Si estás chateando con un lead prometedor o un cliente de alto valor, puedes invitarlos fácilmente a reservar una reunión contigo o con tu equipo.
La aplicación de Calendario de Outlook te permite compartir tu disponibilidad con tus leads, para que puedan reservar una reunión contigo.
Nota:
La aplicación mostrará franjas horarias a partir de dos horas en el futuro.
La aplicación de Calendario de Outlook está disponible con cualquier plan de pago con Inbox. Puedes enviar invitaciones de reuniones de Outlook Calendar a través de conversaciones, Qualify Leads Task Bot y Custom Bots.
¿No usas Outlook? También tenemos una aplicación de Google Calendar. 😉 Lee más sobre ella aquí.
Configura la aplicación de Calendario de Outlook
Primero, ve a la tienda de aplicaciones e instala la aplicación de Calendario de Outlook:
Luego, selecciona una cuenta de Microsoft para conectar y permite que Intercom acceda a tu calendario.
Una vez conectado, podrás establecer tus horarios disponibles. Por defecto, tu disponibilidad para reuniones está configurada como ‘Días laborables, 10 a.m.-12 p.m.’ y ‘2 p.m.-5 p.m.’.
Es fácil agregar o cambiar tu disponibilidad para días laborables, fines de semana o días y horas específicas:
Nota: La aplicación de Calendario de Outlook no mostrará franjas horarias que ya hayan sido reservadas en tu calendario. Solo tus horarios disponibles se mostrarán a leads y clientes.
También puedes agregar un enlace de videoconferencia y una descripción que se aplicará a todas tus invitaciones a reuniones:
Nota: Tu descripción de la reunión tiene un límite de 255 caracteres. Si excedes este límite, tus configuraciones no se guardarán.
Por último, puedes crear una URL personalizada para compartir con los leads con los que estás chateando:
La duración predeterminada de la reunión es de 30 minutos. También puedes definir una duración diferente compartiendo un enlace que incluya un tiempo al final de la URL:
Nota: La duración de la franja horaria también se puede configurar al compartir la aplicación en una conversación o enviarla mediante un bot.
Reserva reuniones durante las conversaciones
Una vez que tu calendario esté conectado, podrás compartir la aplicación durante las conversaciones. Mientras estés en una conversación, haz clic en el ícono de Atajos y selecciona 'Usar Calendario de Outlook':
Para compartir una invitación a una reunión:
Selecciona a ti mismo o a un compañero de equipo.
Elige una duración para la reunión.
Haz clic en "Enviar"
Nota: El ícono del calendario solo aparece en Messenger cuando el propietario de la conversación tiene un enlace de calendario agregado a su perfil. Si un compañero de equipo tiene instalada la aplicación de Calendario de Outlook pero no es el propietario de la conversación, el ícono del calendario no aparecerá para esa conversación. Para asegurar que el ícono se muestre, asegúrate de que el enlace del calendario esté configurado en el perfil del compañero de equipo que es propietario (asignado) de la conversación.
Tus leads pueden entonces seleccionar entre tus próximas franjas horarias disponibles en Messenger:
Si tus leads hacen clic en ‘Más horarios’, podrán elegir entre toda tu lista de franjas horarias disponibles esa semana:
Una vez que elijan una franja horaria, ambos recibirán una notificación de la reserva de la reunión.
Reserva reuniones automáticamente con leads calificados
Si calificas leads entrantes con el Qualify Leads Task Bot, puedes invitarlos automáticamente a reservar reuniones con tu equipo.
Para configurar esto, ve a Fin AI Agent > Simple automations > Qualify Leads.
Una vez que hayas seleccionado tus datos de calificación, agrega un seguimiento:
Nota: La aplicación de Calendario de Outlook puede usarse como una acción de seguimiento tanto en la Calificación Simple como en la Calificación Avanzada.
Al crear tu regla, deberás decidir qué tipos de leads calificados te gustaría invitar a reservar reuniones. Por ejemplo, podrías querer reservar reuniones con leads de una región específica:
Nota: Puedes aprender más sobre definir los datos de calificación correctos para tu negocio aquí.
Una vez que hayas seleccionado los datos que activarán tu regla, haz clic en Agregar acción:
Luego, elige ‘Enviar mensaje de bot y una aplicación’:
Luego, elige la aplicación ‘Calendario de Outlook’ de la lista Agregar una aplicación:
Puedes elegir enviar invitaciones de manera equitativa desde compañeros de equipo en un inbox específico mediante round robin, o desde un compañero de equipo específico:
Si eliges un equipo específico por round robin, el Qualify Leads Task Bot enviará invitaciones de manera equitativa desde compañeros de equipo en ese equipo que tengan su Calendario de Outlook conectado a Intercom.
Si eliges un equipo específico por round robin, las invitaciones se enviarán de manera equitativa desde compañeros de equipo en ese equipo que tengan su calendario de Outlook conectado.
Importante: Para asegurar que la conversación se asigne a la misma persona que la invitación, primero debes agregar una acción de seguimiento para asignar la conversación al mismo equipo por round robin.
Envía la aplicación de Calendario de Outlook en chat o mensajes publicados
Para enviar la aplicación de Calendario de Outlook en mensajes a tus clientes, solo selecciona ‘Insertar aplicación’ al redactar tu mensaje y sigue los pasos listados arriba:
Importante: Actualmente no se pueden enviar reuniones de Outlook por correo electrónico.
Cambiar tu disponibilidad
Puedes cambiar tu disponibilidad y revocar el acceso a tu Calendario de Outlook en cualquier momento en tus configuraciones de reunión.
Agregamos el concepto estándar de zona horaria GMT a las franjas horarias disponibles durante todo el recorrido del cliente:
Zona horaria estándar visible al enviar la invitación a la reunión.
En la página de confirmación.
Cuando se reserva la reunión, la zona horaria estándar se incluye en las notas de la conversación