echter Name für Kunden wieder sichtbar wird.
Überprüfen Sie nach jeder Profilbearbeitung immer, ob das Kontrollkästchen Identität vor users verbergen noch aktiviert ist und Ihr Aliasname noch gesetzt ist, bevor Sie speichern. Wenn Sie Ihren Alias unbeabsichtigt mitten in einer Konversation deaktiviert haben, könnten Kunden live den Namenswechsel gesehen haben.
Beste Praxis: Richten Sie Ihren Alias ein, bevor Sie mit Kundeninteraktionen beginnen. Änderungen am Alias nach Beginn einer Konversation gelten ab der nächsten Antwort, aber Kunden, die Ihren echten Namen in der aktuellen Sitzung bereits gesehen haben, behalten diesen Namen in ihrer Konversationshistorie.