Configura el reenvío automático de correos electrónicos a tu Inbox de Intercom, configura tu proveedor de correo y soluciona problemas comunes.
Usa este artículo para configurar el reenvío automático de correos electrónicos a tu Inbox de Intercom, configurar el reenvío para tu proveedor de correo, solucionar fallos de verificación y correos faltantes, y entender por qué no se soportan listas de correo como Google Groups. Una vez configurado, todos los correos de clientes se gestionan desde un solo lugar, con automatizaciones disponibles para asignar a inbox de equipo y aplicar SLAs (acuerdos de nivel de servicio).
El envío de correos no está soportado en espacios de trabajo de desarrollo, solo en espacios de trabajo de producción.
¿Qué necesito antes de configurar el reenvío de correos?
Se requiere acceso de administrador a tu proveedor de correo y configuración de domain para el reenvío automático y configuración del domain. Invita a tu admin a Intercom.
El reenvío automático es una función que se encuentra en casi todos los proveedores de correo. Sin embargo, los proveedores tienen diferentes configuraciones y capacidades que pueden afectar, por ejemplo, si el spam se filtra antes de reenviar los correos, o cuántos correos se pueden reenviar por día. A continuación, ofrecemos algunas guías para configurar el reenvío automático con algunos proveedores principales, pero recomendamos leer la documentación de tu proveedor antes de comenzar.
Nota: Intercom solo recibe correos que se reenvían a la dirección inbound de tu workspace. Los correos enviados directamente a cualquier otra dirección (por ejemplo, support@yourcompany.com) no aparecerán en tu Inbox de Intercom a menos que esa dirección esté configurada para reenviar a la dirección inbound de tu workspace.
Evita usar listas de correo para el reenvío de correos:
El reenvío de correos solo puede configurarse para direcciones de correo individuales. Las inbox compartidas y grupos de correo tampoco están soportados y causarán fallos de verificación.
Las listas de correo, como Google Groups, no están soportadas para reenviar correos a Intercom. Estas plataformas a menudo modifican la dirección "From" en el encabezado del correo, lo que impide asociar correctamente el correo con el contacto correcto en Intercom. Esto puede causar problemas para detectar los detalles del remitente original y puede resultar en que las conversaciones no se atribuyan correctamente a los clientes adecuados.
Cómo configurar el reenvío automático de correos
Puedes configurar múltiples direcciones de correo para reenviar a Intercom. Después de configurar la primera dirección, simplemente repite el proceso para las direcciones adicionales. Ten en cuenta los siguientes límites:
Puedes agregar hasta 10 direcciones de correo no verificadas a la vez.
Se pueden agregar un máximo de 250 direcciones de correo a tu workspace de Intercom.
Nota: Configurar y gestionar el reenvío de correos en Intercom requiere acceso a Settings. Si no ves el menú Settings, pide a un compañero con acceso de admin que complete esta configuración.
El reenvío automático de correos puede configurarse al agregar una nueva dirección de correo a Intercom:
Ve a Settings > Channels > Email > Domains & addresses y selecciona Nueva dirección de correo.
Asegúrate de que "Reenviar correos automáticamente desde esta dirección" esté activado.
Copia tu dirección de correo única del workspace de Intercom.
Sigue los pasos para configurar el reenvío de correos para tu proveedor de correo (ver abajo).
Verifica el reenvío automático. Una vez exitoso, el estado de la dirección cambia a verificado en Intercom y puedes continuar con la configuración del canal de correo.
Finalizando la configuración de tu dirección de correo en Intercom.
O, al editar una dirección de correo que ya has agregado en Intercom:
Ve a Settings > Channels > Email > Domains & addresses y selecciona Editar junto a la dirección de correo que agregaste.
Luego haz clic en Configurar reenvío automático.
Copia tu dirección de correo única del workspace de Intercom.
Sigue los pasos para configurar el reenvío de correos para tu proveedor de correo (ver abajo).
Verifica el reenvío automático. Una vez exitoso, el estado de la dirección cambia a verificado en Intercom.
Finaliza la configuración de tu dirección de correo en Intercom.
Después de configurar correctamente el reenvío automático de correos, el siguiente paso es autenticar tu domain si aún no ha sido autenticado. La autenticación del domain es esencial para un reenvío correcto, ya que sin ella, los correos reenviados pueden fallar la verificación en Intercom.
Nota:
Tu domain o proveedor de correo puede requerir que verifiques la propiedad de la dirección de reenvío. Normalmente, envían un correo de verificación que puedes encontrar en tu inbox no asignada.
Verificar la configuración de reenvío automático es un paso esencial que no puede omitirse, confirma que posees la dirección de reenvío necesaria para la seguridad y ayuda a mantener la reputación de tu domain evitando rebotes.
Cuando configuras inicialmente tu correo de reenvío, tu cliente de correo puede enviar un correo de verificación a Intercom para confirmar que tienes acceso a la dirección a la que reenvías (Intercom). Este correo de verificación a veces puede terminar en tu inbox de Spam. Si el inbox de Spam no es visible, puedes encontrarlo yendo a Manage > Edit sidebar > Spam y luego fijarlo en la barra lateral:
Reenvía el correo de verificación a Intercom dentro de los 60 segundos posteriores a iniciar el proceso. Asegúrate de que se conserven encabezados como
x-inbox-verification-code. Este encabezado es agregado por Intercom para verificar que la dirección de reenvío te pertenece; si se elimina o modifica durante el reenvío, la verificación fallará.
Consejo: Cuando reenvíes correos a Intercom, todos los compañeros en tu workspace pueden ver esos correos. Evita reenviar desde una dirección de correo personal si tienes correos privados que no quieres que sean visibles en Intercom.
Consejo: Activa 'Detectar clientes en correos reenviados' en Intercom para asegurar que los correos reenviados manualmente se atribuyan al cliente original y no al compañero que los reenvió. Ve a Settings > Channels > Email > Email settings y activa 'Detectar clientes en correos reenviados.' Para que funcione: el reenviador debe ser admin en el workspace, el asunto del correo debe comenzar con 'Fwd:' (o equivalente localizado), y los metadatos de reenvío deben incluir el correo del remitente original en el campo 'From:'.
Nota: Al configurar el reenvío desde Amazon WorkMail, usa una regla de 'redirección' en lugar de una regla estándar de reenvío. Una regla de redirección conserva los encabezados originales del correo, que Intercom requiere para identificar correctamente al remitente.
Importante: Intercom no soporta reenviar correos que ya han sido reenviados a Intercom a una dirección externa, sin importar el plan.
Cómo configurar el reenvío de correos para tu proveedor
Consulta las instrucciones para tu proveedor de correo a continuación para comenzar a reenviar correos a Intercom.
Cómo configurar el reenvío de correo electrónico en Google Workspace
Este enfoque se recomienda para el reenvío desde Google porque no tiene límites de tasa ni requiere crear un buzón. Necesitarás acceso de administrador para configurarlo.
Instrucciones del proveedor:
Importante: La Ruta Predeterminada de Google Workspace cambia dónde se entregan los correos electrónicos. Cuando se configura para enrutar correos a Intercom, los mensajes no se entregarán al inbox original de Gmail, incluso si existe un buzón para esa dirección.
Si necesitas que los correos permanezcan en Gmail y se envíen a Intercom, la Ruta Predeterminada puede no ser la configuración adecuada. Se deben considerar reglas a nivel de Inbox u opciones de enrutamiento alternativas.
Instrucciones paso a paso:
Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google Workspace en https://admin.google.com/ usando credenciales de administrador.
Navega a Apps > Google Workspace > Gmail.
Ubica la sección de Ruta Predeterminada y haz clic en Configurar.
Al agregar una configuración:
Ingresa tu dirección de correo de soporte (por ejemplo, support@yourdomain.com) en el campo Envelope Recipient.
Bajo Envelope Recipient, selecciona Cambiar Envelope Recipient. En Reemplazar destinatario, ingresa tu dirección de reenvío de Intercom.
Guarda la regla de enrutamiento.
Edita la regla que creaste y asegúrate de que la opción bajo Opciones esté configurada en: "Realizar esta acción en direcciones no reconocidas y reconocidas."
En Intercom, verifica tu dirección de reenvío en Configuración → Canales → Email → Domains & Addresses.
Nota: Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse, aunque a veces se aplican antes.
Importante: Verifica que la opción 'desactivar reenvío' no esté seleccionada en la configuración de Gmail, ya que esto puede bloquear el reenvío automático a Intercom.
Qué esperar después de la configuración
Después de configurar la Ruta Predeterminada en Google Workspace para reenviar correos a tu Inbox de Intercom, esto es lo que puedes esperar:
Los correos enviados a la dirección configurada se entregarán directamente a Intercom.
El inbox original de Google Workspace no recibirá una copia.
Este comportamiento es esperado y es resultado de cómo funciona la Ruta Predeterminada en Google Workspace.
¿Es posible mantener una copia en el inbox?
Sí, es posible mantener una copia del correo en el inbox original de Google Workspace, pero no cuando se usa la Ruta Predeterminada.
Para conservar una copia en Gmail mientras también se envían correos a Intercom, Google recomienda usar una regla personalizada de reenvío o redirección, como se detalla en su documentación.
La opción más aplicable es el proceso descrito bajo "Redirigir o reenviar una dirección a la vez."
Este enfoque crea una regla de reenvío que:
Entrega el correo al inbox del destinatario original, y
Envía una copia del mensaje a Intercom.
Como el mensaje se entrega primero a Gmail, este método conserva la copia original en el inbox.
Elegir la configuración correcta
Antes de configurar el reenvío de correo desde Google Workspace a Intercom, decide qué comportamiento necesitas para tu inbox de Gmail:
Mantener una copia en tu inbox de Gmail (recomendado): Usa una regla personalizada de reenvío o redirección. No uses la Ruta Predeterminada.
No mantener una copia en Gmail: Usa la Ruta Predeterminada de Google Workspace para enviar correos directamente a Intercom.
Ambos enfoques son válidos, pero sirven para diferentes casos. La Ruta Predeterminada está diseñada para entrega exclusiva, mientras que las reglas de reenvío son mejores cuando se requiere visibilidad en el inbox.
Cómo configurar el reenvío de correo electrónico en Microsoft 365
Instrucciones del proveedor:
Instrucciones paso a paso:
Inicia sesión en tu Centro de Administración de Microsoft 365 visitando https://admin.microsoft.com/ y accediendo con tus credenciales de administrador.
Selecciona el buzón para el que deseas configurar el reenvío:
Buzón compartido: En la página principal del centro de administración, ve a Equipos y grupos > Buzones compartidos. Selecciona el buzón y luego haz clic en Editar en la sección "Reenvío de correo electrónico".
Usuario: En la página principal del centro de administración, ve a Users > Active users. Selecciona el usuario, luego la pestaña de correo y selecciona Administrar reenvío de correo electrónico en la sección "Reenvío de correo electrónico".
En el panel lateral de reenvío de correo del "Buzón compartido", selecciona la casilla "Reenviar todo el correo enviado a este buzón".
Luego ingresa tu dirección de reenvío de Intercom que copiaste de las instrucciones de reenvío de correo de Intercom y selecciona Guardar y sal del Centro de Administración de Microsoft 365.
Regresa a Intercom y selecciona Verificar reenvío automático.
Nota: El reenvío automático debe estar habilitado en tu política de salida anti-spam antes de intentar verificar la configuración de reenvío. Esto se encuentra en el portal de Microsoft Defender.
Si encuentras un error que dice "Tu organización no permite el reenvío externo", contacta a tu Administrador de Microsoft 365 para modificar estas configuraciones. Los cambios para permitir el reenvío externo pueden tardar hasta una hora en procesarse.
Importante: Todas las configuraciones de reenvío de correo deben realizarse a través del Centro de Administración de Microsoft 365 y no mediante Outlook en la web (OWA).
Cómo configurar el reenvío de correo electrónico para otros proveedores
Estos métodos son adecuados solo para reenvío de bajo volumen. Los límites de tasa podrían ralentizar los mensajes o hacer que la cuenta sea incluida en la lista de denegación si se superan.
Instrucciones del proveedor:
Cómo configurar el reenvío de correo electrónico en Gmail
Estas instrucciones se aplican a cuentas personales de Gmail. Para cuentas de Google Workspace (empresariales), use los pasos del Google Workspace Admin Console mencionados arriba.
Instrucciones paso a paso:
Abra Gmail y vaya a Settings (el icono de engranaje) > See all settings.
Seleccione la pestaña Forwarding and POP/IMAP.
Haga clic en Add a forwarding address e ingrese su dirección de correo electrónico del workspace de Intercom.
Google enviará un correo de verificación a su workspace de Intercom. Encuentre este correo en su unassigned inbox (o en la bandeja de Spam si no aparece) y haga clic en el enlace de confirmación.
Regrese a la configuración de Forwarding and POP/IMAP de Gmail. Seleccione Forward a copy of incoming mail to y elija su dirección de Intercom en el menú desplegable.
Haga clic en Save Changes al final de la página. El reenvío no estará activo hasta que se complete este paso, incluso si la dirección ha sido verificada.
Regrese a Intercom y seleccione Verify automatic forwarding.
Importante: Verificar la dirección de reenvío en Gmail no es suficiente por sí solo. También debe seleccionar Forward a copy of incoming mail to y hacer clic en Save Changes para activar el reenvío. Omitir este paso significa que los correos no se reenviarán a Intercom incluso después de completar la verificación.
Se recomienda usar un buzón directo para reenviar correos y asegurar que los detalles del remitente permanezcan intactos. Evite configuraciones donde el reenvío de correo interrumpa el encabezado 'From', como en Google Groups. Use Advanced Routing de Google Workspace para configuraciones de alto volumen o Standard Routing para necesidades de bajo volumen.
Nota:
Google limita la cantidad de mensajes de Gmail que los usuarios pueden enviar por día y el número de destinatarios por mensaje.
Usar la configuración de reenvío de correo con Outlook reenviará los correos como si usted fuera el remitente original. Debe usar la opción de redirección en su lugar, que preservará el remitente original.
Dentro de Outlook, la regla predeterminada en Mail flow → Remote domains debe tener marcada la opción "Allow automatic forwarding".
¿Por qué no puedo usar listas de correo (como Google Groups) para el reenvío de correo?
Al configurar el reenvío de correo a su Inbox de Intercom, es importante entender que ciertas plataformas, especialmente listas de correo como Google Groups, no son recomendadas. Estos servicios a menudo interfieren con los encabezados de correo de formas que impiden que Intercom asocie correctamente los correos entrantes con sus contactos.
Estas son las razones por las que las listas de correo pueden causar problemas:
Problemas con el protocolo DMARC y modificación del remitente
Google Groups y servicios similares de listas de correo a menudo reescriben los detalles del remitente debido a las políticas de DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Por ejemplo, un correo de "John Doe" podría aparecer como "John Doe via Support" o "John Doe support@your-domain.com via https://www.google.com/search?q=googlegroups.com." Esto sucede porque la dirección From es reemplazada por la dirección del Google Group, y el correo original del remitente se mueve al campo Reply-To. Esta modificación impide que Intercom identifique correctamente al remitente original. Dado que la dirección From cambia, Intercom no puede atribuir correctamente el correo, lo que lleva a:
Asociación incorrecta de contacto: Los correos pueden llegar al Inbox sin un contacto vinculado o pueden ser atribuidos incorrectamente a un contacto no relacionado.
Problemas de encadenamiento: Las respuestas de su equipo dentro de Intercom podrían enviarse de vuelta al Google Group en lugar de directamente al remitente original, creando bucles de comunicación confusos y rompiendo los hilos de conversación.
Errores de verificación y desventajas técnicas
Las listas de correo modifican encabezados esenciales que Intercom necesita para autenticar los correos reenviados. Estas alteraciones pueden causar errores de verificación, afectando la entregabilidad de mensajes a su Inbox. Más allá de la verificación, estas desventajas técnicas a menudo resultan en correos filtrados automáticamente en hilos incorrectos o con desalineaciones generales, dificultando la gestión efectiva de conversaciones con clientes.
Preguntas frecuentes y solución de problemas con el reenvío de correo
¿Por qué los correos con CC crean nuevas conversaciones en lugar de integrarse en una existente?
¿Por qué los correos con CC crean nuevas conversaciones en lugar de integrarse en una existente?
Cuando un cliente pone en CC varias direcciones en una respuesta, Intercom usa los encabezados de encadenamiento de correo (Message-ID, In-Reply-To, References) para asociar la respuesta a una conversación existente. Si esos encabezados faltan o se modifican durante el reenvío, Intercom no puede identificar el hilo y abre una nueva conversación.
Para evitar esto, asegúrese de que su configuración de reenvío preserve los encabezados originales sin modificaciones. Usar una regla de redirección en lugar de una regla de reenvío estándar es la forma más confiable de mantener los encabezados intactos.
¿Por qué la dirección de reenvío aparece como el cliente en lugar del cliente real?
¿Por qué la dirección de reenvío aparece como el cliente en lugar del cliente real?
Cuando reenvía correos a su Inbox de Intercom, la dirección de reenvío, el remitente original y los destinatarios se agregan como participantes de la conversación. Esto puede hacer que la dirección de reenvío (por ejemplo, support@yourcompany.com) aparezca como el cliente en lugar del remitente original.
Hay dos configuraciones que ayudan con esto:
Direcciones ignoradas — evita que direcciones específicas se agreguen como participantes. Vaya a Settings > Channels > Email > Email settings > Advanced > Ignored addresses y agregue su dirección de reenvío (por ejemplo, support@yourcompany.com). Intercom marcará automáticamente como ignoradas las direcciones desde las que reenvía, pero también puede agregarlas manualmente.
Detectar clientes en correos reenviados — extrae el remitente original de un correo reenviado manualmente para que se agregue como cliente en lugar del reenviador. Vaya a Settings > Channels > Email > Email settings y active Detect customers in forwarded emails.
Mi reenvío de correo dejó de funcionar de repente
Mi reenvío de correo dejó de funcionar de repente
Si su reenvío de correo deja de funcionar completamente, probablemente alguien en su empresa haya deshabilitado el reenvío en el proveedor de correo de la dirección de reenvío. El primer paso es iniciar sesión en el proveedor de correo y verificar que tenga la "Workspace email address" predeterminada de Intercom agregada a su configuración de reenvío para su cliente de correo externo y que el reenvío esté habilitado. Para localizar su dirección de correo predeterminada del workspace en Intercom, navegue a Settings > Channels > Email > Email settings. Asegúrese de que esta dirección esté correctamente agregada a su configuración de reenvío sin errores tipográficos.
También puede probar su reenvío de correo en Intercom usando la opción "Check automatic forwarding" al editar una dirección en su configuración de Domains & Addresses settings en Intercom para confirmar si la configuración de reenvío está operativa. Si su reenvío está correctamente habilitado, verifique si se han creado filtros o restricciones en la configuración de reenvío de su proveedor de correo que puedan bloquear correos reenviados a Intercom, por ejemplo, reenviar solo correos con un asunto específico o con palabras clave.
Importante: Además de verificar las direcciones de reenvío en la configuración de correo de Intercom, también debe revisar la configuración de reenvío de su proveedor de correo. Los correos pueden ser redirigidos a Intercom desde direcciones no listadas en Intercom si el reenvío está configurado externamente a nivel de su proveedor de correo (por ejemplo, mediante reglas de enrutamiento en Google Workspace o Microsoft 365).
Las causas comunes de fallos en el reenvío incluyen:
Dirección de correo de Intercom faltante o incorrecta en la configuración de reenvío.
Opción de reenvío deshabilitada en su cliente de correo.
Configuración incorrecta en su proveedor de correo.
Discrepancias en los encabezados en la configuración de su cliente de correo. Verifique que el encabezado
From Addresssiga el formato: "Intercom via + nombre y dirección de correo de reenvío"; las discrepancias podrían afectar la fiabilidad de la entrega.Error 550 5.7.520: Este error podría indicar que el sistema de correo de su empresa bloquea el reenvío a direcciones externas. Consulte con su administrador de TI para habilitar las políticas de reenvío externo en su proveedor de correo. Permita tiempo suficiente para que los cambios se propaguen.
Error 502 durante la verificación: Esto puede ocurrir debido a un problema con el navegador. Las soluciones incluyen borrar la caché del navegador, usar una sesión privada/incógnito o cambiar de navegador para solucionar el problema.
Faltan algunos correos electrónicos reenviados
Faltan algunos correos electrónicos reenviados
Si tienes el reenvío de correo electrónico habilitado y notas que algunos correos no se encuentran en tu Inbox de Intercom, hay algunas cosas que debes verificar aquí:
Usa la búsqueda en Inbox en caso de que el correo haya sido asignado a un equipo o compañero específico.
Verifica si el correo fue a spam en tu cliente de correo. Si fue así, no se reenviará automáticamente. Los clientes de correo no reenvían un correo cuando haces clic en "no es spam". Necesitarás reenviarlo manualmente a Intercom.
Luego, revisa tu carpeta de spam en Intercom. Intercom tiene filtro de spam incorporado además del que proporciona tu cliente de correo. Si faltan mensajes que crees que fueron filtrados incorrectamente, puedes buscarlos en la Spam Inbox.
Para eliminar correos spam de esta carpeta, puedes presionar "no es spam" en esos mensajes, lo que los devolverá al inbox normal.
Verifica el tamaño del correo en tu cliente de correo. Intercom tiene un límite de 20MB para el contenido de correos entrantes. Cualquier correo mayor a 20MB será rechazado. - Este límite incluye los archivos adjuntos.
La última acción es verificar si realmente ocurrió un evento de reenvío para el correo específico. Necesitarás que tu administrador de correo lo revise por ti.
Evita correos duplicados manteniendo métodos de reenvío consistentes y evitando configuraciones superpuestas, como combinar el enrutamiento de admin con rutas de reenvío a nivel de buzón individual.
Confirma si cambios en filtros SMTP o relés podrían estar afectando el reenvío. Pide a tu administrador del sistema de correo que verifique la cola y los registros de reenvío para posibles bloqueos.
Verifica si hubo actualizaciones recientes en la configuración de tu proveedor de correo que puedan haber introducido nuevos filtros o restricciones.
Si tienes prueba del reenvío y el correo no aparece en Intercom, habla con nuestro equipo de Soporte y proporciona la siguiente información:
Asunto del correo faltante.
Marca de tiempo en que se recibió el correo.
La dirección de correo del usuario y la dirección a la que fue enviado.
También verifica estas causas menos comunes:
Verifica direcciones de remitente mal formadas: Intercom descarta silenciosamente correos entrantes donde la dirección del remitente es inválida o está mal formada (por ejemplo, falta el símbolo @ o contiene caracteres no soportados). Si correos de una dirección específica nunca aparecen, verifica que la dirección "From" esté correctamente formateada. Nota: direcciones sintácticamente válidas de dominios inexistentes (por ejemplo, noreply@fake.com) no son rechazadas por Intercom — si esos correos no llegan, la falla está en la capa DNS/entrega de correo antes de que el correo llegue a Intercom.
Verifica si el filtrado de auto-respuesta está activado: Si Marcar correos de autorespuesta como spam está habilitado (Settings > Channels > Email > Email settings), Intercom filtrará correos que contengan encabezados de auto-respuesta como
Auto-Submitted: auto-replied. Estos correos se marcan como spam y no crearán una conversación. Si correos legítimos desaparecen, verifica si esta configuración está activada y si los correos faltantes contienen alguno de estos encabezados.
El correo del usuario no se está agregando como participante a la conversación
El correo del usuario no se está agregando como participante a la conversación
Hay varias razones por las que la dirección de correo de un cliente puede no agregarse como participante a una conversación en Intercom cuando se reenvían correos:
Si reenviaste manualmente un correo a Intercom, la dirección que hizo el reenvío será tomada como remitente del correo. Puedes evitar esto activando la detección de usuario final en correos reenviados. Para activarlo, ve a Settings > Email > Email settings y desplázate hasta la opción "Detect customers in forwarded emails" para activarla on.
Este problema también puede ocurrir si configuraste el reenvío de correo a través de Google Groups u otro proveedor de listas de correo, lo cual no está soportado.
El usuario original no se agrega como participante en la conversación cuando un correo es generado desde un formulario de contacto
El usuario original no se agrega como participante en la conversación cuando un correo es generado desde un formulario de contacto
Intercom usa el campo "From" de un correo para identificar al remitente y agregarlo como participante a la conversación.
A veces, con formularios de contacto o algunas configuraciones de reenvío, el remitente puede cambiarse a la cuenta que hace el reenvío, en lugar del remitente original (o el correo ingresado en el formulario de contacto).
En lugar de reenviar tus formularios de contacto completados por reenvío de correo, recomendamos usar nuestra REST API para crear conversaciones directamente en Intercom cuando se complete el formulario.
¿Puedo reenviar correo a un compañero individual en Intercom en lugar de a la dirección del workspace?
¿Puedo reenviar correo a un compañero individual en Intercom en lugar de a la dirección del workspace?
Sí, también puedes reenviar automáticamente correo a un compañero específico en Intercom. Para hacerlo, copia la dirección de correo única que aparece en su perfil de compañero (puedes acceder al perfil de un compañero haciendo clic en su nombre desde Settings > Workspace > Teammates).
¿Cómo desactivo el reenvío de correo a Intercom?
¿Cómo desactivo el reenvío de correo a Intercom?
Si deseas desconectar tu reenvío de correo de Intercom, debes desactivar el reenvío en la configuración de tu proveedor de correo. Intercom no ofrece un interruptor directo para desactivar el reenvío automático, por lo que debes iniciar sesión en tu proveedor de correo y modificar la configuración de reenvío allí. Esto asegura que los correos ya no se envíen a tu Inbox de Intercom.
Nota: Eliminar los correos directamente desde Intercom no detendrá el reenvío de correos al Inbox de Intercom.
¿Cómo cambio mi dirección o domain de correo entrante predeterminada?
¿Cómo cambio mi dirección o domain de correo entrante predeterminada?
La dirección de correo entrante predeterminada de tu workspace siempre comenzará con el app_id de tu workspace, y esto no puede cambiarse.
Sin embargo, el domain entrante predeterminado (la parte después del símbolo @) cambia si cambias el nombre de tu workspace. Por ejemplo, si el nombre de tu workspace es “myworkspace”, tu dirección de correo entrante predeterminada podría ser: kz2agh8w@myworkspace.intercom-mail.com Pero si cambias el nombre de tu workspace, tu domain también cambiará. Por ejemplo: kz2agh8w@newworkspace.intercom-mail.com
Si notas que el domain de tu workspace contiene caracteres alfanuméricos (por ejemplo, kz2agh8w@myworkspace-375b14eda2c4.intercom-mail.com), significa que hay otro workspace con el mismo nombre (es decir, “myworkspace”) que ya está usando el domain sin los caracteres alfanuméricos.
Si no quieres los caracteres alfanuméricos en tu domain, esto es lo que puedes hacer:
Contacta a nuestro equipo de soporte. Ellos verificarán si el domain de tu workspace (sin los caracteres alfanuméricos) está siendo usado activamente por otro workspace.
Si el domain está disponible: Si el domain sin los caracteres alfanuméricos no está siendo usado activamente por otro workspace, el equipo de soporte puede solicitar una actualización para ti.
Si el domain está en uso: Si el domain está siendo usado activamente por otro workspace, puedes elegir actualizar el nombre de tu workspace para incluir una palabra extra (por ejemplo, “myworkspace-team”) para ver si ese domain queda disponible sin los caracteres alfanuméricos.
Nota: Si cambias el nombre de tu workspace varias veces (por ejemplo, cambiarlo y luego volver a cambiarlo), esto puede crear complicaciones con tu dirección de correo entrante predeterminada. Una vez que un cambio de nombre de workspace genera un nuevo domain entrante, revertir al nombre anterior puede no restaurar tu dirección original, especialmente si otro workspace está usando ese domain. Planifica cuidadosamente los cambios de nombre de workspace si dependes de tu correo entrante predeterminado para comunicaciones con clientes.
¿Cómo resuelvo una advertencia de signo de exclamación rojo en Intercom?
¿Cómo resuelvo una advertencia de signo de exclamación rojo en Intercom?
Un signo de exclamación rojo típicamente indica discrepancias en los encabezados, como diferencias entre los encabezados From y Reply-To. Para resolverlo:
Verifica que la configuración de reenvío de correo preserve el encabezado
Fromcomo la dirección del remitente original.Ajusta las reglas de reenvío de tu proveedor de correo para asegurar que no se modifiquen encabezados durante la transmisión.
Si el problema persiste, consulta con tu administrador para una solución avanzada de SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
Asegúrate de que los encabezados de hilo de correo (
Message-ID,In-Reply-To) permanezcan intactos. Estos encabezados son necesarios para que Intercom asocie respuestas a conversaciones existentes. Las configuraciones de reenvío que eliminan o reescriben estos encabezados harán que las respuestas abran nuevas conversaciones en lugar de continuar el hilo correctamente. Usar una regla de redirección en lugar de una regla de reenvío estándar preserva estos encabezados.
¿Cómo ajusto la configuración de notificaciones?
¿Cómo ajusto la configuración de notificaciones?
Si deseas dejar de recibir notificaciones por correo para conversaciones, sigue estos pasos:
Ve a Configuración > Notificaciones en Intercom.
Localiza la configuración de notificaciones de conversación y desmarca la opción Notificaciones por correo electrónico.
Para habilitar las notificaciones por correo electrónico para actualizaciones de estado de ticket, ve a Configuración > Canales > Email > Configuración de email y encuentra la sección Notificaciones por correo electrónico. Activa Compartir actualizaciones de estado para tickets compartidos por email. Nota: esta es una configuración a nivel de espacio de trabajo que controla si los clientes reciben actualizaciones por email cuando cambia el estado de un ticket — es independiente de las preferencias personales de notificación de los teammates.
¿Por qué faltan algunos correos electrónicos aunque el reenvío esté configurado?
¿Por qué faltan algunos correos electrónicos aunque el reenvío esté configurado?
Si notas que correos específicos no aparecen en Intercom, suele deberse a filtros de seguridad o fallos de entrega antes de que el correo nos llegue. Por favor, sigue estos pasos:
Verifica con tu Administrador de Email: Pide a tu equipo de TI que revise los Registros de Envío o Registros de Correo del mensaje faltante.
El Objetivo: Confirmar que el mensaje salió exitosamente de tu servidor de correo y fue aceptado por la dirección de reenvío.
El Beneficio: Si los registros muestran un estado "Diferido", "Rechazado" o "Bloqueado" en tu lado, el correo nunca llegó a Intercom y el problema debe resolverse en la configuración de tu proveedor de correo.
Revisa los registros SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail): Asegúrate de que Intercom esté autorizado para manejar tu correo para evitar que los mensajes sean rechazados por los servidores receptores. Una configuración adecuada de SPF, DKIM y DMARC ayuda a que tus correos reenviados pasen las verificaciones de autenticación y lleguen a la bandeja de entrada del destinatario.
Entendiendo los estados de entrega en Intercom:
Enviado: El mensaje ha salido de los servidores de Intercom y está en camino al servidor de correo del destinatario.
Entregado: El servidor de correo del destinatario ha confirmado la recepción del mensaje. Esto significa que el correo llegó exitosamente a su inbox o carpeta de spam.
Visto: El destinatario ha abierto el mensaje. Si un correo muestra 'Entregado' pero no 'Visto', verifica si cayó en la carpeta de spam o si el destinatario simplemente no lo ha abierto aún.
Consejo: Si los correos muestran 'Enviado' pero nunca 'Entregado', esto indica un fallo de entrega a nivel del servidor de correo del destinatario, a menudo debido a fallos de autenticación SPF/DKIM/DMARC, buzones llenos o filtros de spam agresivos.
¿Cómo aseguro que los correos reenviados no se marquen como spam en Gmail?
¿Cómo aseguro que los correos reenviados no se marquen como spam en Gmail?
Los mensajes de Gmail marcados como spam no se reenviarán automáticamente a Intercom.
Para evitar fallos de reenvío debido a filtros de spam:
Revisa tu carpeta de spam regularmente y marca los correos legítimos como No es spam para entrenar los filtros de Gmail.
Agrega dominios de remitentes confiables a tu lista de remitentes seguros en la configuración de tu proveedor de correo.
Trabaja con tu administrador de TI para implementar políticas de filtrado de spam que permitan el reenvío de correos legítimos de clientes.
Para Google Workspace, revisa la configuración de spam en la consola de administración bajo Apps > Google Workspace > Gmail > Spam, Phishing and Malware para asegurar que las direcciones de reenvío no estén siendo filtradas.
Pide a tu administrador de correo que incluya en la lista blanca el domain de Intercom para asegurar que los correos legítimos no sean bloqueados.
Nota: Si un correo es marcado como spam en tu proveedor de correo antes de que se realice el reenvío, nunca llegará a Intercom. Siempre revisa tu carpeta de spam si faltan correos esperados.
La verificación de mi dirección de reenvío sigue fallando, ¿podría estar en una lista de rebotes?
La verificación de mi dirección de reenvío sigue fallando, ¿podría estar en una lista de rebotes?
Si no puedes verificar la configuración de reenvío de correo y los correos de verificación no se entregan, tu dirección de reenvío puede haber sido incluida en una lista de rebotes debido a fallos permanentes repetidos de entrega.
Cuando Intercom envía correos de verificación durante el proceso de configuración de reenvío, si esos correos sufren rebotes duros (fallos permanentes), la dirección se añade automáticamente a una lista de rebotes para proteger la reputación del envío. Esto impide que se envíen más intentos de verificación.
No puedes eliminar direcciones de la lista de rebotes por ti mismo. Si crees que tu dirección de reenvío está en la lista de rebotes y has resuelto el problema subyacente (como corregir la configuración de reenvío, ajustes de autenticación o problemas del buzón), contacta a nuestro equipo de soporte. Investigaremos y podremos eliminar la dirección de la lista para que completes la configuración de reenvío.
Importante: Antes de solicitar la eliminación de la lista de rebotes, asegúrate de haber solucionado el problema que causó que los correos de verificación rebotaran (por ejemplo, que el reenvío esté configurado correctamente en tu proveedor de correo, que tu buzón no esté lleno y que cualquier configuración de autenticación o seguridad permita correos de Intercom).
¿Por qué falla la verificación del reenvío de correo al usar listas de distribución o encabezados modificados?
¿Por qué falla la verificación del reenvío de correo al usar listas de distribución o encabezados modificados?
Cuando Intercom envía un correo de verificación durante la configuración de reenvío, incluye un encabezado x-inbox-verification-code que verifica cuando el correo llega a través de tu dirección de reenvío. Si tu configuración de reenvío modifica o elimina encabezados antes de que el mensaje llegue a Intercom, este código se pierde y la verificación falla.
Las listas de distribución como Google Groups son la causa más común de esto. Ellas eliminan o reescriben encabezados como parte de su proceso de entrega, lo que significa que el x-inbox-verification-code se elimina antes de que Intercom pueda leerlo. Por eso Google Groups y otras listas de distribución no son compatibles con el reenvío de correo en Intercom.
Para evitar esto:
Usa un buzón independiente (por ejemplo, un inbox regular de Gmail o un buzón compartido) en lugar de una lista de distribución como dirección de reenvío.
Usa una regla de redirección en lugar de una regla de reenvío básica cuando sea posible — la redirección preserva los encabezados originales del correo; un reenvío básico puede reescribirlos.
Asegúrate de que tu domain esté autenticado en Intercom antes de intentar la verificación. Ve a Configuración > Canales > Email > Domains & addresses para comprobarlo.
Si la verificación sigue fallando después de corregir tu configuración, tu dirección puede estar en la lista de rebotes de Intercom. Contacta al soporte de Intercom para que la eliminen antes de reintentar.
¿Por qué no aparecen correos de remitentes específicos en Intercom?
¿Por qué no aparecen correos de remitentes específicos en Intercom?
Si los correos de ciertos remitentes no aparecen en tu Inbox de Intercom aunque el reenvío esté configurado correctamente, el remitente puede estar en tu lista de bloqueados.
Para revisar y desbloquear remitentes:
Navega a Configuración > Datos > Personas > Bloqueados en Intercom.
Revisa la lista de direcciones de correo o dominios bloqueados.
Si encuentras al remitente que buscas, selecciónalo y haz clic en Desbloquear para restaurar la entrega de correos de ese remitente.
Consejo: Los remitentes bloqueados suelen añadirse cuando un teammate los bloquea manualmente o cuando los filtros automáticos de spam los identifican. Revisa tu lista de bloqueados periódicamente para asegurar que clientes legítimos no estén bloqueados por error.