Oft muss eine Nachricht von einem anderen teammate oder Team gesehen werden. Vielleicht sind sie besser geeignet, um zu antworten, oder Sie benötigen ihre Meinung, bevor Sie antworten. Sie können eine interne Notiz hinzufügen und jeden Ihrer teammates oder Teams mit @erwähnen, damit sie sofort benachrichtigt und auf dieses Gespräch aufmerksam gemacht werden.

Wählen Sie Note im inbox-Komponisten und tippen Sie dann @ , um nach Ihrem teammate zu suchen und ihn zu erwähnen.

Verwenden Sie die Tastenkombinationen N und R , wenn Sie sich außerhalb des Komponisten befinden, um schnell zwischen dem Erwähnen eines teammates in einer Notiz und dem Senden einer Antwort an einen Kunden zu wechseln. Sie können auch doppelklicken, um zwischen den Modi Reply und Note zu wechseln:

Sie können eine Notiz auch nach dem Posten bearbeiten. Fahren Sie mit der Maus über die Notiz und klicken Sie auf das Stiftsymbol oder wählen Sie Edit Note im Drei-Punkte-Menü, um Ihre Änderungen inline vorzunehmen. Der Notizinhalt wird in den Komponisten geladen (wenn Sie dort bereits ungespeicherte Inhalte haben, werden Sie vor dem Fortfahren um Bestätigung gebeten).

Wenn Sie versehentlich eine Notiz hinzugefügt haben, können Sie diese einfach löschen, indem Sie auf die drei Punkte neben der Notiz in einem Gespräch klicken und dann Nachricht löschen auswählen.

Für schnelle Bestätigungen, die keine vollständige Antwort erfordern, können teammates mit Emoji auf admin-Notizen reagieren. Fahren Sie mit der Maus über eine admin-Notiz und klicken Sie auf das Smiley-Symbol in der Aktionsleiste, um den Emoji-Auswähler zu öffnen.

Wenn Sie häufig eine Gruppe von Personen benachrichtigen müssen, können Sie Zeit sparen, indem Sie ein ganzes Team auf einmal erwähnen. Erstellen Sie einfach Teams mit Team Inboxes, dann können Sie @ in einer Gesprächsnotiz tippen, um eine Liste der Teams zu sehen.

Die Suche nach dem Namen eines Teams ermöglicht es Ihnen, es zu finden und auszuwählen, wodurch eine Team-Erwähnung in den Komponisten eingefügt wird. Nach dem Senden wird für jeden teammate eine Mention in ihrem Mentions inbox erstellt.

Müssen Sie die Benachrichtigungsflut reduzieren? Admins können Team-Erwähnungen auf Workspace-Ebene deaktivieren und gleichzeitig einzelne @teammate-Erwähnungen aktiv lassen. So haben Sie eine granulare Kontrolle darüber, wer wann benachrichtigt wird, und helfen Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Dies ist ideal für Organisationen mit großen Support-Teams, bei denen breit angelegte Team-Benachrichtigungen oft mehr Lärm als Nutzen erzeugen.

So aktivieren Sie es: Navigieren Sie zu Workspace Settings > General, um den Schalter für teammate-Erwähnungen zu finden.

Jedes Gespräch, in dem Sie oder Ihr Team erwähnt werden, erscheint in Ihrem inbox unter Mentions.

Um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen oder vergessen werden, können Sie Mentions als „ungelesen“ markieren. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte neben einem Gespräch in Ihrer Mentions-Liste und wählen Sie Mark unread.

Um ungelesene Mentions zu löschen, wählen Sie im Dropdown-Menü Unread mentions aus und öffnen Sie ein beliebiges noch nicht geöffnetes Gespräch.

Im Mentions inbox können Sie Gespräche auswählen (oder alle passenden auswählen) und Ihre Mentions auf einmal als gelesen markieren. Dies löscht Ihr Mentions-Abzeichen, ohne jedes Gespräch zu öffnen, und betrifft nur Ihre eigenen Mentions.

So markieren Sie Ihre Mentions in großen Mengen als gelesen:

Hier sind nur einige Beispiele, wann Sie ein Gespräch hinter den Kulissen besprechen sollten:

Manchmal ist ein Problem so dringend, dass Sie es sofort lösen müssen. Aber Sie haben nicht immer die vollständige Lösung. Möglicherweise müssen Sie Ihren Manager einbinden, um Rat zu holen, wie Sie antworten sollen. Ebenso können Sie bei einem bug einen technischen teammate oder das Engineering-Team einbinden, um deren Rat einzuholen. Oder wenn ein VIP-Kunde kurz davor ist zu kündigen, sollten Sie unbedingt dessen Account Manager einbinden, um ihn zu informieren.

Als Manager bemerken Sie vielleicht, dass ein Gespräch kurz davor ist, eine SLA zu verletzen, und möchten, dass jemand aus Ihrem Team schnell eingreift. Ohne zu prüfen, wer verfügbar ist, können Sie Ihr Team @erwähnen, und jeder im Team erhält eine Benachrichtigung, sodass jeder teammate auf das Gespräch antworten kann. Die Einbindung des gesamten Teams sorgt für Verantwortlichkeit und kann schnellere Maßnahmen fördern, um Kundenzufriedenheit oder Verstöße zu verhindern.

Wenn in einem Kundengespräch ein kritischer bug oder Vorfall gemeldet wird, der viele users betreffen könnte, markieren Sie einfach Ihr Support-Team(s), um alle gleichzeitig zu informieren, Updates zu teilen und bei weit verbreiteten Kundenanfragen zu helfen, während alle auf dem gleichen Stand bleiben und konsistente Antworten geben können.

Wenn ein bestimmtes Gespräch eine Lerngelegenheit für neue Teammitglieder bietet oder eine einzigartige Situation einführt, zu der Sie teammates schulen möchten, kann das Erwähnen Ihres Teams den Wissensaustausch fördern und anderen helfen, ihre Antworten in ähnlichen Situationen zu verbessern.

Ihre Kunden haben viele Fragen dazu, wie Ihr Produkt funktioniert und wie sie es nutzen können. Aber es gibt Zeiten, in denen Sie eine besonders komplexe Frage erhalten, auf die Sie keine Antwort wissen. Binden Sie einen Engineer ein, um Ihnen bei der schwierigen Frage zu helfen, oder bitten Sie einen Product Manager, die gerade eingeführte Funktion zu erklären.

Oft kann ein Gespräch mit einem Kunden einen Geistesblitz auslösen. Sie haben viele Ideen, wie sie Ihr Produkt nutzen und welche Funktionen sie als nächstes sehen möchten. Manchmal haben sie sogar Fragen, die Sie denken lassen: „Das wäre eine tolle Fallstudie für unseren Blog“. Sie können Ihren Content Writer einbinden und die Idee direkt mit ihm teilen.

Sie werden meist erkennen, wann ein Kunde an Ihr Sales-Team weitergeleitet werden sollte. Es ist selten so einfach wie eine Anfrage eines users, „mit jemandem aus dem Vertrieb zu sprechen“. Meistens bedeutet es, Hinweise darauf zu erkennen, dass sie Hilfe bei der Auswahl des richtigen Abonnementlevels, Funktionsumfangs oder eines individuellen Plans benötigen, um ihr Problem zu lösen. Sie können Ihren besten Verkäufer in ein vielversprechendes Gespräch einbinden und fragen, ob er die Nachricht übernehmen möchte.

Jeder freut sich über positives Feedback. Es ist schön, Ihren teammate zu erwähnen, wenn ein Kunde ihn in einer Nachricht lobt. Und Sie können Ihren Product Designer in Gespräche einbinden, in denen Kunden eine neue Funktion loben, die sie gerade eingeführt haben. Es ist auch nützlich, positive Kunden-Zitate zu teilen, die in Marketingmaterialien verwendet werden können.