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Eliminar compañeros de equipo y sus datos

Escrito por Thibault Candebat

Cuando alguien es invitado a un espacio de trabajo de Intercom, se convierte en un compañero de equipo y la información relacionada con esa cuenta de compañero se almacena en nuestras bases de datos.

Proteger tus derechos sobre tus datos es fundamental para nuestra misión en Intercom. Este artículo te guiará en el proceso para solicitar la eliminación de datos de compañeros de equipo.

Solicitar la eliminación de tus datos de compañero de equipo

Para que tus datos de compañero de equipo sean eliminados permanentemente de nuestras bases de datos, primero debes haber eliminado tu registro de compañero de equipo de cada espacio de trabajo del que formes parte. Cualquier compañero con acceso a la página de Compañeros en la configuración del espacio de trabajo puede eliminar compañeros.

Para eliminar un compañero de equipo, sigue estos pasos:

  1. Navega a Configuración > Espacio de trabajo > Compañeros.

  2. Haz clic en Editar junto al nombre del compañero.

  3. Selecciona Eliminar compañero.

  4. Cuando se te solicite, reasigna las conversaciones del compañero a otra persona o déjalas sin asignar. Cualquier mensaje futuro enviado al correo de Intercom del compañero eliminado irá a la inbox Sin asignar.

Nota:

  • Si has sido añadido a varios espacios de trabajo, necesitarás que un compañero te elimine de cada espacio individualmente.

  • No puedes eliminarte directamente ni editar tus propios permisos. Otro compañero con los permisos necesarios debe realizar estos cambios.

  • En espacios de trabajo de prueba, los permisos heredan la configuración del espacio principal, por lo que los cambios en los permisos de compañeros en el espacio principal se aplican automáticamente.

  • Los compañeros eliminados no pueden ser restaurados directamente. Para reinstalarlos, debes volver a invitarlos usando la misma dirección de correo. Sin embargo, las conversaciones reasignadas no volverán al compañero original.

Eliminación versus borrado, ¿cuál es la diferencia?

Cuando un compañero elimina a otro de un espacio de trabajo, eso significa que:

  • Los permisos del compañero eliminado en el espacio de trabajo se cancelan. - Ya no podrá acceder al espacio de trabajo.

  • El compañero ya no aparecerá en la lista de compañeros.

  • Los mensajes, conversaciones, artículos y reglas de asignación se reasignan del compañero eliminado a un compañero de tu elección.

  • Las conversaciones y mensajes enviados permanecerán sin cambios.

  • Los compañeros eliminados pueden ser reinstalados invitándolos de nuevo con el mismo correo.

  • Reasignar conversaciones es un paso obligatorio antes de eliminar un compañero para mantener la comunicación con el cliente.

  • Los mensajes históricos permanecen visibles pero se atribuyen a un "usuario eliminado."

Sin embargo, cuando solicitas que un registro de compañero sea borrado permanentemente, eso significa que:

  • Todas las referencias al compañero existente serán eliminadas de nuestras bases de datos una vez que el borrado se haya completado.

  • Las conversaciones y mensajes enviados por ese compañero permanecerán sin cambios.

  • El borrado no elimina datos históricos de conversaciones, menciones, etiquetas o macros.

Solicitar el borrado permanente de un registro de compañero

Si quieres que se borre tu propio registro de compañero, asegúrate de que ya no estés incluido como compañero en ningún espacio de trabajo. Una vez que tu registro haya sido eliminado de todos los espacios, tus datos se borrarán automáticamente en un plazo de 30 días.

Si solicitas borrar permanentemente los datos de otro compañero (no los tuyos), deberás proporcionar la dirección de correo y el valor admin_ID de ese compañero. Asegúrate de haber eliminado al compañero de tu espacio primero. Una vez hecho esto, contacta a nuestro equipo en team@intercom.com.

Importante: El borrado definitivo es permanente, sin embargo, puedes cancelar una solicitud de borrado dentro de los 7 días posteriores a la petición. Después de 7 días, el compañero se elimina permanentemente.

¿Cómo afecta la eliminación de un compañero a los informes?

Cómo aparecen los compañeros eliminados

La forma en que aparece el nombre de un compañero eliminado depende de dónde lo estés viendo:

  • Informes personalizados (gráficos en la interfaz): El nombre original sigue apareciendo. "Excompañero" solo aparece en el raro caso en que el registro subyacente esté completamente ausente de la base de datos, lo cual no ocurre en circunstancias normales.

  • Exportaciones CSV: Los compañeros eliminados aparecen como "Excompañero". Las exportaciones verifican si el administrador aún tiene acceso activo al espacio de trabajo, en lugar de si su registro existe, por eso el comportamiento difiere de la interfaz.

  • Filtros/desplegables de compañeros: Los compañeros eliminados ya no aparecen en el filtro desplegable, ya que solo lista miembros activos del espacio. Sin embargo, los datos atribuidos a ellos aún aparecen bajo su nombre original cuando se agrupan por compañero.

Puntos clave cuando se elimina un compañero

  • Las conversaciones permanecen en los informes.

  • Las métricas de compañeros eliminados se eliminan del informe de Rendimiento de inbox del equipo.

    Nota: Los compañeros eliminados continúan apareciendo en la pestaña Rendimiento del compañero del informe de rendimiento de inbox del equipo con sus datos históricos intactos; esto es intencional para preservar registros históricos precisos. Sin embargo, se eliminan de los filtros desplegables de compañeros (ya que los filtros solo muestran miembros activos), por lo que no puedes usar un filtro para aislar sus datos. Sus filas permanecen visibles en la tabla con las estadísticas acumuladas mientras estuvieron activos; mostrarán cero para cualquier periodo métrico después de su eliminación.

  • El asignado actual se actualiza en todas sus conversaciones asignadas.

  • Porque Compañero asignado refleja quién está asignado actualmente (no el asignado original), las métricas del compañero asignado cambiarán al filtrar, ver o segmentar por Compañero asignado. Esto aplica a Ver por y Segmentar por en Informes personalizados.

Informes donde las métricas no cambian:

Informes donde las métricas sí cambian:

Para más preguntas, contáctanos en Messenger o consulta cómo contactarnos con consultas de datos.

Preguntas frecuentes

¿Aplica el período de gracia de 7 días para liberar una dirección de correo electrónico a las cuentas de compañeros?

No, el período de gracia de 7 días para liberar una dirección de correo electrónico para su reutilización aplica solo a contactos, no a cuentas de compañeros (administradores). Cuando un compañero es eliminado de un espacio de trabajo, su registro de compañero aún existe y mantiene su dirección de correo indefinidamente; no hay una expiración basada en tiempo tras la cual el correo se libere automáticamente. Los pasos de la API usados para liberar el correo de un contacto (actualizar el correo del contacto vía API y luego eliminar el registro) son específicos para contactos y no aplican a compañeros.

¿Cómo libero la dirección de correo electrónico de un compañero eliminado para que pueda reutilizarse?

Para liberar la dirección de correo electrónico de un compañero eliminado, asegúrate de que el compañero haya sido eliminado de todos los espacios de trabajo a los que pertenece, luego contacta a Intercom en team@intercom.com para solicitar el borrado permanente de su registro de compañero, como se describe en la sección "Solicitar el borrado permanente de un registro de compañero" arriba. El correo solo estará disponible para reutilización una vez que Intercom elimine permanentemente la cuenta; esto no puede hacerlo solo un administrador del espacio.

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