Wenn Sie mit einem vielversprechenden lead oder einem wertvollen Kunden chatten, können Sie ihn ganz einfach einladen, ein Meeting mit Ihnen oder Ihrem Team zu buchen.
Die Outlook Kalender-App ermöglicht es Ihnen, Ihre Verfügbarkeit mit Ihren leads zu teilen, damit sie ein Meeting mit Ihnen buchen können.
Hinweis:
Die App zeigt Zeitfenster ab zwei Stunden in der Zukunft an.
Die Outlook Kalender-App ist mit jedem kostenpflichtigen Plan mit Inbox verfügbar. Sie können Outlook Kalender-Meeting-Einladungen über Unterhaltungen, Qualify Leads Task Bot und Custom Bots senden.
Nutzen Sie kein Outlook? Wir haben auch eine Google Kalender-App. 😉 Hier erfahren Sie mehr.
Richten Sie die Outlook Kalender-App ein
Gehen Sie zuerst zum App Store und installieren Sie die Outlook Kalender-App:
Wählen Sie als Nächstes ein Microsoft-Konto zur Verbindung aus und erlauben Sie Intercom den Zugriff auf Ihren Kalender.
Sobald verbunden, können Sie Ihre verfügbaren Zeiten festlegen. Standardmäßig ist Ihre Meeting-Verfügbarkeit auf ‚Werktage, 10–12 Uhr‘ und ‚14–17 Uhr‘ eingestellt.
Es ist einfach, Ihre Verfügbarkeit für Werktage, Wochenenden oder bestimmte Tage und Zeiten hinzuzufügen oder zu ändern:
Hinweis: Die Outlook Kalender-App zeigt keine bereits in Ihrem Kalender gebuchten Termine an. Nur Ihre verfügbaren Zeiten werden leads und Kunden angezeigt.
Sie können auch einen Videokonferenz-Link und eine Beschreibung hinzufügen, die für alle Ihre Meeting-Einladungen gilt:
Hinweis: Ihre Meeting-Beschreibung ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, werden Ihre Einstellungen nicht gespeichert.
Zuletzt können Sie eine personalisierte URL erstellen, die Sie mit leads teilen, mit denen Sie chatten:
Die Standard-Meeting-Dauer beträgt 30 Minuten. Sie können auch eine andere Dauer definieren, indem Sie einen Link teilen, der eine Zeit am Ende der URL enthält:
Hinweis: Die Länge des Meeting-Zeitfensters kann auch beim Teilen der App in einer Unterhaltung oder beim Senden über einen Bot konfiguriert werden.
Buchen Sie Meetings während Unterhaltungen
Sobald Ihr Kalender verbunden ist, können Sie die App während Unterhaltungen teilen. Klicken Sie während einer Unterhaltung auf das Symbol für Shortcuts und wählen Sie ‚Outlook Calendar verwenden‘:
Um eine Meeting-Einladung zu teilen:
Wählen Sie sich selbst oder einen Teamkollegen aus.
Wählen Sie eine Meeting-Dauer.
Klicken Sie auf „Senden“
Hinweis: Das Kalendersymbol erscheint im Messenger nur, wenn der Besitzer der Unterhaltung einen Kalenderlink in seinem Profil hinzugefügt hat. Wenn ein Teamkollege die Outlook Kalender-App installiert hat, aber nicht der Besitzer der Unterhaltung ist, wird das Kalendersymbol für diese Unterhaltung nicht angezeigt. Damit das Symbol angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass der Kalenderlink im Profil des Teamkollegen eingerichtet ist, der die Unterhaltung besitzt (zugewiesen ist).
Ihre leads können dann im Messenger aus Ihren nächsten verfügbaren Zeitfenstern auswählen:
Wenn Ihre leads auf ‚Mehr Zeiten‘ klicken, können sie aus Ihrer vollständigen Liste verfügbarer Kalender-Zeitfenster dieser Woche wählen:
Sobald sie ein Zeitfenster wählen, erhalten Sie beide eine Benachrichtigung über die Meeting-Buchung.
Buchen Sie automatisch Meetings mit qualifizierten leads
Wenn Sie eingehende leads mit dem Qualify Leads Task Bot qualifizieren, können Sie sie automatisch einladen, Meetings mit Ihrem Team zu buchen.
Um dies einzurichten, gehen Sie zu Fin AI Agent > Simple automations > Qualify Leads.
Sobald Sie Ihre Qualifikationsdaten ausgewählt haben, fügen Sie eine Nachverfolgung hinzu:
Hinweis: Die Outlook Kalender-App kann sowohl in der einfachen als auch in der erweiterten Qualifikation als Nachverfolgungsaktion verwendet werden.
Beim Erstellen Ihrer Regel müssen Sie entscheiden, welche Arten von qualifizierten leads Sie einladen möchten, Meetings zu buchen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht Meetings mit leads aus einer bestimmten Region buchen:
Hinweis: Sie können hier mehr darüber erfahren, wie Sie die richtigen Qualifikationsdaten für Ihr Unternehmen definieren.
Sobald Sie die Daten ausgewählt haben, die Ihre Regel auslösen, klicken Sie auf Aktion hinzufügen:
Wählen Sie dann ‚Bot-Nachricht und eine App senden‘:
Wählen Sie dann die ‚Outlook Calendar‘-App aus der Liste App hinzufügen:
Sie können wählen, ob Sie Meeting-Einladungen gleichmäßig von Teamkollegen in einem bestimmten inbox per Round Robin oder von einem bestimmten Teamkollegen senden möchten:
Wenn Sie ein bestimmtes Team per Round Robin wählen, sendet der Qualify Leads Task Bot Einladungen gleichmäßig von Teamkollegen in diesem Team, die ihren Outlook Kalender mit Intercom verbunden haben.
Wenn Sie ein bestimmtes Team per Round Robin wählen, werden Einladungen gleichmäßig von Teamkollegen in diesem Team gesendet, die ihren Outlook Kalender verbunden haben.
Wichtig: Um sicherzustellen, dass die Unterhaltung der gleichen Person wie die Einladung zugewiesen wird, sollten Sie zuerst eine Nachverfolgungsaktion hinzufügen, um die Unterhaltung dem gleichen Team per Round Robin zuzuweisen.
Senden Sie die Outlook Kalender-App im Chat oder in Beitragsnachrichten
Um die Outlook Kalender-App in Nachrichten an Ihre Kunden zu senden, wählen Sie einfach ‚App einfügen‘ beim Verfassen Ihrer Nachricht und folgen Sie den oben genannten Schritten:
Wichtig: Outlook-Meetings können derzeit nicht per E-Mail gesendet werden.
Ändern Ihrer Verfügbarkeit
Sie können Ihre Verfügbarkeit jederzeit in Ihren Meeting-Einstellungen ändern und den Zugriff auf Ihren Outlook Kalender widerrufen.
Wir haben das Standard-GMT-Zeitzonenkonzept auf die verfügbaren Zeitfenster während der gesamten Customer Journey angewendet:
Standardzeitzone sichtbar beim Senden der Meeting-Einladung.
Auf der Bestätigungsseite.
Wenn ein Meeting gebucht wird, ist die Standardzeitzone in den Gesprächsnotizen enthalten.