Los workflows de correo electrónico en Intercom te permiten automatizar cómo se procesan, etiquetan y asignan los correos. Al establecer reglas y acciones claras, puedes reducir el trabajo manual, mejorar los tiempos de respuesta y asegurar que el compañero adecuado o inbox maneje cada mensaje.
Con workflows, puedes:
Enrutar correos a compañeros específicos o inboxes.
Etiquetar conversaciones automáticamente según el remitente, asunto o contenido.
Filtrar o cerrar correos irrelevantes como hilos de marketing o respuestas automáticas.
Manejar remitentes o domains específicos con precisión (por ejemplo,
noreply@osupport@direcciones).
Configurando workflows de automatización de correo electrónico
1. Automatizar el etiquetado para conversaciones entrantes
Etiquetar conversaciones automáticamente ayuda a categorizar y rastrear correos más rápido.
Para crear un workflow de etiquetado:
Ve a Fin AI Agent > Workflows.
Abre tu workflow y configura el disparador a Cuando el cliente envía cualquier mensaje.
Agrega la condición El correo es y especifica direcciones de remitentes o domains.
Agrega una acción de Aplicar etiqueta para categorizar esos correos automáticamente.
Consejo: Mantén los workflows de etiquetado simples. Evita combinar reglas de etiquetado con lógica compleja de enrutamiento o ramificación. Usa un workflow dedicado de etiquetado para claridad y fácil mantenimiento.
2. Filtrar y manejar correos reenviados
Si tu equipo reenvía correos desde un cliente externo como Gmail o Outlook:
Desactiva el reenvío automático general para evitar que mensajes innecesarios entren a Intercom.
Configura filtros específicos en tu cliente de correo externo para reenviar solo correos accionables.
En tu workflow, usa condiciones como Correo de o El asunto del correo contiene para excluir remitentes no deseados (por ejemplo,
noreply@).
Consejo: Excluir remitentes no accionables ayuda a evitar que compañeros o Fin respondan a mensajes automáticos.
Reglas de enrutamiento y asignación
1. Enrutar correos al inbox correcto
Los workflows pueden enrutar mensajes automáticamente según la dirección del destinatario, asunto o contenido.
Para configurar el enrutamiento:
Agrega condiciones como Destinatario del correo o Domain del correo para identificar a qué inbox debe ir el correo.
Usa El contenido del mensaje contiene para detectar palabras clave como “prioridad” o “urgente.”
Define acciones de enrutamiento:
Si el correo contiene “prioridad,” enrútalo a tu inbox de alta prioridad.
De lo contrario, envíalo a tu inbox predeterminado para manejo estándar.
Consejo profesional: Combina condiciones basadas en contenido y domain para afinar el enrutamiento para diferentes equipos o líneas de producto.
2. Asignar remitentes o domains específicos a equipos
Para dirigir ciertas empresas o socios a equipos dedicados:
Usa El domain del correo contiene [companyname.com] para identificar mensajes entrantes.
Configura la acción del workflow a Asignar a equipo o Asignar a compañero.
Usa filtros de Correo a para asegurar que el workflow solo se aplique a mensajes enviados a direcciones objetivo (y no enviados por ellas).
Configuración avanzada y solución de problemas
Reenviando correos de alta prioridad
Si sistemas críticos envían alertas (por ejemplo, desde info@vip-support.com):
Configura reglas de reenvío en tu proveedor externo de correo.
Verifica que los mensajes reenviados sean compatibles con Intercom (texto plano o formatos soportados).
Prueba que el workflow enrute o etiquete correctamente estos mensajes una vez recibidos.
Previniendo errores en workflows
Si tus workflows de correo no funcionan como esperas:
Confirma que el workflow incluya filtros específicos para destinatarios como Correo a o Destinatario del correo.
Revisa si hay workflows superpuestos que puedan enrutar o etiquetar la misma conversación varias veces.
Simplifica condiciones y usa operadores de “comienza con” o coincidencia exacta para un enfoque estable.
Limitaciones de workflows para correo electrónico
No se puede enviar directamente a direcciones externas: Los workflows pueden recopilar datos de clientes y enrutar conversaciones, pero no pueden enviar datos directamente a direcciones externas. Para reenviar datos fuera de Intercom, usa un conector de datos o una integración de terceros vía webhook.
No hay validación de entrada para PINs o IDs: El Messenger y workflows no soportan validación de longitud o caracteres para campos como PINs o IDs. Cualquier validación debe manejarse externamente, por ejemplo, mediante tu propio backend o un conector de datos.
Mejores prácticas para gestionar workflows de correo electrónico
Mantén workflows modulares: Usa workflows separados para etiquetado, enrutamiento y filtrado.
Revisa regularmente: Actualiza workflows conforme cambien las estructuras de equipo, inboxes o domains.
Evita duplicaciones: Asegúrate de que múltiples workflows no actúen sobre el mismo disparador.
Prueba antes de publicar: Envía correos de prueba para confirmar la precisión en enrutamiento y etiquetado.